Als je als zelfstandige werkt in Nederland, heb je meer vrijheid dan in een vaste baan, maar ook meer verantwoordelijkheden. Je moet bonnen bewaren en deadlines halen. En je moet weten wat je in rekening moet brengen, wat je moet bijhouden en wat het belastingkantoor van je verwacht. Hieronder vind je een handleiding voor het indienen van een btw-aangifte als zelfstandige in Nederland, van het berekenen van wat je moet betalen tot het voldoen aan alle regels.

Wat staat er in dit artikel?

• Moeten ZZP'ers in Nederland btw betalen?
  
• Welke btw-tarieven gelden voor diensten van zelfstandigen?
  
• Hoe werkt btw-facturatie voor zzp'ers?
  
• Hoe doe je als zelfstandige een btw-aangifte?
  
• Wanneer kun je als ZZP'er btw terugkrijgen?
  
• Hoe Stripe je kan helpen met belastingen
  

Moeten ZZP'ers in Nederland btw betalen?

Zelfstandigen in Nederland, ook wel ZZP'ers genoemd, betalen btw. In tegenstelling tot inkomstenbelasting is btw een indirecte belasting die wordt geheven op aankopen in elke fase van de toeleveringsketen, niet alleen bij de uiteindelijke verkoop aan de klant. Als je een ZZP'er bent, wordt van je verwacht dat je btw in rekening brengt op je facturen vanaf het moment dat je begint met je activiteiten. De btw die je in rekening brengt op verkopen, is geld dat je namens de overheid int. Je voegt deze toe aan je facturen, houdt deze bij en draagt deze af via je btw-aangifte. Maar de btw die je over je zakelijke uitgaven hebt betaald, mag je aftrekken.

Je moet btw afhandelen, tenzij een van de twee uitzonderingen op jouw onderneming van toepassing is:

• _Kleine ondernemersregeling (KOR): _ Als je jaarlijkse inkomsten niet meer zijn dan € 20.000, kun je kiezen voor de KOR, waardoor je geen btw hoeft te rekenen of aangifte hoeft te doen. In ruil daarvoor kun je geen btw terugvragen op je zakelijke uitgaven. Het is makkelijker, maar alleen de moeite waard als je kosten laag zijn.
  
• Btw-vrijgestelde diensten: bepaalde diensten, zoals gezondheidszorg, onderwijs en sommige financiële diensten, zijn vrijgesteld van btw.
  

Welke btw-tarieven gelden voor diensten van zelfstandigen?

Er is geen speciaal btw-tarief voor freelancers of eenmanszaken. Je rekent gewoon het tarief dat geldt voor wat je verkoopt. In Nederland zijn er drie btw-tarieven, en welk tarief je gebruikt, hangt af van het soort dienst of product dat je levert:

• Normaal tarief (21%): als je een freelance ontwerper, ontwikkelaar, consultant, coach of creatief bent die diensten verkoopt aan Nederlandse klanten, is dit waarschijnlijk jouw btw-tarief. Het tarief is alleen anders als je onderneming expliciet onder een van de verlaagde categorieën of vrijstellingen valt.
  
• Verlaagd tarief (9%): dit tarief geldt voor diensten zoals kappers, bepaalde reparatiewerkzaamheden (bijvoorbeeld fietsen of schoenen repareren) en schilder- en stukadoorswerkzaamheden aan woningen. Het geldt ook voor goederen zoals boeken, voedsel en medicijnen. Check nog even de lijsten van de Nederlandse belastingdienst als je denkt dat jouw werk hiervoor in aanmerking komt.
  
• _Nultarief (0%): _ als je diensten of goederen factureert aan klanten buiten de EU, gebruik je meestal het nultarief. Je moet dan wel kunnen aantonen waar de klant zich bevindt en wat de aard van de dienst is, als daar om gevraagd wordt. Je kunt de btw op je gerelateerde uitgaven nog steeds terugvragen als je goederen of diensten met een nultarief verkoopt.
  
• btw-vrijstellingen: btw-vrijgestelde diensten zijn onder andere gezondheidszorg, onderwijs, financiën en verzekeringen. Als een van deze wettelijke vrijstellingen op je onderneming van toepassing is, hoef je geen btw in rekening te brengen en kun je de btw op je uitgaven niet terugvragen.
  

Als je twijfelt, neem dan contact op met het belastingkantoor of een lokale adviseur.

Hoe werkt btw-facturatie voor zzp'ers?

Zodra je in Nederland btw-plichtig bent, moeten je facturen aan bepaalde wettelijke eisen voldoen. Dit moet op elke btw-conforme factuur staan:

• Je volledige naam of bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en je ondernemingsnummer
  
• De volledige naam en het adres van je klant
  
• een uniek, opeenvolgend factuurnummer
  
• De datum waarop de factuur is verstuurd
  
• Wat er precies is gedaan en hoeveel uur of eenheden dat waren
  
• De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd
  
• Het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw
  

Als je factuur een van deze gegevens mist, loop je het risico dat je niet aan de regels voldoet. Je klant kan ook terugkomen met het verzoek om een gecorrigeerde versie, zodat hij zijn btw-aftrek kan claimen.

Als je goederen of diensten vrijgesteld zijn van btw, vermeld dat dan en geef de reden voor de vrijstelling aan (bijvoorbeeld 'btw-vrijgesteld op grond van KOR').

Hier zijn nog een paar andere regels om te onthouden:

• Je moet facturen versturen voor de 15e van de maand nadat je de dienst hebt geleverd. Werk dat bijvoorbeeld in april is afgerond, moet uiterlijk op 15 mei worden gefactureerd. Veel freelancers factureren meteen of aan het einde van de maand.
  
• Volgens de Nederlandse wet moet je je facturen en alle zakelijke documenten minstens zeven jaar bewaren. Dat hoeft niet op papier (digitaal is prima), maar ze moeten wel toegankelijk en goed georganiseerd zijn voor het geval er een controle komt.
  

Je kunt facturatiesoftware gebruiken om dit allemaal makkelijker te maken. Deze software kan automatisch opeenvolgende factuurnummers genereren, btw berekenen en alle vereiste velden invullen. Stripe Invoicing kan bijvoorbeeld btw-tarieven toevoegen, je btw-nummer vermelden en je diensten specificeren.

Hoe doe je als zelfstandige een btw-aangifte?

Met je btw-aangifte laat je het belastingkantoor zien hoeveel btw je hebt berekend en hoeveel je hebt betaald. ZZP'ers doen dit meestal elk kwartaal, maar sommigen moeten elke maand of elk jaar aangifte doen, afhankelijk van hun inkomsten of terugbetaalgeschiedenis. Het belastingkantoor bepaalt dit als je je registreert.

Het proces werkt als volgt.

Houd je gegevens up-to-date

Je hebt totalen nodig voor:

• btw die je aan klanten hebt berekend (d.w.z. af te dragen btw)
  
• btw die je hebt betaald over zakelijke uitgaven (d.w.z. voorbelasting)
  

Houd deze bij in een spreadsheet of met boekhoudsoftware. Veel freelancers zetten de btw die ze innen meteen op een aparte rekening om te voorkomen dat ze geld uitgeven dat ze uiteindelijk moeten betalen.

Log in op het belastingportaal

Je kunt online aangifte doen via het Mijn Belastingdienst Zakelijk portaal. Eenmanszaken kunnen inloggen met DigiD. BV's—het Nederlandse equivalent van besloten vennootschappen—hebben een andere elektronische identificatie nodig, namelijk eHerkenning. Voor driemaandelijkse aangiften moet de aangifte worden ingediend op de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal (bijvoorbeeld: een aangifte voor het eerste kwartaal moet uiterlijk op 30 april worden ingediend).

Vul de aangifte in

Je vult het volgende in:

• Totale inkomsten en geïnde btw (opgesplitst per tarief)
  
• Totale btw op uitgaven die je terugvraagt
  

Reken daarna het verschil uit. Als je € 1.050 aan btw hebt aangerekend en € 210 aan zakelijke kosten hebt betaald, ben je € 840 verschuldigd. Als je meer voorbelasting hebt betaald dan je aan btw hebt aangerekend, krijg je een teruggave. Vermeld ook de nultarief- of grensoverschrijdende verkopen binnen de EU, indien van toepassing, en geef verleggingsregeling aan wanneer dat relevant is.

Zelfs als je geen omzet en geen kosten hebt gehad, moet je nog steeds een nul aangifte doen. Als je dit niet doet, krijg je een geschatte belastingaanslag en mogelijk boetes.

Betaal wat je verschuldigd bent

Zodra je de aangifte hebt ingediend, moet je het geld met de juiste betalingskenmerk overmaken naar de Belastingdienst. De betaling moet op dezelfde dag gebeuren als de uiterste inleverdatum. Als je dit vergeet, kun je een boete of rente moeten betalen.

Bewaar je bewijsstukken

Je hoeft geen bonnetjes te uploaden, maar je moet ze wel minstens 7 jaar bewaren (10 jaar voor onroerend goed). Bewaar kopieën van je aangifte en de bijbehorende facturen voor het geval er een controle komt.

btw aangeven over verkopen aan EU-landen

Als je in meerdere EU-landen verkoopt, moet je de btw die je in elk van die landen hebt geïnd, aangeven. Dat kan allemaal op één plek via de One Stop Shop (OSS).

Stripe Tax kan je helpen om het aangifteproces te vereenvoudigen. Het berekent automatisch de btw die je moet innen op basis van de locatie en het type product, en genereert rapporten waarmee je veel sneller aangifte kunt doen.

Wanneer kun je als ZZP'er btw terugkrijgen?

Je krijgt btw terug als de btw die je over zakelijke uitgaven hebt betaald hoger is dan de btw die je aan klanten in rekening hebt gebracht tijdens een aangifteperiode. Dit komt vaak voor als je net begint, investeert in apparatuur of veel nul- of internationaal werk doet.

Hieronder vind je wanneer teruggaven meestal plaatsvinden.

Je hebt meer uitgegeven dan je hebt verdiend

Freelancers die net beginnen, maken vaak eerst veel kosten voordat ze meer geld verdienen. Misschien heb je een laptop, software of kantoorbenodigdheden gekocht, maar was je inkomen van klanten dat kwartaal laag. Als je btw-aftrek hoger is dan je btw-afdracht, krijg je geld terug.

Je werkt vooral met klanten buiten de EU

Verkoop aan klanten buiten de EU wordt vaak belast tegen 0%. Dat betekent dat je geen btw in rekening brengt, maar wel btw kunt terugvragen over je Nederlandse zakelijke uitgaven. Als je hele kwartaal bestaat uit export met nultarief, maar je wel btw hebt betaald over verschillende zakelijke uitgaven, krijg je waarschijnlijk een terugbetaling.

Je stuurt een creditfactuur

Als je een klant geld hebt terugbetaald en al btw over die verkoop hebt aangegeven, kun je dit in de volgende aangifte aanpassen. Je krijgt niet altijd een terugbetaling, maar dit verlaagt wel het bedrag dat je verschuldigd bent en maakt het saldo soms negatief.

Je verkoopt tegen het verlaagde tarief, maar koopt tegen het normale tarief

Als je diensten levert tegen het verlaagde btw-tarief van 9% (bijvoorbeeld bepaalde creatieve of reparatiewerkzaamheden), maar het grootste deel van je zakelijke aankopen wordt belast tegen 21%, is het mogelijk dat je voorbelasting hoger is dan je aftrekbare btw.

Als je btw-saldo negatief is, wordt de terugbetalingprocedure automatisch gestart. Zorg ervoor dat het belastingkantoor je juiste bankgegevens heeft. De terugbetaling wordt meestal binnen een paar weken na de aangiftetermijn overgemaakt. Als je nog belasting of boetes moet betalen, worden die meestal eerst verrekend. Anders krijg je het volledige bedrag terug.

Als je regelmatig teruggaven aanvraagt, kan het belastingkantoor een onderzoek instellen. Zorg ervoor dat je administratie volledig is, vooral voor internationaal werk met een nultarief of grote vooruitbetalingen. Als het belastingkantoor om bewijs vraagt, moet je de bedragen kunnen staven met facturen en ontvangstbewijzen.

Hoe Stripe kan helpen met belastingen

Stripe Tax maakt fiscale compliance makkelijker, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je onderneming. Het helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en geeft een seintje als je op basis van je Stripe-transacties een belastingregistratiedrempel overschrijdt. Het berekent en int ook automatisch btw op zowel fysieke als digitale goederen en diensten. Je kunt Stripe Tax met één regel code integreren via het Stripe-dashboard of met behulp van de applicatieprogrammeerinterface (API).

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belasting moet innen: bekijk waar je belasting moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, duurt het slechts enkele seconden om belastinginning in een nieuw land in te schakelen.
  
• _Registreren om belasting te betalen: _ laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties regelen en profiteer van een simpel proces waarbij de aanvraaggegevens al zijn ingevuld, waardoor je tijd bespaart en makkelijker aan de lokale regels voldoet.
  
• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat je verkoopt of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en blijft op de hoogte van belastingregels en tariefwijzigingen.
  
• Je aangifte te vereenvoudigen: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften accuraat en op tijd zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.
  

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.