Als je een bedrijf opricht in Duitsland, moet je je bedrijf registreren bij het belastingkantoor en je belastingverplichtingen aangeven. Het invullen van het belastingregistratieformulier is een belangrijk onderdeel van dit proces, omdat je dit formulier gebruikt voor belastingregistratie en het grote gevolgen heeft voor toekomstige belastingaangiften.

In dit artikel wordt het belastingregistratieformulier uitgelegd en wordt getoond hoe je het formulier kunt aanvragen en correct kunt invullen. We beantwoorden ook veelgestelde vragen over deadlines, gevolgen van te late indiening en verwerkingstijden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het belastingregistratieformulier?
  
• Hoe vraag ik een belastingregistratieformulier aan?
  
• Wat moet ik doen voordat ik mijn formulier invul?
  
• Hoe vul ik mijn formulier correct in?
  
• Veelgestelde vragen over het belastingregistratieformulier
  

Wat is het belastingregistratieformulier?

Het belastingregistratieformulier (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung), ook wel bekend als de “vragenlijst voor bedrijfsregistratie” (Betriebseröffnungsbogen), is een formulier dat elk Duits bedrijf moet invullen en indienen bij het betreffende belastingkantoor voordat het bedrijfsactiviteiten kan ontplooien. Het formulier wordt gebruikt om zich bij het belastingkantoor te registreren voor belastingdoeleinden en zorgt ervoor dat het bedrijf correct in het belastingstelsel wordt opgenomen.

In Duitsland zijn de volgende soorten bedrijven verplicht om het belastingregistratieformulier in te vullen:

• Eenmanszaken: Dit omvat freelancers of beoefenaars van vrije beroepen, kleine bedrijven en geregistreerde verkopers.

• Vennootschappen: Vennootschappen in Duitsland kunnen bestaan uit vennootschappen onder firma (OHG's) en commanditaire vennootschappen (KG's).

• Ondernemingen: Hieronder vallen vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (GmbH's) en naamloze vennootschappen (AG's).

• Bedrijven opgericht volgens buitenlandse wetten: Hieronder vallen vennootschappen naar buitenlands recht (d.w.z. bedrijven met de aanduiding “Inc.”) en partnerschappen.

Op het belastingregistratieformulier worden belangrijke gegevens over het bedrijf verzameld, zoals de bedrijfsactiviteit, de rechtsvorm en de verwachte omzet. het belastingkantoor gebruikt deze info om te bepalen hoe je bedrijf belast moet worden (d.w.z. welke belastingen je moet betalen en hoeveel je aan geschatte belastingen moet betalen). Bovendien geeft het belastingkantoor je bedrijf pas een fiscaal identificatienummer (belasting-ID) als je je belastingregistratieformulier hebt ingediend. Je hebt een belasting-ID nodig voor activiteiten zoals communicatie met de financiële autoriteiten en het factureren van klanten.

Volgens de Duitse wet op de belasting over de toegevoegde waarde (btw) (UStG) is een belasting-ID verplicht om een factuur als correct te beschouwen. Stripe Invoicing kan je helpen om facturatie te vereenvoudigen en automatisch belasting-IDs en andere verplichte info aan je facturen toe te voegen. Zo bespaar je tijd, verminder je het aantal fouten en zorg je ervoor dat je facturen altijd helemaal in orde zijn.

Hoe vraag ik een belastingregistratieformulier aan?

Je kunt het belastingregistratieformulier op verschillende manieren verkrijgen, afhankelijk van of je een bedrijf registreert of als zelfstandige werkt:

Registratie in het handels- of bedrijfsregister

Als je een bedrijf registreert of je bedrijf inschrijft in het handelsregister, stuurt het belastingkantoor je automatisch een belastingregistratieformulier. Dit gebeurt zodra de betreffende instantie je registratie heeft verwerkt. In dit geval hoef je zelf niet actief een formulier aan te vragen.

Freelance beroepen

Als je als freelancer werkt, hoef je geen bedrijf te registreren of je in te schrijven in het handelsregister. Daarom moet je zelf een belastingregistratieformulier aanvragen. Freelancers moeten dit formulier aanvragen bij het belastingkantoor. Je kunt dit telefonisch doen of door het formulier te downloaden van de website van het Federale Ministerie van Financiën. Je kunt het belastingregistratieformulier ook digitaal invullen via de Duitse website voor het indienen van belastingaangiften, ELSTER.

Wat moet ik doen voordat ik mijn formulier invul?

Om veelgemaakte fouten te voorkomen, zijn hier een paar belangrijke stappen die je moet nemen voordat je begint met het invullen van je belastingregistratieformulier:

Open een zakelijke rekening en geef je bankgegevens op

Op het belastingregistratieformulier moet je de gegevens van een bankrekening opgeven die kan worden gebruikt voor het verwerken van belastingbetalingen en -teruggaven. Gebruik hiervoor geen privé-rekening. Open in plaats daarvan een zakelijke rekening bij een bank.

Er zijn verschillende redenen waarom je geen privé-rekening voor je bedrijf moet gebruiken. Ten eerste zijn bedrijven wettelijk verplicht om een zakelijke rekening te openen. Bovendien verbieden de algemene voorwaarden van banken doorgaans het gebruik van privé-betaalrekeningen voor zakelijke doeleinden. Ten slotte kan een gezamenlijke rekening leiden tot vermenging van persoonlijke en bedrijfsfinanciën. Dit kan de boekhouding bemoeilijken, wat tot problemen kan leiden als je wordt gecontroleerd.

Geef een realistische schatting van je winst

Op het formulier moet je je verwachte winst en inkomsten voor het eerste en tweede boekjaar aangeven. het belastingkantoor gebruikt deze info om te bepalen hoeveel je aan geschatte belastingen verschuldigd bent, die meestal per kwartaal moeten worden betaald.

Als je te optimistisch bent, kun je hoge verwachte winsten aangeven. Dan moet je de geschatte belastingen betalen, zelfs als je bedrijf niet zo goed presteert als verwacht. Je winsten flink onderschatten is net zo riskant, omdat je dan veel achterstallige belastingen moet betalen. Het belastingkantoor vraagt dan ook om een extra vooruitbetaling op basis van deze prognose, die je meteen moet betalen. Daarom is het belangrijk om een realistische schatting te geven.

Je kunt deze schatting vervolgens regelmatig herzien en indien nodig aanpassen. Een belastingadviseur kan je helpen ervoor te zorgen dat je geschatte belastingen een goede afspiegeling blijven van je bedrijf.

Overweeg de vrijstelling voor kleine bedrijven

Met dit formulier kun je afzien van de vrijstelling voor kleine bedrijven op grond van artikel 19 van de UStG. Deze regeling stelt bedrijven met een lage omzet vrij van het heffen van btw.

Als je je omzet in het begin echter te hoog inschat – of als je te snel afziet van de vrijstelling voor kleine bedrijven – kun je deze pas vijf jaar na de oprichting opnieuw aanvragen. Daarom moet je goed nadenken of het voor je bedrijf zinvol is om de vrijstelling voor kleine bedrijven aan te vragen. In veel gevallen is deze speciale status nuttig voor oprichters, vooral omdat het de administratieve rompslomp vermindert.

Kies voor accounting op basis van contanten

Een ander belangrijk punt om over na te denken bij het invullen van je belastingregistratieformulier is hoe je je belasting berekent. Je kunt kiezen voor belastingheffing op transactiebasis of op basis van contanten.

Bij belasting op transactiebasis moet je btw betalen over facturen in de voorlopige belastingperiode waarin je de facturen hebt uitgegeven. Dit gebeurt ongeacht of je de betaling hebt ontvangen. Dit kan vooral voor jonge bedrijven lastig zijn, omdat ze mogelijk vooruit moeten betalen, wat betekent dat ze btw betalen terwijl ze nog geen betaling van hun klanten hebben ontvangen.

Aan de andere kant hoeven belastingplichtigen die op basis van contanten werken pas btw af te dragen als klanten hun facturen hebben betaald. Niet alle bedrijven mogen echter kasbasisboekhouding gebruiken, dus het is belangrijk om te controleren of jouw bedrijf dat wel mag.

Hoe vul ik mijn formulier correct in?

Je kunt je belastingregistratieformulier in een paar stappen invullen via ELSTER:

Meld je aan bij ELSTER

Maak eerst een account aan bij ELSTER. Er zijn verschillende manieren om je aan te melden. Je kunt een certificaatbestand of je identiteitskaart met een lezer en ID-app gebruiken of een beveiligingsstick kopen. Een andere optie is een handtekeningkaart, die vooral geschikt is voor belastingadviseurs. De registratietijden variëren afhankelijk van de methode die je kiest.

Kies het juiste formulier

Nadat je bent ingelogd bij ELSTER, ga je naar het Formulierencentrum. Ga vervolgens naar Formulieren & Diensten en klik op het tabblad “Belastingregistratieformulier”. Er zijn verschillende versies beschikbaar, afhankelijk van de rechtsvorm van je bedrijf. Zorg ervoor dat je de juiste versie kiest, want de vereisten verschillen naargelang de structuur van je bedrijf. Je kunt formulieren kiezen voor eenmanszaken, vennootschappen, naamloze vennootschappen en bedrijven uit het buitenland.

Vul het formulier in

Vul vervolgens het formulier in. Het formulier is onderverdeeld in verschillende secties. Begin met het invullen van basisinformatie over je bedrijf. Dit omvat de bedrijfsnaam, de rechtsvorm en het type bedrijfsactiviteit. Je moet ook de datum van oprichting en de verwachte inkomsten vermelden.

Afhankelijk van het type bedrijf moet je mogelijk aanvullende informatie verstrekken. Eenmanszaken worden bijvoorbeeld gevraagd om informatie over inkomsten en btw-verplichtingen te verstrekken. Vennootschappen moeten meer specifieke vragen beantwoorden over vennootschaps- en omzetbelasting en hun partners of leden.

Zorg ervoor dat je alle velden correct en volledig invult, want onvolledige of onjuiste informatie kan tot vertragingen leiden. Gebruik de helpfunctie van ELSTER als je vragen hebt. Nadat je de benodigde informatie hebt verstrekt, dien je je formulier in.

Veelgestelde vragen over het belastingregistratieformulier

Hieronder vind je antwoorden op enkele veelgestelde vragen over het belastingregistratieformulier:

Heb ik professionele hulp nodig om het belastingregistratieformulier in te vullen?

Meestal hoef je geen belastingadviseur in te schakelen om het belastingregistratieformulier in te vullen. De vragen spreken grotendeels voor zich en ELSTER biedt tips en uitleg. Als je echter twijfelt of complexere vragen hebt over belastingzaken, kan het een goed idee zijn om professionele hulp in te schakelen. Een belastingadviseur kan je helpen fouten te voorkomen en ervoor zorgen dat je de benodigde informatie correct verstrekt.

Wat is de deadline voor het invullen van het belastingregistratieformulier?

Volgens artikel 138 van de Duitse belastingwet (Abgabenordnung, of AO) moet je je belastingregistratieformulier binnen vier weken na het starten van je commerciële activiteiten invullen en indienen.

Wat gebeurt er als ik het formulier te laat indien?

Er zijn een paar verschillende dingen die kunnen gebeuren als je je belastingregistratieformulier niet voor de deadline indient. Ten eerste krijg je een boete voor te late betaling, volgens artikel 240 van de AO. Deze boete wordt hoger naarmate je langer wacht met betalen. Bij aanzienlijke vertraging bij het indienen, zal het belastingkantoor een schatting maken van je belasting. Deze schatting is vaak ongunstig, omdat deze is gebaseerd op aannames die mogelijk niet overeenkomen met je werkelijke inkomsten. In zeer ernstige gevallen kan het belastingkantoor je een boete opleggen of een gerechtelijke procedure starten.

Wanneer krijg ik mijn belasting-ID?

Zodra je je belastingregistratieformulier hebt ingevuld en ingediend, zal het belastingkantoor het beoordelen. Je krijgt een belasting-ID voor je bedrijf zodra deze beoordeling is afgerond. De verwerkingstijd varieert van enkele dagen tot enkele weken, afhankelijk van welke belastingdienst de beoordeling uitvoert en hoeveel documentatie je hebt ingediend.