Trabajar por cuenta propia en los Países Bajos ofrece más libertad que un empleo regular, pero también conlleva más responsabilidades. Tienes que guardar los recibos y cumplir los plazos de presentación. Y tienes que saber bien lo que debes cobrar, lo que debes gravar y lo que la oficina fiscal quiere que hagas. A continuación encontrarás una guía para la presentación de la declaración del impuesto sobre el valor añadido (IVA) mientras trabajas por cuenta propia en los Países Bajos, desde entender lo que debes hasta cumplir con la normativa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Los autónomos sin empleados pagan IVA en los Países Bajos?
  
• ¿Qué tipos de IVA se aplican a los servicios prestados por los autónomos?
  
• ¿Cómo funciona la facturación del IVA para los autónomos sin empleados?
  
• ¿Cómo debes presentar la declaración del IVA como autónomo?
  
• ¿Cuándo puedes obtener un reembolso del IVA como autónomo sin empleados?
  
• Cómo puede ayudar Stripe con los impuestos
  

¿Los autónomos sin empleados pagan IVA en los Países Bajos?

Los autónomos de los Países Bajos, conocidos como ZZP'ers, pagan el IVA. A diferencia del impuesto sobre las ventas, el IVA es un impuesto indirecto que se aplica a las compras en cada etapa de la cadena de suministro, no solo cuando se realiza la venta final al cliente. Si eres un ZZP, normalmente se espera que cobres el IVA en tus facturas desde el momento en que empiezas a hacer negocios. El IVA que cobras sobre las ventas es dinero que cobras en nombre del gobierno. Lo añades a tus facturas, haces un seguimiento del mismo y lo remites a través de tu declaración del IVA. Pero puedes deducir el IVA que has pagado en los gastos de tu empresa.

Debes gestionar el IVA, a menos que en tu empresa se aplique una de estas dos excepciones:

• Régimen para pequeñas empresas (kleineondernemersregeling o KOR): Si tu facturación anual no supera los 20.000 euros, puedes optar por acogerte al KOR, que te exime de cobrar el IVA o de presentar declaraciones. A cambio, no puedes reclamar el IVA sobre los gastos de tu empresa. Es más sencillo, pero solo merece la pena si tus gastos son bajos.
  
• Servicios exentos de IVA: Determinados servicios, como la sanidad, la educación y algunos trabajos financieros, están exentos de IVA.
  

¿Qué tipos de IVA se aplican a los servicios prestados por autónomos?

No existe un tipo de IVA especial para autónomos o propietarios de empresas individuales. Solo debes cobrar el tipo que se aplica a lo que estás vendiendo. En los Países Bajos, existen tres tipos de IVA, y el que utilices dependerá del tipo de servicio o producto que prestes:

• Tipo estándar (21 %): Si eres un diseñador, desarrollador, consultor, coach o creativo autónomo que vende servicios a clientes holandeses, éste es probablemente tu tipo de IVA. El tipo solo difiere si tu empresa encaja exactamente en una de las categorías reducidas o exenciones.
  
• Tasa reducida (9 %): Esta tasa se aplica a servicios como la peluquería, ciertos trabajos de reparación (por ejemplo, arreglar bicicletas o zapatos) y los trabajos de pintura y yeso en las viviendas. También se aplica a bienes como libros, alimentos y medicamentos. Comprueba las listas proporcionadas por la autoridad fiscal holandesa si crees que tu trabajo podría cumplir los requisitos.
  
• Tasa cero (0 %): Si facturas a clientes de fuera de la UE por servicios o bienes, normalmente aplicarás la tasa cero. Necesitará pruebas de la ubicación del cliente y de la naturaleza del servicio para respaldarlo, si te las piden. Aún puedes reclamar el IVA de tus gastos relacionados si estás vendiendo bienes o servicios con tipo cero.
  
• Exenciones del IVA: Entre los servicios exentos de IVA se encuentran la sanidad, la educación, las finanzas y los seguros. Si una de estas exenciones legales se aplica a tu empresa, no cobrarás el IVA y no recuperarás el IVA de tus gastos.
  

En caso de duda, consulta con la oficina fiscal o con un asesor local.

¿Cómo funciona la facturación del IVA para los autónomos sin empleados?

Una vez registrado a efectos del IVA en los Países Bajos, tus facturas tienen que cumplir unos requisitos legales específicos. Esto es lo que debe incluir toda factura que cumpla los requisitos del IVA:

• Tu nombre completo o nombre de la empresa, dirección, número de IVA, y tu número de registro mercantil.
  
• Nombre completo y dirección de tu cliente
  
• Un número de factura único y secuencial
  
• La fecha de envío de la factura
  
• Una descripción del trabajo y de las horas o unidades proporcionadas
  
• La fecha en que se suministraron los bienes o se prestaron los servicios
  
• El tipo de IVA, el importe del IVA y el total con IVA incluido
  

Si a tu factura le falta alguno de estos datos, corre el riesgo de incumplir la normativa. Además, tu cliente podría pedirte una versión corregida para poder reclamar el IVA soportado.

Si tus bienes o servicios están exentos de IVA, incluye una nota que explique el motivo de la exención (por ejemplo, «exento de IVA según la KOR»).

Aquí tienes otras reglas que debes recordar:

• Debes enviar las facturas antes del día 15 del mes siguiente a la prestación del servicio. Por ejemplo, el trabajo terminado en abril debe facturarse antes del 15 de mayo. Muchos autónomos facturan enseguida o a final de mes.
  
• Según la legislación holandesa, tienes que conservar tus facturas (y todos los registros de la empresa) durante al menos siete años. No es necesario que estén en papel (es válido también en digital), pero deben ser accesibles y estar bien organizados en caso de auditoría.
  

Puedes utilizar un software de facturación para facilitar todo esto. Puedes generar automáticamente números de factura secuenciales, calcular el IVA e incluir todos los campos obligatorios. Stripe Invoicing, por ejemplo, puede añadir los tipos de IVA, incluir tu NIF y permitirte desglosar los servicios.

¿Cómo debes presentar la declaración del IVA como autónomo?

La presentación de la declaración del IVA es la forma de mostrar a la oficina fiscal holandesa qué IVA has cobrado y qué IVA has pagado. Las empresas ZZP suelen presentar la declaración trimestralmente, aunque a algunas se les asignan plazos de presentación mensuales o anuales en función de su historial de ingresos o reembolsos. La oficina fiscal fija los plazos de presentación cuando te registras.

Así es como funciona el proceso.

Mantén tus registros actualizados

Necesitarás los totales de:

• IVA que cobraste a los clientes (es decir, IVA repercutido)
  
• IVA que pagaste por los gastos de la empresa (es decir, IVA soportado)
  

Realiza el seguimiento en una hoja de cálculo o con el programa de contabilidad. Muchos autónomos pasan el IVA que cobran a una cuenta separada inmediatamente para evitar gastar lo que finalmente deberán.

Accede al portal de impuestos

Puedes realizar la presentación en línea a través del portal Mijn Belastingdienst Zakelijk. Los propietarios únicos pueden registrarse con DigiD. Las BV (el equivalente holandés de las sociedades de responsabilidad limitada) necesitan una identificación electrónica diferente conocida como eHerkenning. Para los declarantes trimestrales, la declaración debe presentarse el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre (por ejemplo, una declaración del primer trimestre debe presentarse hasta el 30 de abril).

Rellena la declaración

Tendrás que ingresar los siguientes datos:

• Total de ventas e IVA cobrado (desglosado por tipos)
  
• IVA total de los gastos que vas a reclamar
  

A continuación, calcula la diferencia. Si cobraste 1050 euros de IVA y pagaste 210 euros en concepto de gastos de la empresa, debes 840 euros. Si pagaste más IVA soportado del que cobraste por IVA repercutido, recibirás un reembolso. Incluye las ventas con tipo cero o transfronterizas de la UE si procede, y declara el IVA repercutido cuando proceda.

Aunque no hayas tenido ventas ni gastos, debes presentar la declaración como sin actividad. Omitirla te acarrea una factura de impuestos estimados y posibles sanciones.

Paga lo que debes

Una vez que presentes la declaración, tienes que hacer el envío de fondos a la autoridad fiscal holandesa, el Belastingdienst, con la referencia de pago correcta. Los pagos deben efectuarse el mismo día en que vence el plazo de presentación. Si no lo haces, es posible que tengas que pagar una multa o intereses.

Guarda tus documentos de respaldo

No tienes que subir los recibos, pero sí conservarlos durante al menos 7 años (10 en el caso de los bienes inmuebles). Guarda copias de tu declaración y de las facturas justificativas para el caso de una auditoría.

Declara el IVA de las ventas a países de la UE

Si tus ventas abarcan varios países de la UE, debes declarar el IVA que cobras en cada uno de ellos. Puedes hacerlo en un solo lugar a través de la Ventanilla Única (VU).

Stripe Tax puede ayudarte a simplificar el proceso de presentación. Puedes calcular automáticamente el IVA que debes cobrar en función del sitio y del tipo de producto, y generar informes que agilizan la presentación de la declaración.

¿Cuándo puedes obtener un reembolso del IVA como autónomo sin empleados (ZZP'er)?

Obtendrás un reembolso del IVA cuando el IVA que hayas pagado por los gastos de la empresa sea superior al IVA que hayas cobrado a los clientes durante un periodo de presentación. Esto es habitual cuando estás empezando, invirtiendo en equipos o realizando muchos trabajos con tipo cero o internacionales.

Estos son los casos en los que suelen producirse los reembolsos.

Has gastado más de lo que has ganado

Los autónomos en sus inicios suelen acumular gastos antes de que aumenten los ingresos. Tal vez compraste un ordenador portátil, software o la instalación de una oficina, pero tus beneficios de los clientes fueron escasos ese trimestre. Si el IVA soportado supera al IVA repercutido, recibirás un reembolso.

Trabajas sobre todo con clientes de fuera de la UE

Las ventas a clientes de fuera de la UE suelen estar gravadas al 0 %. Eso significa que no cobras IVA, pero aún así puedes reclamar el IVA de tus gastos de empresa en Holanda. Si tu trimestre está lleno de exportaciones a tipo cero, pero has pagado el IVA de varios gastos de tu empresa, es probable que recibas un reembolso.

Emites una factura de crédito

Si has reembolsado a un cliente y ya has presentado el IVA por esa venta, puedes ajustarlo en la siguiente declaración. No siempre obtendrás un reembolso, pero esto reducirá lo que debes y, a veces, hace que el saldo sea negativo.

Vendes al tipo reducido pero compras al tipo estándar

Si prestas servicios al tipo reducido de IVA del 9 % (por ejemplo, determinados trabajos creativos o de reparación) pero la mayoría de las compras de tu empresa están gravadas al 21 %, es posible que el IVA soportado supere el IVA repercutido.

Si tu saldo de IVA resulta negativo, el proceso de reembolso se activa automáticamente. Asegúrate de que la oficina fiscal tiene tus datos bancarios correctos en sus archivos. Depositará el reembolso, normalmente unas semanas después de la fecha límite de devolución. Si debes impuestos atrasados o multas, la agencia tributaria suele restarlos primero. De lo contrario, recibirás el importe íntegro.

Si estás presentando reembolsos constantemente, la oficina fiscal podría investigar. Asegúrate de que tus registros son minuciosos, especialmente en el caso de los trabajos internacionales con tipo cero o las grandes inversiones iniciales. Si la oficina te pide pruebas, tendrás que respaldar las cifras con facturas y recibos.

Cómo puede ayudar Stripe con los impuestos

Stripe Tax puede simplificar el cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas centrarse en hacer crecer tu empresa. Te ayuda a controlar tus obligaciones y te avisa cuando superas un umbral de registro de impuestos establecido en tus transacciones de Stripe. También calcula y cobra el IVA automáticamente en bienes y servicios tanto físicos como digitales. Puedes integrar Stripe Tax con una sola línea de código, a través del Dashboard de Stripe o utilizando la interfaz de programación de aplicaciones (API).

Stripe Tax puede ayudarte en lo siguiente:

• Comprende dónde debes registrarse y cobrar impuestos: Con Stripe. puedes ver dónde debes cobrar impuestos en función de tus transacciones. Después de registrarte, en unos segundos se activará el cobro de impuestos en un nuevo país.
  
• Regístrarte para pagar impuestos: Deja que Stripe gestione tus registros de impuestos globales y podrás beneficiarse de un proceso simplificado que rellena previamente los detalles de la solicitud. Esto te ahorrará tiempo y simplificará el cumplimiento de la normativa fiscal.
  
• Cobra impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y cobra la cantidad correcta de impuestos adeudados, sin importar qué o dónde vendas. Acepta cientos de productos y servicios y se mantiene al día de las normas fiscales y los cambios de tipos.
  
• Simplifica la presentación: Stripe Tax se integra con los socios de presentación fácilmente para que tus presentaciones globales sean precisas y puntuales. Deja que nuestros socios gestionen tus presentaciones para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa.
  

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