Dans un sondage de 2024, 50 % des exploitants de restaurants ont déclaré prévoir de déployer un logiciel de point de vente (PDV) pour une utilisation sur un appareil mobile. Cependant, pour suivre les dernières tendances, les entreprises néerlandaises doivent d'abord comprendre le fonctionnement des systèmes de PDV en général. Un système de PDV pour l'hôtellerie (horeca kassasysteem en néerlandais) peut coordonner l'ensemble du rythme d'un service : les commandes sont acheminées vers la bonne station, les tables restent ouvertes pendant plusieurs services, les factures sont divisées proprement et la cuisine voit les billets en temps réel. La différence entre un système conçu pour l'hôtellerie et un système adapté du commerce de détail peut apparaître rapidement lors d'un service de vendredi soir très occupé.

Ci-dessous, nous expliquons comment fonctionnent les systèmes de PDV pour l'hôtellerie, en quoi ils diffèrent de ceux du commerce de détail et ce qu'il faut prendre en compte lors du choix d'un tel système.

Points clés

• Un système de PDV pour l'hôtellerie peut gérer l'ensemble du flux de travail du service, de l'acheminement des commandes à la division des factures, mieux qu'un système de PDV pour le commerce de détail.

• Les systèmes infonuagiques offrent un accès aux données en temps réel et une résilience hors ligne, mais les fonctionnalités hors ligne varient selon les fournisseurs.

• Chaque système a ses limites. Apprendre quelles sont ces limites avant de vous engager peut vous protéger contre une panne en plein milieu d'un service.

Qu'est-ce qu'un système de PDV pour l'hôtellerie?

Un système de PDV pour l'hôtellerie est la combinaison de logiciels et de matériel que les restaurants, les cafés, les bars et les hôtels utilisent pour prendre les commandes, traiter les paiements et coordonner tout ce qui se trouve entre les deux. Il s'agit du centre de contrôle d'un établissement, qui transforme la commande de table d'un serveur en billet de cuisine, calcule les factures fractionnées et rapproche les revenus de fin de journée.

Comment fonctionne un système de PDV pour l'hôtellerie?

Lorsqu'un serveur prend une commande sur une tablette ou un terminal portatif, le PDV l'achemine généralement immédiatement vers la bonne sortie. La table reste ouverte dans le système jusqu'à ce que la facture soit réglée, de sorte que le personnel peut ajouter des articles sur plusieurs tournées sans commencer une nouvelle transaction à chaque fois.

En arrière-plan, le système suit plusieurs éléments à la fois :

• État de la table : Les membres du personnel peuvent voir quelles tables sont occupées, depuis combien de temps elles sont ouvertes et combien de couverts sont assis.

• Modifications de commande : Les substitutions, les indicateurs d'allergènes, le moment du service et les demandes d'annulation parviennent à la cuisine.

• Totaux cumulés : N'importe quel membre du personnel peut accéder à la facture actuelle d'une table sans trouver le serveur d'origine.

• Charge de la cuisine : Certains systèmes permettent aux gestionnaires de voir le temps de préparation des billets et de signaler les retards avant qu'ils ne deviennent un problème de service.

De nombreux systèmes modernes sont infonuagiques. Les données résident sur des serveurs distants plutôt que sur une machine locale. Si un terminal tombe en panne en plein service, les commandes ouvertes ne disparaissent pas avec lui. Cela signifie également que vous pouvez vérifier les revenus de la nuit dernière depuis votre téléphone.

De quelles fonctionnalités a besoin un système de PDV pour l'hôtellerie?

Une entreprise du secteur de l'hôtellerie a besoin d'un système de PDV capable de gérer des flux de travail qui ont peu d'équivalents dans le commerce de détail. Ce sont ces fonctionnalités qui séparent un système conçu pour les restaurants d'un système qui y a été adapté :

• Gestion des tables et du plan de salle : Un plan de salle visuel où le personnel peut ouvrir des tables, déplacer des clients, fusionner des couverts et voir l'état d'un coup d'œil signifie que vous n'avez pas à gérer la salle dans votre tête.

• Acheminement des services et des articles : Le système doit comprendre que les entrées vont à la cuisine maintenant, les plats principaux vont plus tard, et les boissons vont au bar, peu importe où se trouve la commande de nourriture dans la séquence.

• Facturation divisée : Les clients divisent les factures par siège, par article ou de manière égale. Le PDV gère cela sans exiger que le serveur recalcule quoi que ce soit manuellement.

• Intégration d'écran d'affichage en cuisine (KDS) : Un KDS remplace les billets imprimés par un écran en direct affichant l'état des commandes, permet aux chefs de marquer les articles comme préparés et suit les temps des billets. Il réduit les erreurs et donne à la cuisine une visibilité réelle sur ce qui s'en vient.

• Gestion des stocks et du menu : Le système doit gérer le suivi des stocks et des menus. Lorsque vous n'avez plus de bar rayé, cela devrait se refléter automatiquement sur le menu.

• Rapports : Les revenus par période, les couverts par session, les dépenses moyennes par table, les articles les plus vendus et les performances du personnel sont toutes des catégories précieuses. Plus ces données sont granulaires, plus elles deviennent utiles pour prendre des décisions concernant le personnel, la tarification et les heures d'ouverture.

Comment un système de PDV pour l'hôtellerie gère-t-il les paiements?

Le traitement des paiements dans l'hôtellerie présente des particularités qui n'apparaissent pas dans d'autres secteurs. Les fournisseurs de services de paiement tels que Stripe peuvent s'intégrer directement aux plateformes logicielles de PDV pour l'hôtellerie afin de gérer la couche de paiements.

Voici comment fonctionnent les éléments clés :

• Flux de transactions en temps réel : Lorsqu'un serveur ferme une table, le terminal traite le paiement par l'intermédiaire de l'infrastructure du fournisseur de services de paiement. Les données de transaction reviennent généralement au PDV immédiatement, de sorte que la table est marquée comme fermée et retournée pour le prochain couvert sans aucun rapprochement manuel.

• Matériel à la table : Les lecteurs connectés au Wi-Fi peuvent communiquer avec le PDV via le réseau de l'établissement, ce qui signifie qu'un serveur peut apporter un lecteur portatif à la table plutôt que de demander aux clients de marcher jusqu'à un comptoir fixe. C'est une différence importante dans les restaurants à service complet.

• Paiements fractionnés : Le PDV divise la facture d'une table, et chaque partie est exécutée comme une transaction distincte. Si un client paie par carte et un autre en argent comptant, le système doit être capable de comptabiliser les deux sans nécessiter de solution de rechange.

Comment un système de PDV pour l'hôtellerie s'intègre-t-il aux systèmes de réservation et de livraison?

Un PDV doit se synchroniser avec des éléments tels que votre système de réservation. Les intégrations suivantes sont importantes pour les restaurants, les hôtels et d'autres lieux d'accueil :

• Plateformes de réservation : Les synchronisations directes signifient que les réservations apparaissent automatiquement dans le plan de salle, avec le nombre de couverts et toute note de client associée.

• Agrégateurs de livraison : Les commandes de tiers sont acheminées vers la cuisine sans saisie manuelle.

• Logiciel de comptabilité : Les données de vente de fin de journée sont directement intégrées dans vos livres sans étapes d'exportation et d'importation.

• Outils de fidélisation et de gestion de la relation client (CRM) : L'historique des dépenses des clients, la fréquence des visites et les données de préférence sont joints aux profils.

• Logiciel de planification du personnel : Les données de vente informent les décisions de planification, et certains systèmes peuvent fournir des recommandations de quarts de travail en fonction des couverts prévus.

L'étendue des intégrations disponibles varie considérablement d'un système de PDV à l'autre. Avant de vous engager envers un système, répertoriez chaque outil que votre établissement utilise actuellement et confirmez si chacun d'eux a une intégration directe.

Quelles sont les limites d'un système de PDV pour l'hôtellerie?

Il est peu probable qu'un système couvre tout parfaitement, mais le fait de connaître les lacunes avant de vous engager vous évite de les découvrir au milieu du service.

Voici les limites à prendre en considération :

• Fiabilité hors ligne : Les systèmes infonuagiques dépendent de la connectivité Internet. La plupart ont un mode hors ligne qui permet de maintenir l'exécution des commandes et des paiements en cas de coupure de connexion, puis de les synchroniser au retour de la connexion. Toutefois, le mode hors ligne est souvent limité. Certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles et le processus de synchronisation peut prêter à confusion si le personnel ne sait pas ce qui a été enregistré et ce qui ne l'a pas été. Demandez aux fournisseurs précisément ce qui est disponible hors ligne, plutôt que de présumer que « mode hors ligne » signifie une fonctionnalité complète.

• Coûts et limites liés au matériel : Certains fournisseurs de PDV exigent du matériel exclusif qui ne fonctionne qu'avec leur propre logiciel. Si vous changez de fournisseur, il est possible que vous deviez remplacer complètement les terminaux. D'autres fonctionnent sur du matériel standard, ce qui vous offre une plus grande flexibilité. Le coût initial du matériel est un élément dont il faut tenir compte, en particulier pour les établissements qui ouvrent avec de faibles marges bénéficiaires.

• Formation du personnel : Un système doté d'une logique de routage et d'une gestion des tables solides est plus complexe à apprendre qu'un simple terminal de vente au détail. Le taux de roulement du personnel étant élevé, vous avez besoin d'un PDV que le nouveau personnel peut apprendre rapidement. Regardez la structure de l'interface et si le fournisseur offre la documentation et la prise en charge de l'intégration appropriées.

• Complexité du menu : Les établissements proposant des menus volumineux, des articles hautement personnalisables ou des plats spéciaux fréquents ont besoin d'un PDV capable de gérer les mises à jour sans devenir difficile à gérer. Dans certains systèmes, la modification d'un menu exige de passer par l'assistance du fournisseur ou une interface d'administration lente. Testez les fonctionnalités avant d'acheter.

• Profondeur des rapports : Les rapports sur les revenus de base sont inclus, mais les fonctionnalités des rapports détaillés varient d'un système à l'autre. Si la prise de décisions fondées sur des données est importante pour vos activités, étudiez les fonctionnalités de création de rapports avant de faire quoi que ce soit d'autre.

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