Invoicing é uma das alavancas mais poderosas que sua empresa B2B tem para proteger o fluxo de caixa, manter relacionamentos sólidos com clientes e permanecer em conformidade. À medida que as regras globais relacionadas ao fatura eletrônica mudam e mais empresas se afastam dos PDFs e planilhas, a forma como você fatura pode afetar diretamente a rapidez com que você recebe o pagamento e se seus processos podem ser escalados com você. Abaixo, explicaremos o que você precisa saber para modernizar e melhorar sua estratégia de faturamento B2B.

O que há neste artigo?

• O que é uma fatura B2B e o que ela deve incluir?
  
• Existe um modelo de fatura B2B padrão que eu possa usar?
  
• O que é fatura eletrônica B2B e como funciona?
  
• A fatura eletrônica é obrigatória para empresas B2B?
  
• Quais são os benefícios da fatura eletrônica B2B?
  

O que é uma fatura B2B e o que ela deve incluir?

Uma fatura B2B é a fatura que uma empresa envia para outra depois de entregar bens ou serviços. É tanto uma solicitação de pagamento quanto um registro da transação. Os riscos geralmente são maiores do que nas vendas B2C: os totais são maiores, os contratos têm prazos mais longos e as equipes de contabilidade confiam nesses registros. Se a fatura estiver incompleta ou mal formatada, o pagamento poderá ser adiado. Uma fatura B2B efetiva inclui o seguinte:

• Seus dados comerciais: Nome da empresa, endereço, detalhes de contato e quaisquer números fiscais ou de registro necessários (por exemplo, ID de IVA)
  
• Informações do cliente: O nome da empresa do cliente, o endereço de cobrança, o contato ou departamento que administra os pagamentos (por exemplo, “Contas a pagar”) e quaisquer números fiscais ou de registro necessários
  
• _Detalhes da fatura: _ Um número exclusivo da fatura, data de emissão e data de vencimento do pagamento
  
• Itens de linha: Uma lista detalhada que mostra o que foi entregue, bem como as quantidades, preços unitários e totais de cada linha
  
• Detalhamento de preços: O subtotal, impostos, frete ou taxas, descontos (se houver) e o valor total devido
  
• Condições de pagamento: Quando e como pagar, bem como quaisquer condições de multa por atraso ou descontos de pagamento antecipado aplicáveis
  
• Notas de suporte: Uma mensagem de agradecimento, documentos de apoio (por exemplo, planilhas de horários) ou qualquer outra coisa que o cliente deva saber
  
• Pedido de compra (PO) ou número de referência: O número que vincula a fatura ao PO, se o cliente emitiu uma (empresas maiores podem não processar sua fatura sem uma)
  

Também vale a pena garantir que sua fatura tenha uma aparência limpa e profissional. Isso reflete bem em sua empresa e ajuda o cliente a processar o pagamento com mais rapidez.

Existe um modelo de fatura B2B padrão que eu possa usar?

Não existe um modelo único e universal que toda empresa use para faturas B2B, mas essas faturas tendem a seguir uma estrutura comum. Se quiser reduzir o tempo gasto criando faturas do zero, você pode baixar modelos estáticos (Word, Excel ou PDF) ou usar faturas geradas por software.

Modelos integrados de ferramentas como Stripe Invoicing podem:

• Gerar formatação automaticamente
  
• Gerar números de faturas sequenciais
  
• Calcular impostos em tempo real
  
• Personalizar logotipos, cores e layout
  
• Incluir campos adicionais para pontos de dados específicos da região
  

A Stripe permite criar modelos de fatura reutilizáveis, agendar faturas recorrentes e enviá-las com links de pagamento integrados. Isso significa que suas faturas saem no prazo e no formato adequado, com menos trabalho manual, e seu cliente pode pagar diretamente online.

O que é fatura eletrônica B2B e como funciona?

A fatura eletrônica B2B ocorre quando você envia uma fatura eletronicamente para outra empresa em um formato digital estruturado (por exemplo, XML, UBL) que pode ser lido e processado automaticamente pelos sistemas da empresa.

Enquanto a fatura digital se refere ao simples envio de um PDF por e-mail ou de um link de pagamento, a fatura eletrônica é o processo de envio de dados que o software do destinatário pode receber, validar e registrar automaticamente. Funciona assim:

• Os dados da fatura são gerados a partir de sua contabilidade, sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou ferramenta de faturamento. https://stripe.com/resources/more/invoice-software-for-small-businesses-a-guide-to-get-started
  
• A fatura é formatada em um formato de dados estruturados (por exemplo, XML, UBL, EDIFACT).
  
• Ela é transmitida eletronicamente, diretamente por meio da interface de programação de aplicativos (API), por meio de uma rede de fatura eletrônica ou por meio de uma plataforma de troca administrada pelo governo (dependendo do país).
  
• O sistema do cliente recebe e processa a fatura automaticamente.
  

Essa automação pode minimizar erros, acelerar o pagamento e criar uma trilha de auditoria digital mais fácil de rastrear e gerenciar.

A fatura eletrônica é obrigatória para empresas B2B?

Dependendo de onde você opera, a fatura eletrônica pode ser um requisito. Em alguns países, a fatura eletrônica B2B é opcional, mas em outros, é legalmente exigida e rigorosamente regulamentada. Veja como funciona em diferentes regiões.

Estados Unidos

A fatura eletrônica para transações B2B não é obrigatório nos EUA. Não há nenhuma regra federal que exija que as empresas enviem faturas em um formato digital estruturado; você pode usar PDFs ou até mesmo papel. Algumas agências governamentais estão adotando a fatura eletrônica (por exemplo, a Plataforma de processamento de faturas do Tesouro dos EUA), mas ainda é opcional para empresas.

Europa

As exigências de fatura eletrônica estão se expandindo rapidamente. A Itália foi o primeiro país da UE a tornar a fatura eletrônica obrigatória para todas as transações nacionais B2B usando a plataforma de fatura eletrônica da Agência de Receitas Italiana. França, Alemanha, Polônia e outros países estão introduzindo requisitos semelhantes, geralmente usando a rede Pan-Europeia de Compras Públicas Online (PEPPOL). A Romênia implementou a fatura eletrônica obrigatória para todas as transações B2B em 2024.

A iniciativa “IVA na Era Digital” (ViDA) da UE prevê a introdução de padrões de fatura eletrônica para transações B2B internacionais até 2030.

América Latina

As exigências de fatura eletrônica já são amplamente disseminadas e aplicadas. Países como Brasil, Chile e México exigem que as faturas sejam enviadas à autoridade fiscal em tempo real. Se você não usa a plataforma oficial em cada país, a fatura não é válida.

Ásia e Oriente Médio

As exigências variam de acordo com o país, mas muitos estão adotando controles mais rígidos:

• A Índia exige que empresas acima de determinado porte (com faturamento de INR 5 crores ou mais) emitam faturas eletrônicas estruturadas por meio do Portal de Registro de Faturas.
  
• A Arábia Saudita está introduzindo requisitos de fatura eletrônica em fases para empresas.
  
• A Coreia do Sul exige que a maioria das empresas envie faturas eletrônicas por meio do Serviço Fiscal Nacional.
  

Mesmo em lugares onde a fatura eletrônica não é obrigatória, a tendência é clara: fatura estruturada e automatizada está se tornando a norma. E, se você atua internacionalmente, adotar a fatura eletrônica desde já pode ajudar a manter a conformidade.

O Stripe Invoicing já suporta muitos dos formatos e integrações que as empresas precisam para se manter à frente, seja no faturamento nacional ou em mercados regulamentados.

Quais são os benefícios d fatura eletrônica B2B?

A fatura eletrônica muda a forma como as empresas recebem pagamentos, monitoram a receita e abordam a conformidade. Ela melhora a precisão, a velocidade e a visibilidade em todo o processo de faturamento. Aqui está uma análise mais detalhada de seus benefícios.

Pagamentos mais rápidos

As faturas digitais são mais rápidas. Quando você envia uma fatura que o sistema do seu cliente pode abrir, revisar e pagar online em minutos, você pode reduzir drasticamente o ciclo de pagamento. Pagamentos mais rápidos significam um fluxo de caixa mais forte, o que dá à sua empresa mais flexibilidade para investir, contratar ou escalar.

Menos erros e contestações de faturamento

A fatura manual deixa espaço para erros: erros de digitação, impostos mal calculados, números de pedido faltantes e muito mais. As ferramentas de fatura eletrônica reduzem esse risco ao extrair dados precisos diretamente de seus sistemas. Há menos pontos de entrada para erros, menos idas e vindas com os clientes para corrigir problemas de faturas e é mais fácil associar faturas a POs ou contratos.

Custos operacionais mais baixos

Os custos de faturamento em papel se somam à postagem, impressão e tempo da equipe. Até mesmo PDFs enviados por e-mail geralmente exigem entrada manual. A fatura eletrônica elimina a maioria desses pontos de contato com entrada e reconciliação automatizadas de dados, sem armazenamento físico ou impressão e menos sobrecarga, pois as equipes financeiras não precisarão buscar aprovações ou corrigir problemas.

Fluxos de trabalho automatizados

Depois que as faturas são digitais, fica mais fácil automatizar as tarefas relacionadas. Você pode gerar faturas automaticamente a partir de projetos ou sistemas de cobrança e automatizar faturas recorrentes para serviços de assinatura, lembretes de pagamento e atualizações de status de faturas em tempo real. O Stripe Invoicing suporta todas essas funções, fornecendo visibilidade e controle de ponta a ponta sem a necessidade de um sistema de faturamento separado.

Rastreamento em tempo real e prontidão para auditoria

A fatura eletrônica cria um registro completo e pesquisável de cada transação. Você pode ver exatamente quando uma fatura é entregue, visualizada ou paga, encontrar rapidamente saldos pendentes e se manter preparado para auditorias ou análises financeiras com registros digitais limpos.

Conformidade facilitada

Quando a fatura eletrônica é obrigatória, as faturas estruturadas ajudam você a cumprir as regras fiscais locais a partir do primeiro dia. Os cheques integrados reduzem o risco de faturas não compatíveis e facilitam a integração com sistemas que reportam às autoridades fiscais. Se as exigências de fatura eletrônica forem introduzidas, você não precisará modernizar seu processo para se manter em conformidade. As ferramentas de faturamento da Stripe ajudam as empresas a cumprir as regras locais de fatura eletrônica sem precisar criar soluções personalizadas.

Juntos, esses benefícios podem melhorar todo o seu ciclo de receita. Você pode receber pagamentos mais rapidamente, monitorar o desempenho com mais facilidade e criar um sistema que se expande à medida que você cresce. Seja emitindo faturas internacionais ou cobrando um cliente de longa data na sua própria cidade, a fatura eletrônica ajuda você a estar preparado para o que vier.