Fakturering är en av de mest kraftfulla verktygen ditt B2B-företag har för att skydda likviditet, upprätthålla starka relationer med kunder och uppfylla efterlevnad. När globala regler kring elektronisk fakturering förändras och fler företag går bort från PDF:er och kalkylblad, kan sättet du fakturerar direkt påverka hur snabbt du får betalt och om dina processer kan skalas upp med dig. Nedan förklarar vi vad du behöver veta för att modernisera och förbättra din B2B-faktureringsstrategi.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en B2B-faktura och vad ska den innehålla?
  
• Finns det en standard-B2B-fakturamall jag kan använda?
  
• Vad är B2B-e-fakturering och hur fungerar det?
  
• Är e-fakturering obligatoriskt för B2B-företag?
  
• Vilka är fördelarna med B2B-e-fakturering?
  

Vad är en B2B-faktura och vad ska den innehålla?

En B2B faktura är den faktura ett företag skickar till ett annat efter att det har levererat varor eller tjänster. Det är både en begäran om betalning och en registrering av transaktionen. Insatserna är ofta högre än vid B2C-försäljning: totalsummorna är större, kontrakten har längre giltighetstid och redovisningsteam förlitar sig på dessa register. Om fakturan är ofullständig eller felaktigt formaterad kan betalningen fördröjas. En giltig B2B-faktura innehåller följande:

• Din företagsinformation: Företagsnamn, adress, kontaktuppgifter och eventuella nödvändiga skatte- eller registreringsnummer (t.ex. moms-ID)
  
• Kundinformation: Din kunds företagsnamn, faktureringsadress, kontaktperson eller avdelning som hanterar betalningar (t.ex. ”Leverantörsreskontra”) och eventuella nödvändiga skatte- eller registreringsnummer
  
• Fakturauppgifter: Ett unikt fakturanummer, utfärdandedatum och förfallodatum för betalning
  
• Radposter: En specificerad lista som visar vad som levererades, samt kvantiteter, enhetspriser och totalsummor för varje rad
  
• Prissättning: Delbelopp, skatter, frakt eller avgifter, rabatter (i förekommande fall) och det totala beloppet som ska betalas
  
• Betalningsvillkor: När och hur du ska betala, samt eventuella avgifter för sen betalning eller rabatter för tidig betalning som gäller
  
• Stödanteckningar: Ett tackmeddelande, stödjande dokument (t.ex. tidrapporter) eller något annat som kunden bör veta
  
• Inköpsorder- (PO) eller referensnummer: Numret som kopplar fakturan tillbaka till inköpsordern, om kunden utfärdat en (större företag kanske inte behandlar din faktura utan en)
  

Det är också värt att kontrollera att din faktura ser tydlig och professionell ut. Det ger ett gott intryck av ditt företag och hjälper kunden att behandla betalningen snabbare.

Finns det en standard-B2B-fakturamall som jag kan använda?

Det finns ingen enskild, universell mall som alla företag använder för B2B-fakturor, men dessa fakturor brukar följa en gemensam struktur. Om du vill minska den tid du spenderar på att skapa fakturor från grunden kan du ladda ner statiska mallar (Word, Excel eller PDF) eller använda programvarugenererade fakturor.

Inbyggda mallar från verktyg som Stripe Invoicing kan:

• Hantera formatering automatiskt
  
• Generera löpnummer för fakturorna
  
• Beräkna skatter i realtid
  
• Anpassa logotyper, färger och layout
  
• Inkludera ytterligare fält för regionsspecifika datapunkter
  

Med Stripe kan du skapa återanvändbara fakturamallar, schemalägga återkommande fakturor och skicka dem med integrerade betalningslänkar. Det betyder att dina fakturor skickas i tid och i rätt format med mindre manuellt arbete, och din kund kan betala direkt online.

Vad är B2B-e-fakturering och hur fungerar det?

B2B-e-fakturering är när du skickar en faktura elektroniskt till ett annat företag i ett strukturerat digitalt format (t.ex. XML, UBL) som kan läsas och bearbetas automatiskt av företagets system.

Medan digital fakturering avser att helt enkelt skicka ett PDF-dokument via e-post eller skicka en betalningslänk, är e-faktureringsprocessen att skicka data som mottagarens programvara automatiskt kan ta emot, validera och registrera. Så funkar det:

• Fakturadata genereras från ditt bokföringssystem, affärssystem (ERP) eller faktureringsverktyg.
  
• Fakturan formateras i ett strukturerat dataformat (t.ex. XML, UBL, EDIFACT).
  
• Den överförs elektroniskt, antingen direkt via applikationsprogrammeringsgränssnitt (API), genom ett e-faktureringsnätverk eller genom en statligt driven utbytesplattform (beroende på land).
  
• Kundens system tar emot och bearbetar fakturan automatiskt.
  

Denna automatisering kan minimera fel, påskynda betalning och skapa ett digitalt revisionsspår som är lättare att spåra och hantera.

Är e-fakturering obligatoriskt för B2B-företag?

Beroende på var du verkar kan e-fakturering vara ett krav. I vissa länder är B2B-e-fakturering valfritt, men i andra är det lagligt krav och strikt reglerat. Så här fungerar det i olika regioner.

USA

E-fakturering för B2B-transaktioner är inte obligatoriskt i USA. Det finns ingen federal regel som kräver att företag skickar fakturor i ett strukturerat digitalt format. Du kan använda PDF-filer eller till och med papper. Vissa myndigheter går mot e-fakturering (t.ex. amerikanska finansdepartementets Invoice Processing Platform), men det är fortfarande valfritt för företag.

Europa

E-faktureringskraven expanderar snabbt. Italien var det första EU-landet som gjorde e-fakturering obligatorisk för alla inhemska B2B-transaktioner med hjälp av det italienska skatteverkets e-faktureringsplattform. Frankrike, Tyskland, Polen och andra länder inför liknande krav, ofta med hjälp av det paneuropeiska offentliga upphandlingsnätverket (PEPPOL). Rumänien införde obligatorisk e-fakturering för alla B2B-transaktioner 2024.

EU:s "VAT in the Digital Age" (ViDA)-initiativ planerar att införa e-faktureringsstandarder för gränsöverskridande B2B-transaktioner senast 2030.

Latinamerika

E-faktureringskraven är redan utbredda och verkställs. Länder som Brasilien, Chile och Mexiko kräver att fakturor lämnas in till skattemyndigheten i realtid. Om du inte använder den officiella plattformen i varje land är fakturan inte giltig.

Asien och Mellanöstern

Kraven varierar mellan länder, men många går mot striktare kontroller:

• Indien kräver att företag över en viss storlek (med en omsättning på INR 5 crore eller mer) utfärdar strukturerade e-fakturor genom Invoice Registration Portal.
  
• Saudiarabien inför gradvisa krav på e-fakturering för företag.
  
• Sydkorea kräver att de flesta företag lämnar in e-fakturor genom den nationella skattemyndigheten.
  

Även på platser där e-fakturering inte krävs är trenden tydlig: strukturerad, automatiserad fakturering blir normen. Och om du arbetar över gränserna kan antagandet av e-fakturering nu hjälpa dig att fortsatt uppfylla efterlevnadskraven.

Stripe Invoicing stöder redan många av de format och integrationer som företag behöver för att ligga steget före, oavsett om de fakturerar inrikes eller över reglerade marknader.

Vad är fördelarna med B2B-e-fakturering?

E-fakturering förändrar hur företag får betalt, spårar intäkter och hanterar efterlevnad. Det förbättrar noggrannhet, hastighet och synlighet i faktureringsprocessen. Här är en närmare titt på dess fördelar.

Snabbare betalningar

Digitala fakturor rör sig snabbare. När du skickar en faktura som din kunds system kan öppna, granska och betala online på några minuter, kan du förkorta betalningscykeln avsevärt. Snabbare betalningar innebär starkare likviditet, vilket ger ditt företag mer flexibilitet att investera, anställa eller skala upp.

Färre fel och faktureringstvister

Manuell fakturering ger utrymme för misstag – slarvfel, felberäknade skatter, saknade PO-nummer med mera. E-faktureringsverktygen minskar den risken genom att hämta korrekta data direkt från dina system. Det finns färre ingångspunkter för fel, kontakten fram och tillbaka med kunder för att åtgärda fakturaproblem minimeras och det är lättare att matcha fakturor med inköpsordrar eller kontrakt.

Lägre driftskostnader

Kostnaderna för pappersbaserade fakturor ökar med porto, utskrift och personalens tid. Även e-postade PDF-filer kräver ofta manuell inmatning. E-fakturering eliminerar de flesta av dessa kontaktpunkter med automatiserad datainmatning och avstämning, ingen fysisk lagring eller utskrift, och mindre indirekta kostnader eftersom ekonomiteam inte behöver jaga godkännanden eller rätta till problem.

Automatiserade arbetsflöden

När fakturor är digitala är det lättare att automatisera relaterade uppgifter. Du kan automatiskt generera fakturor från projekt- eller faktureringssystem och automatisera återkommande fakturor för abonnemangstjänster, betalningspåminnelser och realtidsuppdateringar av fakturastatus. Stripe Invoicing stöder alla dessa funktioner, vilket ger dig end-to-end-synlighet och kontroll utan att kräva ett separat faktureringssystem.

Realtidsövervakning och revisionsberedskap

E-fakturering skapar en fullständig, sökbar post av varje transaktion. Du kan se exakt när en faktura levereras, visas eller betalas, snabbt hitta utestående saldon och vara förberedd för revisioner eller finansiella granskningar med rena digitala loggar.

Enklare efterlevnad

När e-fakturering är obligatorisk hjälper strukturerade fakturor dig att uppfylla lokala skatteregler från dag 1. Inbyggda kontroller minskar risken för icke-kompatibla fakturor och gör det enklare att integrera med system som rapporterar till skattemyndigheterna. Om e-faktureringskrav införs behöver du inte anpassa din process för att uppfylla efterlevnadskraven. Stripes faktureringsverktyg hjälper företag att uppfylla lokala e-faktureringsregler utan att behöva bygga skräddarsydda lösningar.

Tillsammans kan dessa fördelar förbättra hela din intäktscykel. Du kan få betalt snabbare, spåra prestanda enklare och bygga ett system som kan skalas upp när du växer. Oavsett om du fakturerar över gränser eller fakturerar en långvarig kund i din egen stad, hjälper e-fakturering dig att vara redo för vad som kommer härnäst.