Em uma pesquisa de 2024, 50% dos operadores de restaurantes relataram planos de implementar um software de ponto de venda (POS) para uso em dispositivos móveis. Para acompanhar as tendências mais recentes, no entanto, as empresas holandesas precisam primeiro ter um entendimento prático sobre os sistemas de POS em geral. Um sistema de POS para hospitalidade (horeca kassasysteem em holandês) pode coordenar todo o ritmo de um serviço: os pedidos são direcionados para o local certo, as mesas permanecem abertas durante várias rodadas, as contas são divididas de forma limpa e a cozinha vê os pedidos em tempo real. A diferença entre um sistema criado para hospitalidade e um adaptado do varejo pode aparecer rapidamente durante o serviço movimentado de uma sexta-feira à noite.

Abaixo, abordamos como os sistemas de POS para hospitalidade funcionam, como eles são diferentes dos do varejo e o que considerar ao escolher um.

Destaques

• Um sistema de POS para hospitalidade pode gerenciar todo o fluxo de trabalho do serviço, desde o direcionamento de pedidos até a divisão de contas, melhor do que um sistema de POS de varejo.

• Os sistemas baseados em nuvem oferecem acesso a dados em tempo real e resiliência offline, mas as funções offline variam entre os provedores.

• Todo sistema tem limitações. Aprender quais são antes de se comprometer pode proteger você de uma falha no meio do serviço.

O que é um sistema de POS para hospitalidade?

Um sistema de POS para hospitalidade é a combinação de software e hardware que restaurantes, cafés, bares e hotéis usam para anotar pedidos, processar pagamentos e coordenar tudo o que há no meio. É o centro de controle de um local: transforma o pedido de mesa de um garçom em um ticket de cozinha, calcula as contas divididas e reconcilia a receita do final do dia.

Como funciona um sistema de POS para hospitalidade?

Quando um garçom anota um pedido em um tablet ou terminal portátil, o POS geralmente o direciona imediatamente para a saída certa. A mesa permanece aberta no sistema até que a conta seja liquidada, para que a equipe possa adicionar itens em várias rodadas sem iniciar uma nova transação a cada vez.

Nos bastidores, o sistema rastreia várias coisas ao mesmo tempo:

• Status da mesa: Os membros da equipe podem ver quais mesas estão ocupadas, há quanto tempo estão abertas e quantos lugares estão sentados.

• Modificações de pedidos: Substituições, alertas de alérgenos, tempo do prato e solicitações de cancelamento chegam à cozinha.

• Totais parciais: Qualquer membro da equipe pode acessar a conta atual de uma mesa sem precisar encontrar o garçom original.

• Carga da cozinha: Alguns sistemas permitem que os gerentes vejam os tempos dos tickets e sinalizem atrasos antes que se tornem um problema no serviço.

Muitos sistemas modernos são baseados na nuvem. Os dados ficam em servidores remotos em vez de uma máquina local. Se um terminal falhar no meio do serviço, os pedidos abertos não desaparecerão com ele. Isso também significa que você pode verificar a receita da noite passada pelo seu celular.

Quais funções um sistema de POS para hospitalidade precisa ter?

Uma empresa na indústria da hospitalidade precisa de um sistema de POS que possa lidar com fluxos de trabalho que têm pouca equivalência no varejo. Estas são as funções que separam um sistema construído para restaurantes de um que foi adaptado para isso:

• Gestão de mesas e salão: Uma planta baixa visual onde a equipe pode abrir mesas, mover convidados, mesclar reservas e ver o status rapidamente significa que você não precisa gerenciar o salão na sua cabeça.

• Direcionamento de pratos e itens: O sistema precisa entender que as entradas vão para a cozinha agora, os pratos principais vão depois e as bebidas vão para o bar, independentemente de onde o pedido de comida esteja na sequência.

• Divisão de contas: Os convidados dividem as contas por assento, por item ou de forma igual. O POS lida com isso sem exigir que o garçom recalcule nada manualmente.

• Integração de exibição na cozinha (KDS): Um KDS substitui os tickets impressos por uma tela ao vivo mostrando o status do pedido, permite que os chefs marquem os itens como preparados e rastreia os tempos dos tickets. Isso reduz erros e dá à cozinha visibilidade real do que está por vir.

• Gestão de estoque e menu: O sistema deve gerenciar o estoque e o rastreamento do menu. Quando o robalo acaba, isso deve refletir no menu automaticamente.

• Relatórios: Receita por período de tempo, reservas por sessão, gasto médio por mesa, itens mais vendidos e desempenho da equipe são todas categorias valiosas. Quanto mais granulares esses dados forem, mais úteis eles se tornam para decisões sobre equipe, preços e horários.

Como um sistema de POS para hospitalidade lida com pagamentos?

O processamento de pagamentos em hospitalidade tem particularidades que não aparecem em outras indústrias. Provedores de pagamentos como a Stripe podem se integrar diretamente às plataformas de software de POS para hospitalidade para lidar com a camada de pagamentos.

Veja como as peças principais funcionam:

• Fluxo de transação em tempo real: Quando um garçom fecha uma mesa, o terminal processa o pagamento por meio da infraestrutura do provedor de pagamentos. Os dados da transação geralmente voltam para o POS imediatamente, de modo que a mesa é marcada como fechada e liberada para o próximo grupo sem qualquer reconciliação manual.

• Hardware na mesa: As máquinas conectadas ao Wi-Fi podem se comunicar com o POS pela rede do local, o que significa que um garçom pode levar uma máquina portátil até a mesa em vez de pedir aos convidados que caminhem até um balcão fixo. Essa é uma diferença importante em restaurantes de serviço completo.

• Pagamentos divididos: O POS divide a conta de uma mesa, e cada parte é executada como uma transação separada. Se um convidado pagar com cartão e outro pagar em dinheiro, o sistema deve ser capaz de contabilizar ambos sem exigir uma solução alternativa.

Como um sistema de POS para hospitalidade se integra a sistemas de reserva e entrega?

Um POS deve sincronizar com coisas como o seu sistema de reservas. As seguintes integrações são importantes para restaurantes, hotéis e outros locais de hospitalidade:

• Plataformas de reserva: Sincronizações diretas significam que as reservas aparecem na planta baixa automaticamente, com a contagem de lugares e quaisquer notas de convidados anexadas.

• Agregadores de entrega: Pedidos de terceiros são direcionados para a cozinha sem entrada manual.

• Software de contabilidade: Os dados de vendas do final do dia são inseridos diretamente nos seus livros contábeis, sem etapas de exportação e importação.

• Ferramentas de fidelidade e gestão de relacionamento com clientes (CRM): O histórico de gastos do cliente, a frequência de visitas e os dados de preferência são anexados aos perfis.

• Software de agendamento de equipe: Os dados de vendas informam as decisões de agendamento, e alguns sistemas podem fornecer recomendações de turnos com base nas previsões de lugares.

O escopo das integrações disponíveis varia muito entre os diferentes sistemas de POS. Antes de se comprometer com um sistema, liste todas as ferramentas que o seu local usa atualmente e confirme se cada uma tem uma integração direta.

Quais são as limitações de um sistema de POS para hospitalidade?

É improvável que qualquer sistema cubra tudo perfeitamente, mas conhecer as lacunas antes de se comprometer evita que você as descubra no meio do serviço.

Estas são as limitações que vale a pena considerar:

• Confiabilidade offline: Sistemas baseados na nuvem dependem de conectividade com a internet. A maioria tem um modo offline que mantém pedidos e pagamentos funcionando se a conexão cair e sincroniza quando ela retorna. No entanto, o modo offline geralmente é limitado. Algumas funções não funcionam, e o processo de sincronização pode causar confusão se a equipe não souber o que foi ou não salvo. Pergunte aos fornecedores especificamente o que está disponível offline, em vez de presumir que "modo offline" significa funções completas.

• Custos e limitações de hardware: Alguns provedores de POS exigem hardware proprietário que só funciona com o software deles. Se você trocar de provedor, pode ser necessário substituir os terminais inteiramente. Outros funcionam em hardware padrão, o que oferece mais flexibilidade. O custo inicial de hardware é uma consideração real, especialmente para locais que abrem com margens apertadas.

• Treinamento da equipe: Um sistema com lógica forte de direcionamento e gestão de mesas é mais complexo de aprender do que um terminal de varejo simples. Com a alta rotatividade de funcionários, você precisa de um POS que a nova equipe possa aprender rapidamente. Veja como a interface é estruturada e se o fornecedor oferece documentação adequada e onboarding.

• Complexidade do menu: Locais com menus grandes, itens altamente personalizáveis ou especiais frequentes precisam de um POS que lide com atualizações sem se tornar difícil de gerenciar. Em alguns sistemas, alterar um menu exige passar pelo suporte do fornecedor ou por uma interface de administração lenta. Teste as capacidades antes de comprar.

• Profundidade dos relatórios: Relatórios de receita básicos são padrão, mas as capacidades de relatórios detalhados variam entre os sistemas. Se as decisões baseadas em dados são importantes para a sua operação, investigue as capacidades de relatórios antes de qualquer outra coisa.

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