Lors de la constitution de votre société en Allemagne, vous devez immatriculer votre entreprise auprès de l'administration fiscale et déclarer vos obligations fiscales. Remplir le formulaire d'immatriculation fiscale est un élément clé de ce processus. En effet, il permet l’immatriculation fiscale et a des conséquences importantes pour la préparation des déclarations fiscales futures.

Cet article traite du formulaire d'immatriculation fiscale et vous montre comment en faire la demande et le remplir correctement. Nous répondons également aux questions les plus fréquemment posées sur les délais, les conséquences des déclarations tardives et les délais de traitement.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’un formulaire d’immatriculation fiscale ?
  
• Comment faire une demande de formulaire d’immatriculation fiscale ?
  
• Que faire avant de remplir mon formulaire ?
  
• Comment remplir correctement mon formulaire ?
  
• FAQ sur le formulaire d’immatriculation fiscale
  

Qu’est-ce qu’un formulaire d’immatriculation fiscale ?

Un formulaire d’immatriculation fiscale (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung), également connu sous le nom de « formulaire d’ouverture d’activité » (Betriebseröffnungsbogen), est un formulaire que chaque entreprise allemande est tenue de remplir et de déposer auprès de l’administration fiscale compétente avant d’exercer une activité d’entreprise. Le formulaire est utilisé pour s’immatriculer auprès de l’administration fiscale à des fins fiscales et permet de s’assurer que l’entreprise est correctement intégrée au système fiscal.

En Allemagne, les types d'entreprises suivants sont tenus de remplir le formulaire d'immatriculation fiscale :

• entreprises individuelles : il s’agit des travailleurs indépendants, des petites entreprises et des commerçants enregistrés ;

• partenariats : les partenariats en Allemagne peuvent inclure les sociétés en nom collectif (OHG) et les sociétés en commandite ;

• sociétés de capitaux : il s’agit notamment des sociétés à responsabilité limitée (GmbH) et des sociétés par actions (AG) ;

• sociétés constituées conformément à des lois étrangères : cela inclut les entreprises incorporées (c’est-à-dire celles désignées par « Inc. ») et les partenariats.

Le formulaire d'immatriculation fiscale recueille des informations clés sur l'entreprise, telles que son activité, son statut juridique et le chiffre d'affaires attendu. L'administration fiscale utilise ces informations pour déterminer comment votre entreprise doit être imposée (c'est-à-dire quels impôts vous devez payer et combien vous devez payer en impôts estimés). De plus, l'administration fiscale ne délivre pas de numéro fiscal à votre entreprise tant que vous n'avez pas déposé votre formulaire d'immatriculation fiscale. Vous avez besoin d'un numéro fiscal pour des activités telles que la communication avec les autorités financières et la facturation.

Conformément à la loi allemande sur la TVA (UStG), le numéro fiscal est obligatoire pour qu'une facture soit valable. Stripe Invoicing vous aide à simplifier le processus de facturation et à ajouter automatiquement des numéros fiscaux et d'autres informations obligatoires à vos factures. Vous gagnez du temps, réduisez votre taux d'erreur et vous vous assurez que vos factures sont toujours parfaitement conformes.

Comment faire une demande de formulaire d’immatriculation fiscale ?

Vous pouvez obtenir un formulaire d'immatriculation fiscale de différentes manières, qui varient en fonction de votre statut (entreprise ou travailleur indépendant) :

Immatriculation au registre du commerce

Si vous immatriculez une entreprise ou immatriculez votre entreprise au registre du commerce, l’administration fiscale vous enverra automatiquement un formulaire d’immatriculation fiscale dès que l’agence compétente aura traité votre immatriculation. Dans ce cas, vous n’avez pas à demander un formulaire vous-même.

Travailleurs indépendants

Si vous êtes travailleur indépendant, vous n’avez pas besoin d’immatriculer une entreprise ou de vous immatriculer au registre du commerce. Par conséquent, vous devrez obtenir vous-même un formulaire d’immatriculation fiscale. Les travailleurs indépendants doivent en faire la demande auprès de l’administration fiscale. Vous pouvez le faire par téléphone ou en téléchargeant le formulaire sur le site Web du ministère fédéral des Finances. Vous pouvez également remplir le formulaire d’immatriculation fiscale en ligne en utilisant ELSTER, le site Web allemand dédié à la soumission de déclarations fiscales.

Que faire avant de remplir mon formulaire ?

Pour éviter les erreurs courantes, voici quelques étapes importantes à suivre avant de commencer à remplir votre formulaire d'immatriculation fiscale :

Ouvrir un compte professionnel et fournir ses coordonnées bancaires

Le formulaire d'immatriculation fiscale vous demande de fournir les coordonnées d'un compte bancaire qui servira au paiement et au remboursement des impôts. Vous ne devez pas utiliser un compte privé. À la place, ouvrez plutôt un compte professionnel auprès d'une banque.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous ne devriez pas utiliser un compte privé pour votre entreprise. Tout d’abord, les sociétés sont tenues par la loi d’ouvrir un compte professionnel. En outre, les conditions générales des banques interdisent généralement l’utilisation de comptes courants personnels à des fins commerciales. Enfin, un compte joint peut entraîner un mélange des finances personnelles et professionnelles, ce qui complique la comptabilité et peut causer des problèmes en cas de contrôle fiscal.

Fournir une estimation réaliste de vos bénéfices

Le formulaire vous demande d’indiquer vos bénéfices et votre chiffre d’affaires prévisionnels pour les premières et deuxièmes années financières. L'administration fiscale utilise ces informations pour déterminer le montant que vous devez en impôts estimés qui sont généralement dus chaque trimestre.

Si vos calculs sont trop optimistes, vous pourriez déclarer des bénéfices prévisionnels élevés. Vous devrez alors payer des impôts estimés en conséquence, même si votre activité ne génère pas les résultats attendus. Sous-estimer considérablement vos bénéfices est tout aussi risqué, car vous pourriez devoir régler un montant important en arriérés. Basé sur ces prévisions, l’administration fiscale peut également exiger un paiement anticipé supplémentaire. Il est donc important de fournir une estimation réaliste.

Vous pouvez ensuite réviser régulièrement cette estimation et apporter des ajustements si nécessaire. Un conseiller fiscal peut vous aider à vous assurer que vos d’impôts estimés reflètent correctement la situation de votre entreprise.

Prendre en compte l’exonération pour les petites entreprises

Le formulaire vous permet de renoncer à l’exonération de TVA pour les petites entreprises prévue à l’article 19 de l’UStG. Cette disposition dispense les entreprises à faible chiffre d’affaires de facturer la TVA.

En revanche, si vous surestimez votre chiffre d’affaires au départ, ou si vous renoncez trop tôt à l’exonération pour les petites entreprises, vous ne pourrez plus bénéficier de cette disposition avant cinq ans après la création de l’entreprise. Pour cette raison, vous devriez réfléchir attentivement à l’opportunité pour votre entreprise de bénéficier de l’exonération pour les petites entreprises. Dans de nombreux cas, ce statut particulier est avantageux pour les fondateurs d’entreprise, principalement parce qu’il allège les formalités administratives.

Opter pour la comptabilité de trésorerie

Un autre point important à prendre en compte lorsque vous remplissez votre formulaire d'immatriculation fiscale est la façon de calculer vos impôts. Vous pouvez choisir entre l’imposition sur les ventes ou sur les recettes.

Avec l’imposition sur les ventes, vous devez payer la TVA sur les factures durant la période fiscale préliminaire au cours de laquelle vous avez émis ces factures, que vous ayez reçu ou non le paiement. Cela peut être particulièrement problématique pour les jeunes entreprises, car elles peuvent être tenues d’effectuer des versements anticipés, c’est-à-dire de payer la TVA même si elles n’ont pas encore reçu le règlement de leurs clients.

En revanche, les entreprises imposées selon la comptabilité de trésorerie ne doivent verser la TVA que lorsque leurs clients règlent leurs factures. Cependant, toutes les sociétés ne sont pas autorisées à utiliser la comptabilité de trésorerie. Il convient donc de vérifier si votre entreprise peut en bénéficier.

Comment remplir correctement mon formulaire ?

Vous pouvez compléter votre formulaire d'immatriculation fiscale en quelques étapes seulement via ELSTER :

S'inscrire à ELSTER

Commencez par créer un compte chez ELSTER. Il existe plusieurs manières de vous inscrire. Vous pouvez utiliser un fichier de certificat, votre carte d’identité avec un lecteur et une application d’identification, ou acheter une clé de sécurité. Une autre option consiste à utiliser une carte de signature, particulièrement adaptée aux conseillers fiscaux. Le délai d’inscription varie en fonction de la méthode choisie.

Choisir le bon formulaire

Une fois connecté à ELSTER, accédez au centre des formulaires. Ensuite, accédez aux formulaires et aux services et cliquez sur l’onglet « Formulaire d’immatriculation fiscale ». Différentes versions sont disponibles en fonction du statut juridique de votre entreprise. Veillez à choisir la bonne version, car les exigences varient selon la structure de votre entreprise. Vous pouvez choisir des formulaires pour les entreprises individuelles, les partenariats, les sociétés de capitaux et les sociétés à l’étranger.

Remplir le formulaire

Remplissez ensuite le formulaire. Il est divisé en plusieurs sections. Commencez par fournir des informations de base sur votre entreprise, notamment sa dénomination, son statut juridique et le type d'activité exercé. Vous devez également indiquer sa date de création et les bénéfices estimés.

Selon le type d'entreprise, vous devrez peut-être fournir des informations supplémentaires. Les entreprises individuelles, par exemple, seront invitées à fournir des informations sur les bénéfices et l’obligation de TVA. Les sociétés doivent répondre à des questions plus spécifiques sur la taxe sur les sociétés et le commerce et sur leurs associés ou membres.

Assurez-vous de remplir tous les champs correctement et intégralement : des informations incomplètes ou incorrectes peuvent entraîner des retards. Utilisez la fonction d'aide d'ELSTER si vous avez des questions. Une fois que vous avez fourni les informations nécessaires, envoyez votre formulaire.

FAQ sur le formulaire d’immatriculation fiscale

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions fréquemment posées sur le formulaire d'immatriculation fiscale :

Ai-je besoin d’un accompagnement professionnel pour remplir le formulaire d’immatriculation fiscale ?

Vous n’aurez généralement pas besoin de faire appel à un conseiller fiscal pour remplir le formulaire d’immatriculation fiscale. Les questions sont dans l’ensemble assez explicites, et ELSTER propose des conseils et explications à chaque étape. Cependant, si vous avez des doutes ou si vous êtes confronté à des questions fiscales plus complexes, il peut être judicieux de faire appel à un professionnel. Un conseiller fiscal pourra vous aider à éviter les erreurs et à vous assurer que les informations nécessaires sont correctement fournies.

Quelle est la date limite pour remplir le formulaire d’immatriculation fiscale ?

Conformément à l'article 138 du code fiscal allemand (Abgabenordnung, ou AO), vous devez remplir et déposer votre formulaire d'immatriculation fiscale dans les quatre semaines après le début de vos activités commerciales.

Que se passe-t-il si je dépose le formulaire trop tard ?

Ne pas déposer votre formulaire d’immatriculation fiscale dans les temps peut entraîner plusieurs conséquences. Tout d’abord, cela peut engendrer des frais de retard, conformément à la section 240 de l'AO. Plus vous tardez à payer, plus les frais sont élevés. En cas de retard important dans la déclaration, l’administration fiscale peut estimer elle-même le montant de vos impôts. Cette estimation est souvent défavorable, car elle est établie sur des hypothèses qui pourraient ne pas refléter vos revenus réels. Dans certains cas très graves, l'administration fiscale peut vous infliger des amendes ou engager des poursuites juridiques.

Quand vais-je recevoir mon numéro fiscal ?

Une fois votre formulaire d'immatriculation fiscale rempli et envoyé, l'administration fiscale le vérifie. Vous recevrez un numéro fiscal pour votre entreprise à l'issue de cette vérification. Le délai de traitement varie de quelques jours à plusieurs semaines, en fonction de l'administration fiscale qui effectue la vérification et de la quantité de documents que vous avez soumis.