Egenföretagande i Nederländerna erbjuder mer frihet än en vanlig anställning, men det medför också mer ansvar. Du måste spara kvitton och hålla tidsfrister för deklarationer. Och du måste förstå vad du ska ta betalt, vad du ska registrera och vad skattekontoret vill ha från dig. Nedan följer en guide till deklaration av mervärdesskatt (moms) som egenföretagare i Nederländerna – från att förstå vad du är skyldig till att följa reglerna.

Vad innehåller den här artikeln?

• Betalar ZZP:are moms i Nederländerna?
  
• Vilken moms gäller för tjänster som utförs av egenföretagare?
  
• Hur fungerar fakturering av moms för ZZP:are?
  
• Hur deklarerar du moms som egenföretagare?
  
• När kan du få momsåterbetalning som ZZP:are?
  
• Hur Stripe kan hjälpa till med skatter
  

Betalar ZZP:are moms i Nederländerna?

Egenföretagare i Nederländerna, så kallade ZZP:are, betalar moms. Till skillnad från omsättningsskatt är moms en indirekt skatt som tillämpas på inköp i varje steg i leveranskedjan – inte bara när den slutliga försäljningen görs till kunden. Om du är en ZZP:are förväntas du vanligtvis ta ut moms på dina fakturor från det ögonblick du börjar göra affärer. Den moms som du tar ut på försäljningen är pengar som du tar ut för statens räkning. Du lägger till den på dina fakturor, registrerar den och betalar in den via din momsdeklaration. Men du får dra av den moms du har betalat på dina företagskostnader.

Du måste hantera moms, såvida inte något av två undantag gäller för ditt företag:

• Småföretagsprogrammet (kleineondernemersregeling eller KOR): Om din årsomsättning inte överstiger 20 000 euro kan du välja KOR, som befriar dig från att ta betalt för moms eller lämna deklaration. I utbyte kan du inte återfå moms på dina företagskostnader. Det är enklare, men lönar sig bara om dina kostnader är låga.
  
• Momsbefriade tjänster: Vissa tjänster, t.ex. sjukvård, utbildning och vissa finansiella tjänster, är befriade från moms.
  

Vilken moms gäller för tjänster som utförs av egenföretagare?

Det finns ingen särskild momssats för frilansare eller egenföretagare. Du tar bara betalt enligt den skattesats som gäller för det du säljer. I Nederländerna finns det tre olika momssatser, och vilken du använder beror på vilken typ av tjänst eller produkt du tillhandahåller:

• Standardsats (21 %):_ Om du är en frilansande designer, utvecklare, konsult, coach eller konstnär som säljer tjänster till nederländska klienter, är detta sannolikt din moms. Satsen skiljer sig endast om ditt företag uttryckligen passar in i någon av de reducerade kategorierna eller undantagen.
  
• Reducerad skattesats (9 %): Denna skattesats gäller för tjänster som frisör, vissa reparationsarbeten (t.ex. lagning av cyklar eller skor) samt målning och putsning av bostäder. Den gäller också för varor som böcker, mat och medicin. Dubbelkolla listorna som tillhandahålls av den nederländska skattemyndigheten om du tror att ditt arbete omfattas.
  
• Nollskattesats (0 %): Om du fakturerar klienter utanför EU för tjänster eller varor tillämpar du normalt nollskattesatsen. Du behöver bevis på klientens plats och tjänstens art för att styrka detta, om du blir tillfrågad. Du kan fortfarande få tillbaka momsen på dina relaterade kostnader om du säljer varor eller tjänster med nollskattesats.
  
• Befrielse från moms: Tjänster som är befriade från moms är sjukvård, utbildning, finans och försäkring. Om något av dessa juridiska undantag gäller för ditt företag ska du inte ta ut moms och du kan inte återfå moms på dina utgifter.
  

Om du är osäker, kontakta skattekontoret eller en lokal rådgivare.

Hur fungerar momsfakturering för ZZP:are?

När du har registrerat dig för moms i Nederländerna måste dina fakturor uppfylla särskilda juridiska krav. Här är vad en faktura som uppfyller kraven för moms måste innehålla:

• Ditt fullständiga namn eller företagsnamn, adress, momsregistreringsnummer och ditt organisationsnummer
  
• Din klients fullständiga namn och adress
  
• Ett unikt löpnummer som identifierar fakturan
  
• Datum då fakturan skickades
  
• En beskrivning av arbetet och de timmar eller enheter som tillhandahållits
  
• Datum då varorna eller tjänsterna tillhandahölls
  
• Momssats, momsbelopp och totalbelopp inklusive moms
  

Om din faktura saknar någon av dessa uppgifter riskerar du att inte uppfylla kraven. Kunden kan också komma tillbaka och be om en korrigerad version så att de kan göra anspråk på sin ingående moms.

Om dina varor eller tjänster är momsbefriade ska du notera detta och skälet till befrielsen (t.ex. "Momsbefriad enligt KOR").

Här är några andra regler att komma ihåg:

• Du är skyldig att skicka fakturor senast den 15:e i månaden efter att du har levererat tjänsten. Till exempel ska arbete som slutförts i april faktureras senast den 15 maj. Många frilansare fakturerar direkt eller i slutet av månaden.
  
• Enligt nederländsk lag måste du spara dina fakturor – och all annan affärsinformation – i minst sju år. De behöver inte vara på papper (digitalt går bra), men de måste vara tillgängliga och välorganiserade i händelse av en revision.
  

Du kan använda faktureringsprogramvara för att göra allt detta enklare. De kan automatiskt generera sekventiella fakturanummer, beräkna moms och inkludera alla obligatoriska fält. I Stripe Invoicing, till exempel, kan du lägga till momssatser, inkludera ditt moms-ID och specificera tjänster.

Hur deklarerar du moms som egenföretagare?

Deklaration av moms är hur du visar det nederländska skattekontoret vilken moms du har tagit ut och vilken moms du har betalat. ZZP:are lämnar vanligtvis in deklarationen kvartalsvis, även om vissa tilldelas månatliga eller årliga tidsfrister beroende på deras intäkter eller återbetalningar. Skattekontoret fastställer intervallet när du registrerar dig.

Så här fungerar processen.

Håll bokföringen uppdaterad

Du behöver totalsummor för:

• Moms som du tagit ut av kunder (dvs. utgående moms)
  
• Moms som du betalat för företagsutgifter (dvs. ingående moms)
  

Kategorisera dem antingen i ett kalkylblad eller med bokföringsprogramvara. Många frilansare flyttar den moms de tar ut till ett separat konto omedelbart för att undvika att spendera vad de så småningom kommer att vara skyldiga.

Logga in på skatteportalen

Du kan deklarera online via portalen Mijn Belastingdienst Zakelijk. Enskilda näringsidkare kan logga in med DigiD. BVs– den nederländska motsvarigheten till privata aktiebolag – behöver en annan elektronisk identifiering som kallas eHerkenning. För företag som deklarerar per kvartal ska deklarationen lämnas in den sista dagen i månaden efter kvartalets slut (t.ex. ska en Q1-deklaration lämnas in den 30 april).

Fyll i deklarationen

Du ska ange:

• Total försäljning och moms som tagits ut (uppdelat per skattesats)
  
• Total moms på utgifter som begär att få tillbaka
  

Räkna sedan ut skillnaden. Om du tog betalt 1 050 euro i moms och betalade 210 euro i företagskostnader, är du skyldig 840 euro. Om du betalade mer ingående moms än du tog betalt i utgående moms får du återbetalning. Ta med försäljning med nollskattesats eller gränsöverskridande EU-försäljning om det är tillämpligt, och redovisa omvänd skattskyldighet för moms när det är relevant.

Även om du inte hade någon försäljning och inga utgifter måste du fortfarande lämna in en nolldeklaration. Att hoppa över det utlöser en beräknad faktura för skatt och möjliga påföljder.

Betala vad du är skyldig

När du har deklarerat måste du överföra pengarna till den nederländska skattemyndigheten, Belastingdienst, med rätt betalningsreferens. Betalningen förfaller samma dag som deklarationen ska vara inlämnad. Om du missar det kan du bli tvungen att betala böter eller ränta.

Behåll dina säkerhetskopierade dokument

Du behöver inte ladda upp kvitton, men du måste spara dem i minst 7 år (10 år för fastigheter). Spara kopior av din deklaration och de stödjande fakturorna för en eventuell revision.

Rapportera moms från försäljning till EU-länder

Om din försäljning omfattar flera EU-länder måste du redovisa den moms du tar ut i vart och ett av dem. Du kan göra det på ett och samma ställe genom One Stop Shop (OSS).

Stripe Tax kan hjälpa till att förenkla deklarationsprocessen. Det kan automatiskt beräkna den moms du ska ta ut baserat på plats och produkttyp, och generera rapporter som gör deklarationen mycket snabbare.

När kan du få återbetalning av moms som ZZP:are?

Du får en momsåterbetalning när den moms du har betalat på företagsutgifter är högre än den moms du har tagit betalt av klienter under en deklarationsperiod. Detta är vanligt när du är nystartad, investerar i utrustning eller utför en hel del nollskattat eller internationellt arbete.

Följande är situationer när återbetalningar i allmänhet sker.

Du spenderade mer än du tjänade

Frilansare i ett tidigt skede drar ofta på sig kostnader innan intäkterna ökar. Du kanske köpte en bärbar dator, programvara eller kontorsinredning, men dina inkomster från kunder var små det kvartalet. Om din ingående moms är högre än din utgående moms får du återbetalning.

Du arbetar mestadels med kunder utanför EU

Försäljning till utanför EU beskattas ofta med 0 %. Det innebär att du inte tar betalt moms, men du kan fortfarande återfå moms på dina nederländska företagskostnader. Om hela kvartalet är fullt av nolltaxerad export men du har betalat moms på olika företagskostnader kommer du sannolikt att få en återbetalning.

Du utfärdar en kreditfaktura

Om du har återbetalat en klient och redan betalat in moms på den försäljningen kan du justera för det i nästa deklaration. Det är inte alltid du får en återbetalning, men det sänker din skuld och ibland blir saldot negativt.

Du säljer till reducerat pris men köper till standardpris

Om du tillhandahåller tjänster med en reducerad skattesats på 9 % (t.ex. vissa kreativa tjänster eller reparationer) men de flesta av dina inköp till företaget beskattas med 21 %, är det möjligt att din ingående moms kommer att överstiga din utgående moms.

Om ditt momssaldo blir negativt aktiveras processen för återbetalning automatiskt. Se till att skattekontoret har rätt bankuppgifter. Återbetalningen sätts sedan in, vanligtvis inom några veckor efter sista inlämningsdag. Om du är skyldig att betala kvarskatt eller straffavgifter drar skattemyndigheten vanligtvis av dessa först. Annars får du hela beloppet.

Om du konsekvent deklarerar för återbetalning kan skattekontoret undersöka det. Se till att din bokföring är noggrann, särskilt för nolltaxerade internationella arbeten eller stora förhandsinvesteringar. Om skattemyndigheten ber om bevis måste du styrka siffrorna med fakturor och kvitton.

Hur Stripe kan hjälpa till med skatter

Stripe Tax kan förenkla efterlevnaden av skatteregler så att du kan fokusera på att utveckla ditt företag. Det hjälper dig att övervaka dina skyldigheter och varnar dig när du överskrider en tröskel för skatteregistrering baserat på dina Stripe-transaktioner. Det beräknar och tar ut moms automatiskt på både fysiska och digitala varor och tjänster. Du kan integrera Stripe Tax med en enda kodrad, via Stripe Dashboard eller med hjälp av API (Application Programming Interface).

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe transaktioner. När du har registrerat dig tar det bara några sekunder att aktivera debitering av skatt i ett nytt land.
  
• Registrera dig för att betala skatt: Låt Stripe hantera dina globala skatteregistreringar och du kan dra nytta av en förenklad process som förhandsifyller ansökningsuppgifter – vilket sparar tid och förenklar efterlevnaden av lokala bestämmelser.
  
• Samla in skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt mängd skatt, oavsett vad eller var du säljer. Det stöder hundratals produkter och tjänster och håller sig uppdaterat om skatteregler och ändringar av skattesatser.
  
• Enklare deklaration: Stripe Tax integreras enkelt med deklarationspartner så att dina globala deklarationer är korrekta och aktuella. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att utveckla ditt företag.
  

Läs mer om Stripe Tax, eller börja idag.