La fatturazione è uno degli strumenti più potenti a disposizione della tua azienda B2B per proteggere il flusso di cassa, mantenere solide relazioni con i clienti e garantire la conformità normativa. Con l'evoluzione delle normative globali in materia di fatturazione elettronica e l'abbandono progressivo dei PDF e dei fogli di calcolo da parte delle attività, il modo in cui emetti le fatture può influire direttamente sulla rapidità con cui ricevi i pagamenti e sulla scalabilità dei tuoi processi. Di seguito, spiegheremo cosa devi sapere per modernizzare e migliorare la tua strategia di fatturazione B2B.

Di cosa parla questo articolo?

• Cos'è una fattura B2B e cosa dovrebbe includere?
  
• Esiste un modello standard di fattura B2B che posso utilizzare?
  
• Cos'è la fatturazione elettronica B2B e come funziona?
  
• La fatturazione elettronica è obbligatoria per le attività B2B?
  
• Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica B2B?
  

Cos'è una fattura B2B e cosa dovrebbe includere?

Una fattura B2B è la fattura che un'attività invia a un'altra dopo aver consegnato beni o servizi. È sia una richiesta di pagamento che un documento che attesta la transazione. La posta in gioco è spesso più alta rispetto alle vendite B2C: gli importi totali sono più elevati, i contratti hanno durate più lunghe e i team contabili fanno affidamento su questi documenti. Se la fattura è incompleta o formattata male, il pagamento può essere ritardato. Una fattura B2B efficace include quanto segue:

• Informazioni sull'attività: nome dell'azienda, indirizzo, dettagli di contatto e eventuali numeri di registrazione o fiscali richiesti (ad esempio, ID IVA)
  
• Informazioni sul cliente: ragione sociale del tuo cliente, indirizzo di fatturazione, il contatto o il dipartimento che gestisce i pagamenti (ad esempio, "Crediti”) ed eventuali numeri di registrazione o fiscali richiesti
  
• Dettagli della fattura: un numero di fattura unico, data di emissione e data di scadenza del pagamento
  
• Voci riga: un elenco dettagliato che mostra cosa è stato consegnato, così come le quantità, i prezzi unitari e i totali per ogni voce
  
• Ripartizione dei prezzi: il subtotale, le tasse, le spese di spedizione o le commissioni, gli sconti (se presenti) e l'importo totale dovuto
  
• Termini di pagamento: quando e come pagare, nonché eventuali condizioni relative a penali per ritardato pagamento o sconti per pagamento anticipato.
  
• Note di supporto: un messaggio di ringraziamento, documenti di supporto (ad esempio, fogli delle presenze) o qualsiasi altra cosa che il cliente dovrebbe sapere
  
• Numero dell'ordine di acquisto (PO) o numero di riferimento: numero che collega la fattura all'ordine di acquisto, se il cliente ne ha emesso uno (le aziende più grandi potrebbero non elaborare la fattura senza questo numero).
  

Vale anche la pena assicurarsi che la tua fattura appaia pulita e professionale. Questo si riflette positivamente sulla tua attività e aiuta il cliente a elaborare il pagamento più rapidamente.

Esiste un modello standard di fattura B2B che posso utilizzare?

Non esiste un unico modello universale che tutte le attività utilizzano per le fatture B2B, ma queste fatture tendono a seguire una struttura comune. Se desideri ridurre il tempo necessario per creare fatture da zero, puoi scaricare modelli statici (Word, Excel o PDF) o utilizzare fatture generate dal software.

I modelli integrati di strumenti come Stripe Invoicing consentono di:

• Gestire automaticamente la formattazione
  
• Generare numeri di fattura sequenziali
  
• Calcolare le tasse in tempo reale
  
• Personalizzare loghi, colori e layout
  
• Includere campi aggiuntivi per dati specifici dell'area geografica
  

Stripe ti consente di creare modelli di fattura riutilizzabili, pianificare fatture ricorrenti e inviarle con link di pagamento integrati. Ciò significa che le fatture vengono emesse puntualmente e nel formato corretto con meno lavoro manuale e che il cliente può pagare direttamente online.

Cos'è la fatturazione elettronica B2B e come funziona?

La fatturazione elettronica B2B consiste nell'invio elettronico di una fattura ad un'altra impresa in un formato digitale strutturato (ad esempio XML, UBL) che può essere letto ed elaborato automaticamente dai sistemi dell'attività.

Mentre la fatturazione digitale consiste semplicemente nell'inviare un PDF via email o un link di pagamento, la fatturazione elettronica è il processo di invio di dati che il software del destinatario è in grado di ricevere, convalidare e registrare automaticamente. Ecco come funziona:

• I dati delle fatture vengono generati dal tuo sistema di contabilità, dal sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o dallo strumento di fatturazione.
  
• La fattura è formattata in un formato di dati strutturato (ad esempio, XML, UBL, EDIFACT).
  
• Viene trasmessa elettronicamente, direttamente tramite un'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API), attraverso una rete di fatturazione elettronica o tramite una piattaforma di scambio gestita dal governo (a seconda del paese).
  
• Il sistema del cliente riceve ed elabora automaticamente la fattura.
  

Questa automazione può ridurre al minimo gli errori, accelerare i pagamenti e creare una traccia di audit digitale più facile da monitorare e gestire.

La fatturazione elettronica è obbligatoria per le attività B2B?

A seconda di dove operi, la fatturazione elettronica potrebbe essere un requisito. In alcuni paesi, la fatturazione elettronica B2B è facoltativa, ma in altri è obbligatoria per legge e soggetta a norme rigorose. Ecco come funziona in diverse aree geografiche.

Stati Uniti

La fatturazione elettronica per le transazioni B2B non è obbligatoria negli Stati Uniti. Non esiste una norma federale che obblighi le attività commerciali a inviare fatture in un formato digitale strutturato; è possibile utilizzare file PDF o persino cartacei. Alcune agenzie governative stanno passando alla fatturazione elettronica (ad esempio, la piattaforma di elaborazione delle fatture) del Dipartimento del tesoro degli Stati Uniti, ma per le attività è ancora facoltativa.

Europa

Gli obblighi di fatturazione elettronica si stanno espandendo rapidamente. L'Italia è stato il primo paese dell'UE a rendere obbligatoria la fatturazione elettronica per tutte le transazioni B2B nazionali utilizzando la piattaforma di fatturazione elettronica dell'Agenzia delle Entrate italiana. Francia, Germania, Polonia e altri paesi stanno introducendo requisiti simili, spesso utilizzando la rete paneuropea per gli appalti pubblici online (PEPPOL). La Romania ha lanciato la fatturazione elettronica obbligatoria per tutte le transazioni B2B nel 2024.

L'iniziativa dell'UE “VAT in the Digital Age” (ViDA) prevede l'introduzione di standard di fatturazione elettronica per le transazioni B2B transfrontaliere entro il 2030.

America Latina

Gli obblighi di fatturazione elettronica sono già ampiamente diffusi e applicati. Paesi come Brasile, Cile e Messico richiedono che le fatture siano presentate all'autorità fiscale in tempo reale. Se non utilizzi la piattaforma ufficiale in ciascun paese, la fattura non è valida.

Asia e Medio Oriente

Gli obblighi variano da paese a paese, ma molti si stanno muovendo verso controlli più severi:

• L'India richiede alle attività sopra una certa dimensione (con un fatturato di 5 crore di rupie indiane o più) di emettere fatture elettroniche strutturate tramite il Portale di registrazione delle fatture.
  
• L'Arabia Saudita sta introducendo requisiti di fatturazione elettronica graduali per le attività.
  
• La Corea del Sud richiede alla maggior parte delle aziende di presentare fatture elettroniche tramite il Servizio fiscale nazionale.
  

Anche nei luoghi in cui la fatturazione elettronica non è obbligatoria, la tendenza è chiara: la fatturazione strutturata e automatizzata sta diventando la norma. E se lavori oltre confine, adottare subito la fatturazione elettronica può aiutarti a rimanere conforme alle normative.

Stripe Invoicing supporta già molti dei formati e delle integrazioni necessari alle attività per rimanere competitive, sia che emettano fatture a livello nazionale o in mercati regolamentati.

Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica B2B?

La fatturazione elettronica cambia il modo in cui le attività vengono pagate, tengono traccia dei ricavi e gestiscono la conformità. Migliora l'accuratezza, la velocità e la visibilità nel processo di fatturazione. Esaminiamo più da vicino i suoi vantaggi.

Pagamenti più veloci

Le fatture digitali sono più veloci. Quando invii una fattura che il sistema del tuo cliente può aprire, controllare e pagare online in pochi minuti, puoi ridurre notevolmente il ciclo di pagamento. Pagamenti più rapidi significano un flusso di cassa più solido, che offre alla tua attività maggiore flessibilità per investire, assumere o espandersi.

Meno errori e controversie di fatturazione

La fatturazione manuale lascia spazio a errori: refusi, calcoli errati delle imposte, numeri d'ordine mancanti e altro ancora. Gli strumenti di fatturazione elettronica riducono tale rischio estraendo dati accurati direttamente dai tuoi sistemi. Ci sono meno possibilità di errore, meno scambi con i clienti per risolvere problemi relativi alle fatture ed è più facile abbinare le fatture agli ordini di acquisto o ai contratti.

Costi operativi più bassi

I costi della fatturazione cartacea aumentano con le spese postali, di stampa e il tempo impiegato dal personale. Anche i PDF inviati via email spesso richiedono l'inserimento manuale dei dati. La fatturazione elettronica elimina la maggior parte di questi punti di contatto grazie all'inserimento e alla riconciliazione automatizzati dei dati, all'assenza di archiviazione fisica o stampa e alla riduzione dei costi generali, poiché i team finanziari non dovranno più richiedere approvazioni o correggere errori.

Flussi di lavoro automatizzati

Una volta che le fatture sono digitali, è più facile automatizzare le attività correlate. È possibile generare automaticamente fatture dai sistemi di progetto o di fatturazione e automatizzare le fatture ricorrenti per servizi in abbonamento, i promemoria di pagamento e gli aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle fatture. Stripe Invoicing supporta tutte queste funzioni, fornendoti visibilità e controllo end-to-end senza richiedere un sistema di fatturazione separato.

Monitoraggio in tempo reale e preparazione per gli audit

La fatturazione elettronica crea un registro completo e ricercabile di ogni transazione. Puoi vedere esattamente quando una fattura viene consegnata, visualizzata o pagata, trovare rapidamente i saldi in sospeso e prepararti per eventuali verifiche o revisioni finanziarie grazie a registri digitali chiari e ordinati.

Conformità più semplice

Quando la fatturazione elettronica è obbligatoria, le fatture strutturate ti aiutano a rispettare le norme fiscali locali sin dal primo giorno. I controlli integrati riducono il rischio di fatture non conformi e facilitano l'integrazione con i sistemi che comunicano alle autorità fiscali. Se vengono introdotti obblighi di fatturazione elettronica, non sarà necessario adeguare il proprio processo per rimanere conformi. Gli strumenti di fatturazione di Stripe aiutano le attività a rispettare le normative locali in materia di fatturazione elettronica senza dover sviluppare soluzioni personalizzate.

Nel loro insieme, questi vantaggi possono migliorare l'intero ciclo dei ricavi. Puoi ricevere pagamenti più rapidamente, monitorare le prestazioni più facilmente e creare un sistema scalabile man mano che cresci. Che tu stia fatturando oltre confine o a un cliente di lunga data nella tua stessa città, la fatturazione elettronica ti aiuta a restare pronto per ciò che verrà.