In einer Umfrage aus dem Jahr 2024 gaben 50 % der Restaurantbetreiber/innen an, die Einführung von POS-Software (Point of Sale) für die Nutzung auf einem mobilen Gerät zu planen. Um mit den neuesten Trends Schritt zu halten, benötigen niederländische Unternehmen jedoch zunächst ein grundlegendes Verständnis von POS-Systemen im Allgemeinen. Ein POS-System für das Gastgewerbe (horeca kassasysteem auf Niederländisch) kann den gesamten Rhythmus eines Services koordinieren: Bestellungen werden an die richtige Station weitergeleitet, Tische bleiben über mehrere Runden hinweg offen, Rechnungen werden sauber aufgeteilt und die Küche sieht Bons in Echtzeit. Der Unterschied zwischen einem System, das für das Gastgewerbe entwickelt wurde, und einem, das aus dem Einzelhandel stammt, kann sich an einem gut besuchten Freitagabend schnell bemerkbar machen.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, wie POS-Systeme für das Gastgewerbe funktionieren, wie sie sich von Systemen für den Einzelhandel unterscheiden und was bei der Auswahl eines Systems zu beachten ist.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein POS-System für das Gastgewerbe kann den gesamten Service-Workflow, von der Weiterleitung von Bestellungen bis hin zur Aufteilung von Rechnungen, besser verwalten als ein POS-System für den Einzelhandel.

• Cloudbasierte Systeme bieten Datenzugriff in Echtzeit und Offline-Ausfallsicherheit, aber die Offline-Funktionalität variiert je nach Anbieter.

• Jedes System hat seine Grenzen. Wenn Sie wissen, worin diese bestehen, bevor Sie sich für ein System entscheiden, können Sie einen Ausfall mitten im Service vermeiden.

Was ist ein POS-System für das Gastgewerbe?

Ein POS-System für das Gastgewerbe ist die Kombination aus Software und Hardware, die Restaurants, Cafés, Bars und Hotels verwenden, um Bestellungen entgegenzunehmen, Zahlungen abzuwickeln und alles dazwischen zu koordinieren. Es ist die Schaltzentrale eines Standorts, die die Tischbestellung einer Servicekraft in einen Küchenbon verwandelt, geteilte Rechnungen berechnet und den Tagesumsatz abgleicht.

Wie funktioniert ein POS-System für das Gastgewerbe?

Wenn eine Servicekraft eine Bestellung auf einem Tablet oder Handheld-Datenterminal aufnimmt, leitet das POS diese in der Regel sofort an die richtige Ausgabe weiter. Der Tisch bleibt im System offen, bis die Rechnung beglichen ist, sodass das Personal über mehrere Runden hinweg Posten hinzufügen kann, ohne jedes Mal eine neue Transaktion zu starten.

Hinter den Kulissen verfolgt das System mehrere Dinge gleichzeitig:

• Tischstatus: Mitarbeitende können sehen, welche Tische belegt sind, wie lange sie schon offen sind und wie viele Gedecke belegt sind.

• Bestelländerungen: Ersetzungen, Allergenkennzeichnungen, Gangfolge und Stornierungsanfragen erreichen die Küche.

• Laufende Summen: Jedes Mitglied der Belegschaft kann auf die aktuelle Rechnung eines Tisches zugreifen, ohne die ursprüngliche Servicekraft ausfindig machen zu müssen.

• Küchenauslastung: Bei einigen Systemen können Manager/innen Bon-Zeiten einsehen und Verzögerungen markieren, bevor sie zu einem Serviceproblem werden.

Viele moderne Systeme sind cloudbasiert. Die Daten befinden sich auf Remote-Servern statt auf einem lokalen Rechner. Wenn ein Datenterminal mitten im Service ausfällt, verschwinden offene Bestellungen nicht mit ihm. Es bedeutet auch, dass Sie den Umsatz von gestern Abend über Ihr Telefon überprüfen können.

Welche Funktionen muss ein POS-System für das Gastgewerbe haben?

Ein Unternehmen im Gastgewerbe benötigt ein POS-System, das Workflows abwickeln kann, für die es im Einzelhandel kaum eine Entsprechung gibt. Dies sind die Funktionen, die ein System, das für Restaurants entwickelt wurde, von einem unterscheiden, das dafür angepasst wurde:

• Tisch- und Raumverwaltung: Ein visueller Grundriss, auf dem die Belegschaft Tische öffnen, Gäste umplatzieren, Gedecke zusammenführen und den Status auf einen Blick sehen kann, bedeutet, dass Sie den Raum nicht im Kopf verwalten müssen.

• Weiterleitung von Gängen und Posten: Das System muss verstehen, dass Vorspeisen jetzt in die Küche gehen, Hauptgerichte später und Getränke an die Bar gehen, unabhängig davon, wo sich die Essensbestellung in der Abfolge befindet.

• Rechnungsaufteilung: Gäste teilen Rechnungen nach Sitzplatz, nach Posten oder gleichmäßig auf. Das POS verarbeitet dies, ohne dass die Servicekraft etwas manuell neu berechnen muss.

• Integration von Küchendisplays (KDS): Ein KDS ersetzt gedruckte Bons durch einen Live-Bildschirm, der den Bestellstatus anzeigt, lässt Köchinnen und Köche Posten als zubereitet markieren und verfolgt die Bon-Zeiten. Es reduziert Fehler und gibt der Küche echte Transparenz darüber, was ansteht.

• Bestands- und Menüverwaltung: Das System sollte die Bestands- und Menüverfolgung verwalten. Wenn Ihnen der Seebarsch ausgeht, sollte sich dies automatisch auf dem Menü widerspiegeln.

• Reporting: Umsatz nach Zeitraum, Gedecke pro Sitzung, durchschnittliche Ausgaben pro Tisch, meistverkaufte Posten und Leistung der Belegschaft sind allesamt wertvolle Kategorien. Je feingranularer diese Daten sind, desto nützlicher werden sie für Entscheidungen über Personalbesetzung, Preisgestaltung und Öffnungszeiten.

Wie verarbeitet ein POS-System für das Gastgewerbe Zahlungen?

Die Zahlungsabwicklung im Gastgewerbe weist Besonderheiten auf, die in anderen Branchen nicht vorkommen. Zahlungsanbieter wie Stripe lassen sich direkt in POS-Softwareplattformen für das Gastgewerbe integrieren, um die Zahlungsschicht abzuwickeln.

So funktionieren die wesentlichen Elemente:

• Echtzeit-Transaktionsfluss: Wenn eine Servicekraft einen Tisch schließt, wickelt das Datenterminal die Zahlung über die Infrastruktur des Zahlungsanbieters ab. Transaktionsdaten fließen in der Regel sofort in das POS zurück, sodass der Tisch als geschlossen markiert und für das nächste Gedeck vorbereitet wird, ohne dass ein manueller Abgleich erforderlich ist.

• Hardware am Tisch: Mit dem WLAN verbundene Lesegeräte können über das Netzwerk des Standorts mit dem POS kommunizieren. Dies bedeutet, dass eine Servicekraft ein tragbares Lesegerät an den Tisch bringen kann, anstatt die Gäste zu bitten, an einen festen Tresen zu gehen. Das ist ein wichtiger Unterschied in Full-Service-Restaurants.

• Geteilte Zahlungen: Das POS teilt die Rechnung eines Tisches auf und jeder Teil wird als separate Transaktion ausgeführt. Wenn ein Gast mit Karte zahlt und ein anderer bar zahlt, sollte das System in der Lage sein, beides zu erfassen, ohne dass eine Behelfslösung erforderlich ist.

Wie lässt sich ein POS-System für das Gastgewerbe in Reservierungs- und Liefersysteme integrieren?

Ein POS sollte sich mit Dingen wie Ihrem Reservierungssystem synchronisieren lassen. Die folgenden Integrationen sind für Restaurants, Hotels und andere Einrichtungen des Gastgewerbes wichtig:

• Reservierungsplattformen: Direkte Synchronisierungen bedeuten, dass Buchungen automatisch im Grundriss erscheinen, mit der Anzahl der Gedecke und eventuellen Notizen zu den Gästen.

• Lieferaggregatoren: Bestellungen von Drittanbietern werden ohne manuelle Eingabe an die Küche weitergeleitet.

• Buchhaltungssoftware: Umsatzdaten am Ende des Tages fließen ohne Export- und Importschritte direkt in Ihre Bücher ein.

• Tools für Kundenbindung und Customer Relationship Management (CRM): Daten zu den bisherigen Ausgaben von Gästen, zur Besuchshäufigkeit und zu Präferenzen werden mit Profilen verknüpft.

• Software zur Personaleinsatzplanung: Umsatzdaten fließen in Entscheidungen zur Einsatzplanung ein, und einige Systeme können Schichtempfehlungen basierend auf prognostizierten Gedecken geben.

Der Umfang der verfügbaren Integrationen variiert stark zwischen verschiedenen POS-Systemen. Bevor Sie sich für ein System entscheiden, listen Sie jedes Tool auf, das an Ihrem Standort derzeit verwendet wird, und vergewissern Sie sich, ob für jedes eine direkte Integration vorhanden ist.

Welche Einschränkungen hat ein POS-System für das Gastgewerbe?

Es ist unwahrscheinlich, dass ein System alles perfekt abdeckt, aber wenn Sie die Lücken kennen, bevor Sie sich festlegen, ersparen Sie sich die Erfahrung mitten im Service.

Diese Einschränkungen sind eine Überlegung wert:

• Offline-Zuverlässigkeit: Cloudbasierte Systeme sind von einer Internetverbindung abhängig. Die meisten verfügen über einen Offline-Modus, in dem Bestellungen und Zahlungen weiterlaufen, wenn die Verbindung abbricht, und der bei Rückkehr der Verbindung synchronisiert wird. Der Offline-Modus ist jedoch oft eingeschränkt. Einige Funktionen funktionieren nicht und der Synchronisierungsvorgang kann zu Verwirrung führen, wenn das Personal nicht weiß, was gespeichert wurde und was nicht. Fragen Sie Anbieter gezielt, was offline verfügbar ist, anstatt davon auszugehen, dass „Offline-Modus“ die volle Funktionalität bedeutet.

• Hardwarekosten und -einschränkungen: Einige POS-Anbieter erfordern proprietäre Hardware, die nur mit ihrer Software funktioniert. Wenn Sie den Anbieter wechseln, müssen Sie Datenterminals möglicherweise komplett ersetzen. Andere laufen auf Standardhardware, was Ihnen mehr Flexibilität bietet. Die Vorabkosten für Hardware sind ein wichtiger Faktor, insbesondere für Standorte, die mit knappen Margen eröffnen.

• Mitarbeiterschulung: Ein System mit starker Routing-Logik und Tischverwaltung ist komplexer zu erlernen als ein einfaches Datenterminal für den Einzelhandel. Bei einer hohen Personalfluktuation benötigen Sie ein POS, das neues Personal schnell erlernen kann. Sehen Sie sich an, wie die Oberfläche aufgebaut ist und ob der Anbieter eine angemessene Dokumentation und Onboarding anbietet.

• Komplexität des Menüs: Standorte mit großen Menüs, stark anpassbaren Posten oder häufigen Sonderangeboten benötigen ein POS, das Updates verarbeitet, ohne dass deren Verwaltung schwierig wird. Bei einigen Systemen muss für eine Menüänderung der Support des Anbieters oder eine langsame Admin-Oberfläche durchlaufen werden. Testen Sie die Funktionalität, bevor Sie kaufen.

• Tiefe des Reportings: Grundlegendes Umsatz-Reporting ist Standard, aber die detaillierten Reporting-Funktionen variieren je nach System. Wenn datengestützte Entscheidungen für Ihren Betrieb wichtig sind, prüfen Sie vor allem anderen die Reporting-Funktionen.

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