Las empresas sujetas a impuestos y los trabajadores autónomos de Alemania están obligados a presentar una declaración del impuesto sobre el valor añadido (IVA) ante la oficina fiscal una vez al año. Esta declaración incluye un formulario principal denominado «USt 2A» y un formulario adicional denominado «Anexo UN» («Anlage UN» en alemán). El formulario principal es obligatorio, pero el formulario Anexo UN no es obligatorio para todas las empresas.

En este artículo, explicamos el formulario Anexo UN, incluido cuándo debes rellenarlo y qué información proporcionar. También explicamos los riesgos de auditoría asociados e incluimos consejos útiles sobre la presentación del formulario Anexo UN.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es el formulario Anexo UN y cuándo es obligatorio?
  
• ¿Cómo se registran las empresas extranjeras a efectos del IVA en Alemania?
  
• ¿Qué información se debe proporcionar en el formulario Anexo UN?
  
• ¿Qué documentos deben presentar las empresas con el formulario Anexo UN?
  
• Riesgo de auditoría asociado al formulario Anexo UN
  
• Consejos prácticos para presentar el formulario Anexo UN
  

¿Qué es el formulario Anexo UN y cuándo es obligatorio?

El Anexo UN es un formulario especial que forma parte de la declaración anual del IVA. Deben presentarlo los propietarios de empresas extranjeras que no tengan residencia, locales comerciales ni administración en Alemania, pero que generen ingresos sujetos al IVA en este país. Por ejemplo, esto incluye el suministro de bienes desde almacenes alemanes o los servicios prestados a nivel nacional. Debe presentarse un formulario Anexo UN debidamente cumplimentado para cumplir con la normativa de la Ley del IVA en Alemania (UStG).

En Alemania, las empresas extranjeras también están obligadas, en principio, a presentar declaraciones preliminares del IVA y declaraciones fiscales si generan ingresos sujetos a impuestos en Alemania o tienen locales comerciales en el país. Según el artículo 18, párrafo 4a, de la UStG, esto también se aplica a los propietarios de empresas y entidades jurídicas que generan ingresos procedentes en exclusiva de suministros de vehículos, transacciones triangulares intracomunitarias, inversiones del sujeto pasivo o adquisiciones intracomunitarias en Alemania.

¿Cómo se registran las empresas extranjeras a efectos del IVA en Alemania?

Las empresas extranjeras que generan ingresos sujetos a impuestos en Alemania deben solicitar un número de identificación del IVA (ID del IVA) alemán en la oficina fiscal central federal (BZSt), que emite el IVA basado en los datos de la oficina fiscal correspondiente, por lo que las empresas extranjeras deben registrarse primero a efectos del IVA en su oficina fiscal local.

De conformidad con el artículo 21, párrafo 1 del Código Fiscal alemán (AO), los estados están asignados de forma individual a oficinas fiscales específicas. Por ejemplo, las solicitudes de las empresas de Estonia las procesa la oficina fiscal Rostock, mientras que la oficina fiscal de Múnich se encarga de las solicitudes de Italia. En la Ordenanza alemana sobre jurisdicción del IVA (UStZustV) figura un resumen detallado de qué oficina fiscal es responsable de qué Estados. Si la empresa extranjera tiene una sucursal en Alemania, su oficina fiscal competente es la oficina fiscal ubicada en el mismo distrito que la sucursal de la empresa.

Solicitud del ID del IVA

Puedes solicitar un ID del IVA en la BZSt por escrito o en línea. Aquí tienes una guía paso a paso de cómo es este proceso:

• Completa los formularios de solicitud
  El formulario de solicitud captura información sobre tu negocio, la actividad empresarial y los ingresos estimados. Es importante que proporciones información completa y correcta, ya que si no lo haces, se puede retrasar el procesamiento de las solicitudes.
  
• Envía tus documentos
  La BZSt hará una solicitud de documentación para verificar la identidad de tu empresa, incluida una copia certificada del registro de información de tu empresa u otros documentos identificativos oficiales.
  
• Proceso de revisión
  Una vez que haya recibido tu solicitud, la BZSt revisará la información y la documentación que has proporcionado. Este procesado puede tardar varias semanas, dependiendo de la cantidad de documentos presentados y de la complejidad de la solicitud. En algunos casos, la BZSt puede solicitar información o documentación adicional durante la revisión.
  
• Recibe tu ID del IVA
  La BZSt emite por correo postal un ID del IVA a las empresas que superan correctamente la revisión. A partir de ahí, la empresa debe indicar su número de IVA en las facturas y otros documentos de empresa si presta servicios sujetos al IVA en Alemania. También está obligada a presentar declaraciones del IVA y a pagar los impuestos.
  

Opciones de ventanilla única (OSS) y ventanilla única para la importación (IOSS)

Algunas empresas también pueden optar por la ventanilla única al registrarse a efectos del IVA. La ventanilla única es un sistema de la UE para procesar el IVA del e-commerce transfronterizo. Está dirigida a empresas que entregan bienes a clientes particulares en otros estados miembros de la UE o prestan servicios a clientes en estados miembros en los que no están domiciliadas. Las empresas que utilizan la ventanilla única pueden declarar sus ingresos a través de un portal central en línea en lugar de registrarse en cada país individualmente. La ventanilla única es un programa voluntario, pero merece la pena registrarse, especialmente si eres un comerciante en línea que vende productos o servicios en varios países de la UE.

Las empresas que venden bienes importados de terceros países a clientes de la UE pueden utilizar el programa IOSS. La IOSS es otro sistema electrónico destinado a simplificar el comercio transfronterizo. Se introdujo en 2021 como parte de las reformas del IVA y, al igual que la OSS, ofrece un registro único en una plataforma digital. Sin embargo, la IOSS está restringida a las ventas a distancia de bienes a clientes de hasta un valor máximo de 150 €.

¿Qué información se debe proporcionar en el formulario Anexo UN?

El formulario Anexo UN que aparece en la declaración del IVA es un formulario de una página que contiene veinte casillas. Utiliza este formulario para proporcionar los siguientes datos de tu empresa.

Información general

• Casilla 1: ID fiscal
  
• Casilla 2: número internacional de cuenta bancaria (IBAN)
  
• Casilla 3: código de identificación bancaria (BIC)
  
• Casilla 4: nombre de la institución financiera y localidad o ciudad
  
• Casilla 5: número de cuenta, para cuentas bancarias fuera de la Zona única de pagos en euros (SEPA)
  
• Casilla 6: nombre del titular de la cuenta
  

Las empresas tienen la opción de nombrar a un representante autorizado para que vele por sus derechos y obligaciones fiscales. También pueden designar a un destinatario autorizado para que reciba la correspondencia. Sin embargo, estos apoderados no pueden utilizarse para devoluciones y reembolsos fiscales. Las empresas tienen que aportar la siguiente información sobre sus apoderados en las casillas de la 7 a la 15 del formulario Anexo UN:

• Casilla 7: apoderados autorizados (dos opciones que comprobar)
  
• Casilla 8: nombre
  
• Casilla 9: calle
  
• Casilla 10: número de casa e información adicional sobre la dirección
  
• Casilla 11: código postal y localidad o ciudad
  
• Casilla 12: código postal y apartado de correos
  
• Casilla 13:número de teléfono
  
• Casilla 14: dirección de correo electrónico
  
• Casilla 15: confirmación de que la declaración del IVA ha sido firmada por el apoderado autorizado (marcar según corresponda)
  

Procedimiento de bonificación del IVA soportado

En la casilla 16 del formulario Anexo UN de la declaración del IVA se pregunta si una empresa llevó a cabo algún procedimiento de bonificación del IVA soportado ante la BZSt en el año natural correspondiente. En caso afirmativo, la empresa debe adjuntar facturas y recibos de importación como prueba de sus impuestos soportados deducibles. Además, el formulario principal de la declaración del IVA solo puede indicar el impuesto soportado que la BZSt aún no ha devuelto en el marco del procedimiento de bonificación del IVA.

Créditos del IVA

En la casilla 17, las empresas indican si debe acreditarse el IVA pagado en virtud del régimen de tributación del transporte individual. El IVA pagado se asienta como un importe en euros y debe demostrarse mediante los documentos justificativos pertinentes. Lo mismo se aplica a la casilla 18 para los depósitos de garantía pagados de conformidad con el artículo 18, apartado 12, frase 5, de la UStG. Los dos importes se suman en la casilla 19.

Información adicional

Por último, la casilla 20 del formulario Anexo UN se utiliza para especificar el importe generado por las ventas intracomunitarias a distancia con otros Estados de la Comunidad Europea (CE). Una vez más, las empresas introducen el importe en euros.

¿Qué documentos deben presentar las empresas con el formulario Anexo UN?

A continuación, encontrarás un resumen de los documentos más importantes que las empresas extranjeras deben presentar junto con el formulario Anexo UN en la declaración del IVA:

• Registro de información de la empresa: son pruebas de que existe la empresa y su estructura jurídica.
  
• Justificante de identidad: es la confirmación de la identidad de la empresa, como una copia del registro del estado de domicilio.
  
• Mandato (cuando corresponda): si la declaración la presenta un representante autorizado, es una prueba de su autoridad legal para ello.
  
• Facturas y recibos de importación por los impuestos soportados: constituyen la base para reclamar los impuestos soportados como parte de un procedimiento de bonificación del impuesto soportado ante la BZSt.
  
• Recibos del IVA en virtud del régimen de tributación del transporte individual (cuando proceda): son la documentación del IVA soportado conforme a este régimen.
  
• Recibos por títulos (cuando corresponda): son pruebas de títulos aportados a las autoridades fiscales.
  
• Facturas que muestren las ventas intracomunitarias a distancia (si procede): esta es la documentación justificativa para declarar las ventas a distancia sujetas a impuestos dentro de la UE.
  

Riesgo de auditoría asociado al formulario Anexo UN

Presentar un formulario completo y correcto del Anexo UN es importante para las empresas extranjeras cuando presentan su declaración del IVA en Alemania, ya que cualquier error o descuido puede dar lugar a retrasos, trabajos administrativos adicionales, atrasos, intereses de demora, sanciones y multas. La mayoría de los riesgos de auditoría son el resultado de información y documentación inexactas o incompletas.

Informes de ingresos incorrectos

Cuando las empresas generan ingresos por suministros de bienes o servicios en Alemania, pero no lo declaran correctamente en el formulario Anexo UN, sus impuestos se calculan incorrectamente. Que las empresas no declaren los ingresos generados a nivel nacional como beneficios sujetos a impuestos o proporcionen información incompleta sobre los servicios o bienes proporcionados es algo muy problemático. La oficina fiscal podría considerar que se trata de un incumplimiento de la legislación fiscal y tomar medidas en consecuencia.

Falta documentación o está incompleta

Si faltan pruebas o están incompletas, pueden surgir problemas durante la etapa de revisión. Estas incluyen documentos como registros de información de la empresa, documentos de identidad, facturas y recibos de importación. La oficina fiscal puede rechazar documentos y solicitar que se presente nueva documentación. También podrían suspender la revisión, algo que provocaría retrasos y costes adicionales.

No proporcionar pruebas sobre los umbrales de venta a distancia

Las empresas europeas que venden bienes a nivel internacional a clientes dentro de la UE pueden pagar el IVA en su país, siempre que no superen el umbral anual de 10.000 €. Por encima de este límite, tienen que remitir el IVA en el estado miembro correspondiente. Además de presentar el formulario Anexo UN, las ventas intracomunitarias a distancia deben estar documentadas de forma exhaustiva. Esta es la única forma que tienen estas empresas de demostrar que no han superado el límite.

Presentación tardía

Las empresas extranjeras tienen que presentar su declaración del IVA antes del 31 de julio, al igual que sus homólogas alemanas. No presentar una declaración antes de la fecha límite podría llevar a la oficina fiscal a estimar el importe del impuesto a pagar, que a menudo es una cifra más elevada de lo necesario. También existe la posibilidad de recibir multas, intereses de demora y otras sanciones.

Consejos prácticos para presentar el formulario Anexo UN

Presentar el formulario Anexo UN puede ser todo un desafío. Abordarlo de forma estructurada puede facilitar mucho el proceso. A continuación mostramos algunos consejos prácticos:

Planifica con antelación

Empieza a prepararte con antelación para no verte sometido a presión cuando llegue el momento de completar el formulario Anexo UN o tu declaración del IVA. La mejor forma de hacerlo es recopilar y ordenar la documentación relevante a lo largo del año. Después, podrás acceder fácilmente a la documentación que necesitas. Esta incluye facturas, recibos y comprobantes de entregas intracomunitarias de bienes o servicios. También debes reservar el tiempo suficiente para completar tu declaración o contratar a un profesional que se encargue, como un asesor fiscal.

Proporciona datos coherentes

Asegúrate de que la información que proporciones en el formulario Anexo UN sea correcta y esté completa. Comprueba si los datos coinciden con la información que has proporcionado en otras declaraciones fiscales y en otros sistemas. Por ejemplo, si presentas tus declaraciones fiscales a través de ELSTER (el sitio web de Alemania para presentar declaraciones fiscales) y también usas el sistema de ventanilla única, los datos en ambos sistemas deben ser coherentes.

Uso de la automatización

Muchos procesos administrativos pueden automatizarse para ayudarte a completar tu declaración del IVA de forma rápida y correctamente. Stripe Tax ayuda a las empresas extranjeras a cumplir sus obligaciones fiscales en Alemania de varias formas.

Por ejemplo, Tax reconoce automáticamente cuándo se obtienen ingresos sujetos a impuestos y te da las cifras correctas que debes incluir en tu declaración. El sistema aplica el tipo de IVA correcto según cada tipo de transacción y país de destino. La identificación automática de ingresos elegibles para inversión del sujeto pasivo es particularmente útil. La herramienta también valida los ID del IVA de tus clientes utilizando el registro de operadores intracomunitarios (VIES) de la UE para garantizar que solo se contabilizan las transacciones legítimas.

Además, no es necesario transferir manualmente los datos generados en Tax al formulario Anexo UN. Tax recopila los datos del formulario Anexo UN en un formato exportable, lo que te ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.