One of the first major decisions you’ll face as an entrepreneur is whether you should incorporate your business. While incorporation has several advantages—for example, personal liability protection and potential tax benefits—it isn’t free. In fact, small businesses in the US spend an average of 11% of their budget on operating costs such as incorporation. Every expense counts in the early days of a business, so it’s important to consider the costs of incorporation before determining what’s best for your business.

This guide will cover the expenses associated with incorporating a business and the best ways to save on costs when incorporating. Here’s what you need to know.

What’s in this article?

• How to incorporate a business
  
• How much does it cost to incorporate?
  
• How to save money when incorporating a business
  

How to incorporate a business

Incorporating a business is the process of forming a legal entity separate from the business owners. Here are the steps to incorporate your business:

• Create a business name: Ensure the name is available and complies with local regulations.

• Choose where to incorporate: Determine where you want to incorporate. For US companies, this could be your home state or another state with favorable business laws.

• Select a corporate structure: The most common business types are C corporations, S corporations, B corporations, and limited liability companies (LLCs). Each has different legal and tax implications.

• File the necessary paperwork: This typically involves filing articles of incorporation or organization with the appropriate government agency.

• Establish corporate bylaws: Corporate bylaws are internal rules and procedures for governing your corporation, but they are not required for LLCs.

• Appoint directors (for corporations) or managers (for LLCs): These individuals will be responsible for overseeing your business.

• Obtain necessary licenses and permits: Depending on your industry and location, you might need specific licenses and permits to legally operate.

• Open a business bank account: Keep your business finances separate from your personal finances with a business bank account.

How much does it cost to incorporate?

The cost of incorporating a business varies depending on factors including where you incorporate, the complexity of your business structure, and which services you use during the process. Here are the typical costs associated with the incorporation process:

• Filing fees: Most places have a basic filing fee for the articles of incorporation, which can range from $50 to $300 in the US.

• Corporation name reservation fee: If you wish to reserve your corporation name prior to filing, you’ll likely have to pay an additional fee.

• Annual filing fee: Incorporated businesses typically have annual filing requirements with associated costs set by the local government.

• Franchise taxes: Some places require the prepayment of franchise taxes upon incorporation.

• Attorney costs: Hiring an attorney to assist with the incorporation process can provide valuable legal guidance, but it will substantially increase the overall cost. Individual law firms determine their attorney fees.

• Registered agent fees: Some incorporated businesses require a registered agent, which is an individual or a service with a physical address capable of receiving business documents during business hours. Different agents and agent services charge different fees.

How to save money when incorporating a business

While some incorporation fees are unavoidable, it’s possible to lower your business’s costs by handling as much as possible in-house and seeking professional help when necessary. Here are a few key strategies for saving money:

• DIY incorporation: If your business structure is straightforward and you’re comfortable with paperwork, filing the incorporation documents yourself can save you hundreds or even thousands of dollars in legal fees. Online resources and guides are available to help you through the process.

• Compare registered agent services: Registered agent fees vary between providers. Compare prices and services from different companies to find the best deal for your needs.

• Consider forming an LLC: Limited liability companies (LLCs) are often simpler and less expensive to form than corporations, making them a cost-effective option for small businesses.

• Choose the right location: Some locations have lower filing fees and franchise taxes than others. Research different places to see which ones have the most favorable business environment for your industry and budget. Delaware is a popular choice in the US for its business-friendly laws and low fees, for example.

• Take advantage of online legal services: Online legal services offer affordable packages that can guide you through the incorporation process and provide templates for necessary documents. Some might even have discounts and promotions for new customers. This can be less expensive than hiring an attorney.

• Negotiate professional fees: If you need to hire an attorney or accountant, don’t be afraid to negotiate their fees. Some professionals might offer discounts for startups or small businesses.

• Plan for ongoing costs: While saving on initial incorporation costs is important, make sure to factor in ongoing expenses such as annual report fees, franchise taxes, and registered agent fees.

Como o Stripe Atlas pode ajudar

O Stripe Atlas estabelece as bases jurídicas da sua empresa para que você possa arrecadar fundos, abrir uma conta bancária e aceitar pagamentos dentro de dois dias da empresa de qualquer lugar do mundo.

Junte-se a mais de 75 mil empresas incorporadas usando o Atlas, incluindo startups apoiadas por grandes investidores como Y Combinator, a16z e General Catalyst.

Inscrevendo-se no Atlas

Inscrever-se para abrir uma empresa com o Atlas leva menos de 10 minutos. Você escolherá a estrutura da empresa, confirmará instantaneamente se o nome da empresa está disponível e poderá adicionar até quatro cofundadores. Também definirá como dividir as cotas, reservará uma parte das cotas para futuros investidores e funcionários, nomeará os diretores e, em seguida, assinará eletronicamente todos os documentos. Os cofundadores também receberão e-mails com convites para assinarem seus documentos eletronicamente.

Aceitar pagamentos e movimentações bancárias antes da chegada do seu EIN

Após a abertura da empresa, o Atlas solicita o seu EIN. Fundadores que possuem número de Seguro Social dos EUA, endereço e número de celular nos EUA são elegíveis para o processamento acelerado junto à Receita Federal (IRS), enquanto os demais passam pelo processamento padrão, que pode levar um pouco mais de tempo. Além disso, o Atlas permite a realização de pagamentos e transações bancárias antes da emissão do EIN, possibilitando que você comece a receber pagamentos e fazer movimentações mesmo antes da chegada do número.

Compra de ações de fundador sem dinheiro em espécie

Os fundadores podem adquirir ações iniciais utilizando sua propriedade intelectual (por exemplo, direitos autorais ou patentes) em vez de dinheiro, com o comprovante da compra armazenado no Painel do Atlas. A propriedade intelectual deve ter valor de até $ 100 para que esse recurso possa ser utilizado. Se o valor da sua propriedade intelectual for superior a esse limite, consulte um advogado antes de prosseguir.

Declaração automática da eleição fiscal 83(b)

Os fundadores podem declarar a eleição fiscal 83(b) para reduzir o imposto de renda pessoal. O Atlas fará essa declaração por você — seja você um fundador dos EUA ou de outro país — usando carta registrada dos Correios dos EUA (USPS Certified Mail) com rastreamento. Você receberá a eleição 83(b) assinada e o comprovante da declaração diretamente no seu Painel da Stripe.

Documentos jurídicos de empresas de classe mundial

O Atlas fornece todos os documentos legais de que você precisa para começar a operar sua empresa. Os documentos de C corp do Atlas foram desenvolvidos em colaboração com a Cooley, uma das principais firmas de advocacia de venture capital do mundo. Esses documentos são projetados para ajudar você a captar recursos imediatamente e garantir a proteção legal da sua empresa, abordando aspectos como estrutura societária, distribuição de participação societária e conformidade fiscal.

Um ano gratuito de Stripe Payments, além de 50 mil dólares em créditos e descontos de parceiros

O Atlas colabora com parceiros de primeira linha para oferecer aos fundadores descontos e créditos exclusivos. Isso inclui descontos em ferramentas essenciais para engenharia, impostos, finanças, conformidade e operações, oferecidos por líderes do setor como AWS, Carta e Perplexity. Também fornecemos gratuitamente o agente registrado necessário em Delaware durante o primeiro ano. Além disso, como usuário do Atlas, você terá acesso a benefícios adicionais da Stripe, incluindo até um ano de processamento gratuito de pagamentos para um volume de até $ 100 mil.

Saiba mais sobre como a Atlas pode ajudar você a configurar sua nova empresa de forma rápida e fácil, e comece já.