Eine selbständige Erwerbstätigkeit in den Niederlanden bietet mehr Freiheit als eine reguläre Beschäftigung, bringt aber auch mehr Verantwortung mit sich. Sie müssen Belege aufbewahren und die Fristen für die Einreichung einhalten. Und Sie müssen verstehen, was Sie abbuchen, was Sie nachverfolgen und was das Finanzamt von Ihnen will. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zur Einreichung einer Umsatzsteuererklärung bei einer Selbstständigkeit in den Niederlanden – von der Ermittlung des geschuldeten Betrags bis hin zur Einhaltung der Vorschriften.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Zahlen ZZP-Selbständige USt. in den Niederlanden?
  
• Welche USt.-Sätze gelten für selbstständig erbrachte Dienstleistungen?
  
• Wie funktioniert die Rechnungsstellung mit USt. für ZZP-Selbständige?
  
• Wie reicht man als Selbstständige/r eine USt.-Erklärung ein?
  
• Wann kann man einen USt. zurückerstatten als ZZP-Selbständige/r bekommen?
  
• Wie Stripe bei Steuern helfen kann
  

Zahlen ZZP-Selbständige USt. in den Niederlanden?

Solo-Selbstständige in den Niederlanden, die sogenannten ZZP-Selbständigen, zahlen Umsatzsteuer (USt.). Im Gegensatz zur Sales Tax ist die USt. eine indirekte Steuer, die auf Käufe entlang der gesamten Lieferkette erhoben wird – nicht nur beim Verkauf an Endkundinnen/-kunden. Wenn Sie ZZP-Selbständige/r sind, wird von Ihnen in der Regel erwartet, dass Sie ab Tag 1 Ihrer Unternehmenstätigkeit USt. auf Ihren Rechnungen ausweisen. Die USt., die Sie auf Verkäufe erheben, ziehen Sie für den Staat ein. Sie schlagen diese auf Ihre Rechnungen auf, halten die Beträge nach und führen sie über Ihre USt.-Erklärung ab. Hiervon können Sie allerdings diejenige USt. abziehen, die Sie selbst auf Ihre Unternehmensausgaben gezahlt haben.

Sie müssen sich um die USt. kümmern, es sei denn, eine von zwei Ausnahmen trifft auf Ihr Unternehmen zu:

• Kleinunternehmerregelung (kleineondernemersregeling oder KOR): Wenn Ihr Jahresumsatz 20.000 € nicht überschreitet, können Sie sich für die KOR anmelden, die Sie von der Erhebung der USt. und der Einreichung von Steuererklärungen befreit. Dafür können Sie allerdings die USt. auf Ihre Unternehmensausgaben nicht zurückfordern. Das ist einfacher, lohnt sich aber nur, wenn Ihre Kosten niedrig sind.
  
• USt.-befreite Dienstleistungen: Bestimmte Dienstleistungen, z. B. in den Bereichen Gesundheitsversorgung, Bildung und teilweise Finanzen, sind von der USt. befreit.
  

Welche USt.-Sätze gelten für selbstständige Dienstleistungen?

Es gibt keinen speziellen USt.-Tarif für Freiberufler/innen oder Einzelunternehmer/innen. Sie berechnen einfach den Tarif, der für das gilt, was Sie verkaufen. In den Niederlanden gibt es drei USt.-Tarife und welche Sie verwenden, hängt von der Art Ihrer Dienstleistung oder Ihres Produkts ab:

• Standardtarif (21 %): Wenn Sie freiberuflich als Designer/in, Entwickler/in, Berater/in, Coach/in oder Kreative/r tätig sind und Dienstleistungen an niederländische Kundinnen/Kunden verkaufen, ist dies wahrscheinlich Ihr USt.-Tarif. Der Tarif unterscheidet sich nur dann, wenn Ihr Unternehmen ausdrücklich in eine der reduzierten Kategorien oder Ausnahmen fällt.
  
• Reduzierter Satz (9 %): Dieser Satz gilt für Dienstleistungen wie Friseurarbeiten, bestimmte Reparaturarbeiten (z. B. Reparatur von Fahrrädern oder Schuhen) sowie Maler- und Putzarbeiten an Häusern. Sie gilt auch für Waren wie Bücher, Lebensmittel oder Medikamente. Prüfen Sie die von der niederländischen Steuerbehörde zur Verfügung gestellten Listen, wenn Sie denken, dass Ihre Arbeit in diese Kategorie fallen könnte.
  
• Nullsatz (0 %): Wenn Sie Kundinnen/Kunden außerhalb der EU Dienstleistungen oder Waren in Rechnung stellen, wenden Sie in der Regel den Nullsatz an. Sie benötigen dafür einen Nachweis über den Standort der Kundin/des Kunden und die Art der Dienstleistung, falls Sie dazu aufgefordert werden. Sie können die USt. auf Ihre damit verbundenen Ausgaben weiterhin zurückfordern, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen zum Nullsatz verkaufen.
  
• USt.-Befreiungen: Zu den USt.-befreiten Dienstleistungen gehören Dienstleistungen in den Bereichen Gesundheitswesen, Bildung, Finanzen und Versicherungen. Wenn eine dieser rechtlichen Ausnahmen auf Ihr Unternehmen zutrifft, berechnen Sie keine USt. und fordern sie auch nicht für Ihre Ausgaben zurück.
  

Wenden Sie sich im Zweifelsfall an das Finanzamt oder einen Berater vor Ort.

Wie funktioniert die Rechnungsstellung mit USt. für ZZP-Selbständige?

Sobald Sie in den Niederlanden umsatzsteuerlich registriert sind, müssen Ihre Rechnungen bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen. Folgende Elemente muss jede USt.-konforme Rechnung enthalten:

• Ihren vollständigen Namen oder Unternehmensnamen, Ihre Adresse, Ihre USt.-Identifikationsnummer und Ihre Unternehmensregisternummer
  
• den vollständigen Namen und die Adresse Ihrer Kundin/Ihres Kunden
  
• eine fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• das Datum, an dem die Rechnung verschickt wurde
  
• eine Beschreibung der Leistung und die geleisteten Stunden oder Einheiten
  
• das Datum, an dem die Waren bzw. Dienstleistungen bereitgestellt bzw. erbracht wurden
  
• der USt.-Satz, -Betrag sowie der Gesamtbetrag inklusive USt.
  

Wenn auf Ihrer Rechnung eine dieser Informationen fehlt, riskieren Sie einen Verstoß gegen die Vorschriften. Außerdem könnten Kundinnen/Kunden um eine korrigierte Version bitten, um ihre ausgegebene USt. (auch Vorsteuer genannt) geltend machen zu können.

Wenn Ihre Waren oder Dienstleistungen von der USt. befreit sind, halten Sie diese Ausnahme unter Angabe eines Grunds auf der Rechnung fest (z. B. „Gemäß KOR wird keine USt. erhoben“).

Hier sind einige weitere Regeln, die Sie sich merken sollten:

• Ihre Rechnungen verschicken müssen Sie spätestens zum 15. des Folgemonats nach Erbringung der Dienstleistung. Zum Beispiel müssen Gewerke, die im April abgeschlossen wurden, bis zum 15. Mai in Rechnung gestellt werden. Viele Freiberufler/innen stellen ihre Rechnungen sofort oder am Ende des Monats.
  
• Nach niederländischem Recht müssen Sie Ihre Rechnungen – wie alle Unternehmensunterlagen – für mindestens sieben Jahre aufbewahren. Die Papierform ist nicht zwingend (digital ist in Ordnung), aber die Unterlagen müssen im Falle einer Steuerprüfung zugänglich und gut organisiert sein.
  

Mit einer Rechnungssoftware können Sie viel vereinfachen. Die Software kann automatisch fortlaufende Rechnungsnummern generieren, die USt. berechnen und alle erforderlichen Angaben einfügen.Stripe Invoicing kann zum Beispiel Ihre USt.-Sätze und USt.-ID einfügen und Dienstleistungen nach Posten auflisten.

Wie melden Sie als Selbstständige*r USt. an?

Mit Ihrer USt.-Einreichung geben Sie gegenüber dem niederländischen Finanzamt an, wie viel USt. Sie berechnet und wie viel Sie gezahlt haben. ZZP-Selbständige melden Ihre USt. in der Regel vierteljährlich an, obwohl einigen je nach Umsatz oder Rückerstattungshistorie monatliche oder jährliche Einreichungsfristen zugewiesen werden. Den Rhythmus legt das Finanzamt erstmalig bei der Registrierung Ihres Unternehmens fest.

So funktioniert der Prozess:

Ihre Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand

Folgende Zahlen müssen Sie kennen:

• Summe der USt., die Sie Kundinnen/Kunden in Rechnung gestellt haben (d. h. Ihre eingenommene USt.)
  
• Summe der USt., die Sie auf Unternehmensausgaben gezahlt haben (d. h. ausgegebene USt. bzw. Vorsteuer)
  

Halten Sie diese Zahlen entweder in einer Tabelle oder mittels Buchhaltungssoftware nach. Viele Freiberufler/innen überweisen die USt., die sie einziehen, sofort auf ein separates Konto. So vermeiden sie, dass sie Geld ausgeben, das sie dem Staat irgendwann zurückzahlen müssen.

Anmeldung im Steuerportal

Sie können Ihre Steuern online über das Portal Mijn Belastingdienst Zakelijk erklären. Einzelunternehmer können sich mit DigiD anmelden. BVs – in etwa vergleichbar mit deutschen GmbHs – benötigen eine andere elektronische Kennung, die als „eHerkenning“ bekannt ist. Melden Sie Ihre USt. vierteljährlich an, ist die Anmeldung am letzten Tag des ersten Monats nach Quartalsende fällig (z. B. für das 1. Quartal am 30. April).

Ausfüllen der USt.-Anmeldung

Folgendes müssen Sie angeben:

• Gesamtumsatz und erhobene USt. (aufgeteilt nach Sätzen)
  
• Gesamtbetrag der USt., die Sie auf Ausgaben gezahlt haben und zurückfordern
  

Danach berechnen Sie die Differenz. Wenn Sie 1.050 € USt. eingezogen und 210 € USt. für Unternehmenskosten gezahlt haben, schulden Sie 840 €. Wenn Sie mehr USt. bezahlt als in Rechnung gestellt haben, erhalten Sie eine Rückerstattung. Sofern für Sie relevant, rechnen Sie auch steuerfreie und EU-weite Verkäufe mit ein und erklären Sie USt. nach dem Reverse-Charge-Verfahren.

Wenn Sie nichts verkauft und nichts ausgegeben haben, müssen Sie eine Nullerklärung einreichen. Reichen Sie diese nicht ein, kann das zu einer Schätzung Ihrer USt.-Schuld und möglichen Bußgeldern führen.

Steuerschuld bezahlen

Sobald Sie die Anmeldung eingereicht haben, müssen Sie das Geld mit der richtigen Zahlungsreferenz an die niederländische Steuerbehörde (den „Belastingdienst“) überweisen. Die Zahlung ist am selben Tag fällig, an dem die Einreichungsfrist abgelaufen ist. Zahlen Sie zu spät, müssen Sie mit einem Bußgeld und/oder Zinsen rechnen.

Aufbewahrung Ihrer Sicherungskopien

Sie laden keine Belege hoch, müssen sie aber mindestens 7 Jahre lang aufbewahren (10 Jahre bei Immobilien). Bewahren Sie Kopien Ihrer Steuererklärung und der relevanten Rechnungen für eine eventuelle Prüfung auf.

USt.-Anmeldung für Verkäufe in EU-Länder

Wenn Sie in mehrere EU-Länder verkaufen, müssen Sie die USt. deklarieren, die Sie in jedem einzelnen Land einziehen. Sie können dies zentral über den One Stop Shop (OSS) erledigen.

Stripe Tax kann die Einreichung für Sie vereinfachen. Das Tool berechnet automatisch die USt., die Sie je nach Standort und Produktart einziehen müssen. Außerdem erstellt es Berichte, die die Einreichung deutlich beschleunigen.

Wann können Sie als ZZP-Selbständige/r eine USt.-Rückerstattung bekommen?

Sie erhalten eine USt.-Rückerstattung, wenn die USt., die Sie für geschäftliche Ausgaben gezahlt haben, in einem Einreichungszeitraum höher war als die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer, die Sie Ihren Kundinnen und Kunden in Rechnung gestellt haben. Dies ist häufig der Fall, wenn Sie gerade erst gegründet haben, in Ausstattung investieren oder viele umsatzsteuerfreie oder internationale Geschäfte abschließen.

Wir erklären, wann Rückerstattungen meistens stattfinden.

Sie haben mehr ausgegeben, als Sie verdient haben

Neue Freiberufler haben am Anfang oft zunächst recht hohe Kosten, bevor der Umsatz zu steigen beginnt. Vielleicht haben Sie einen Laptop, Software oder Büroeinrichtung gekauft, aber Ihr Einkommen durch Kundinnen und Kunden war in diesem Quartal noch recht gering. Wenn Ihre ausgegebene USt. Ihre eingenommene USt. übersteigt, erhalten Sie eine Rückerstattung.

Sie arbeiten hauptsächlich für Nicht-EU-Kundinnen und Kunden

Verkäufe an Nicht-EU-Kundinnen/Kunden werden oft mit 0 % besteuert. Das bedeutet, dass Sie keine USt. zahlen, aber trotzdem USt. auf Ihre niederländischen Unternehmensausgaben zurückfordern können. Wenn ein Quartal für Sie also hauptsächlich aus steuerfreien Exporten bestanden hat, Sie aber auf verschiedene Unternehmensausgaben USt. gezahlt haben, erhalten Sie wahrscheinlich eine Rückerstattung.

Sie erstatten Rechnungen

Wenn Sie einer Kundin/einem Kunden eine Rechnung erstattet und bereits USt. für diesen Verkauf abgeführt haben, können Sie diese in der nächsten Steuererklärung zurückfordern. Nicht immer erhalten Sie auch eine tatsächliche Rückerstattung, aber zumindest senkt das Ihr Steuerschuld.

Sie verkaufen zum ermäßigten Steuersatz, kaufen aber zum Regelsatz

Wenn Sie Dienstleistungen zum ermäßigten USt.-Satz von 9 % erbringen (z. B. bestimmte Kreativ- oder Reparaturarbeiten), die meisten Ihrer geschäftlichen Käufe jedoch mit 21 % besteuert werden, kann es passieren, dass Ihre ausgegebene USt. Ihre eingenommene USt. übersteigt.

Wenn Ihr USt.-Saldo negativ ist, wird der Rückerstattungsprozess automatisch eingeleitet. Stellen Sie dafür sicher, dass dem Finanzamt Ihre korrekten Bankdaten vorliegen. Die Rückerstattung erfolgt in der Regel binnen weniger Wochen nach Ablauf der Abgabefrist. Sollten Sie noch Steuern oder Bußgelder nachzahlen müssen, werden diese in der Regel vom Rückerstattungsbetrag abgezogen. Falls nicht, erhalten Sie den vollen Betrag zurück.

Wenn Sie regelmäßig Steuerrückzahlungen einfordern, kann es sein, dass das Finanzamt anfängt, Ihren Fall genauer zu untersuchen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Unterlagen vollständig sind, insbesondere bei steuerfreien internationalen Aufträgen oder hohen Vorabinvestitionen. Wenn das Finanzamt Nachweise verlangt, müssen Sie Ihre Zahlen mit Rechnungen und Belegen belegen.

Wie Stripe bei Steuern helfen kann

Stripe Tax kann die Steuerkonformität vereinfachen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Das Tool hilft Ihnen, Ihre Pflichten im Blick zu behalten, und warnt Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wenn Sie eine Steuerregistrierungsschwelle überschreiten. Außerdem berechnet und erhebt es automatisch die USt. für physische als auch digitale Waren und Dienstleistungen. Mit einer einzigen Codezeile können Sie Stripe Tax über das Stripe Dashboard oder die Programmierschnittstelle (API) integrieren.

Stripe Tax bietet bei folgenden Vorgängen Unterstützung:

• Herausfinden, wo Sie sich registrieren und Steuern einziehen können: Prüfen, wo Sie wegen Ihrer Stripe-Transaktionen Steuern einziehen müssen. Nachdem Sie sich registriert haben, dauert es nur wenige Sekunden, um den Mehrwertsteuereinzug in einem neuen Land zu aktivieren.
  
• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem das Anmeldeformular vorab ausgefüllt wird – so sparen Sie Zeit und vereinfachen die Compliance mit lokalen Vorschriften.
  
• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet den korrekten Betrag an geschuldeten Steuern und zieht ihn ein, unabhängig davon, was Sie wo verkaufen. Es unterstützt Hunderte von Produkten und Dienstleistungen und hält sich über Steuerregeln und Tarifänderungen auf dem Laufenden.
  
• Steuererklärung vereinfachen: Stripe Tax kann mit Einreichungspartnern verbunden werden, sodass Ihre internationalen Steuererklärungen stets korrekt und fristgerecht eingereicht werden. Überlassen Sie die Einreichungen unseren Partnern, damit Sie sich ganz auf Ihr Unternehmen konzentrieren können.
  

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.