Om een eenmanszaak te starten in Duitsland, kun je kiezen uit verschillende rechtsvormen voor verschillende titels en rollen: uitoefenaar van een vrij beroep, kleine ondernemer of geregistreerde handelaar. In dit artikel leggen we uit wat de vereisten zijn om een geregistreerde handelaar te worden, hoe het registratieproces verloopt en wat de voor- en nadelen zijn van deze rechtsvorm. We gaan ook in op de speciale aspecten van belastingen, aansprakelijkheid en boekhouding.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een geregistreerde handelaar?
  
• Hoe word je een geregistreerde handelaar?
  
• Wat zijn de voor- en nadelen van de rechtsvorm van geregistreerd handelaar?
  
• Welke belastingen moeten geregistreerde handelaren betalen?
  
• Welke boekhoudkundige verplichtingen hebben geregistreerde handelaren?
  
• Wat moeten geregistreerde handelaren weten over aansprakelijkheid?
  

Wat is een geregistreerde handelaar?

Een geregistreerde handelaar, in het Duits bekend als 'e.K.' voor 'eingetragener Kaufmann' of 'eingetragene Kauffrau', is een eenmanszaak die een commercieel bedrijf runt en in het handelsregister staat. Geregistreerde handelaars moeten zich houden aan de regels van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB). Dit maakt ze anders dan kleine ondernemers, die niet-geregistreerde eenmanszaken zijn die onder het privaatrecht van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) vallen.

Of eenmanszaken zich als handelaar in het handelsregister moeten laten inschrijven, hangt af van elementen als de aard van het bedrijf en de grootte ervan. Er is een verschil tussen een "de facto handelaar" ("Ist-Kaufleute") en een "optioneel registreerbare handelaar" ("Kann-Kaufleute"). In principe geldt het volgende: alle handelaren moeten zich in het handelsregister als hun bedrijfsactiviteiten een commerciële exploitatie vereisen. Het is echter niet altijd eenvoudig om te bepalen of dit voor een bepaalde handelaar geldt. Een jaaromzet van meer dan € 800.000 of een jaarwinst van meer dan € 80.000 kan een indicatie zijn. Ook andere factoren kunnen in aanmerking worden genomen, zoals het aantal medewerkers, de waarde van de vaste en vlottende activa, de soorten en het aanbod van diensten of het volume van de producten.

Als het bedrijf een commerciële activiteit heeft, wordt het beschouwd als een feitelijke handelaar. Daarom moet het in het handelsregister worden opgenomen. Als het bedrijf geen commerciële activiteit heeft, wordt het een optioneel registreerbare handelaar genoemd. Deze bedrijven kunnen zelf kiezen of ze in het handelsregister worden opgenomen. Als je twijfelt, kan de Kamer van Koophandel je helpen bepalen of je bedrijf in het handelsregister moet worden opgenomen.

Geregistreerde handelaren moeten ook de enige eigenaren zijn, zonder partners in het bedrijf. Als meerdere handelaren samen een bedrijf vormen, wordt het een vennootschap onder firma (een "offene Handelsgesellschaft" of OHG).

De gebruikelijke Duitse afkorting voor geregistreerde handelaren is "e.K.". Soms worden de geslachtsgebonden afkortingen "e.Kfm." of "e.Kfr." gebruikt.

Hoe word je een geregistreerde handelaar?

Je registreren als geregistreerde handelaar in Duitsland is een formeel proces dat uit meerdere stappen bestaat:

• Bedrijfsregistratie: Voordat je je als geregistreerd handelaar kunt registreren, moet je je eerst bij het juiste handelsregister aanmelden. Dit kan persoonlijk of online. Je vraagt een handelsvergunning aan en betaalt een redelijke vergoeding, meestal maximaal € 65.
  
• Inschrijving in het handelsregister: Om in het handelsregister te worden ingeschreven, moet je aanvraag notarieel worden bekrachtigd. Je kunt het beste beginnen met het zoeken naar een notaris die je aanvraag kan bekrachtigen en indienen. De aanvraag moet je voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats en woonplaats bevatten. Daarnaast moet je gegevens over je bedrijf verstrekken, zoals de rechtsvorm, de naam, de statutaire zetel en het doel. Naast de notariskosten moet je rekening houden met een vergoeding (meestal minder dan € 600) voor de inschrijving in het handelsregister.
  
• Registratie bij het belastingkantoor: Geregistreerde handelaren moeten hun belastingdienst binnen een maand na registratie van het bedrijf laten weten dat het bedrijf is gestart. Meestal stuurt het handelsregister de nodige info over het bedrijf automatisch door. Als je het niet zeker weet, kun je het beste even controleren of dit is gebeurd. Vervolgens stuurt de belasting dienst je een vragenlijst voor belastingregistratie die je moet invullen. Je kunt hiervoor een belastingadviseur inschakelen. Het belangrijkste is dat je een realistische schatting van je verwachte omzet geeft, omdat het belastingkantoor deze gebruikt om je inkomstenbelasting te berekenen. Als geregistreerde handelaar moet je het belastingkantoor laten weten als je gebruik wilt maken van de regeling voor kleine ondernemers.
  
• Registratie bij de IHK of HWK: Afhankelijk van de activiteit en sector moeten geregistreerde ondernemers zich registreren bij de relevante Kamer van Koophandel en Industrie (IHK) of de Kamer van Ambachten (HWK).
  
• Officiële kennisgeving: Zodra je geregistreerd bent, kun je officieel zaken doen als geregistreerde handelaar. In openbare transacties moet je je rechtsvorm gebruiken. Het achtervoegsel "e.K." moet op de officiële documenten van het bedrijf staan, zoals offertes, facturen of zakelijke brieven.
  

Registratie als geregistreerde handelaar: Stap voor stap

Wat zijn de voor- en nadelen van de rechtsvorm van geregistreerde handelaar?

Een geregistreerde handelaar zijn heeft zowel voordelen als nadelen. Denk goed na over de volgende punten als je overweegt om een geregistreerde handelaar te worden.

Het starten van een bedrijf als geregistreerde handelaar is eenvoudiger en er zijn minder formaliteiten aan verbonden dan bij het oprichten van een vennootschap. Ook de opstartkosten zijn financieel haalbaar. Er is bijvoorbeeld geen minimumkapitaal vereist. Bovendien kan je je bedrijf snel opstarten. Zodra geregistreerde handelaren hun bedrijfsregistratie hebben voltooid, kunnen ze onmiddellijk van start gaan.

Geregistreerde handelaars hebben het voordeel dat ze officieel als bedrijf worden erkend, in tegenstelling tot bedrijven die niet in het handelsregister staan. Hierdoor kunnen ze een naam naar keuze gebruiken, op voorwaarde dat deze het achtervoegsel "e.K." bevat. Je kunt dus nog steeds een creatieve of fantasierijke naam gebruiken. Bovendien geeft vermelding in het handelsregister blijk van geloofwaardigheid en verhoogt het de reputatie van het bedrijf. Dit helpt geregistreerde handelaars onder andere om gemakkelijker bankleningen te krijgen.

Geregistreerde handelaren hoeven geen jaarrekening te publiceren. Dit vermindert je administratieve rompslomp en zorgt ervoor dat je gevoelige informatie privé blijft. Geregistreerde handelaren profiteren ook van de verplichting om gebreken te melden ("Rügepflicht"). Volgens artikel 377 van het Wetboek van Koophandel moeten kopers in wederzijdse handelstransacties de ontvangen goederen onmiddellijk inspecteren en eventuele gebreken melden. Als ze dit niet doen, worden de goederen als aanvaard beschouwd en is de aankoop definitief.

Ten slotte genieten geregistreerde handelaren volledige ondernemersvrijheid. Aangezien je de enige eigenaar bent, kun je alle beslissingen zelfstandig nemen. Hierdoor kun je ook snel reageren en je gemakkelijk aanpassen aan nieuwe situaties. Tijdrovende overeenstemmingsprocessen zijn niet nodig. Als gevolg hiervan gaan alle bedrijfswinsten rechtstreeks naar de geregistreerde handelaar.

De nauwe persoonlijke band met het bedrijf heeft in sommige scenario's echter ook nadelen. Als de enige eigenaar bijvoorbeeld langdurig afwezig is vanwege ziekte, kan het bedrijf in de problemen komen. Er zijn dan geen gelijkwaardige partners die de verantwoordelijkheden kunnen overnemen of het bedrijf kunnen leiden. Bovendien dragen geregistreerde handelaren het volledige ondernemersrisico, aangezien deze rechtsvorm geen aansprakelijkheidsbescherming biedt. In geval van verlies of schade zijn geregistreerde handelaren met hun persoonlijke vermogen volledig aansprakelijk voor de schulden van het bedrijf.

Als je een geregistreerd bedrijf hebt, moet je je aan bepaalde boekhoudregels houden. Dit is iets anders dan bedrijven die niet in het handelsregister staan. Daarom is het niet genoeg om alleen maar een eenvoudige kasboekhouding te doen. Je moet een volledige balans maken, inclusief een winst- en verliesrekening.

Voordelen en nadelen van geregistreerd handelaar zijn

Welke belastingen moeten geregistreerde handelaars betalen?

Geregistreerde handelaren moeten inkomstenbelasting en bedrijfsbelasting betalen over hun winst en btw afdragen aan het belastingkantoor.

De winst wordt gezien als het inkomen van de geregistreerde handelaar en wordt samen met andere persoonlijke inkomsten belast.

Geregistreerde handelaars moeten net als alle andere handelaars ook bedrijfsbelasting betalen. Er geldt echter een belastingvrije som van € 24.500. Geregistreerde handelaars hoeven geen bedrijfsbelasting te betalen over winsten tot dit bedrag. Als het belastingvrije bedrag wordt overschreden, is alleen over de winst boven dat bedrag bedrijfsbelasting verschuldigd. Bij een winst van bijvoorbeeld € 30.000 wordt dus maar € 5.500 meegeteld voor de berekening van de bedrijfsbelasting. Hoeveel bedrijfsbelasting je moet betalen, hangt af van de winst van de geregistreerde handelaar en het bedrijfsbelastingtarief dat de gemeente heeft vastgesteld. Belangrijk om te weten is dat alle geregistreerde handelaren een aangifte bedrijfsbelasting moeten doen, of ze nu bedrijfsbelasting betalen of niet.

Geregistreerde handelaren moeten btw in rekening brengen op verkochte goederen en geleverde diensten, en die btw afdragen aan het belastingkantoor. Bedrijven die niet btw-plichtig zijn of hebben gekozen voor de regeling voor kleine ondernemers, zijn hiervan vrijgesteld. Stripe Tax maakt het innen van belasting voor jou makkelijker door wereldwijd automatisch belasting te innen. Stripe Tax geeft je ook toegang tot alle documenten die je nodig hebt voor belastingteruggave.

Er kunnen ook andere belastingen van toepassing zijn op geregistreerde handelaren. Als je bijvoorbeeld personeel in dienst hebt als geregistreerde handelaar, moet je loonbelasting betalen aan het belastingkantoor. Bovendien moeten geregistreerde handelaren die onroerend goed kopen een eenmalige overdrachtsbelasting betalen. Geregistreerde handelaren die ontwikkelde of onontwikkelde grond bezitten, zijn ook verplicht om driemaandelijks vooruitbetalingen te doen voor onroerendgoedbelasting.

Welke boekhoudkundige verplichtingen hebben geregistreerde handelaars?

Geregistreerde handelaren moeten een dubbele boekhouding en balansen bijhouden. Dit betekent dat inkomsten en uitgaven in twee aparte rekeningen moeten worden geregistreerd. Eén rekening houdt de geldstromen bij, terwijl een tegenrekening het doel van het ontvangen of uitgegeven geld registreert. Met behulp van deze dubbele boekhouding stellen geregistreerde handelaren hun balans en winst- en verliesrekening op om hun winst voor de jaarrekening te bepalen.

Als je je facturering wilt vereenvoudigen en automatiseren en je boekhoudprocessen wilt versnellen, probeer dan Stripe Invoicing. Met Stripe Invoicing kun je eenvoudig wereldwijd betalingen accepteren en met een paar klikken online facturen versturen.

Wat moeten geregistreerde handelaren weten over aansprakelijkheid?

Geregistreerde handelaren hebben een grote aansprakelijkheid, die zowel zakelijke als persoonlijke bezittingen kan raken. Het is belangrijk om te snappen wat de aansprakelijkheidsrisico's zijn en de juiste stappen te nemen om deze zo klein mogelijk te houden. In tegenstelling tot vennootschappen is er voor geregistreerde handelaren geen verschil tussen zakelijke en privébezittingen. Onbeperkte aansprakelijkheid betekent dat zowel de bezittingen van het bedrijf als de privébezittingen van de eigenaar worden gebruikt om de schulden van het bedrijf te betalen. Deze schulden zijn bijvoorbeeld leningen, schulden aan leveranciers, huur- en leaseovereenkomsten, belastingschulden en andere financiële aansprakelijkheden.

Bovendien zijn geregistreerde handelaars alleen en onvoorwaardelijk aansprakelijk voor schadeclaims en andere aansprakelijkheidsclaims van derden. Bij juridische geschillen kunnen geregistreerde handelaars persoonlijk worden aangeklaagd. Als ze een juridisch geschil verliezen, moeten ze de gemaakte kosten uit hun volledige vermogen dekken. Als het bedrijf insolvent of overmatig verschuldigd raakt, moeten geregistreerde handelaars faillissement aanvragen. In insolventieprocedures worden zowel bedrijfs- als privévermogen gebruikt om crediteuren te betalen.

Om zichzelf en hun privévermogen goed te beschermen, moeten geregistreerde handelaren een geschikte verzekering afsluiten, zoals een beroepsaansprakelijkheidsverzekering of een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering. Je kunt vermogen tijdig overdragen aan familieleden of huwelijkse voorwaarden opstellen om jezelf en je privévermogen te beschermen.