En una encuesta de 2024, el 50 % de los operadores de restaurantes informaron planes para implementar un software de punto de venta (sistema POS) para usar en un dispositivo móvil. Sin embargo, para mantenerse al día con las últimas tendencias, las empresas de Países Bajos primero necesitan comprender cómo funcionan los sistemas POS en general. Un sistema POS para la industria de la hostelería («horeca kassasysteem» en neerlandés) puede coordinar el ritmo completo de un servicio: los pedidos se enrutan a la estación correcta, las mesas permanecen abiertas durante varias rondas, las facturas se dividen de manera impecable y la cocina ve los tickets en tiempo real. La diferencia entre un sistema POS creado para el sector de hostelería y uno adaptado del comercio minorista puede notarse rápidamente durante un ajetreado servicio de viernes por la noche.

A continuación, cubrimos cómo funcionan los sistemas POS de hostelería, en qué se diferencian de los de comercio minorista y qué se debe tener en cuenta al elegir uno.

Aspectos destacados

• Un sistema POS de hostelería puede gestionar el flujo de trabajo completo del servicio, desde el enrutamiento de pedidos hasta la división de facturas, mejor que un sistema POS minorista.

• Los sistemas basados en la nube ofrecen acceso a datos en tiempo real y resiliencia sin conexión, pero la funcionalidad sin conexión varía entre los proveedores.

• Todos los sistemas tienen limitaciones. Conocer cuáles son antes de comprometerte puede protegerte de una falla en medio del servicio.

¿Qué es un sistema POS de hostelería?

Un sistema POS de hostelería es la combinación de software y hardware que restaurantes, cafeterías, bares y hoteles utilizan para tomar pedidos, procesar pagos y coordinar todo lo que está en medio. Es el centro de control de un establecimiento: convierte un pedido de mesa de un camarero en un ticket de cocina, calcula las facturas divididas y concilia los ingresos al final del día.

¿Cómo funciona un sistema POS de hostelería?

Cuando un camarero toma un pedido en una tableta o terminal portátil, el sistema POS generalmente lo enruta de inmediato a la salida correcta. La mesa permanece abierta en el sistema hasta que se liquida la factura, de modo que el personal puede agregar artículos en varias rondas sin tener que iniciar una nueva transacción cada vez.

En segundo plano, el sistema hace un seguimiento de varias cosas a la vez:

• Estado de las mesas: Los miembros del personal pueden ver qué mesas están ocupadas, cuánto tiempo han estado abiertas y cuántos cubiertos hay sentados.

• Modificaciones de pedidos: Las sustituciones, las marcas de alérgenos, los tiempos de los platos y las solicitudes de anulación llegan a la cocina.

• Totales acumulados: Cualquier miembro del personal puede acceder a la factura actual de una mesa sin tener que buscar al camarero original.

• Carga de la cocina: Algunos sistemas permiten que los gerentes vean los tiempos de los tickets y marquen los retrasos antes de que se conviertan en un problema de servicio.

Muchos sistemas modernos están basados en la nube. Los datos residen en servidores remotos en lugar de una máquina local. Si un terminal falla en medio del servicio, los pedidos abiertos no desaparecen con él. También significa que puedes verificar los ingresos de anoche desde tu teléfono.

¿Qué funciones necesita un sistema POS de hostelería?

Una empresa en el sector de la hostelería necesita un sistema POS que pueda manejar flujos de trabajo que tienen poca equivalencia en el comercio minorista. Estas son las funciones que diferencian a un sistema POS creado para restaurantes de uno que se ha adaptado para ello:

• Gestión de mesas y salón: Un plano de planta visual donde el personal puede abrir mesas, mover a los clientes, combinar cubiertos y ver el estado de un vistazo significa que no tienes que gestionar el salón en tu cabeza.

• Enrutamiento de platos y artículos: El sistema debe entender que las entradas van a la cocina ahora, los platos principales van más tarde y las bebidas van a la barra, independientemente de la posición del pedido de comida en la secuencia.

• División de facturas: Los clientes dividen las facturas por asiento, por artículo o en partes iguales. El sistema POS maneja esto sin que el camarero deba volver a calcular todo de forma manual.

• Integración de pantalla de cocina (KDS): Un KDS reemplaza los tickets impresos por una pantalla en vivo que muestra el estado del pedido, les permite a los chefs marcar los artículos como preparados y hace un seguimiento de los tiempos de los tickets. Reduce los errores y le da a la cocina visibilidad real de lo que está por venir.

• Gestión de inventario y menú: El sistema debe gestionar el seguimiento del inventario y del menú. Cuando se te acabe la lubina, eso se debería reflejar en el menú automáticamente.

• Informes: Los ingresos por período, los cubiertos por sesión, el gasto promedio por mesa, los artículos más vendidos y el desempeño del personal son categorías valiosas. Cuanto más granulares sean estos datos, más útiles serán para tomar decisiones sobre el personal, los precios y los horarios.

¿Cómo maneja los pagos un sistema POS de hostelería?

El procesamiento de pagos en la hostelería tiene complejidades que no aparecen en otros sectores. Los proveedores de pagos, como Stripe, pueden integrarse directamente con plataformas de software de sistemas POS de hostelería para manejar la capa de pagos.

A continuación, se explica cómo funcionan las piezas clave:

• Flujo de transacciones en tiempo real: Cuando un camarero cierra una mesa, el terminal procesa el pago a través de la infraestructura del proveedor de pagos. Los datos de las transacciones normalmente vuelven al sistema POS de inmediato, por lo que la mesa se marca como cerrada y se prepara para el siguiente cubierto sin necesidad de ninguna conciliación manual.

• Hardware en la mesa: Los lectores conectados al wifi pueden comunicarse con el sistema POS a través de la red del establecimiento, lo que significa que un camarero puede llevar un lector portátil a la mesa en lugar de pedir a los clientes que se acerquen a un mostrador fijo. Esa es una diferencia importante en los restaurantes de servicio completo.

• Pagos divididos: El sistema POS divide la factura de una mesa y cada parte se procesa como una transacción separada. Si un cliente paga con tarjeta y otro en efectivo, el sistema debería ser capaz de contabilizar ambos sin necesidad de una solución alternativa.

¿Cómo se integra un sistema POS de hostelería con los sistemas de reservas y entregas?

Un sistema POS debe sincronizarse con elementos como tu sistema de reservas. Las siguientes integraciones son importantes para restaurantes, hoteles y otros establecimientos de hostelería:

• Plataformas de reservas: Las sincronizaciones directas significan que las reservas aparecen en el plano de planta de forma automática, con los recuentos de cubiertos y cualquier nota de los huéspedes adjunta.

• Agregadores de entrega: Los pedidos de terceros se enrutan a la cocina sin necesidad de ingresarlos manualmente.

• Software de contabilidad: Los datos de ventas al final del día se ingresan directamente en tus libros sin pasos de exportación e importación.

• Herramientas de lealtad y gestión de relaciones con clientes (CRM): El historial de gastos de los huéspedes, la frecuencia de visitas y los datos de preferencias se adjuntan a los perfiles.

• Software de programación de personal: Los datos de ventas informan las decisiones de programación, y algunos sistemas pueden proporcionar recomendaciones de turnos según las previsiones de cubiertos.

El alcance de las integraciones disponibles varía ampliamente entre los diferentes sistemas POS. Antes de comprometerte con un sistema POS, enumera todas las herramientas que tu establecimiento utiliza actualmente y confirma si cada una tiene una integración directa.

¿Cuáles son las limitaciones de un sistema POS de hostelería?

Es poco probable que algún sistema cubra todo a la perfección, pero conocer las deficiencias antes de comprometerte te evita tener que conocerlas en medio del servicio.

Estas son las limitaciones que vale la pena considerar:

• Fiabilidad sin conexión: Los sistemas basados en la nube dependen de la conectividad a Internet. La mayoría tiene un modo sin conexión que mantiene los pedidos y los pagos en funcionamiento si se corta la conexión, y luego se sincroniza cuando vuelve. Sin embargo, el modo sin conexión suele ser limitado. Algunas funciones no sirven y el proceso de sincronización puede causar confusión si el personal no sabe qué se guardó y qué no. Pregunta a los proveedores específicamente qué está disponible sin conexión en lugar de asumir que el «modo sin conexión» significa funcionalidad completa.

• Costos y limitaciones de hardware: Algunos proveedores de sistemas POS requieren hardware patentado que solo funciona con su software. Si cambias de proveedor, es posible que debas reemplazar los terminales por completo. Otros se ejecutan en hardware estándar, lo que te brinda más flexibilidad. El costo inicial del hardware es una consideración real, especialmente para los establecimientos que abren con márgenes ajustados.

• Capacitación del personal: Un sistema con una sólida lógica de enrutamiento y gestión de mesas es más complejo de aprender que un simple terminal minorista. Con una alta rotación de personal, necesitas un sistema POS que el personal nuevo pueda aprender a usar rápidamente. Observa cómo está estructurada la interfaz y si el proveedor ofrece la documentación y el onboarding adecuados.

• Complejidad del menú: Los establecimientos con menús grandes, artículos altamente personalizables o especialidades frecuentes necesitan un sistema POS que maneje las actualizaciones sin volverse difícil de gestionar. En algunos sistemas, cambiar un menú requiere recurrir al soporte del proveedor o a una interfaz de administración lenta. Prueba las capacidades antes de comprar.

• Profundidad de los informes: Los informes de ingresos básicos vienen de manera estándar, pero las capacidades de informes detallados varían entre los sistemas. Si las decisiones basadas en datos son importantes para tu operación, investiga las capacidades de informes antes que nada.

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