La facturation est l’un des leviers les plus puissants dont dispose votre entreprise B2B pour protéger le flux de trésorerie, maintenir de solides relations avec les clients et rester conforme. À mesure que les règles mondiales concernant la facturation électronique changent et que de plus en plus d’entreprises s’éloignent des PDF et des feuilles de calcul, la façon dont vous facturez peut directement affecter la rapidité avec laquelle vous êtes payé et si vos processus peuvent évoluer avec vous. Ci-dessous, nous expliquerons ce que vous devez savoir pour moderniser et améliorer votre stratégie de facturation B2B.

Sommaire

– Qu’est-ce qu’une facture B2B et que doit-elle inclure?
– Existe-t-il un modèle de facture B2B standard que je peux utiliser?
– Qu’est-ce que la facturation électronique B2B et comment cela fonctionne-t-il?
– La facturation électronique est-elle obligatoire pour les entreprises B2B?
– Quels sont les avantages de la facturation électronique B2B?

Qu’est-ce qu’une facture B2B et que doit-elle inclure?

Une facture B2B est la facture qu’une entreprise envoie à une autre après avoir livré des biens ou des services. C’est à la fois une demande de paiement et un enregistrement de la transaction. Les enjeux sont souvent plus élevés que dans les ventes B2C : les montants sont plus importants, les contrats ont des modalités plus longues, et les équipes comptables s’appuient sur ces enregistrements. Si la facture est incomplète ou mal formatée, le paiement peut être retardé. Une facture B2B efficace comprend les éléments suivants :

– Vos informations sur l’entreprise : Nom de l’entreprise, adresse, coordonnées et tout numéro de taxe ou d’inscription requis (par exemple, numéro de TVA)
– Informations sur le client : Nom de l’entreprise de votre client, adresse de facturation, la personne-ressource ou le service qui gère les paiements (par exemple, « Comptes à payer »), et tout numéro de taxe ou d’inscription requis
– Détails de la facture : Un numéro de facture unique, la date d’émission et la date d’échéance du paiement
– Lignes : Une liste détaillée qui montre ce qui a été livré, ainsi que les quantités, les prix unitaires et les totaux pour chaque ligne
– Détail des prix : Le sous-total, les taxes, les frais d’expédition autres frais, les remises (le cas échéant) et le montant total dû
– Conditions de paiement : Quand et comment payer, ainsi que les conditions de frais de retard ou de remises pour paiement anticipé qui s'appliquent
– Notes de justification : Un message de remerciement, des documents de justification (par exemple, des feuilles de temps) ou toute autre information que le client devrait connaître
– Numéro de bon de commande (PO) ou numéro de référence : Le numéro qui relie la facture au bon de commande, si le client en a émis un (les grandes entreprises pourraient ne pas traiter votre facture en l’absence d’un bon de commande)

Il est également important de s’assurer que votre facture a un aspect soigné et professionnel. Cela donne une bonne image de votre entreprise et aide le client à traiter les paiements plus rapidement.

Existe-t-il un modèle de facture B2B standard que je peux utiliser?

Il n’existe pas de modèle unique et universel que chaque entreprise utilise pour les factures B2B, mais ces factures ont tendance à suivre une structure commune. Si vous souhaitez réduire le temps que vous passez à créer des factures à partir de zéro, vous pouvez télécharger des modèles statiques (Word, Excel ou PDF) ou utiliser des factures générées par un logiciel.

Les modèles intégrés d’outils comme Stripe Invoicing peuvent :

– Gérer automatiquement le formatage.
– Générer des numéros de facture séquentiels
– Calculer les taxes en temps réel
– Personnaliser les logos, les couleurs et la mise en page
– Inclure des champs supplémentaires pour des points de données spécifiques à la région

Stripe vous permet de créer des modèles de facture réutilisables, de programmer des factures récurrentes et de les envoyer avec des liens de paiement intégrés. Cela signifie que vos factures sont envoyées à temps et dans le format approprié avec moins de travail manuel, et votre client peut payer directement en ligne.

Qu’est-ce que la facturation électronique B2B et comment ça fonctionne?

La facturation électronique B2B consiste à envoyer une facture électroniquement à une autre entreprise dans un format numérique structuré (par exemple, XML, UBL) qui peut être automatiquement lu et traité par les systèmes de l’entreprise.

Alors que la facturation numérique fait simplement référence à l’envoi d'un PDF par courriel ou à l’envoi d’un lien de paiement, la facturation électronique est le processus d’envoi de données que le logiciel du destinataire peut recevoir, valider et enregistrer automatiquement. Voici comment cela fonctionne :

– Les données de la facture sont générées à partir de votre système comptable, de votre système de planification des ressources d’entreprise (ERP) ou de votre outil de facturation.
– La facture est formatée dans un format de données structuré (par exemple, XML, UBL, EDIFACT).
– Elle est transmise électroniquement, soit directement via une interface de programmation d’application (API), soit par le biais d’un réseau de facturation électronique, soit par une plateforme d’échange gérée par le gouvernement (selon le pays).
– Le système du client reçoit et traite automatiquement la facture.

Cette automatisation peut minimiser les erreurs, accélérer le paiement et créer une piste de vérification numérique plus facile à suivre et à gérer.

La facturation électronique est-elle obligatoire pour les entreprises B2B?

Selon l’endroit où vous opérez, la facturation électronique peut être une exigence. Dans certains pays, la facturation électronique B2B est optionnelle, mais dans d’autres, elle est légalement requise et étroitement réglementée. Voici comment cela fonctionne dans différentes régions.

États-Unis

La facturation électronique pour les transactions B2B n’est pas obligatoire aux États-Unis. Il n’y a pas de règle fédérale exigeant que les entreprises envoient des factures dans un format numérique structuré; vous pouvez utiliser des PDF ou même du papier. Certaines agences gouvernementales se convertissent à la facturation électronique (par exemple, la Plateforme de traitement des factures du Trésor américain), mais c’est toujours optionnel pour les entreprises.

Europe

Les mandats de facturation électronique se développent rapidement. L’Italie a été le premier pays de l’UE à rendre la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions B2B domestiques utilisant la plateforme de facturation électronique de l’Agence italienne du revenu. La France, l’Allemagne, la Pologne et d’autres pays introduisent des exigences similaires, souvent en utilisant le réseau d’achats publics en ligne paneuropéen (PEPPOL). La Roumanie a lancé la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions B2B en 2024.

L’initiative de l’UE « TVA à l'ère numérique » (ViDA) prévoit d’introduire des normes de facturation électronique pour les transactions B2B transfrontalières d’ici 2030.

Amérique latine

Les mandats de facturation électronique sont déjà répandus et appliqués. Des pays comme le Brésil, le Chili et le Mexique exigent que les factures soient soumises à l’autorité fiscale en temps réel. Si vous n’utilisez pas la plateforme officielle dans chaque pays, la facture n’est pas valide.

Asie et Moyen-Orient

Les mandats varient selon les pays, mais beaucoup se dirigent vers des contrôles plus stricts :

• L’Inde exige que les entreprises de grande taille (avec un chiffre d'affaires de 5 crores INR ou plus) émettent des factures électroniques structurées via le Portail d’enregistrement des factures.
  
• L’Arabie Saoudite introduit des exigences en matière de facturation électronique par phases pour les entreprises.
  
• La Corée du Sud exige que la plupart des entreprises soumettent des factures électroniques via le Service national des impôts.
  

Même dans les endroits où la facturation électronique n’est pas requise, la tendance est claire : la facturation électronique structurée et automatisée devient la norme. Et si vous travaillez à l’étranger, adopter la facturation électronique maintenant peut vous aider à rester conforme.

Stripe Invoicing prend déjà en charge de nombreux formats et intégrations dont les entreprises ont besoin pour rester en avance, qu’elles facturent au niveau national ou sur des marchés réglementés.

Quels sont les avantages de la facturation électronique B2B?

La facturation électronique change la façon dont les entreprises sont payées, suivent leurs revenus et abordent la conformité. Cela améliore la précision, la rapidité et la visibilité dans le processus de facturation. Voici un aperçu de ses avantages.

Des paiements plus rapides

Les factures numériques se déplacent plus rapidement. Lorsque vous envoyez une facture que le système de votre client peut ouvrir, vérifier et payer en ligne en quelques minutes, vous pouvez réduire considérablement le cycle de paiement. Des paiements plus rapides signifient un meilleur flux de trésorerie, ce qui donne à votre entreprise plus de flexibilité pour investir, embaucher ou se développer.

Moins d’erreurs et de litiges de facturation

La facturation manuelle laisse place aux erreurs : fautes de frappe, taxes mal calculées, numéros de PDV manquants, et plus encore. Les outils de facturation électronique réduisent ce risque en extrayant des données précises directement de vos systèmes. Il y a moins de points d’entrée pour les erreurs, il y a moins d’allers-retours avec les clients pour résoudre les problèmes de facturation, et il est plus facile d’associer les factures aux PDV ou aux contrats.

Coûts d’exploitation réduits

Les coûts de facturation sur papier s’accumulent avec les frais postaux, l’impression et le temps du personnel. Même les PDF envoyés par courriel nécessitent souvent une saisie manuelle. La facturation électronique élimine la plupart de ces points de contact avec une saisie de données et un rapprochement automatisés, sans stockage physique ni impression, et moins de frais généraux car les équipes financières n’auront pas à poursuivre les approbations ou à corriger les problèmes.

Flux de travail automatisés

Une fois que les factures sont numériques, il est plus facile d’automatiser les tâches connexes. Vous pouvez générer automatiquement des factures à partir de systèmes de projet ou de facturation et automatiser les factures récurrentes pour des services d’abonnement, des rappels de paiement et des mises à jour en temps réel sur l’état des factures. La Stripe Invoicing prend en charge toutes ces fonctions, vous offrant une visibilité et un contrôle de bout en bout sans nécessiter un système de facturation séparé.

Suivi en temps réel et préparation à l’audit

La facturation électronique crée un enregistrement complet et consultable de chaque transaction. Vous pouvez voir exactement quand une facture est livrée, consultée ou payée, trouver rapidement les soldes impayés et rester préparé pour les audits ou les examens financiers avec des journaux numériques propres.

Conformité facilitée :

Lorsque la facturation électronique est obligatoire, les factures structurées vous aident à respecter les règles fiscales locales dès le premier jour. Les contrôles intégrés réduisent le risque de factures non conformes et facilitent l’intégration avec les systèmes qui rapportent aux autorités fiscales. Si des mandats de facturation électronique sont introduits, vous n’aurez pas à adapter votre processus pour rester conforme. Les outils de facturation de Stripe aident les entreprises à respecter les règles locales de facturation électronique sans avoir besoin de créer des solutions personnalisées.

Combinés, ces avantages peuvent améliorer l’ensemble de votre cycle de revenus. Vous pouvez être payé plus rapidement, suivre le rendement plus facilement et construire un système évolutif à mesure que vous grandissez. Que vous facturiez à l’international ou que vous facturiez un client à long terme dans votre propre ville, la facturation électronique vous aide à rester prêt pour la suite.