Plus de 2 000 start-up ont été constituées aux États-Unis en 2023. Il est donc important de rappeler à leurs fondateurs la liste des documents juridiques dont ils doivent se munir. Ces actes déterminent la structure légale et les obligations fiscales associées, les responsabilités ainsi que les processus de prise de décision des entités, qu'il s'agisse d'entreprises ou de sociétés à responsabilité limitée (LLC). S'ils ne choisissent pas la structure adaptée, les fondateurs peuvent se retrouver responsables des litiges et des dettes de leur entreprise.

Les documents décrits dans cet article clarifient les relations entre les investisseurs, ainsi que les droits de propriété et de propriété intellectuelle. Ils définissent les conditions de propriété, les capitaux propres aux investisseurs ainsi que les rôles et responsabilités, afin d'éviter tout conflit entre les différentes parties prenantes. L'utilisation des moyens légaux appropriés pour faire valoir la propriété intellectuelle d'une entreprise protège sa valeur et ses innovations.

L'ensemble de ces actes contribue également à assurer sa conformité légale et réglementaire. Les start-up sont tenues de respecter les réglementations en vigueur dans leur secteur d'activité, le droit du travail, mais également les normes en matière de protection des données. Des documents précis limitent les risques juridiques, l'exposition aux pénalités et les perturbations des opérations.

En outre, ils inspirent la confiance des différentes parties prenantes, notamment des investisseurs, des clients et des partenaires. Ils attestent de l'engagement d'une entreprise à respecter la loi et de son professionnalisme, ce qui contribue à sa bonne réputation et favorise les opportunités commerciales et les investissements.

Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif des principaux documents juridiques qui peuvent être utiles pour la constitution et la gestion d'une entreprise aux États-Unis.

Sommaire

• Documents de constitution et de gouvernance de l'entreprise
  
• Accords de cession de la propriété intellectuelle
  
• Accords de confidentialité et de non-divulgation
  
• Contrats et offres d'emploi
  
• Accords entre les fondateurs et les actionnaires
  

Documents de constitution et de gouvernance de l'entreprise

Les documents de constitution et de gouvernance d'une entreprise posent les fondements de sa structure légale et opérationnelle. Ils définissent son type, sa structure de propriété, ses statuts, ses règles internes et les pouvoirs de son conseil d'administration en matière de prise de décision.

• Acte de constitution (« articles of incorporation » ou « articles of organization ») : un acte de constitution permet de créer officiellement une entreprise, quel que soit son type. Il définit des informations essentielles telles que son nom, son objet social et sa structure.

• Statuts (« bylaws » pour les entreprises ou « operating agreements » pour les LLC) : ces documents détaillent les règles internes de l'organisation, notamment le rôle des directeurs et des dirigeants, et les protocoles pour les réunions et la prise de décision.

• Procès-verbaux des réunions du conseil d'administration : sont consignées dans ces procès-verbaux les décisions et les mesures prises lors des réunions du conseil d'administration.

• Convention d'actionnaires : cet accord définit les droits et les responsabilités des actionnaires, notamment les dispositions en matière de cession de parts et la façon dont les décisions sont prises, mais également la manière dont les litiges sont réglés.

• Certificats d'actions : lorsqu'une entreprise émet des actions, ces certificats permettent d'attester de leur propriété.

• Numéro d'identification d'employeur (EIN) : cet identifiant fiscal fédéral est délivré par l'IRS. Il est requis pour effectuer des déclarations fiscales, embaucher des employés et ouvrir des comptes bancaires d'entreprise.

• Licences et permis commerciaux : en fonction de votre localisation et de la nature de vos activités, vous pouvez avoir besoin de licences et de permis divers pour les exercer en toute légalité.

• Convention des fondateurs : dans le cas des start-up, ces accords officialisent les rôles, les responsabilités, les parts d'action et d'autres conditions convenues entre les fondateurs.

Accords de cession de la propriété intellectuelle

Ces actes définissent et protègent la propriété intellectuelle d'une entreprise, notamment ses brevets, ses marques commerciales, ses droits d'auteur et ses secrets d'affaires.

• Cession de brevet : ce document permet le transfert, d'un inventeur à une entreprise, des droits relatifs à une innovation dont le brevet à été déposé.

• Cession de marque commerciale : ce document permet le transfert des droits relatifs à une marque commerciale (y compris son logo et son nom de marque) d'un individu à une entreprise.

• Cession de droits d'auteur : ce document permet le transfert des droits relatifs à une œuvre (livre, musique, tableau, etc.) de son auteur à une entreprise.

• Accords relatifs aux secrets d'affaires : en signant ces accords, les employés ou les sous-traitants s'engagent à ne pas divulguer ni exploiter à mauvais escient les secrets d'affaires de l'entreprise, définis comme des informations commerciales précieuses et confidentielles.

• Cession des œuvres réalisées contre rémunération : ces accords confèrent à une entreprise la propriété des œuvres réalisées par ses employés ou par ses sous-traitants dans le cadre de leurs contrats de travail.

• Cession des inventions : en signant ces accords, les employés ou les sous-traitants cèdent à l'entreprise la propriété de toutes les inventions créées dans le cadre de leurs contrats de travail.

• Cession de logiciel : ce document permet le transfert des droits de propriété d'un logiciel de son développeur à une entreprise.

Accords de confidentialité et de non-divulgation

Les accords de confidentialité et de non-divulgation (NDA) protègent les informations sensibles d'une entreprise en obligeant légalement les parties concernées à la confidentialité.

• Accords de confidentialité destinés aux employés : en signant ces accords, les employés s'engagent légalement à ne pas divulguer ni exploiter à mauvais escient les informations confidentielles de l'entreprise, et ce, même après la fin de l'exécution de leur contrat.

• Accords de non-divulgation destinés aux consultants et sous-traitants : en signant ces accords, les consultants et les sous-traitants s'engagent légalement à ne pas divulguer ni exploiter à mauvais escient les informations confidentielles communiquées dans le cadre de leur collaboration avec l'entreprise.

• Accords de non-divulgation mutuels : ces accords engagent deux parties à ne pas divulguer les informations confidentielles de l'autre partie. Ils sont régulièrement utilisés dans le cadre de négociations ou de partenariats entre plusieurs entreprises.

• Accords de non-divulgation à destination des investisseurs potentiels : en signant ces accords, les potentiels investisseurs s'engagent légalement à ne pas divulguer d'informations confidentielles, telles que les plans d'affaires et autres informations sensibles de l'entreprise.

• Accords de confidentialité de fin de contrat : ces accords rappellent aux employés qui quittent l'entreprise qu'il leur est interdit de divulguer des informations confidentielles.

• Accords de non-concurrence : ces accords interdisent aux anciens employés ou associés d'entrer en concurrence directe avec l'entreprise. Ils incluent souvent des clauses relatives à la non-divulgation des informations sensibles.

• Cession de logiciel ou d'invention : les accords par lesquels la propriété d'inventions ou de logiciels est cédée à une entreprise par son créateur incluent souvent des clauses de confidentialité, qui protègent les informations relatives à ces créations.

Contrats et offres d'emploi

Ces documents définissent la relation entre un employeur et ses employés. Ils présentent les rôles, responsabilités et attentes relatives aux fonctions occupées.

• Offres d'emploi : premier document remis aux employés potentiels d'une entreprise, elles présentent certaines conditions d'emploi, notamment la rémunération, la date d'entrée en fonction et l'intitulé du poste à pourvoir.

• Contrat de travail : il s'agit d'un document plus détaillé, qui décrit les conditions d'emploi une fois l'offre acceptée. Il présente notamment les responsabilités, la rémunération, les avantages et les obligations de l'employé en matière de confidentialité, ainsi que les conditions de rupture du contrat.

• Accords de non-concurrence : ils interdisent aux employés d'entrer en concurrence directe avec l'entreprise ou de travailler pour l'un de ses concurrents pendant une certaine période à l'issue de leur contrat.

• Accords de non-sollicitation : ils interdisent aux anciens employés de démarcher les clients ou d'autres employés de l'entreprise à l'issue de leur contrat.

• Convention d'arbitrage : elle stipule que les éventuels litiges feront l'objet d'un arbitrage et ne seront pas réglés devant les tribunaux. Elle fait souvent l'objet d'une clause intégrée au contrat de travail.

• Confirmation de réception de règlement : dans ce document, les employés confirment qu'ils ont reçu, lu et qu'ils acceptent le règlement de l'entreprise.

• Plans d'amélioration des performances (PIP) : un PIP identifie les domaines dans lesquels un employé doit s'améliorer et définit les objectifs qu'il doit remplir sous un délai déterminé.

• Accords de licenciement : ils font état de tous les avantages, rémunérations et compensations que l'employé est en droit de recevoir en cas de licenciement, le plus souvent en contrepartie d'une renonciation à toute réclamation contre son employeur.

• Contrats de stage : ce type de contrats définit les conditions d'un stage. Il précise notamment sa durée ainsi que le rôle, les responsabilités et les rémunérations ou crédits prévus pour le stagiaire.

Accords entre les fondateurs et les actionnaires

Ces accords définissent les relations entre les actionnaires et l'entreprise. Ils spécifient également les rôles, les droits et les responsabilités de toutes les parties impliquées, en particulier en ce qui concerne la vente et la cession d'actions.

• Convention des fondateurs : ces accords officialisent les rôles, les responsabilités, le partage d'actions et d'autres conditions convenues entre les fondateurs d'une entreprise. Ils décrivent également parfois l'évolution de ces conditions si l'un d'entre eux venait à la quitter.

• Convention d'actionnaires : ce document spécifie les droits et les obligations des actionnaires, notamment les règles à respecter dans le cadre de l'achat, de la vente et du transfert d'actions, et de la prise de décisions affectant les actionnaires.

• Accords d'achat d'actions : ces documents contiennent tous les détails concernant une vente ou un transfert d'actions entre une entreprise et un actionnaire, notamment le nombre d'actions achetées, leur prix et d'autres conditions de la vente.

• Accords relatifs aux droits des investisseurs : couramment utilisés dans le cadre de financement en capital-risque, ces documents font mention des droits des investisseurs en matière d'information, mais également de préemption et de sortie conjointe.

• Conventions de vote : ces conventions spécifient les questions pour lesquelles les actionnaires bénéficient d'un droit de vote, et le déroulement de ce vote. Elles servent généralement à s'assurer que les actionnaires fondateurs conservent le contrôle sur certaines décisions.

• Accords de préemption et de sortie conjointe : ils confèrent aux actionnaires existants d'une entreprise le droit de racheter des actions avant qu'elles ne le soient par des tiers (droit de préemption) et de céder leurs actions aux mêmes conditions qu'un autre actionnaire si ce dernier décide de vendre ses actions (droit de sortie conjointe).

• Accords d'achat/revente : ce type d'accords établit une procédure à suivre lorsqu'un actionnaire souhaite céder toutes ses actions. Ils sont généralement conclus pour assurer la pérennité et la stabilité des entreprises.

• Plans d'options sur actions : ils proposent aux employés d'acheter des actions de l'entreprise à un prix spécifique. Ces plans servent souvent à attirer et à retenir les talents.

• Certificats d'actions : ces certificats sont délivrés par l'entreprise pour attester de la propriété d'un nombre donné d'actions.

• Résolution du conseil d'administration approuvant l'émission d'actions : cet acte fait état de la décision du conseil d'administration d'émettre de nouvelles actions et précise les conditions de cette émission.