In un sondaggio del 2024, il 50% dei gestori di ristoranti ha dichiarato di voler implementare software point-of-sale (POS) da utilizzare su un dispositivo mobile. Per tenere il passo con le ultime tendenze, tuttavia, le aziende olandesi devono prima acquisire una conoscenza pratica dei sistemi POS in generale. Un sistema POS (horeca kassasysteem in olandese) per il settore alberghiero è in grado di coordinare l'intero ritmo di un servizio: gli ordini vengono instradati alla postazione giusta, i tavoli rimangono aperti per più turni, il conto viene diviso senza problemi e la cucina visualizza i ticket in tempo reale. La differenza tra un sistema concepito per il settore alberghiero e uno adattato dal commercio al dettaglio può emergere rapidamente durante un servizio affollato del venerdì sera.

Di seguito illustriamo come funzionano i sistemi POS per il settore alberghiero, in cosa si differenziano da quelli per il commercio al dettaglio e cosa considerare quando se ne sceglie uno.

In evidenza

• Un sistema POS per il settore alberghiero può gestire l'intero flusso di lavoro del servizio, dall'instradamento degli ordini alla divisione del conto, meglio di un sistema POS per il commercio al dettaglio.

• I sistemi basati su cloud offrono accesso ai dati in tempo reale e resilienza offline, ma le funzionalità offline variano a seconda del fornitore.

• Ogni sistema ha delle limitazioni. Scoprire quali sono prima di impegnarsi può proteggerti da un guasto nel bel mezzo del servizio.

Che cos'è un sistema POS per il settore alberghiero?

Un sistema POS per il settore alberghiero è la combinazione di software e hardware utilizzata da ristoranti, bar e hotel per prendere ordini, elaborare i pagamenti e coordinare tutto il resto. È il centro di controllo di un locale, in quanto trasforma l'ordine al tavolo di un cameriere in un ticket per la cucina, calcola i conti divisi e riconcilia i ricavi a fine giornata.

Come funziona un sistema POS per il settore alberghiero?

Quando un cameriere prende un ordine su un tablet o un terminale portatile, il POS generalmente lo instrada immediatamente all'output corretto. Il tavolo rimane aperto nel sistema finché il conto non viene saldato, in modo che il personale possa aggiungere articoli in più round senza dover avviare ogni volta una nuova transazione.

Dietro le quinte, il sistema monitora diverse cose contemporaneamente:

• Stato del tavolo: il personale può vedere quali tavoli sono occupati, da quanto tempo sono aperti e quanti coperti sono seduti.

• Modifiche all'ordine: sostituzioni, segnalazioni di allergeni, tempistiche delle portate e richieste di annullamento arrivano in cucina.

• Totali parziali: qualsiasi membro del personale può accedere al conto corrente di un tavolo senza dover cercare il cameriere originale.

• Carico di lavoro in cucina: alcuni sistemi consentono ai manager di visualizzare i tempi dei ticket e di segnalare i ritardi prima che diventino un problema per il servizio.

Molti sistemi moderni sono basati su cloud. I dati risiedono su server remoti anziché su un computer locale. Se un terminale si arresta in modo anomalo a metà servizio, gli ordini aperti non scompaiono con esso. Significa anche che puoi controllare i ricavi di ieri sera dal tuo telefono.

Quali funzioni deve avere un sistema POS per il settore alberghiero?

Un'attività nel settore alberghiero necessita di un sistema POS in grado di gestire flussi di lavoro che hanno pochi equivalenti nel commercio al dettaglio. Queste sono le funzioni che distinguono un sistema concepito per i ristoranti da uno che è stato adattato a tale scopo:

• Gestione dei tavoli e della sala: una planimetria visiva in cui il personale può aprire i tavoli, spostare gli ospiti, unire i coperti e visualizzare lo stato a colpo d'occhio, senza dover gestire la sala a memoria.

• Instradamento delle portate e degli articoli: il sistema deve capire che gli antipasti vanno in cucina subito, i secondi vanno dopo e le bevande vanno al bar indipendentemente dal punto in cui si trova l'ordine del cibo nella sequenza.

• Divisione del conto: gli ospiti dividono il conto per posto a sedere, per articolo o in parti uguali. Il POS gestisce questa operazione senza richiedere al cameriere di ricalcolare nulla manualmente.

• Integrazione del display in cucina (KDS): un KDS sostituisce i ticket stampati con uno schermo in tempo reale che mostra lo stato degli ordini, consente agli chef di contrassegnare gli articoli come preparati e monitora i tempi dei ticket. Riduce gli errori e offre alla cucina una reale visibilità su ciò che sta arrivando.

• Gestione dell'inventario e del menu: il sistema dovrebbe gestire il monitoraggio dell'inventario e del menu. Quando si esaurisce il branzino, la cosa dovrebbe riflettersi automaticamente sul menu.

• Reportistica: i ricavi per periodo di tempo, i coperti per sessione, la spesa media per tavolo, gli articoli più venduti e le prestazioni del personale sono tutte categorie preziose. Più questi dati sono granulari, più diventano utili per prendere decisioni in merito al personale, ai prezzi e agli orari.

In che modo un sistema POS per il settore alberghiero elabora i pagamenti?

L'elaborazione dei pagamenti nel settore alberghiero presenta peculiarità che non si riscontrano in altri settori. I fornitori di servizi di pagamento, come Stripe, possono integrarsi direttamente con le piattaforme software POS per il settore alberghiero per gestire il livello di pagamento.

Ecco come funzionano gli elementi chiave:

• Flusso di transazioni in tempo reale: quando un cameriere chiude un tavolo, il terminale elabora il pagamento tramite l'infrastruttura del fornitore di servizi di pagamento. In genere, i dati della transazione ritornano immediatamente nel POS, in modo che il tavolo venga contrassegnato come chiuso e preparato per il coperto successivo senza alcuna riconciliazione manuale.

• Hardware al tavolo: i lettori connessi alla rete Wi-Fi possono comunicare con il POS tramite la rete del locale, il che significa che un cameriere può portare un lettore portatile al tavolo senza chiedere agli ospiti di recarsi a una cassa fissa. Questa è una differenza importante nei ristoranti a servizio completo.

• Pagamenti separati: il POS divide il conto di un tavolo e ogni parte viene eseguita come una transazione separata. Se un ospite paga con la carta e un altro in contanti, il sistema deve essere in grado di contabilizzare entrambi senza richiedere soluzioni alternative.

Come si integra un sistema POS per il settore alberghiero con i sistemi di prenotazione e consegna?

Un POS deve sincronizzarsi con elementi come il tuo sistema di prenotazione. Le seguenti integrazioni sono importanti per ristoranti, hotel e altre strutture ricettive:

• Piattaforme di prenotazione: le sincronizzazioni dirette consentono di visualizzare automaticamente le prenotazioni nella planimetria della sala, con il numero di coperti ed eventuali note degli ospiti allegate.

• Aggregatori di consegne: gli ordini di terze parti vengono instradati in cucina senza inserimento manuale.

• Software di contabilità: i dati di vendita di fine giornata confluiscono direttamente nei libri contabili senza passaggi di esportazione e importazione.

• Strumenti di fidelizzazione e gestione delle relazioni con i clienti (CRM): la cronologia di spesa degli ospiti, la frequenza delle visite e i dati sulle preferenze sono associati ai profili.

• Software per la pianificazione dei turni del personale: i dati sulle vendite orientano le decisioni di pianificazione e alcuni sistemi possono fornire consigli sui turni in base alle previsioni dei coperti.

L'ambito delle integrazioni disponibili varia notevolmente tra i diversi sistemi POS. Prima di impegnarti in un sistema, elenca tutti gli strumenti attualmente in uso nella tua struttura e verifica se ciascuno dispone di un'integrazione diretta.

Quali sono le limitazioni di un sistema POS per il settore alberghiero?

È improbabile che un sistema copra tutto alla perfezione, ma conoscere le lacune prima di impegnarsi evita di scoprirle a metà servizio.

Di seguito illustriamo le limitazioni che vale la pena prendere in considerazione:

• Affidabilità offline: i sistemi basati su cloud dipendono dalla connettività a Internet. La maggior parte ha una modalità offline che consente di continuare a gestire ordini e pagamenti se la connessione si interrompe, per poi sincronizzarsi quando viene ripristinata. Tuttavia, la modalità offline è spesso limitata. Alcune funzioni non sono operative e il processo di sincronizzazione può creare confusione se il personale non sa cosa è stato salvato e cosa no. Chiedi ai fornitori cosa è specificamente disponibile offline, anziché dare per scontato che "modalità offline" significhi piena funzionalità.

• Costi e limitazioni dell'hardware: alcuni fornitori di POS richiedono hardware proprietario che funziona solo con il loro software. Se cambi fornitore, potresti dover sostituire completamente i terminali. Altri funzionano su hardware standard, il che ti offre maggiore flessibilità. Il costo iniziale dell'hardware è un aspetto da tenere in considerazione, soprattutto per i locali che aprono con margini di profitto ridotti.

• Formazione del personale: un sistema con una solida logica di instradamento e di gestione dei tavoli è più complesso da apprendere rispetto a un semplice terminale per il commercio al dettaglio. A causa dell'elevato turnover del personale, hai bisogno di un POS che i nuovi dipendenti possano imparare a usare rapidamente. Osserva la struttura dell'interfaccia e verifica se il fornitore offre documentazione e formazione adeguate.

• Complessità del menu: i locali con menu molto ampi, voci altamente personalizzabili o specialità frequenti necessitano di un POS in grado di gestire gli aggiornamenti senza che ciò diventi complicato. In alcuni sistemi, la modifica di un menu richiede il passaggio tramite l'assistenza del fornitore o una lenta interfaccia di amministrazione. Testa le funzionalità prima dell'acquisto.

• Profondità della reportistica: la reportistica sui ricavi di base è standard, ma le capacità di reportistica dettagliata variano a seconda dei sistemi. Se per la tua attività è importante prendere decisioni basate sui dati, prima di ogni altra cosa esamina le capacità di reportistica.

In che modo Stripe Terminal può essere d'aiuto

Stripe Terminal permette alle attività di aumentare i ricavi mediante pagamenti unificati su canali online e di persona. Terminal supporta nuovi metodi di pagamento, una logistica hardware semplice, una copertura globale e centinaia di integrazioni di soluzioni POS e commerciali per progettare la tua gamma di pagamenti ideale.

Stripe alimenta il commercio unificato per marchi come Hertz, URBN, Lands' End, Shopify, Lightspeed e Mindbody.

Grazie a Stripe Terminal puoi:

• Unificare il commercio: gestisci i pagamenti online e di persona su una piattaforma globale con dati di pagamento unificati.

• Espanderti a livello globale: espanditi in 24 Paesi con un unico set di integrazioni e offrendo i metodi di pagamento locali più diffusi.

• Integrare la tua strategia: sviluppa la tua app per una soluzione POS personalizzata o connettiti alla tua gamma di tecnologie esistente integrando soluzioni POS e commerciali di terze parti.

• Semplificare la logistica relativa all'hardware: ordina, gestisci e monitora facilmente i lettori supportati da Stripe, ovunque si trovino.

Scopri di più su Stripe Terminal, o inizia oggi stesso.