In een enquête uit 2024 gaven 50% van de restauranteigenaren aan van plan te zijn POS-software (point-of-sale) in te zetten voor gebruik op een mobiel apparaat. Om op de hoogte te blijven van de nieuwste trends, moeten Nederlandse ondernemingen echter eerst een goed begrip hebben van POS-systemen in het algemeen. Een POS-systeem voor de horeca kan het volledige ritme van een dienst coördineren: bestellingen worden naar het juiste station geleid, tafels blijven open over meerdere rondes, rekeningen worden netjes gesplitst en de keuken ziet bestellingen in realtime. Het verschil tussen een systeem dat is gebouwd voor de horeca en een systeem dat is aangepast vanuit de detailhandel, kan snel duidelijk worden tijdens een drukke dienst op vrijdagavond.

Hieronder bespreken we hoe POS-systemen voor de horeca werken, hoe ze verschillen van die voor de detailhandel, en waar je op moet letten bij het kiezen van een POS-systeem.

Hoogtepunten

• Een POS-systeem voor de horeca kan de volledige workflow van een dienst beheren, van het routeren van bestellingen tot het splitsen van rekeningen, en dit beter doen dan een POS-systeem voor de detailhandel.

• Systemen op basis van de cloud bieden realtime datatoegang en offline veerkracht, maar offline functionaliteit varieert tussen providers.

• Elk systeem heeft beperkingen. Weten wat deze zijn voordat je je vastlegt, kan je beschermen tegen een storing midden in een dienst.

Wat is een POS-systeem voor de horeca?

Een POS-systeem voor de horeca is de software- en hardwarecombinatie die restaurants, cafés, bars en hotels gebruiken om bestellingen op te nemen, betalingen te verwerken en alles daartussenin te coördineren. Het is het controlecentrum van een locatie: de tafelbestelling van een server omzetten in een keukenbestelling, gesplitste rekeningen berekenen en de dagelijkse omzet reconciliëren.

Hoe werkt een POS-systeem voor de horeca?

Wanneer een server een bestelling opneemt op een tablet of handheld terminal, leidt de POS deze over het algemeen onmiddellijk naar de juiste output. De tafel blijft in het systeem open totdat de rekening is betaald, zodat medewerkers over meerdere rondes items kunnen toevoegen zonder telkens een nieuwe transactie te starten.

Achter de schermen houdt het systeem verschillende dingen tegelijk bij:

• Tafelstatus: Medewerkers kunnen zien welke tafels bezet zijn, hoe lang ze open zijn en hoeveel couverts er zitten.

• Orderwijzigingen: Vervangingen, allergeenvlaggen, gangentiming en annuleringsverzoeken bereiken de keuken.

• Lopende totalen: Elke medewerker heeft toegang tot de huidige rekening van een tafel zonder de oorspronkelijke server te hoeven zoeken.

• Keukenbelasting: Met sommige systemen kunnen managers de tijden van bestellingen bekijken en vertragingen markeren voordat ze een probleem voor de service worden.

Veel moderne systemen zijn cloud-based. De gegevens staan op externe servers in plaats van op een lokale machine. Als een terminal tijdens een dienst crasht, verdwijnen open bestellingen niet. Het betekent ook dat je de omzet van gisteravond vanaf je telefoon kunt controleren.

Welke functies heeft een POS-systeem voor de horeca nodig?

Een onderneming in de horeca heeft een POS-systeem nodig dat workflows aankan die weinig vergelijkbaar zijn met die in de detailhandel. Dit zijn de functies die een systeem dat is gebouwd voor restaurants, onderscheiden van een systeem dat daarvoor is aangepast:

• Tafel- en zaalbeheer: Een visuele plattegrond waar medewerkers tafels kunnen openen, gasten kunnen verplaatsen, couverts kunnen samenvoegen en in één oogopslag de status kunnen zien, betekent dat je de ruimte niet in je hoofd hoeft te beheren.

• Gangen- en itemroutering: Het systeem moet begrijpen dat voorgerechten nu naar de keuken gaan, hoofdgerechten later en drankjes naar de bar gaan, ongeacht waar de voedselbestelling zich in de reeks bevindt.

• Gesplitste rekeningen: Gasten splitsen rekeningen per stoel, per item of gelijkmatig. De POS verwerkt dit zonder dat de server iets handmatig hoeft te herberekenen.

• Kitchen display integration (KDS): Een KDS vervangt afgedrukte bonnen door een live scherm met de orderstatus, laat koks items markeren als voorbereid en volgt de tijd van de bestelling. Het vermindert het aantal fouten en geeft de keuken echt inzicht in wat er gaat komen.

• Voorraad- en menubeheer: Het systeem moet de voorraad en het menu bijhouden. Als je zeebaars op is, moet dat automatisch op het menu worden weergegeven.

• Rapportage: Inkomsten per periode, couverts per sessie, gemiddelde uitgaven per tafel, best verkopende items en prestaties van het personeel zijn allemaal waardevolle categorieën. Hoe specifieker deze gegevens zijn, hoe nuttiger ze worden voor beslissingen over personeel, prijzen en openingstijden.

Hoe verwerkt een POS-systeem voor de horeca betalingen?

De betalingsverwerking in de horeca kent problemen die in andere sectoren niet voorkomen. Betalingsproviders zoals Stripe kunnen rechtstreeks integreren met POS-softwareplatforms voor de horeca om de betalingslaag te verwerken.

Zo werken de belangrijkste onderdelen:

• Realtime transactiestroom: Wanneer een server een tafel sluit, verwerkt de terminal de betaling via de infrastructuur van de betalingsprovider. Transactiegegevens stromen doorgaans onmiddellijk terug naar de POS, zodat de tafel als gesloten wordt gemarkeerd en kan worden klaargemaakt voor het volgende couvert zonder handmatige reconciliatie.

• Tafelzijde hardware: Met wifi verbonden lezers kunnen communiceren met de POS via het netwerk van de locatie. Dat betekent dat een server een draagbare lezer naar de tafel kan brengen in plaats van gasten te vragen naar een vaste kassa te lopen. Dat is een belangrijk verschil in full-service restaurants.

• Gesplitste betalingen: De POS deelt de rekening van een tafel, en elk deel loopt als een afzonderlijke transactie. Als de ene gast met de kaart betaalt en de andere contant, moet het systeem beide kunnen verwerken zonder dat een oplossing nodig is.

Hoe integreert een POS-systeem voor de horeca met reserverings- en leveringssystemen?

Een POS moet synchroniseren met dingen zoals je reserveringssysteem. De volgende integraties zijn belangrijk voor restaurants, hotels en andere horecagelegenheden:

• Reserveringsplatforms: Directe synchronisaties betekenen dat boekingen automatisch in de plattegrond verschijnen, met het aantal couverts en eventuele notities van gasten.

• Leveringsaggregators: Bestellingen van derden worden zonder handmatige invoer naar de keuken geleid.

• Boekhoudsoftware: Verkoopgegevens van het einde van de dag worden rechtstreeks in de boeken ingevoerd zonder stappen voor exporteren en importeren.

• Tools voor loyaliteit en Customer Relationship Management (CRM): De bestedingsgeschiedenis, bezoekfrequentie en voorkeursgegevens van gasten worden aan profielen gekoppeld.

• Software voor personeelsplanning: Verkoopgegevens informeren planningsbeslissingen en sommige systemen kunnen planningsaanbevelingen doen op basis van voorspelde couverts.

De reikwijdte van beschikbare integraties varieert sterk tussen verschillende POS-systemen. Maak een lijst van alle tools die je locatie momenteel gebruikt en controleer of elke tool een directe integratie heeft, voordat je je aan een systeem vastlegt.

Wat zijn de beperkingen van een POS-systeem voor de horeca?

Het is onwaarschijnlijk dat een systeem alles perfect dekt, maar als je de hiaten kent voordat je je vastlegt, hoef je dit niet tijdens de dienst te ontdekken.

Dit zijn de beperkingen om te overwegen:

• Offline betrouwbaarheid: Cloud-based systemen zijn afhankelijk van internetconnectiviteit. De meeste systemen hebben een offline modus die bestellingen en betalingen draaiende houdt als de verbinding wegvalt, en deze synchroniseert wanneer deze wordt hersteld. Maar de offline modus is vaak beperkt. Sommige functies werken niet en het synchronisatieproces kan verwarring veroorzaken als medewerkers niet weten wat wel en niet is opgeslagen. Vraag leveranciers specifiek wat offline beschikbaar is in plaats van aan te nemen dat 'offline modus' volledige functionaliteit betekent.

• Hardwarekosten en -beperkingen: Sommige POS-providers vereisen eigen hardware die alleen met hun software werkt. Als je van provider overstapt, moet je mogelijk terminals volledig vervangen. Andere systemen draaien op standaardhardware, wat meer flexibiliteit biedt. De hardwarekosten vooraf zijn een belangrijke overweging, vooral voor locaties met krappe marges.

• Training van personeel: Een systeem met sterke routeringslogica en tafelbeheer is complexer om te leren dan een eenvoudige terminal in de detailhandel. Met een groot personeelsverloop heb je een POS nodig die nieuwe medewerkers snel kunnen leren. Kijk hoe de interface is gestructureerd en of de leverancier de juiste documentatie en onboarding aanbiedt.

• Complexiteit van het menu: Locaties met grote menu's, sterk aanpasbare items of frequente specials hebben een POS nodig die updates verwerkt zonder moeilijk beheerbaar te worden. In sommige systemen vereist het wijzigen van een menu contact met de leveranciersondersteuning of een trage beheerdersinterface. Test de mogelijkheden voordat je tot aankoop overgaat.

• Rapportagediepte: Basis omzetrapportage is standaard inbegrepen, maar de gedetailleerde rapportagemogelijkheden variëren per systeem. Als datagestuurde beslissingen belangrijk zijn voor je onderneming, onderzoek dan de rapportagemogelijkheden voordat je iets anders doet.

Hoe Stripe Terminal kan helpen

Stripe Terminal helpt ondernemingen hun omzet te verhogen met één betaaloplossing voor zowel fysieke als online kanalen. Het ondersteunt nieuwe betaalmethoden, eenvoudige hardwarelogistiek, wereldwijde dekking en honderden POS- en commerce-integraties om je ideale betaaloplossing te ontwerpen.

Stripe maakt unified commerce mogelijk voor merken als Hertz, URBN, Lands' End, Shopify, Lightspeed en Mindbody.

Stripe Terminal kan je helpen met:

• Handel te bundelen: beheer online en persoonlijke betalingen op een wereldwijd platform met uniforme betalingsgegevens.

• Wereldwijd uit te breiden: schaal naar 24 landen met één set integraties en populaire betaalmethoden.

• Te integreren op jouw manier: ontwikkel je eigen aangepaste POS-app of maak verbinding met je bestaande techstack met behulp van POS- en commerce-integraties van derden.

• Hardwarelogistiek te vereenvoudigen: bestel, beheer en monitor eenvoudig door Stripe ondersteunde lezers, waar ze zich ook bevinden.

Meer info over Stripe Terminal, of ga vandaag nog aan de slag.