A la hora de constituir una sociedad en Alemania, debes registrar tu empresa en la agencia fiscal y declarar tus obligaciones gravables. Completar el formulario de registro fiscal es una parte clave de este proceso porque lo utilizarás para el registro fiscal; además, tiene implicaciones importantes para la futura preparación gravable.

En este artículo, se explica el formulario de registro fiscal y se muestra cómo solicitarlo y completarlo correctamente. También respondemos preguntas frecuentes sobre plazos, consecuencias de declaraciones fiscales tardías y tiempos de procesamiento.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el formulario de registro fiscal?
  
• ¿Cómo solicito un formulario de registro fiscal?
  
• ¿Qué debo hacer antes de completar el formulario?
  
• ¿Cómo completo el formulario correctamente?
  
• Preguntas frecuentes sobre el formulario de registro fiscal
  

¿Qué es el formulario de registro fiscal?

El formulario de registro fiscal (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung), también conocido como «cuestionario de registro empresarial» (Betriebseröffnungsbogen), es un formulario que toda empresa alemana debe completar y presentar ante la agencia fiscal correspondiente antes de ejercer actividades comerciales, que se utiliza para registrarse ante la agencia fiscal a efectos de impuestos y garantiza que la empresa esté debidamente inscrita en el sistema gravable.

En Alemania, los siguientes tipos de empresas están obligados a completar el formulario de registro fiscal:

• Empresas unipersonales: esto incluye profesionales independientes, pequeñas empresas y comerciantes registrados.

• Asociaciones: las asociaciones en Alemania pueden incluir sociedades generales (OHG) y sociedades limitadas (KG).

• Corporaciones: incluyen sociedades de responsabilidad limitada (GmbH) y sociedades por acciones (AG).

• Sociedades constituidas de acuerdo con las leyes extranjeras: incluyen sociedades constituidas (es decir, aquellas designadas con «Inc.») y sociedades colectivas.

El formulario de registro fiscal recopila información clave sobre la empresa, como su actividad empresarial, estructura legal y facturación prevista. La agencia fiscal utiliza esta información para determinar cómo debe tributar la empresa (es decir, qué impuestos debe pagar y el monto estimado). Además, la agencia fiscal no emitirá un número de identificación gravable (identificación fiscal) a tu favor hasta que hayas presentado tu formulario de registro fiscal. Necesitas una identificación fiscal para actividades tales como la comunicación con las autoridades financieras y la facturación a clientes.

La identificación fiscal es obligatoria para que una factura se considere correcta, según la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) de Alemania (UStG). Stripe Invoicing puede ayudarte a simplificar la facturación y agregar automáticamente identificaciones fiscales y otra información obligatoria a tus facturas, lo que ahorra tiempo, reduce la tasa de error y garantiza que las facturas cumplan siempre con la normativa.

¿Cómo solicito un formulario de registro fiscal?

Puedes obtener el formulario de registro fiscal de varias maneras, según si estás dando de alta una empresa o trabajas por cuenta propia:

Registro empresarial o comercial

Si inscribes una empresa o negocio en el Registro Mercantil, la agencia fiscal te enviará automáticamente un formulario de registro fiscal en cuanto el organismo competente haya tramitado tu registro. En este caso, no necesitarás obtener uno tú mismo.

Profesiones independientes

Si trabajas de forma independiente, no necesitas registrar una empresa ni inscribirte en el Registro Mercantil. Por lo tanto, tendrás que obtener un formulario de registro fiscal tú mismo. Los trabajadores independientes deben solicitar este formulario a la agencia fiscal. Puedes hacerlo por teléfono o descargando el formulario desde el sitio web del Ministerio Federal de Finanzas. También puedes completar el formulario de registro fiscal digitalmente desde el sitio web de Alemania, ELSTER, para presentar declaraciones gravadas.

¿Qué debo hacer antes de completar el formulario?

Para evitar errores comunes, estos son algunos pasos importantes que debes seguir antes de comenzar a completar tu formulario de registro fiscal:

Abre una cuenta de empresa y proporciona tus datos bancarios

El formulario de registro fiscal requiere que proporciones los datos de una cuenta bancaria que se pueda usar para procesar pagos y devoluciones de impuestos. No debes usar una cuenta privada. En su lugar, abre una cuenta de empresa en un banco.

Hay varias razones por las que no debes usar una cuenta privada para tu empresa. En primer lugar, la ley obliga a las sociedades anónimas a abrir una cuenta de empresa. Además, los términos y condiciones de los bancos suelen prohibir el uso de cuentas corrientes privadas con fines empresariales. Por último, una cuenta conjunta puede dar lugar a una mezcla de finanzas personales y empresariales. Esto puede dificultar la teneduría de libros, lo que puede dar lugar a problemas si te auditan.

Proporciona una estimación realista de tus ganancias

El formulario requiere que indiques tus ganancias e ingresos previstos para el primer y segundo ejercicio. La agencia fiscal utiliza esta información para determinar cuánto debes en impuestos estimados, que suelen vencer trimestralmente.

Si tus cálculos son demasiado optimistas, podrías declarar ganancias altas. Pero, luego, deberás pagar los impuestos estimados en consecuencia, aunque tu empresa no rinda lo previsto. Subestimar significativamente tus ganancias es igualmente riesgoso, ya que terminarás debiendo mucho en mora. La agencia fiscal también te exigirá un pago adelantado adicional en función de la previsión que vence de inmediato. Por lo tanto, es importante proporcionar una estimación realista.

Luego, podrás revisar esta estimación con regularidad y hacer los ajustes necesarios. Un asesor fiscal puede ayudarte a garantizar que tus impuestos estimados reflejen tu empresa.

Considera la exención para pequeñas empresas

El formulario te permite renunciar a la exención para pequeñas empresas prevista en la Sección 19 de la UStG, que exime a las empresas con baja facturación de recaudar IVA.

Sin embargo, si al principio sobreestimas tu facturación u optas por no acogerte a la exención para pequeñas empresas, no podrás reclamarla hasta cinco años después de su constitución. Por este motivo, deberías considerar detenidamente si a tu empresa le conviene solicitarla. En muchos casos, este estado especial es útil para los fundadores, principalmente porque reduce el papeleo.

Opta por la contabilidad de caja

Otro aspecto importante que hay que tener en cuenta a la hora de completar el formulario de registro fiscal es cómo calcular los impuestos, ya que se puede optar por la tributación devengada o en efectivo.

Con la tributación devengada, debes pagar IVA por las facturas durante el período gravado preliminar a su emisión. Esto sucede independientemente de si has recibido pagos y puede ser especialmente problemático para las empresas jóvenes, dado que es posible que tengan que realizar pagos anticipados, lo que significa que pagarán IVA aunque no hayan recibido pagos de sus clientes.

Por otro lado, los contribuyentes con base en efectivo solo tienen que remitir el IVA cuando los clientes acreditan sus facturas, pero no todas las empresas están autorizadas a utilizar la contabilidad de caja, por lo que es importante verificar si tu empresa puede hacerlo.

¿Cómo completo el formulario correctamente?

Puedes completar tu formulario de registro fiscal en solo unos pasos a través de ELSTER:

Crea una cuenta en ELSTER

Comienza por crear una cuenta en ELSTER. Hay varias formas de hacerlo. Puedes usar un archivo de certificado o tu tarjeta de identidad con un lector y una aplicación de identificación, o puedes adquirir un dispositivo de seguridad. Otra opción es una tarjeta de firma, que es particularmente adecuada para los asesores fiscales. Los tiempos de registro varían según el método que selecciones.

Elige el formulario correcto

Una vez que hayas iniciado sesión en ELSTER, dirígete a Centro de formularios. Ve a Formularios y servicios y haz clic en la pestaña «Formulario de registro fiscal». Hay diferentes versiones disponibles según la estructura legal de tu empresa. Asegúrate de elegir la versión correcta, ya que los requisitos varían según la estructura de cada empresa. Puedes elegir formularios para empresas unipersonales, sociedades colectivas, corporaciones y empresas del extranjero.

Completa el formulario

A continuación, completa el formulario. El formulario se divide en diferentes secciones. Comienza por proporcionar información básica sobre tu empresa. Esto incluye el nombre de la empresa, su estructura legal y el tipo de actividad. También necesitas indicar la fecha de constitución y los ingresos previsibles.

Es posible que tengas que brindar información adicional según el tipo de empresa. Por ejemplo, se pedirá a las empresas unipersonales que proporcionen información sobre los ingresos y la obligación de pagar el IVA. Las empresas tienen que responder preguntas más específicas sobre impuestos comerciales y corporativos, y sus socios o miembros.

Asegúrate de completar todos los campos correctamente y en su totalidad, ya que la información incompleta o incorrecta puede provocar retrasos. Utiliza la función de ayuda de ELSTER si tienes alguna pregunta. Una vez que hayas proporcionado la información necesaria, envía el formulario.

Preguntas frecuentes sobre el formulario de registro fiscal

A continuación, encontrarás respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre el formulario de registro fiscal:

¿Necesito soporte profesional para completar el formulario de registro fiscal?

Por lo general, no necesitarás contratar a un asesor fiscal para completar el formulario de registro fiscal. Las preguntas son en gran medida autoexplicativas, y ELSTER ofrece consejos y aclaraciones. Sin embargo, si no estás seguro o tienes preguntas más complejas sobre temas fiscales, puede ser una buena idea buscar asistencia profesional. Un asesor fiscal puede ayudarte a evitar errores y asegurarse de proporcionar la información necesaria de forma correcta.

¿Cuál es el plazo para completar el formulario de registro fiscal?

De conformidad con la Sección 138 del Código Fiscal Alemán (Abgabenordnung o AO), debes completar y presentar tu formulario de registro fiscal en el plazo de cuatro semanas a partir del inicio de las operaciones comerciales.

¿Qué sucede si presento el formulario demasiado tarde?

Si no presentas el formulario de registro fiscal antes de la fecha límite, pueden suceder varias situaciones. La primera es una comisión por mora, de acuerdo con la Sección 240 del AO. Cuanto más tardes en pagar, más costosa será la comisión. En caso de demoras significativas en la declaración fiscal, la agencia fiscal calculará tu gravamen por ti. Esta estimación suele ser desfavorable, ya que se establece en función de suposiciones que podrían no reflejar tus ingresos reales. En casos muy graves, la agencia fiscal puede multarte o iniciar procedimientos legales.

¿Cuándo recibiré mi identificación fiscal?

Una vez que hayas completado y presentado tu formulario de registro fiscal, la agencia fiscal lo revisará. Recibirás una identificación fiscal para tu empresa cuando se complete esta verificación. El tiempo de procesamiento varía entre unos días y algunas semanas, dependiendo de qué agencia fiscal realiza la revisión y de la cantidad de documentación que hayas presentado.