A la hora de constituir una sociedad en Alemania, debes registrar tu empresa en la oficina fiscal y declarar tus obligaciones fiscales. Una parte clave de este proceso es completar el formulario de registro de impuestos porque utilizarás este formulario para el registro de impuestos, y tiene implicaciones importantes para la futura preparación fiscal de tu empresa.

Este artículo explica el formulario de registro de impuestos y te muestra cómo solicitar y cubrir correctamente tu formulario. También respondemos a preguntas frecuentes sobre plazos, consecuencias de la presentación tardía y tiempos de procesamiento.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el formulario de registro de impuestos?
  
• ¿Cómo solicito un formulario de registro de impuestos?
  
• ¿Qué debo hacer antes de completar mi formulario?
  
• ¿Cómo completo correctamente mi formulario?
  
• Preguntas frecuentes sobre el formulario de registro de impuestos
  

¿Qué es el formulario de registro de impuestos?

El formulario de registro de impuestos (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung), también conocido como «cuestionario de registro de empresas» (Betriebseröffnungsbogen), es un formulario que toda empresa alemana debe cubrir y presentar en la oficina fiscal correspondiente antes de dedicarse a cualquier actividad empresarial. Se utiliza para registrarse en la oficina fiscal a efectos de impuestos y garantiza que la empresa esté debidamente inscrita en el sistema fiscal.

En Alemania, los siguientes tipos de empresas están obligadas a completar el formulario de registro de impuestos:

• Empresas unipersonales: esto incluye a profesionales autónomos, pequeñas empresas y comerciantes registrados.

• Asociaciones: las sociedades en Alemania pueden incluir sociedades generales y sociedades comanditarias.

• Sociedades anónimas: incluyen las sociedades de responsabilidad limitada (GmbH) y las sociedades anónimas (AG).

• Sociedades constituidas de acuerdo con leyes extranjeras: esto incluye las sociedades constituidas (es decir, aquellas designadas con «Inc.») y las sociedades colectivas.

El formulario de registro de impuestos recopila información clave sobre tu empresa, como la actividad de la misma, su forma jurídica y la facturación prevista. La oficina fiscal utiliza esta información para determinar cómo debe tributar tu empresa (es decir, qué impuestos tienes que pagar y cuánto debes pagar en impuestos estimados). Además, la oficina fiscal no emitirá un número de identificación fiscal (ID fiscal) a tu empresa hasta que hayas presentado tu formulario de registro de impuestos. Necesitas un ID fiscal para llevar a cabo actividades como comunicarte con las autoridades financieras y facturar a tus clientes.

Es obligatorio contar con un ID fiscal para que una factura se considere correcta, de acuerdo con la Ley del impuesto sobre el valor añadido (IVA) de Alemania (UStG). Stripe Invoicing puede ayudarte a simplificar la facturación y añadir automáticamente ID fiscales y otra información obligatoria a tus facturas, lo que te ahorrará tiempo, reducirá tu porcentaje de errores y garantizará que tus facturas siempre cumplan con la normativa.

¿Cómo solicito un formulario de registro de impuestos?

Puedes obtener el formulario de registro de impuestos de varias maneras, dependiendo de si estás dando de alta una empresa o eres autónomo:

Registro empresarial o mercantil

Si vas a inscribir una empresa o tu empresa en el registro mercantil, la oficina fiscal te enviará automáticamente un formulario de registro de impuestos, que se realizará en cuanto el organismo competente haya tramitado tu registro, en cuyo caso no será necesario que lo obtengas tú mismo.

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Si trabajas como autónomo, no es necesario que inscribas una empresa ni que te registres en el Registro Mercantil. Por este motivo, tendrás que obtener un formulario de registro de impuestos tú mismo. Los autónomos deben solicitar este formulario en la oficina fiscal. Puedes hacerlo por teléfono o descargando el formulario del sitio web del Ministerio Federal de Finanzas. También puedes completar el formulario de registro de impuestos digitalmente utilizando el sitio web de Alemania específico para presentar declaraciones fiscales, ELSTER.

¿Qué debo hacer antes de completar mi formulario?

Para evitar algunos errores comunes, aquí te indicamos varios pasos importantes que debes seguir antes de empezar a cubrir tu formulario de registro de impuestos:

Abre una cuenta de empresa y proporciona tus datos bancarios

El formulario de registro de impuestos requiere que proporciones los datos de una cuenta bancaria que se pueda usar para procesar pagos y devoluciones de impuestos. No debes usar una cuenta privada. En su lugar, abre una cuenta de empresa en un banco.

Hay varias razones por las que no debes usar una cuenta privada para tu empresa. En primer lugar, las corporaciones están obligadas por ley a abrir una cuenta de empresa. Además, las condiciones de los bancos suelen prohibir el uso de cuentas corrientes privadas con fines empresariales. Por último, una cuenta conjunta puede dar lugar a una mezcla de finanzas personales y de la empresa. Esto puede dificultar la contabilidad, lo que puede ocasionar problemas si te hacen una auditoría.

Proporciona una estimación realista de tus ganancias

El formulario requiere que indiques tus ganancias e ingresos previstos para el primer y segundo ejercicio. La oficina fiscal utiliza esta información para determinar cuánto debes en impuestos estimados que generalmente vencen trimestralmente.

Si tus cálculos son demasiado optimistas, podrías declarar unas ganancias esperadas altas. Luego, tendrás que pagar los impuestos estimados en consecuencia, incluso si tu empresa no funciona como esperabas. Subestimar significativamente tus ganancias es igual de arriesgado, ya que terminarás debiendo mucho por los atrasos. La oficina fiscal también exigirá un pago por adelantado adicional basado en esta previsión que vence de inmediato. Por lo tanto, es importante que la estimación que se facilite sea realista.

Luego, puedes revisar esta estimación con regularidad y hacer los ajustes necesarios. Un asesor fiscal puede ayudarte a garantizar que tus impuestos estimados sigan siendo un fiel reflejo de tu empresa.

Considera la exención para pequeñas empresas

El formulario te permite renunciar a la exención para pequeñas empresas prevista en el artículo 19 de la UStG, que exime del IVA a las empresas con baja facturación.

Sin embargo, si sobreestimas tu facturación al principio —o si optas por no acogerte a la exención para pequeñas empresas demasiado pronto—, no podrás volver a reclamarla hasta cinco años después de la constitución. Por esa razón, debes pensar cuidadosamente si podría tener sentido que tu empresa haga la reclamación de la exención para pequeñas empresas. En muchos casos, este estatus especial es útil para los fundadores, principalmente porque reduce el papeleo.

Elige la contabilidad de caja

Otro aspecto importante que debes tener en cuenta cuando cubres tu formulario de registro de impuestos es cómo calcular tu gravamen, ya que puedes elegir la tributación basada en el devengo o en el efectivo.

Con la tributación basada en el devengo, debes pagar el IVA de las facturas durante el período fiscal preliminar en el que emitiste las mismas, lo que sucede independientemente de si has recibido el pago. Esto puede ser problemático en particular para las empresas jóvenes, ya que es posible que tengan que hacer pagos por adelantado, lo que significa que pagan el IVA aunque aún sus clientes aún no les hayan pagado.

Por otro lado, los contribuyentes que tributan en base al efectivo solo tienen que remitir el IVA cuando los clientes cobran sus facturas. Sin embargo, no todas las empresas están autorizadas a usar esta modalidad de contabilidad, por lo que es importante comprobar si tu empresa puede o no.

¿Cómo completo correctamente mi formulario?

Puedes completar tu formulario de registro de impuestos en unos pocos pasos a través de ELSTER:

Crea tu cuenta en ELSTER

Empieza por crear una cuenta con ELSTER. Tienes varias formas diferentes para crear tu cuenta. Puedes usar un archivo de certificado o tu tarjeta de identidad con un lector y una aplicación de ID o comprar un dispositivo de seguridad. Otra opción es una tarjeta de firma, que es especialmente útil para los asesores fiscales. Los tiempos necesarios para el registro varían según el método que selecciones.

Elige el formulario correcto

Inicia sesión en ELSTER y dirígete al Centro de formularios. Luego, ve a Formularios y servicios y haz clic en la pestaña «Formulario de registro de impuestos». Hay diferentes versiones disponibles según la forma jurídica de tu empresa. Asegúrate de elegir la versión adecuada, ya que los requisitos varían según la estructura de tu empresa. Puedes elegir formularios para empresas unipersonales, sociedades colectivas, corporaciones y empresas del extranjero.

Completa el formulario

A continuación, cubre el formulario. El formulario se divide en varias secciones. Empieza por proporcionar la información básica sobre tu empresa. Esto incluye el nombre de la empresa, su forma jurídica y el tipo de actividad de la empresa. También debes indicar la fecha de constitución y los beneficios que prevés.

Es posible que tengas que proporcionar información adicional, dependiendo de tu tipo de empresa. Por ejemplo, se pedirá a las empresas unipersonales que proporcionen información sobre los beneficios y la obligación de pagar el IVA. Las sociedades anónimas tienen que responder preguntas más específicas sobre el impuesto de sociedades y el impuesto sobre actividades económicas y sus socios o miembros.

Asegúrate de cubrir todos los campos de forma correcta y completa, ya que la información incompleta o incorrecta puede provocar retrasos. Utiliza la función de ayuda de ELSTER si tienes alguna pregunta. Una vez que hayas proporcionado la información necesaria, envía tu formulario.

Preguntas frecuentes sobre el formulario de registro de impuestos

A continuación, encontrarás respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre el formulario de registro de impuestos:

¿Necesito ayuda profesional para completar el formulario de registro de impuestos?

Por lo general, no tendrás que contratar a un asesor fiscal para completar el formulario de registro de impuestos. Las preguntas se explican por sí solas y ELSTER ofrece consejos y explicaciones adicionales. Sin embargo, si no estás seguro o tienes preguntas más complejas sobre cuestiones fiscales, puede ser una buena idea buscar ayuda profesional. Un asesor fiscal puede ayudarte a evitar errores y asegurarse de proporcionar la información necesaria correctamente.

¿Cuál es el plazo para completar el formulario de registro de impuestos?

De acuerdo con el artículo 138 del Código Fiscal alemán (Abgabenordnung o AO), debes completar y presentar tu formulario de registro de impuestos en un plazo de cuatro semanas desde el inicio de las operaciones comerciales.

¿Qué sucede si presento el formulario demasiado tarde?

Si no presentas tu formulario de registro de impuestos antes de la fecha límite, pueden ocurrir distintas cosas. La primera es una comisión por demora, de acuerdo con el artículo 240 del AO. Esta comisión aumenta cuanto más tardes en pagarla. En caso de retrasos significativos en la presentación, la oficina fiscal estimará tus impuestos por ti. Esta estimación suele ser desfavorable, ya que se basa en suposiciones que podrían no reflejar tus ingresos reales. En casos muy graves, la oficina fiscal puede multarte o iniciar procedimientos jurídicos.

¿Cuándo recibiré mi ID fiscal?

Una vez que hayas cubierto y presentado tu formulario de registro de impuestos, la oficina fiscal lo revisará. Recibirás un ID fiscal de tu empresa cuando se complete la revisión. El tiempo de procesamiento varía, pueden ser unos días o varias semanas, dependiendo de qué oficina fiscal esté realizando la revisión y de la cantidad de documentación que hayas enviado.