La facturación es una de las herramientas más poderosas con las que cuenta tu empresa B2B para proteger el flujo de caja, mantener relaciones sólidas con los clientes y cumplir la normativa. A medida que cambian las normas globales sobre facturación electrónica y más empresas abandonan los archivos PDF y las hojas de cálculo, la forma en que facturas puede afectar directamente a la rapidez con la que cobras y a la capacidad de tus procesos para adaptarse al crecimiento de tu negocio. A continuación, explicaremos lo que necesitas saber para modernizar y mejorar tu estrategia de facturación B2B.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura B2B y qué debe incluir?
  
• ¿Hay una plantilla estándar de factura B2B que pueda usar?
  
• ¿Qué es la facturación electrónica B2B y cómo funciona?
  
• ¿Es obligatoria la facturación electrónica para las empresas B2B?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica B2B?
  

¿Qué es una factura B2B y qué debe incluir?

Una factura B2B es la factura que una empresa envía a otra después de entregar bienes o servicios. Es tanto una solicitud de pago como un registro de la transacción. Los riesgos suelen ser mayores que en las ventas B2C: los totales son más altos, los contratos tienen plazos más largos y los equipos de contabilidad dependen de estos registros. Si la factura está incompleta o mal formateada, el pago puede retrasarse. Una factura B2B efectiva incluye lo siguiente:

• Tu información empresarial: Nombre de la empresa, dirección, datos de contacto y cualquier número de identificación fiscal o de registro requerido (por ejemplo, ID de IVA)
  
• Información del cliente: Nombre de la empresa de tu cliente, dirección de facturación, el contacto o departamento que maneja los pagos (por ejemplo, «Cuentas por Pagar») y cualquier número de identificación fiscal o de registro requerido
  
• Datos de la factura: Un número de factura exclusivo, fecha de emisión y fecha de vencimiento del pago
  
• Partidas: Una lista detallada que muestra lo que se entregó, así como las cantidades, precios unitarios y totales para cada partida
  
• Desglose de precios: El subtotal, impuestos, envío o tarifas, descuentos (si los hay) y el importe total a pagar
  
• Condiciones de pago: Cuándo y cómo pagar, así como cualquier término de tarifa por retraso o descuentos por pronto pago que apliquen
  
• Notas de apoyo: Un mensaje de agradecimiento, documentos justificativos (por ejemplo, hojas de asistencia) o cualquier otra información que el cliente deba conocer
  
• Número de orden de compra (PO) o número de referencia: El número que vincula la factura con la PO, si el cliente emitió una (las empresas más grandes pueden no procesar tu factura sin una)
  

También vale la pena asegurarse de que tu factura se vea clara y profesional. Da una buena imagen de tu negocio y ayuda al cliente a procesar el pago más rápidamente.

¿Hay una plantilla estándar de factura B2B que pueda usar?

No hay una única plantilla universal que todas las empresas usen para facturas B2B; no obstante, estas facturas tienden a seguir una estructura común. Si deseas reducir el tiempo que pasas creando facturas desde cero, puedes descargar plantillas estáticas (Word, Excel o PDF) o usar facturas generadas por software.

Las plantillas integradas en herramientas como Stripe Invoicing pueden:

• Gestionar automáticamente el formato
  
• Generar números de factura secuenciales
  
• Calcular impuestos en tiempo real
  
• Personalizar logotipos, colores y diseño
  
• Incluir campos adicionales para datos específicos de la región
  

Stripe te permite crear plantillas de factura reutilizables, programar facturas recurrentes y enviarlas con enlaces de pago integrados. Eso significa que tus facturas se envían a tiempo y en el formato adecuado con menos trabajo manual, y tu cliente puede pagar directamente en línea.

¿Qué es la facturación electrónica B2B y cómo funciona?

La facturación electrónica B2B es cuando envías una factura electrónicamente a otra empresa en un formato digital estructurado (por ejemplo, XML, UBL) que puede ser leído y procesado automáticamente por los sistemas de la empresa.

Mientras que la facturación digital se refiere simplemente a enviar un PDF por correo electrónico o enviar un enlace de pago, la facturación electrónica es el proceso de enviar datos que el software del destinatario puede recibir, validar y registrar automáticamente. Funcionan de la siguiente manera:

• Los datos de la factura se generan a partir de tu sistema contable, sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o herramienta de facturación.
  
• La factura tiene un formato de datos estructurado (por ejemplo, XML, UBL, EDIFACT).
  
• Se transmite electrónicamente, ya sea directamente a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API), una red de facturación electrónica o una plataforma de intercambio administrada por el gobierno (dependiendo del país).
  
• El sistema del cliente recibe y procesa la factura automáticamente.
  

Esta automatización puede reducir al mínimo los errores, acelerar el pago y crear un rastro de auditoría digital que sea más fácil de seguir y gestionar.

¿Es obligatoria la facturación electrónica para las empresas B2B?

Dependiendo de dónde operes, es posible que la facturación electrónica sea obligatoria. En algunos países, la facturación electrónica B2B es opcional, pero en otros es obligatoria por ley y está estrictamente regulada. Así es como funciona en diferentes regiones.

Estados Unidos

La facturación electrónica para transacciones B2B no es obligatoria en EE. UU. No hay una regla federal que exija a las empresas enviar facturas en un formato digital estructurado; puedes usar PDF o incluso papel. Algunas agencias gubernamentales están avanzando hacia la facturación electrónica (por ejemplo, la Plataforma de Procesamiento de Facturas del Tesoro de EE. UU.), pero sigue siendo opcional para las empresas.

Europa

Las obligaciones en materia de facturación electrónica se están extendiendo rápidamente. Italia fue el primer país de la UE en imponer la facturación electrónica obligatoria para todas las transacciones B2B nacionales utilizando la plataforma de facturación electrónica de la Agencia Tributaria italiana. Francia, Alemania, Polonia y otros países están introduciendo requisitos similares, a menudo utilizando la red de Contratación Pública Paneuropea en Línea (PEPPOL). Rumanía implementó la facturación electrónica obligatoria para todas las transacciones B2B en 2024.

La iniciativa de la UE «IVA en la Era Digital» (ViDA) planea introducir estándares de facturación electrónica para transacciones B2B transfronterizas para 2030.

América Latina

Las obligaciones en materia de facturación electrónica ya son generalizados y se aplican. Países como Brasil, Chile y México requieren que las facturas se envíen a la autoridad fiscal en tiempo real. Si no utilizas la plataforma oficial en cada país, la factura no es válida.

Asia y Oriente Medio

Las obligaciones varían según el país, pero muchos están avanzando hacia controles más estrictos:

• India exige a las empresas que superen un determinado tamaño (con un volumen de facturación de 50 millones de rupias indias o más) que emitan facturas electrónicas estructuradas a través del Portal de Registro de Facturas.
  
• Arabia Saudita está introduciendo requisitos de facturación electrónica por fases para las empresas.
  
• Corea del Sur requiere que la mayoría de las empresas envíen facturas electrónicas a través del Servicio Nacional de Impuestos.
  

Incluso en lugares donde la facturación electrónica no es obligatoria, la tendencia es clara: la facturación estructurada y automatizada se está convirtiendo en la norma. Y si trabajas en varios países, adoptar la facturación electrónica ahora puede ayudarte a cumplir con la normativa.

Stripe Invoicing ya admite muchos de los formatos e integraciones que las empresas necesitan para mantenerse a la vanguardia, independientemente de que facturen a nivel nacional o en mercados regulados.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica B2B?

La facturación electrónica cambia la forma en que las empresas reciben pagos, realizan el seguimiento de los ingresos y gestionan el cumplimiento normativo. Mejora la precisión, la velocidad y la visibilidad en todo el proceso de facturación. Analicemos más de cerca sus ventajas.

Pagos más rápidos

Las facturas digitales se mueven más rápido. Cuando envías una factura que el sistema de tu cliente puede abrir, revisar y pagar en línea en minutos, puedes acortar drásticamente el ciclo de pago. Una mayor rapidez en los pagos supone un mayor flujo de caja, lo que le da a tu empresa más flexibilidad para invertir, contratar o expandirse.

Menos errores y disputas de facturación

La facturación manual deja margen para errores: errores tipográficos, impuestos mal calculados, números de pedido que faltan, entre otros. Las herramientas de facturación electrónica reducen ese riesgo al extraer datos precisos directamente de tus sistemas. Existen menos posibilidades de que se produzcan errores, se reduce el número de intercambios con los clientes para solucionar problemas con las facturas y es más fácil cotejar las facturas con las órdenes de compra o los contratos.

Menores costes operativos

Los costes de la facturación en papel se acumulan con los gastos de envío, impresión y tiempo del personal. Incluso los PDF enviados por correo electrónico a menudo requieren entrada manual. La facturación electrónica elimina la mayoría de esos puntos de contacto gracias a la introducción y conciliación automáticas de datos, la ausencia de almacenamiento físico o impresión y la reducción de los gastos generales, ya que los equipos financieros no tendrán que pedir aprobaciones ni corregir errores.

Flujos de trabajo automatizados

Una vez que las facturas son digitales, es más fácil automatizar tareas relacionadas. Puedes generar automáticamente facturas a partir de sistemas de proyectos o facturación y automatizar facturas recurrentes para servicios de suscripción, recordatorios de pago y actualizaciones de estado de facturas en tiempo real. Stripe Invoicing admite todas estas funciones, brindándote visibilidad y control de extremo a extremo sin requerir un sistema de facturación independiente.

Seguimiento en tiempo real y preparación para auditorías

La facturación electrónica crea un registro completo y consultable de todas las transacciones. Puedes ver exactamente cuándo se entrega, se visualiza o se paga una factura, encontrar rápidamente saldos pendientes y estar preparado para auditorías o revisiones financieras con registros digitales claros.

Mayor facilidad para cumplir la normativa

Cuando se exige la facturación electrónica, las facturas estructuradas te ayudan a cumplir las normas fiscales locales desde el primer día. Los controles integrados reducen el riesgo de facturas no conformes y facilitan la integración con sistemas que informan a las autoridades fiscales. Si se introducen obligaciones de facturación electrónica, no tendrás que adaptar tu proceso para cumplir la normativa. Las herramientas de facturación de Stripe ayudan a las empresas a cumplir las normas locales de facturación electrónica sin necesidad de crear soluciones personalizadas.

Tomados en conjunto, estas ventajas pueden mejorar todo tu ciclo de ingresos. Puedes cobrar más rápido, realizar un seguimiento de los resultados más fácilmente y crear un sistema que se adapta a medida que creces. Tanto si facturas al extranjero como si facturas a un cliente habitual de tu ciudad, la facturación electrónica te ayuda a estar preparado para lo que venga.