En una encuesta de 2024, el 50 % de los operadores de restaurantes declararon que planeaban implementar un software de punto de venta (POS) para usarlo en un dispositivo móvil. Sin embargo, para mantenerse al día con las últimas tendencias, las empresas de los Países Bajos primero necesitan tener conocimientos prácticos sobre los sistemas POS en general. Un sistema POS para hostelería («horeca kassasysteem», en neerlandés) puede coordinar todo el ritmo de un servicio: los pedidos se dirigen a la estación correcta, las mesas permanecen abiertas durante varias rondas, las facturas se dividen de manera impecable y la cocina recibe los tickets en tiempo real. La diferencia entre un sistema diseñado para hostelería y uno adaptado del comercio minorista puede hacerse evidente de forma rápida durante un viernes por la noche con mucho trabajo.

A continuación, explicaremos cómo funcionan los sistemas POS para hostelería, en qué se diferencian de los de comercio minorista y qué se debe tener en cuenta a la hora de elegir uno.

Destacados

• Un sistema POS para hostelería puede gestionar todo el flujo de trabajo del servicio, desde dirigir el pedido hasta dividir la cuenta, mejor que un sistema POS de comercio minorista.

• Los sistemas basados en la nube ofrecen acceso a los datos en tiempo real y resiliencia sin conexión, pero las funciones sin conexión varían según el proveedor.

• Cada sistema tiene sus limitaciones. Conocer cuáles son antes de comprometerse puede protegerte de un fallo en medio del servicio.

¿Qué es un sistema POS para hostelería?

Un sistema POS para hostelería es la combinación de software y hardware que utilizan los restaurantes, cafeterías, bares y hoteles para tomar pedidos, procesar pagos y coordinar todo lo que hay entre medias. Es el centro de control del establecimiento: convierte el pedido de un camarero en una mesa en un ticket para la cocina, calcula las facturas divididas y concilia los ingresos al final del día.

¿Cómo funciona un sistema POS para hostelería?

Cuando un camarero toma un pedido en una tableta o un terminal de mano, el POS suele dirigirlo de inmediato a la salida correcta. La mesa permanece abierta en el sistema hasta que se paga la cuenta, por lo que el personal puede añadir artículos en varias rondas sin tener que iniciar una nueva transacción cada vez.

En segundo plano, el sistema hace un seguimiento de varias cosas a la vez:

• Estatus de las mesas: los miembros del personal pueden ver qué mesas están ocupadas, cuánto tiempo llevan abiertas y cuántos comensales hay.

• Modificaciones de los pedidos: a la cocina llegan sustituciones, indicadores de alérgenos, tiempos de los platos y peticiones de anulación.

• Subtotales: cualquier miembro del personal puede acceder a la cuenta actual de una mesa sin tener que buscar al camarero original.

• Carga de trabajo en la cocina: algunos sistemas permiten a los encargados ver los tiempos de los tickets e indicar los retrasos antes de que se conviertan en un problema para el servicio.

Muchos sistemas modernos están basados en la nube. Los datos se alojan en servidores remotos en lugar de en una máquina local. Si un terminal se bloquea a mitad del servicio, los pedidos abiertos no desaparecen con él. Además, significa que puedes consultar los ingresos de anoche desde tu teléfono.

¿Qué funciones debe tener un sistema POS para hostelería?

Una empresa del sector de la hostelería necesita un sistema POS que pueda gestionar flujos de trabajo que no tienen un equivalente en el comercio minorista. Estas son las funciones que distinguen un sistema diseñado para restaurantes de uno que se ha adaptado a este:

• Gestión de mesas y de sala: un plano de sala visual, donde el personal puede abrir mesas, mover invitados, agrupar cubiertos y ver el estatus de un vistazo, significa que no tienes que gestionar el salón mentalmente.

• Ruta de los platos y las partidas: el sistema debe entender que los entrantes van a la cocina ahora, los platos principales van después y las bebidas van al bar, independientemente del lugar que ocupe el pedido de comida en la secuencia.

• Facturación dividida: los clientes dividen las facturas por asiento, por partida o en partes iguales. El sistema POS se encarga de ello sin necesidad de que el camarero vuelva a calcular nada de forma manual.

• Integración con pantallas de cocina (KDS): una KDS sustituye los tickets impresos por una pantalla en vivo que muestra el estatus de los pedidos, permite a los chefs marcar las partidas como preparadas y hace un seguimiento de los tiempos de los tickets. Reduce los errores y proporciona a la cocina visibilidad en tiempo real de lo que está por venir.

• Gestión del inventario y del menú: el sistema debe gestionar el inventario y hacer un seguimiento del menú. Si te quedas sin lubina, esto debería reflejarse en el menú de forma automática.

• Informes: los ingresos por período, los cubiertos por sesión, el gasto medio por mesa, los artículos más vendidos y el rendimiento del personal son categorías valiosas. Cuanto más granulares sean estos datos, más útiles resultarán a la hora de tomar decisiones relativas al personal, a los precios y a los horarios.

¿Cómo procesa los pagos un sistema POS para hostelería?

El procesamiento de pagos en la hostelería tiene ciertas particularidades que no se dan en otros sectores. Los proveedores de pagos, como Stripe, pueden integrarse directamente en las plataformas de software de POS para hostelería para gestionar la capa de los pagos.

A continuación, se explica el funcionamiento de los elementos clave:

• Flujo de transacciones en tiempo real: cuando un camarero cierra una mesa, el terminal procesa el pago a través de la infraestructura del proveedor de pagos. Los datos de la transacción suelen volver al POS de forma inmediata, de modo que la mesa se marca como cerrada y se prepara para el siguiente comensal sin necesidad de ninguna conciliación manual.

• Hardware en la mesa: los lectores conectados a la red Wi-Fi pueden comunicarse con el POS a través de la red del local, lo que significa que un camarero puede llevar un lector portátil a la mesa en lugar de pedir a los clientes que se acerquen a un mostrador fijo. Es una diferencia importante en los restaurantes que ofrecen un servicio completo.

• Pagos divididos: el POS divide la cuenta de la mesa y cada parte se procesa como una transacción independiente. Si un cliente paga con tarjeta y otro en efectivo, el sistema debe ser capaz de procesar ambos métodos sin necesidad de emplear una solución alternativa.

¿Cómo se integra un sistema POS para hostelería con los sistemas de reservas y de entregas?

Un POS debería sincronizarse con elementos como tu sistema de reservas. Las integraciones que figuran a continuación son importantes para restaurantes, hoteles y otros establecimientos de hostelería:

• Plataformas de reservas: la sincronización directa permite que las reservas aparezcan en el plano de la sala de forma automática, con el recuento de cubiertos y cualquier nota adjunta del huésped.

• Agregadores de entregas: los pedidos de terceros se dirigen a la cocina sin necesidad de introducirlos manualmente.

• Software de contabilidad: los datos de ventas al final del día se transfieren directamente a tus libros contables sin pasos de exportación e importación.

• Herramientas de fidelidad y de gestión de las relaciones con los clientes (CRM): el historial de gastos, la frecuencia de las visitas y los datos sobre las preferencias de los clientes se adjuntan a los perfiles.

• Software de programación del personal: los datos de ventas influyen en las decisiones de programación, y algunos sistemas pueden ofrecer recomendaciones de turnos basadas en las previsiones de cubiertos.

El alcance de las integraciones disponibles varía mucho entre los diferentes sistemas POS. Antes de comprometerte con un sistema, haz una lista de todas las herramientas que utiliza tu establecimiento actualmente y confirma si cada una de ellas dispone de una integración directa.

¿Cuáles son las limitaciones de un sistema POS para hostelería?

Es poco probable que un sistema lo cubra todo a la perfección, pero conocer sus deficiencias antes de comprometerse te evitará descubrirlas en mitad de un servicio.

Estas son las limitaciones que conviene tener en cuenta:

• Fiabilidad sin conexión: los sistemas basados en la nube dependen de la conexión a Internet. La mayoría cuentan con un modo sin conexión que permite seguir recibiendo pedidos y procesando pagos si se cae la conexión y, a continuación, se sincroniza cuando se restablece. Pero el modo sin conexión suele tener limitaciones. Algunas funciones no marchan, y el proceso de sincronización puede causar confusión si el personal no sabe qué se ha guardado y qué no. Pregunta a los proveedores de forma específica qué funciones están disponibles sin conexión en lugar de asumir que «modo sin conexión» significa plena funcionalidad.

• Costes del hardware y limitaciones: algunos proveedores de POS requieren un hardware patentado que solo funciona con su software. Si cambias de proveedor, es posible que tengas que sustituir los terminales por completo. Otros funcionan con un hardware estándar, lo que te ofrece mayor flexibilidad. El coste del hardware por adelantado es un aspecto real a tener en cuenta, sobre todo en los locales que abren con márgenes ajustados.

• Formación del personal: un sistema con una sólida lógica de direccionamiento y gestión de mesas es más complejo de aprender que un simple terminal para comercio minorista. Con una alta rotación de personal, necesitas un POS que los nuevos empleados puedan aprender a utilizar rápidamente. Observa cómo está estructurada la interfaz y si el proveedor ofrece la documentación y el proceso de Onboarding adecuados.

• Complejidad de los menús: los establecimientos con menús extensos, artículos muy personalizables o platos especiales frecuentes necesitan un POS que gestione las actualizaciones sin resultar difícil de usar. En algunos sistemas, cambiar un menú requiere recurrir al soporte del proveedor o a una lenta interfaz de administración. Pon a prueba las capacidades antes de comprarlo.

• Profundidad de los informes: los informes de ingresos básicos se incluyen de forma predeterminada, pero las capacidades para elaborar informes detallados varían según el sistema. Si la toma de decisiones basada en datos es importante en tus operaciones, investiga las capacidades de elaboración de informes antes de nada.

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