Una de las primeras decisiones importantes a las que te enfrentarás como emprendedor es si constituir tu negocio como empresa. Aunque la constitución tiene muchas ventajas —por ejemplo, la protección frente a la responsabilidad personal y las posibles ventajas fiscales—, no es gratuita. De hecho, las pequeñas empresas de EE. UU. destinan de media el 11 % de su presupuesto a costes operativos como los de constitución. Todos los gastos cuentan en los primeros compases de un negocio, por lo que es importante tener en cuenta los costes de constitución antes de elegir la mejor opción para el tuyo.

En esta guía, abordaremos los gastos asociados a la constitución de una empresa y la mejor forma de reducir los costes en este proceso. A continuación, encontrarás lo que necesitas saber.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo constituir una empresa
  
• ¿Cuánto cuesta constituir una empresa?
  
• Cómo ahorrar dinero en la constitución de una empresa
  

Cómo constituir una empresa

La constitución de una empresa es el proceso por el que se forma una entidad jurídica independiente de los propietarios del negocio. A continuación encontrarás los pasos para constituir una empresa.

• Busca un nombre para la empresa: asegúrate de que esté disponible y de que cumpla la normativa local.

• Elige el lugar donde constituir tu empresa: decide dónde quieres llevar a cabo la constitución. En el caso de las empresas estadounidenses, podría ser el estado de origen u otro estado con legislación favorable para las empresas.

• Selecciona una estructura societaria: los tipos de empresa más comunes son las sociedades de tipo C, las sociedades de tipo S, las sociedades de tipo B y las sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Cada una de ellas tiene su propio tratamiento en cuestiones legales y fiscales.

• Presenta la documentación necesaria: suele ser necesario presentar el acta de constitución o los estatutos ante el organismo gubernamental correspondiente.

• Elabora los estatutos de la sociedad: los estatutos de una sociedad son las normas y los procedimientos internos por los que se rige la sociedad, pero no son obligatorios para las LLC.

• Designa a los directores (en el caso de sociedades anónimas) o a los administradores (en las LLC): estos serán los responsables de la supervisión del negocio.

• Obtén las licencias y los permisos necesarios: en función del sector y el lugar, podrías precisar ciertas licencias y permisos para poder operar legalmente.

• Abre una cuenta bancaria empresarial: separa tus finanzas empresariales de las personales con una cuenta bancaria empresarial.

¿Cuánto cuesta constituir una empresa?

El coste de la constitución de una empresa varía en función de factores como el lugar donde se lleva a cabo la constitución, la complejidad de la estructura social y los servicios utilizados a lo largo del proceso. Veamos a continuación los costes habituales asociados al proceso de constitución.

• Tasas de presentación: en la mayoría de sitios, se aplica una tasa básica por la presentación del acta de constitución que puede ir desde los 50 a los 300 $ en EE. UU.

• Tasa por reserva del nombre de la sociedad: si quieres reservar el nombre de la sociedad antes de efectuar la inscripción, es probable que tengas que pagar una tasa adicional.

• Tasas de presentación anuales: las empresas constituidas, por lo general, deben presentar declaraciones anuales que conllevan costes establecidos por los gobiernos locales.

• Impuestos de franquicia: en algunos lugares, se deben pagar por adelantado los impuestos de franquicia en el momento de la constitución.

• Costes de abogados: la contratación de un abogado para que te asista en el proceso de constitución puede suponer una valiosa orientación legal, pero incrementará sustancialmente el coste general. Cada bufete de abogados determina las tarifas aplicables.

• Honorarios del agente registrado: algunas empresas constituidas deben contar con un agente registrado, es decir, una persona o un servicio con dirección física en la que se puedan recibir documentos relativos al negocio durante el horario de oficina. Cada agente o servicio cobra unos honorarios diferentes.

Cómo ahorrar dinero en la constitución de una empresa

Aunque algunas tasas de constitución son inevitables, es posible reducir los costes para la empresa gestionando todo lo que se pueda con recursos internos y recurriendo a asistencia profesional cuando sea necesario. Analicemos ahora algunas estrategias clave para ahorrar.

• Constitución independiente: si la estructura de tu negocio es sencilla y te desenvuelves bien con los trámites, puedes presentar los documentos de constitución por tu cuenta y ahorrar cientos o incluso miles de dólares en tasas legales. Existen recursos y guías en línea que te ayudarán a lo largo del proceso.

• Comparar servicios de agente registrado: los honorarios de los agentes registrados varían de un proveedor a otro. Compara los precios y los servicios de varias empresas para encontrar la mejor opción según tus necesidades y el coste.

• Considera la posibilidad de formar una LLC: formar una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) suele ser más sencillo y barato que formar una sociedad anónima, por lo que se trata de una opción rentable para las pequeñas empresas.

• Elige el lugar adecuado: en algunos lugares se pagan tasas de presentación e impuestos de franquicia más bajos que en otros. Investiga al respecto para averiguar qué sitios ofrecen los entornos empresariales más favorables para tu sector y presupuesto. Por ejemplo, Delaware es una elección habitual en EE. UU. debido a que cuenta con una legislación favorable para las empresas y aplica tasas bajas.

• Aprovecha los servicios legales en línea: los servicios legales en línea ofrecen paquetes asequibles que pueden servirte de guía en el proceso de constitución e incluyen plantillas de los documentos necesarios. Algunos incluso pueden ofrecer descuentos y promociones para nuevos clientes. Esta opción puede ser más barata que contratar a un abogado.

• Negocia los honorarios profesionales: si debes contratar a un abogado o a un contable, no tengas miedo de negociar sus honorarios. Es posible que algunos profesionales ofrezcan descuentos para startups y pequeñas empresas.

• Planifica los costes fijos: aunque ahorrar en los costes iniciales de constitución es importante, asegúrate de tener en cuenta los gastos fijos, como las tasas por los informes anuales, los impuestos de franquicia y los honorarios del agente registrado.

17. Evalúa préstamos empresariales

Usar préstamos empresariales como parte de tu estrategia de financiación puede ser una buena forma de agilizar el crecimiento de tu empresa. Así puedes afrontar este paso:

• Determina si necesitas un préstamo: antes de meterte de lleno en el proceso para solicitar un préstamo, analiza si lo necesitas de verdad. Es posible que te hagan falta fondos para ampliar tus operaciones, comprar equipos, ampliar el inventario, contratar personal o tener un flujo de caja más fluido. Conocer bien las necesidades financieras de tu empresa puede ayudarte a decidir con fundamentos si de verdad necesitas un préstamo.

• Investiga diferentes tipos de préstamos: hay distintos tipos de préstamos a disposición de las empresas, ya sean opciones tradicionales, como los préstamos bancarios o los de la Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA, por sus siglas en inglés), o alternativas, como los préstamos en línea y las líneas de crédito. Cada uno de ellos tiene sus propias condiciones, tipos de interés y requisitos. La opción que mejor se te adecúe dependerá de lo que necesites, de cómo sea tu situación financiera y de la etapa en que se encuentre tu empresa.

• Considera los requisitos de idoneidad: los prestamistas siguen diferentes criterios a la hora de aprobar préstamos, entre los que se incluyen factores como tu calificación crediticia, los ingresos y la rentabilidad de tu empresa, así como el tiempo que esta lleva en funcionamiento. Antes de solicitar un crédito, analiza bien estos criterios para ver si los cumples.

• Prepara la solicitud del préstamo: cuando hayas elegido un tipo de préstamo y hayas confirmado que cumples los criterios del prestamista, debes preparar la solicitud. Para ello, tienes que reunir documentos financieros como tu plan de negocio, estados financieros, declaraciones de impuestos y los detalles de tu garantía. Quizá también tengas que presentar un plan en el que describas cómo pretendes usar el préstamo y cómo lo reembolsarás.

• Compara ofertas de préstamos: si te aprueban la solicitud de préstamo, es posible que recibas ofertas de diferentes prestamistas. Presta mucha atención a las condiciones de cada una de las ofertas, incluidos el tipo de interés, el importe y el plazo del préstamo, así como cualquier comisión adicional que haya. Debes comprender el coste total del préstamo y ver si las condiciones de reembolso encajan con las previsiones financieras de tu empresa.

Asumir una deuda es un compromiso importante que exige una planificación y atención minuciosas. Si necesitas más ayuda a lo largo del proceso, consulta a un asesor o mentor financiero.

No hay ningún atajo sencillo para poner en marcha un negocio. Si saltas pasos en los primeros días de actividad, más adelante podrías encontrarte con situaciones innecesarias, como inconvenientes, confusiones o incluso responsabilidades jurídicas. Si bien muchas de las tareas que debes llevar a cabo para poner en marcha un negocio pueden parecer tediosas, el proceso no es demasiado complicado. Si sigues un enfoque minucioso y metódico, y abordas cada paso en el orden que le corresponda, construirás una base con la que lograr todos los objetivos y sueños que tengas para tu empresa, que es lo que te había motivado a iniciar este proceso en un principio.