Die Rechnungsstellung ist einer der stärksten Hebel, über die Ihr B2B-Unternehmen verfügt, um den Cashflow zu schützen, enge Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Da sich die globalen Regeln für die elektronische Rechnungsstellung ändern und sich immer mehr Unternehmen von PDF-Dateien und Tabellenkalkulationen abwenden, kann sich die Art und Weise Ihrer Rechnungsstellung direkt darauf auswirken, wie schnell Sie bezahlt werden und ob sich Ihre Prozesse dem Wachstum Ihres Unternehmens entsprechend skalieren lassen. Im Folgenden erklären wir Ihnen, was Sie wissen müssen, um Ihre Strategie für die B2B-Rechnungsstellung zu modernisieren und zu verbessern.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine B2B-Rechnung und was sollte sie beinhalten?
  
• Gibt es eine Standardvorlage für B2B-Rechnungen, die ich verwenden kann?
  
• Was ist elektronische B2B-Rechnungsstellung und funktioniert sie?
  
• Ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Unternehmen verpflichtend?
  
• Was sind die Vorteile der elektronischen B2B-Rechnungsstellung?
  

Was ist eine B2B-Rechnung und was sollte sie beinhalten?

Eine B2B-Rechnung ist die Rechnung, die ein Unternehmen nach Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen sendet. Sie ist sowohl eine Zahlungsaufforderung als auch eine Aufzeichnung der Transaktion. Oft steht mehr auf dem Spiel als bei B2C-Verkäufen: Die Gesamtsummen sind höher, die Verträge haben längere Laufzeiten und die Buchhaltungsteams sind auf diese Aufzeichnungen angewiesen. Wenn die Rechnung unvollständig oder schlecht formatiert ist, kann sich die Zahlung verzögern. Eine effektive B2B-Rechnung beinhaltet Folgendes:

• Ihre Unternehmensinformationen: Unternehmensname, Adresse, Kontaktdaten und alle erforderlichen Steuer- oder Registrierungsnummern (z. B. USt-IdNr.)
  
• Kundeninformationen: Der Unternehmensname Ihres Kunden, seine Rechnungsadresse, die Kontaktperson oder Abteilung, die Zahlungen abwickelt (z. B. „Kreditorenbuchhaltung“), sowie alle erforderlichen Steuer- oder Registriernummern
  
• Rechnungsdetails: Eine eindeutige Rechnungsnummer, ein Ausstellungsdatum und ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung
  
• Posten: Eine detaillierte Liste, aus der hervorgeht, was geliefert wurde, sowie die Mengen, die Preise pro Einheit und Gesamtsummen für jeden Posten
  
• Aufschlüsselung der Preisgestaltung: Zwischensumme, Steuern, Versandkosten oder Gebühren, Rabatte (falls vorhanden) und der fällige Gesamtbetrag
  
• Zahlungsbedingungen: Wann und wie bezahlt werden muss sowie alle geltenden Bedingungen für Verzugsgebühren oder Rabatte bei vorzeitiger Zahlung
  
• Unterstützende Hinweise: Eine Dankesnachricht, unterstützende Dokumente (z. B. Arbeitszeitnachweise) und alles Sonstige, das der Kunde wissen sollte
  
• Bestell- oder Referenznummer Die Nummer, die die Rechnung mit der Bestellung verknüpft, falls der Kunde eine ausgestellt hat (ohne diese Angabe wird Ihre Rechnung von größeren Unternehmen möglicherweise nicht bearbeitet)
  

Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnung übersichtlich ist und professionell wirkt. Das wirft ein gutes Licht auf Ihr Unternehmen und hilft dem Kunden, Zahlungen schneller abzuwickeln.

Gibt es eine Standardvorlage für B2B-Rechnungen, die ich verwenden kann?

Es gibt nicht eine einzige, universelle Vorlage, die alle Unternehmen für B2B-Rechnungen verwenden, aber diese Rechnungen folgen in der Regel einer gemeinsamen Struktur. Wenn Sie den Zeitaufwand reduzieren möchten, der mit dem Erstellen von Rechnungen von Grund auf einhergeht, können Sie statische Vorlagen (Word, Excel oder PDF) herunterladen oder softwaregenerierte Rechnungen verwenden.

Integrierte Vorlagen von Tools wie Stripe Invoicing sind zu Folgendem in der Lage:

• Formatierung automatisch bearbeiten
  
• Fortlaufende Rechnungsnummern generieren
  
• Steuern in Echtzeit berechnen
  
• Logos, Farben und Layout anpassen
  
• Zusätzliche Felder für regionsspezifische Datenpunkte hinzufügen
  

Mit Stripe können Sie wiederverwendbare Rechnungsvorlagen erstellen und wiederkehrende Rechnungen planen und mit integrierten Zahlungslinks versenden. Das bedeutet, dass Ihre Rechnungen pünktlich und im korrekten Format mit geringerem manuellem Aufwand versendet werden und Ihr Kunde direkt online bezahlen kann.

Was ist elektronische B2B-Rechnungsstellung und funktioniert sie?

Bei der elektronischen B2B-Rechnungsstellung senden Sie eine Rechnung auf elektronischem Weg in einem strukturierten digitalen Format (z. B. XML, UBL) an ein anderes Unternehmen. Diese Rechnung kann von den Systemen des Unternehmens automatisch gelesen und verarbeitet werden.

Während digitale Rechnungsstellung das einfache Versenden einer PDF-Datei per E-Mail oder das Senden eines Zahlungslinks bezeichnet, werden bei der elektronischen Rechnungsstellung Daten gesendet, die die Software des Empfängers automatisch empfangen, validieren und aufzeichnen kann. Und so funktioniert's:

• Rechnungsdaten werden aus Ihrem Buchhaltungssystem, ERP-System (Enterprise Resource Planning) oder Rechnungsstellungstool generiert.
  
• Die Rechnung ist in einem strukturierten Datenformat formatiert (z. B. XML, UBL oder EDIFACT).
  
• Sie wird elektronisch übermittelt, entweder direkt über eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) oder über ein Netzwerk für elektronische Rechnungsstellung oder über eine von der Regierung betriebene Austauschplattform (je nach Land).
  
• Das System des Kunden empfängt und bearbeitet die Rechnung automatisch.
  

Diese Automatisierung kann Fehler minimieren, Zahlungen beschleunigen und einen digitalen Prüfpfad erstellen, der einfacher nachzuverfolgen und zu verwalten ist.

Ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Unternehmen verpflichtend?

Je nachdem, wo Sie tätig sind, kann die elektronische Rechnungsstellung für Sie verpflichtend sein. In einigen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen optional, in anderen jedoch gesetzlich vorgeschrieben und streng reguliert. Das gilt in unterschiedlichen Regionen.

USA

In den USA ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen nicht verpflichtend. Es gibt keine Bundesvorschrift, nach der Unternehmen Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format versenden müssen. Sie können PDF-Dateien oder sogar Rechnungen in Papierform verwenden. Einige Regierungsbehörden gehen zur elektronischen Rechnungsstellung über (z. B. die Invoice Processing Platform des US-Finanzministeriums), für Unternehmen ist sie aber immer noch optional.

Europa

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung weitet sich rasch aus. Italien war das erste EU-Land, das die elektronische Rechnungsstellung über die elektronische Rechnungsstellungsplattform der italienischen Finanzbehörde für alle inländischen B2B-Transaktionen verpflichtend vorschrieb. Frankreich, Deutschland, Polen und andere Länder führen ähnliche Anforderungen ein und nutzen dabei häufig das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online). Rumänien führte die obligatorische elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Transaktionen 2024 ein.

Die EU-Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (VAT in the Digital Age, ViDA) plant, bis 2030 Standards für elektronische Rechnungsstellung für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen einzuführen.

Lateinamerika

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ist bereits weit verbreitet und wird durchgesetzt. In Ländern wie Brasilien, Chile und Mexiko müssen Rechnungen in Echtzeit an die Steuerbehörde übermittelt werden. Wenn Sie nicht die offizielle Plattform des jeweiligen Landes nutzen, ist die Rechnung nicht gültig.

Asien und Naher Osten

Die Verpflichtungen unterscheiden sich von Land zu Land, aber viele gehen zu strengeren Kontrollen über:

• Indien verlangt von Unternehmen ab einer bestimmten Größe (mit einem Umsatz von 50 Mio. INR oder mehr), über das Registrierungsportal für Rechnungen strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen.
  
• Saudi-Arabien führt für Unternehmen schrittweise Anforderungen bezüglich der elektronischen Rechnungsstellung ein.
  
• Südkorea verlangt von den meisten Unternehmen, über den National Tax Service elektronische Rechnungen einzureichen.
  

Selbst dort, wo die elektronische Rechnungsstellung nicht verpflichtend ist, ist der Trend klar: Eine strukturierte, automatisierte Rechnungsstellung entwickelt sich allmählich zur Norm. Und wenn Sie grenzüberschreitend arbeiten, kann es Ihnen leichter fallen, die Konformität aufrechtzuerhalten, wenn Sie die elektronische Rechnungsstellung jetzt einführen.

Stripe Invoicing unterstützt bereits viele der Formate und Integrationen, die Unternehmen benötigen, um auf der Höhe der Zeit zu sein, egal ob sie Rechnungen im Inland oder in unterschiedlichen regulierten Märkten ausstellen.

Was sind die Vorteile der elektronischen B2B-Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Zahlungen akzeptieren, ihren Umsatz verfolgen und Compliance-Fragen handhaben. Sie verbessert die Genauigkeit, Geschwindigkeit und Transparenz im gesamten Abrechnungsprozess. Im Folgenden sehen wir uns die Vorteile genauer an.

Schnellere Zahlungen

Digitale Rechnungen werden schneller abgewickelt. Wenn Sie eine Rechnung versenden, die das System Ihres Kunden innerhalb weniger Minuten öffnen, überprüfen und online bezahlen kann, können Sie damit den Zahlungszyklus drastisch verkürzen. Schnellere Zahlungen sind gleichbedeutend mit einem stärkeren Cashflow. Der wiederum verhilft Ihrem Unternehmen zu mehr Flexibilität, die Sie für Investitionen, für Neueinstellungen oder zum Skalieren nutzen können.

Weniger Fehler und Abrechnungsstreitigkeiten

Die manuelle Rechnungsstellung lässt Raum für Fehler – Tippfehler, falsch berechnete Mehrwertsteuer, fehlende Bestellnummern und mehr. Tools für elektronische Rechnungsstellung reduzieren dieses Risiko, indem sie direkt aus Ihren Systemen korrekte Daten abrufen. Es gibt weniger fehleranfällige Punkte, es gibt weniger Hin und Her mit Kunden, um Rechnungsprobleme zu lösen, und Rechnungen lassen sich einfacher mit Bestellungen oder Verträgen abgleichen.

Niedrigere Betriebskosten

Die Kosten für die Rechnungsstellung in Papierform summieren sich durch Porto, Druck und Personalzeit. Selbst per E-Mail versendete PDF-Dateien erfordern häufig eine manuelle Eingabe. Da Dateneingabe und -abgleich automatisiert werden und kein physisches Speichern oder Ausrucken erforderlich ist, macht die elektronische Rechnungsstellung die meisten dieser Kontaktpunkte überflüssig. Das verringert den Aufwand für Finanzteams, da sie weder Genehmigungen einholen noch Probleme beheben müssen.

Automatisierte Workflows

Sobald Rechnungen digitalisiert sind, ist es auch leichter, damit in Zusammenhang stehende Aufgaben zu automatisieren. Sie können Rechnungen automatisch aus Projekt- oder Abrechnungssystemen generieren und wiederkehrende Rechnungen für Abonnementdienste, Zahlungserinnerungen und Echtzeitaktualisierungen des Rechnungsstatus automatisieren. Stripe Invoicing unterstützt all diese Funktionen und bietet Ihnen umfassende Transparenz und Kontrolle, wobei kein separates Abrechnungssystem erforderlich ist.

Nachverfolgung in Echtzeit und Auditbereitschaft

Bei der elektronischen Rechnungsstellung wird für jede Transaktion eine vollständige, durchsuchbare Aufzeichnung erstellt. Sie sehen genau, wann eine Rechnung zugestellt, eingesehen oder bezahlt wird, finden mühelos ausstehende Salden und sind mit übersichtlichen digitalen Logs auf Audits oder Finanzprüfungen vorbereitet.

Einfachere Compliance

Wenn die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben ist, helfen Ihnen strukturierte Rechnungen dabei, die lokalen Steuervorschriften vom ersten Tag an einzuhalten. Integrierte Kontrollen senken das Risiko nicht konformer Rechnungen und erleichtern die Integration in Systeme für Meldungen an Steuerbehörden. Wenn die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend eingeführt wird, können Sie die Vorschriften einhalten, ohne Ihren Prozess zu aktualisieren. Die Rechnungsstellungstools von Stripe helfen Unternehmen dabei, die lokalen Regeln zur elektronischen Rechnungsstellung einzuhalten, ohne erst maßgeschneiderte Lösungen entwickeln zu müssen.

Zusammengenommen können diese Vorteile Ihren gesamten Umsatzzyklus verbessern. Sie können Zahlungen schneller erhalten, Ihre Leistung einfacher verfolgen und ein System aufbauen, das sich skalieren lässt, wenn Ihr Unternehmen wächst. Ganz gleich, ob Sie Rechnungen grenzüberschreitend stellen oder an einen langjährigen Kunden in Ihrer eigenen Stadt richten, sind Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung für die Zukunft gewappnet.