La facturación es una de las herramientas más poderosas que tiene tu empresa B2B para proteger el flujo de efectivo, mantener relaciones sólidas con los clientes y cumplir con la normativa. A medida que las reglas globales sobre la facturación electrónica cambian y más empresas se alejan de los PDF y hojas de cálculo, la forma en que facturas puede afectar directamente la rapidez con la que recibes pagos y si tus procesos pueden escalar contigo. A continuación, explicaremos lo que necesitas saber para modernizar y mejorar tu estrategia de facturación B2B.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura B2B y qué debe incluir?
  
• ¿Hay una plantilla estándar de factura B2B que pueda usar?
  
• ¿Qué es la facturación electrónica B2B y cómo funciona?
  
• ¿Es obligatoria la facturación electrónica para las empresas B2B?
  
• ¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica B2B?
  

¿Qué es una factura B2B y qué debe incluir?

Una [factura] B2B (https://stripe.com/resources/more/invoice-vs-statement-what-is-the-difference) es la factura que una empresa envía a otra después de entregar bienes o servicios. Es tanto una solicitud de pago como un registro de la transacción. Los riesgos suelen ser mayores que en las ventas B2C: los totales son más altos, los contratos tienen plazos más largos y los equipos contables dependen de estos registros. Si la factura está incompleta o mal formateada, el pago puede retrasarse. Una factura B2B efectiva incluye lo siguiente:

• Información de tu empresa: Nombre de la empresa, dirección, detalles de contacto y cualquier número fiscal o de registro requerido (por ejemplo, ID de IVA)
  
• Información del cliente: Nombre de la empresa de tu cliente, dirección de facturación, el contacto o departamento que gestiona los pagos (por ejemplo, “Cuentas por Pagar”) y cualquier número fiscal o de registro requerido
  
• Detalles de la factura: Un número de factura único, fecha de emisión y fecha de vencimiento del pago
  
• Partidas: Una lista detallada que muestra lo que se entregó, así como las cantidades, precios unitarios y totales para cada línea
  
• Desglose de precios: El subtotal, impuestos, envío o comisiones, descuentos (si los hay) y el monto total a pagar
  
• Términos de pago: Cuándo y cómo pagar, así como cualquier cargo por pago tardío o descuentos por pago anticipado que correspondan
  
• Notas complementarias: Un mensaje de agradecimiento, documentos de respaldo (por ejemplo, hojas de tiempo) o cualquier otra información que el cliente deba conocer
  
• Número de orden de compra (PO) o número de referencia: El número que vincula la factura con la PO, si el cliente emitió una (las empresas más grandes pueden no procesar tu factura sin una)
  

También vale la pena asegurarse de que tu factura tenga un aspecto limpio y profesional. Refleja una buena imagen de tu negocio y ayuda al cliente a procesar el pago más rápido.

¿Hay una plantilla estándar de factura B2B que pueda usar?

No hay una única plantilla universal que cada empresa use para las facturas B2B, pero estas facturas tienden a seguir una estructura común. Si deseas reducir el tiempo que pasas creando facturas desde cero, puedes descargar plantillas estáticas (Word, Excel o PDF) o usar facturas generadas por software.

Las plantillas integradas de herramientas como Stripe Invoicing pueden hacer lo siguiente:

• Manejar automáticamente el formato
  
• Generar números de factura secuenciales
  
• Calcular impuestos en tiempo real
  
• Personalizar logotipos, colores y diseño
  
• Incluir campos adicionales para puntos de datos específicos de la región
  

Stripe te permite crear plantillas de factura reutilizables, programar facturas recurrentes y enviarlas con enlaces de pago integrados. Eso significa que tus facturas se envían a tiempo y en el formato adecuado con menos trabajo manual, y tu cliente puede pagar directamente en línea.

¿Qué es la facturación electrónica B2B y cómo funciona?

La facturación electrónica B2B es cuando envías una factura electrónicamente a otra empresa en un [formato digital] estructurado(https://stripe.com/resources/more/what-are-the-legit-format-types-of-an-electronic-invoice) (por ejemplo, XML, UBL) que puede ser leído y procesado automáticamente por los sistemas de la empresa.

Mientras que la facturación digital se refiere simplemente a enviar un PDF por correo electrónico o enviar un enlace de pago, la facturación electrónica es el proceso de enviar datos que el software del destinatario puede recibir, validar y registrar automáticamente. Funciona de esta forma:

• Los datos de la factura se generan a partir de tu sistema contable, sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o herramienta de facturación.
  
• La factura está formateada en un formato de datos estructurado (por ejemplo, XML, UBL, EDIFACT).
  
• Se transmite electrónicamente, ya sea directamente a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API), a través de una red de facturación electrónica o de una plataforma de intercambio administrada por el Gobierno (dependiendo del país).
  
• El sistema del cliente recibe y procesa la factura automáticamente.
  

Esta automatización puede minimizar errores, acelerar el pago y crear un rastro de auditoría digital que sea más fácil de rastrear y gestionar.

¿Es obligatoria la facturación electrónica para las empresas B2B?

Dependiendo de dónde operes, la facturación electrónica podría ser un requisito. En algunos países, la facturación electrónica B2B es opcional, pero en otros, es legalmente obligatorio y está estrictamente regulada. Así es como funciona en diferentes regiones.

Estados Unidos

La facturación electrónica para transacciones B2B no es obligatoria en EE. UU. No hay una regla federal que exija a las empresas enviar facturas en un formato digital estructurado; puedes usar PDF o incluso papel. Algunas agencias gubernamentales están adoptando la facturación electrónica (por ejemplo, la Plataforma de Procesamiento de Facturas del Tesoro de EE. UU.), pero sigue siendo opcional para las empresas.

Europa

Las obligaciones de facturación electrónica se están expandiendo rápidamente. Italia fue el primer país de la UE en hacer obligatoria la facturación electrónica para todas las transacciones B2B nacionales utilizando la plataforma de facturación electrónica de la Agencia de Ingresos de Italia. Francia, Alemania, Polonia y otros países están introduciendo requisitos similares, a menudo utilizando la red de Contratación Pública Paneuropea en Línea (PEPPOL). Rumania implementó la facturación electrónica obligatoria para todas las transacciones B2B en 2024.

La [iniciativa “IVA en la Era Digital” (ViDA)] de la UE (https://taxation-customs.ec.europa.eu/news/adoption-vat-digital-age-package-2025-03-11_en) planea introducir estándares de facturación electrónica para transacciones B2B transfronterizas para 2030.

América Latina

Las obligaciones de facturación electrónica ya están ampliamente implementadas y se hacen cumplir Países como Brasil, Chile y México requieren que las facturas se envíen a la autoridad fiscal en tiempo real. Si no se utiliza la plataforma oficial en cada país, la factura no es válida.

Asia y Oriente Medio

Las obligaciones varían según el país, pero muchos están adoptando controles más estrictos:

• India exige que las empresas de cierto tamaño (con un volumen de negocios de 5 crore INR o más) emitan facturas electrónicas estructuradas a través del Portal de Registro de Facturas.
  
• Arabia Saudita está introduciendo requisitos de facturación electrónica por fases para las empresas.
  
• Corea del Sur requiere que la mayoría de las empresas envíen facturas electrónicas a través del Servicio Nacional de Impuestos.
  

Incluso en lugares donde la facturación electrónica no es obligatoria, la tendencia es clara: la facturación estructurada y automatizada se está convirtiendo en la norma. Y si trabajas a través de fronteras, adoptar la facturación electrónica ahora puede ayudarte a mantenerte en cumplimiento.

Stripe Invoicing ya admite muchos de los formatos e integraciones que las empresas necesitan para mantenerse a la vanguardia, ya sea que facturen a nivel nacional o en mercados regulados.

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica B2B?

La facturación electrónica cambia la forma en que las empresas reciben pagos, rastrean ingresos y abordan el cumplimiento. Mejora la precisión, la velocidad y la visibilidad en todo el proceso de facturación. Aquí tienes un vistazo más detallado a sus beneficios.

Pagos más rápidos

Las facturas digitales se mueven más rápido. Cuando envías una factura que el sistema de tu cliente puede abrir, revisar y pagar en línea en minutos, puedes acortar drásticamente el ciclo de pago. Los pagos más rápidos significan un flujo de efectivo más fuerte, lo que le da a tu empresa más flexibilidad para invertir, contratar o crecer.

Menos errores y disputas de facturación

La facturación manual deja espacio para errores: errores tipográficos, impuestos mal calculados, números de PO faltantes y más. Las herramientas de facturación electrónica reducen ese riesgo al extraer datos precisos directamente de tus sistemas. Hay menos puntos de entrada para errores, hay menos idas y venidas con los clientes para solucionar problemas de facturación y es más fácil hacer coincidir las facturas con los PO o contratos.

Menores costos operativos

Los costos de facturación en papel se acumulan con el correo, la impresión y el tiempo del personal. Incluso los PDF enviados por correo electrónico a menudo requieren entrada manual. La facturación electrónica elimina la mayoría de esos puntos de contacto con la entrada de datos automatizada y la conciliación, sin almacenamiento físico ni impresión y menos gastos generales, ya que los equipos de finanzas no tendrán que perseguir aprobaciones o corregir problemas.

Flujos de trabajo automatizados

Una vez que las facturas son digitales, es más fácil automatizar tareas relacionadas. Puedes generar automáticamente facturas a partir de sistemas de proyectos o facturación y automatizar facturas recurrentes para servicios de suscripción, recordatorios de pago y actualizaciones de estado de facturas en tiempo real. Stripe Invoicing admite todas estas funciones, brindándote visibilidad y control de principio a fin sin necesidad de un sistema de facturación independiente.

Seguimiento en tiempo real y preparación para auditorías

La facturación electrónica genera un registro completo y fácilmente buscable de cada transacción. Puedes ver exactamente cuándo se entrega, se visualiza o se paga una factura, encontrar rápidamente saldos pendientes y estar preparado para auditorías o revisiones financieras con registros digitales limpios.

Cumplimiento más sencillo

Cuando la facturación electrónica es obligatoria, las facturas estructuradas te ayudan a cumplir con las normas fiscales locales desde el primer día. Los controles integrados reducen el riesgo de facturas no conformes y facilitan la integración con sistemas que informan a las autoridades fiscales. Si se introducen mandatos de facturación electrónica, no tendrás que adaptar tu proceso para seguir cumpliendo con la normativa. Las herramientas de facturación de Stripe ayudan a las empresas a cumplir con las normas locales de facturación electrónica sin necesidad de construir soluciones personalizadas.

Tomados en conjunto, estos beneficios pueden mejorar todo tu ciclo de ingresos. Puedes recibir pagos más rápido, rastrear el rendimiento más fácilmente y construir un sistema que escale a medida que creces. Ya sea que estés facturando a través de fronteras o cobrando a un cliente a largo plazo en tu propia ciudad, la facturación electrónica te ayuda a estar listo para lo que viene.