Facturering is een van de krachtigste hefbomen die je B2B-bedrijf heeft om cashflow te beschermen, sterke relaties met klanten te onderhouden en zich aan de regels te houden. Nu de wereldwijde regels voor elektronisch factureren veranderen en meer bedrijven afstappen van PDF's en spreadsheets, kan de manier waarop je factureert direct van invloed zijn op hoe snel je betaald krijgt en of je processen met je mee kunnen schalen. Hieronder leggen we uit wat je moet weten om je B2B-factureringsstrategie te moderniseren en te verbeteren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een B2B-factuur en wat moet erop staan?
  
• Bestaat er een standaard B2B-factuursjabloon dat ik kan gebruiken?
  
• Wat is B2B e-facturatie en hoe werkt het?
  
• Is e-facturatie verplicht voor B2B-bedrijven?
  
• Wat zijn de voordelen van B2B e-facturatie?
  

Wat is een B2B-factuur en wat moet deze bevatten?

Een B2B factuur is de factuur die een bedrijf naar een ander bedrijf stuurt nadat het goederen of diensten heeft geleverd. Het is zowel een betalingsverzoek als een registratie van de transactie. Er staat vaak meer op het spel dan bij B2C-verkopen: de totalen zijn groter, de contracten hebben langere looptijden en boekhoudteams vertrouwen op deze gegevens. Als de factuur onvolledig is of slecht geformatteerd, kan de betaling vertraging oplopen. Een effectieve B2B-factuur omvat het volgende:

• Je bedrijfsinformatie:__ Bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en eventueel vereiste belasting- of registratienummers (bijv. BTW-nummer)
  
• Klanteninformatie:_ De bedrijfsnaam van je klant, het factuuradres, de contactpersoon of afdeling die de betalingen afhandelt (bijv. "Crediteuren") en eventueel vereiste belasting- of registratienummers
  
• Factuurgegevens:__ Een uniek factuurnummer, afgiftedatum en betaaldatum
  
• Line items: Een gespecificeerde lijst die laat zien wat er geleverd is, evenals de hoeveelheden, eenheidsprijzen en totalen voor elke regel
  
• Prijsopgave: Het subtotaal, belastingen, verzendkosten of vergoedingen, kortingen (indien van toepassing) en het totaal verschuldigde bedrag
  
• Betalingsvoorwaarden: Wanneer en hoe te betalen, evenals eventuele voorwaarden voor betalingsachterstand of vroegbetaalkortingen die van toepassing zijn
  
• Ondersteunende notities:__ Een bedankbericht, ondersteunende documenten (bijv. urenstaten), of iets anders dat de klant moet weten
  
• Inkooporder (PO) of referentienummer: Het nummer dat de factuur koppelt aan de PO, als de klant er een heeft uitgegeven (grotere bedrijven verwerken je factuur mogelijk niet zonder een PO)
  

Het is ook de moeite waard om ervoor te zorgen dat je factuur er netjes en professioneel uitziet. Het straalt af op je bedrijf en helpt de klant om de betaling sneller te verwerken.

Is er een standaard B2B-factuursjabloon dat ik kan gebruiken?

Er is niet één universele sjabloon die elk bedrijf gebruikt voor B2B-facturen, maar deze facturen hebben wel een gemeenschappelijke structuur. Als je minder tijd wilt besteden aan het helemaal opnieuw maken van facturen, kan je statische sjablonen downloaden (Word, Excel of PDF) of door software gegenereerde facturen gebruiken.

Ingebouwde sjablonen van tools zoals Stripe Invoicing kunnen:

• Automatisch opmaak verwerken
  
• Opeenvolgende factuurnummers genereren
  
• Bereken belastingen in realtime
  
• Toelaten om logo's, kleuren en lay-out aan te passen
  
• Extra velden opnemen voor regiospecifieke gegevenspunten
  

Met Stripe kan je herbruikbare factuursjablonen maken, terugkerende facturen plannen en deze versturen met geïntegreerde betaallinks. Dat betekent dat je facturen op tijd en in het juiste formaat worden verstuurd, met minder handmatig werk, en dat je klant direct online kan betalen.

Wat is B2B e-facturatie en hoe werkt het?

Bij B2B e-facturatie stuur je een factuur elektronisch naar een ander bedrijf in een gestructureerd digitaal formaat (bijv. XML, UBL) dat automatisch door de systemen van het bedrijf gelezen en verwerkt kan worden.

Terwijl digitaal factureren verwijst naar het eenvoudigweg e-mailen van een PDF of het verzenden van een betaallink, is e-factureren het proces van het verzenden van gegevens die de software van de ontvanger automatisch kan ontvangen, valideren en registreren. Zo werkt het:

• Factuurgegevens worden gegenereerd vanuit je boekhouding, ERP-systeem (enterprise resource planning) of factureringstool.
  
• De factuur is geformatteerd in een gestructureerd gegevensformaat (bijv. XML, UBL, EDIFACT).
  
• Deze wordt elektronisch verzonden, ofwel rechtstreeks via een API (Application Programming Interface), via een e-factureringsnetwerk of via een door de overheid beheerd uitwisselingsplatform (afhankelijk van het land).
  
• Het systeem van de klant ontvangt en verwerkt de factuur automatisch.
  

Deze automatisering kan fouten tot een minimum beperken, de betaling versnellen en een digitaal controlespoor creëren dat gemakkelijker op te sporen en te beheren is.

Is e-facturatie verplicht voor B2B-ondernemingen?

Afhankelijk van waar je actief bent, kan e-facturatie een vereiste zijn. In sommige landen is e-facturatie voor B2B optioneel, maar in andere landen is het juridisch verplicht en streng gereguleerd. Hier zie je hoe het in verschillende regio's werkt.

Verenigde Staten

E-facturatie voor B2B-transacties is niet verplicht in de VS. Er is geen federale regel die ondernemingen verplicht om facturen in een gestructureerd digitaal formaat te verzenden; je kunt pdf's of zelfs papier gebruiken. Sommige overheidsinstellingen evolueren in de richting van e-facturatie (bijv. het Invoice Processing Platform van het Amerikaanse ministerie van Financiën), maar het is nog steeds optioneel voor bedrijven.

Europa

Verplichte e-facturatie breidt zich snel uit. Italië was het eerste EU-land dat e-facturatie verplicht stelde voor alle binnenlandse B2B-transacties met behulp van het e-facturatieplatform van de Italiaanse belastingdienst. Frankrijk, Duitsland, Polen en andere landen voeren vergelijkbare vereisten in, vaak met behulp van het netwerk Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL). Roemenië heeft verplichte e-facturatie ingevoerd voor alle B2B- transacties in 2024.

Het EU-initiatief "VAT in the Digital Age" (ViDA) is van plan om tegen 2030 normen voor e-facturering in te voeren voor grensoverschrijdende B2B-transacties.

Latijns-Amerika

Machtigingen voor elektronische facturering zijn al wijdverspreid en worden al toegepast. Landen zoals Brazilië, Chili en Mexico eisen dat facturen in real time bij de belastingdienst worden ingediend. Als je niet het officiële platform in elk land gebruikt, is de factuur niet geldig.

Azië en het Midden-Oosten

Mandaten verschillen per land, maar veel landen gaan in de richting van strengere controles:

• India vereist dat bedrijven boven een bepaalde grootte (met een omzet van INR 5 crore of meer) gestructureerde e-facturen uitgeven via de Invoice Registration Portal.
  
• Saudi-Arabië voert gefaseerde e-factureringsvereisten in voor bedrijven.
  
• Zuid-Korea vereist dat de meeste bedrijven e-facturen indienen via de Nationale Belastingdienst.
  

Zelfs op plaatsen waar e-facturatie niet verplicht is, is de trend duidelijk: gestructureerde, geautomatiseerde facturen worden de norm. En als je grensoverschrijdend werkt, kun je door nu over te gaan op e-facturatie voldoen aan de wet- en regelgeving.

Stripe Invoicing ondersteunt al veel van de formaten en integraties die ondernemingen nodig hebben om voorop te blijven lopen, of ze nu in eigen land factureren of in gereguleerde markten.

Wat zijn de voordelen van B2B e-facturatie?

E-facturatie verandert de manier waarop bedrijven betaald krijgen, inkomsten bijhouden en de naleving ervan regelen. Het verbetert de nauwkeurigheid, snelheid en zichtbaarheid van het hele factureringsproces. Hier worden de voordelen nader bekeken.

Snellere betalingen

Digitale facturen gaan sneller. Als je een factuur stuurt die het systeem van je klant binnen enkele minuten kan openen, bekijken en online betalen, kan je de betalingscyclus drastisch verkorten. Snellere betalingen betekenen een sterkere cashflow, wat je bedrijf meer flexibiliteit geeft om te investeren, in dienst te nemen of uit te breiden.

Minder fouten en factureringsgeschillen

Handmatige facturering laat ruimte voor fouten - typefouten, verkeerd berekende belastingen, ontbrekende PO-nummers en nog veel meer. E-factureringstools verminderen dat risico door nauwkeurige gegevens rechtstreeks uit je systemen te halen. Er zijn minder invoerpunten voor fouten, er is minder heen-en-weer gepraat met klanten om problemen met facturen op te lossen en het is gemakkelijker om facturen aan PO's of contracten te koppelen.

Lagere bedrijfskosten

Papieren factureringskosten lopen op door portokosten, drukkosten en personeelstijd. Zelfs PDF's die via e-mail worden verzonden, moeten vaak handmatig worden ingevoerd. E-facturatie elimineert de meeste van deze aanrakingspunten met geautomatiseerde gegevensinvoer en reconciliatie, geen fysieke opslag of afdrukken en minder overhead omdat financiële teams geen goedkeuringen hoeven na te jagen of problemen hoeven te corrigeren.

Geautomatiseerde workflows

Zodra facturen digitaal zijn, is het gemakkelijker om gerelateerde taken te automatiseren. Je kan facturen automatisch genereren vanuit project- of factureringssystemen en terugkerende facturen voor abonnementsdiensten, betalingsherinneringen en realtime updates van de factuurstatus automatiseren. Stripe Invoicing ondersteunt al deze functies en biedt je end-to-end zichtbaarheid en controle zonder dat je een apart factureringssysteem nodig hebt.

Real-time tracering en gereedheid voor audits

E-facturatie creëert een volledig, doorzoekbaar record van elke transactie. U kunt precies zien wanneer een factuur is geleverd, bekeken of betaald, je kan snel openstaande saldi vinden en je kan voorbereid zijn op audits of financiële beoordelingen met schone digitale logboeken.

Eenvoudigere compliance

Wanneer e-facturatie verplicht is, helpen gestructureerde facturen je om vanaf dag 1 aan de lokale belastingregels te voldoen. Ingebouwde controles verminderen het risico op niet-conforme facturen en maken het eenvoudiger om te integreren met systemen die rapporteren aan de belastingdienst. Als er een e-factureringsmandaat wordt ingevoerd, hoef je je proces niet achteraf aan te passen om aan de regels te blijven voldoen. De factureringshulpmiddelen van Stripe helpen bedrijven om aan de lokale e-factureringsregels te voldoen zonder dat ze aangepaste oplossingen hoeven te bouwen.

Samen kunnen deze voordelen je hele inkomstencyclus verbeteren. U kunt sneller betaald krijgen, prestaties gemakkelijker bijhouden en een systeem dat schaalt opbouwen naarmate je groeit. Of je nu grensoverschrijdend factureert of een langetermijnklant in je eigen stad factureert, met e-facturatie blijf je klaar voor de toekomst.