Invoicing 是您的 B2B 公司保护现金流、与客户保持牢固关系和保持合规性的最有力手段之一。随着有关开具电子账单的全球规则的变化以及越来越多的商家放弃使用 PDF 和电子表格，开单的方式会直接影响您收款的速度以及您的流程能否随业务发展而扩展。下面，我们将解释您需要了解的知识，以实现现代化和改进 B2B 账单开具策略。

本文内容

• 什么是 B2B 账单，它应当包含哪些内容？
  
• 我可以使用标准的 B2B 账单模板吗？
  
• 什么是开具 B2B 电子账单，它是如何运作的？
  
• B2B 商家必须开具电子账单吗？
  
• 开具 B2B 电子账单有什么优点？
  

什么是 B2B 账单，它应当包含哪些内容？

B2B 账单是一个商家在交付商品或服务后向另一个商家发送的账单。它既是付款请求，也是交易记录。风险通常高于 B2C 销售：交易总额更大，合同期限更长，而且会计团队依赖这些记录。如果账单不完整或格式不正确，则付款可能会延迟。有效的 B2B 账单包括以下内容：

• 您的商家信息： 公司名称、地址、联系方式以及任何所需的税号或注册号（例如增值税 ID）
  
• 客户信息： 您的客户的商家名称、开单地址、处理付款的联系人或部门（例如，“应付账款”）以及任何所需的税号或注册号
  
• 账单详情： 唯一的账单编号、开具日期和应付日期
  
• 行项目： 一份分项清单，显示已交付的商品以及每行的数量、单价和总金额
  
• 定价明细： 小计、税费、运费或费用、折扣（如有）和应付总金额
  
• 支付条款： 何时和如何付款，以及适用的任何滞纳金条款或提前付款折扣
  
• 支持说明： 一封感谢信、支持文档（例如时间表）或客户应该知道的任何其他信息
  
• 采购订单 (PO) 或参考编号： 如果客户开具了账单，则将账单与采购订单联系起来的编号（如果没有编号，较大的公司可能无法处理您的账单）
  

确保账单的呈现整洁且专业同样重要。它可以很好地反映您的业务，并帮助客户更快地处理付款。

我可以使用标准的 B2B 账单模板吗？

虽然没有一个通用的模板适用于所有商家的 B2B 账单，但这些账单通常都遵循一种常见的结构。如果您想减少从头开始创建账单所花费的时间，则可以下载静态模板（Word、Excel 或 PDF）或使用软件生成的账单。

Stripe Invoicing等工具的内置模板可以：

• 自动处理格式化
  
• 生成连续的账单编号
  
• 实时计算税费
  
• 自定义徽标、颜色和布局
  
• 为特定区域的数据点添加额外字段
  

Stripe 允许您创建可重复使用的账单模板、安排定期账单，并使用集成的支付链接将其发送出去。这意味着您的账单会按时以正确的格式发出，减少了人工操作，并且您的客户可以直接在线付款。

什么是开具 B2B 电子账单，它是如何运作的？

开具 B2B 电子账单是指您以结构化的数字格式（例如 XML、UBL），以电子方式向另一个商家发送账单，该账单可由该商家的系统自动读取和处理。

开具数字账单是指简单地通过电子邮件发送 PDF 或发送支付链接，而开具电子账单是发送数据的流程，收件人的软件可以自动接收、验证和记录这些数据。其运作流程如下：

• 账单数据由您的会计、企业资源规划 (ERP) 系统或开具账单工具生成。
  
• 账单采用结构化数据格式（例如 XML、UBL、EDIFACT）进行格式化。
  
• 它以电子方式传输，可以直接通过应用程序编程接口 (API)、通过开具电子账单网络传输，也可以通过政府运营的交换平台（视国家/地区而定）传输。
  
• 客户的系统自动接收和处理账单。
  

这种自动化可以最大限度地减少错误，加快支付速度，并创建更易于追踪和管理的数字审计追踪。

B2B 商家必须开具电子账单吗？

根据您的运营地点，可能需要开具电子账单。在某些国家/地区，开具 B2B 电子账单属于可选范畴，而在另一些国家/地区则为法律强制要求，并且受到严格监管。以下是其在不同地区的运作方式。

美国

在美国，针对 B2B 交易开具电子账单并非强制性要求。没有联邦法规要求商家以结构化数字格式发送账单；您可以使用 PDF 格式甚至纸张。一些政府机构正在逐步推行电子账单（例如，美国财政部的发票处理平台），但开具电子账单对于公司而言仍属于可选范畴。

欧洲

开具电子账单的强制实施政策正在加速推进。意大利是首个强制要求使用意大利税务局电子账单平台对所有国内 B2B 交易开具电子账单的欧盟国家。法国、德国、波兰和其他国家正在引入类似的要求，通常使用泛欧公共采购在线 (PEPPOL) 网络。罗马尼亚在 2024 年针对所有 B2B 交易推出了强制性开具电子账单。

欧盟的“数字时代的增值税”(ViDA) 倡议 计划到 2030 年为跨境 B2B 交易引入电子账单开具标准。

拉丁美洲

开具电子账单的强制实施政策已得到广泛推行并落实。巴西、智利和墨西哥 等国家要求将账单实时提交给税务机关。如果您不使用每个国家/地区的官方平台，则账单无效。

亚洲和中东

各国的规定不尽相同，但许多国家都在朝着更严格的管控方向发展：

• 印度 要求一定规模（营业额在 5,000 万印度卢比或以上）的商家通过账单注册门户开具结构化电子账单。
  
• 沙特阿拉伯 正在逐步推行商家开具电子账单要求。
  
• 韩国 要求大多数商家通过国家税务局提交电子账单。
  

即使在尚未强制推行开具电子账单的地方，趋势也已显而易见：结构化的自动账单开具正逐步成为常态。而且，如果您从事跨境业务，现在采用电子账单可以帮助您保持合规。

Stripe Invoicing 已经支持商家保持领先地位所需的多种格式和集成，无论他们是在国内开具账单，还是在受监管的市场上开具账单。

开具 B2B 电子账单有什么优点？

开具电子账单改变了商家获得收款、追踪收入和解决合规问题的方式。它提高了整个开单流程的准确性、速度和可见性。以下是其优点的详细介绍。

更快付款

数字账单的流转速度更快。当您发送一份客户系统能够在几分钟内打开、审查和在线付款的账单时，您可以大大缩短付款周期。更快的付款意味着更强的现金流，这使您的商家更灵活地进行投资、招聘或扩大规模。

减少错误和开单争议

手动开具账单容易出错——错别字、税费计算错误、缺少采购订单号等。开具电子账单工具通过直接从系统中提取准确的数据来降低这种风险。该工具让错误输入的发生频率降低，与客户就账单问题进行重复沟通的情况减少，同时账单与采购订单或合同之间的匹配效率也得到了提升。

降低运营成本

纸质账单开具成本与邮费、打印和员工时间相加。即使是通过电子邮件发送的 PDF 格式也经常需要手动输入。开具电子账单通过实现数据的自动化录入与对账消除了大多数接触点，无需实体存储与打印，并减少了财务团队在审批追踪或问题纠正方面的工作，从而减少了开支。

自动化工作流程

账单数字化后，可以更轻松地自动执行相关任务。您可以从项目或开单系统自动生成账单，并自动处理订阅服务的定期账单、付款提醒和实时账单状态更新。Stripe Invoicing 支持所有这些功能，无需单独的开单系统即可为您提供端到端的可见性和控制能力。

实时追踪和审计准备情况

开具电子账单为每笔交易创建完整、可搜索的记录。您可以准确获知账单的送达、查看或支付时间，快速找到未结清余额，并通过清晰的数字日志为审计或财务审查做好准备。

简化合规流程

当强制开具电子账单时，结构化账单可帮助您从第 1 天起满足当地税务规定。内置支票可降低账单不合规的风险，并使其更易于与向税务机关报告的系统集成。若实施强制开具电子账单政策，您无需调整现有流程即可确保合规性。Stripe 的开具账单工具可帮助商家满足当地的电子账单开具规定，而无需构建自定义解决方案。

总而言之，这些优点可以改善您的整个收入周期。您可以更快地收款，更轻松地追踪绩效，并构建一个随着成长而扩大规模的系统。无论您是跨境开具账单还是向自己所在城市的长期客户开单，开具电子账单都能帮助您为下一步做好准备。