Belastingplichtige bedrijven en zelfstandigen in Duitsland zijn verplicht om eenmaal per jaar een btw-aangifte in te dienen bij het belastingkantoor. Deze aangifte omvat een hoofdformulier met de naam "USt 2A" en een aanvullend formulier met de naam "Annex UN" ("Anlage UN" in het Duits). Het hoofdformulier is verplicht, maar het Annex UN-formulier is niet voor alle bedrijven vereist.

In dit artikel leggen we uit wat het Annex UN-formulier is, wanneer je het moet invullen en welke informatie je moet verstrekken. We leggen ook de bijbehorende auditrisico's uit en geven handige tips voor het indienen van een Annex UN-formulier.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het Annex UN-formulier en wanneer is het vereist?
  
• Hoe registreren buitenlandse bedrijven zich voor btw in Duitsland ( )?
  
• Welke informatie moet worden verstrekt op het Annex UN-formulier?
  
• Welke documenten moeten bedrijven bij het Annex UN-formulier indienen?
  
• Auditrisico's in verband met het Annex UN-formulier
  
• Praktische tips voor het indienen van een Annex UN-formulier
  

Wat is het Annex UN-formulier en wanneer is het vereist?

De Annex UN is een speciaal formulier dat deel uitmaakt van de jaarlijkse btw-aangifte. Buitenlandse ondernemers die geen woonplaats, bedrijfsruimte of management in Duitsland hebben, maar wel btw-plichtige inkomsten in Duitsland genereren, moeten dit formulier indienen. Hieronder vallen bijvoorbeeld leveringen van goederen vanuit Duitse magazijnen of diensten die in Duitsland worden verleend. Een correct ingevuld Annex UN-formulier moet worden ingediend om te voldoen aan de voorschriften van de Duitse btw-wet (UStG).

In Duitsland zijn buitenlandse bedrijven in principe ook verplicht om voorlopige btw-aangiften en belastingaangiften in te dienen als zij belastbare inkomsten genereren in Duitsland of bedrijfsruimten in het land hebben. Volgens artikel 18, lid 4a van de UStG geldt dit ook voor ondernemers en rechtspersonen die uitsluitend inkomsten genereren uit leveringen van voertuigen, intracommunautaire driehoeksverrichtingen, leveringen met de verleggingsregeling of intracommunautaire verwervingen in Duitsland.

Hoe registreren buitenlandse bedrijven zich voor btw in Duitsland?

Buitenlandse bedrijven die belastbare inkomsten genereren in Duitsland, moeten een Duits btw-identificatienummer (btw-ID) aanvragen bij het Federale Centrale Belastingkantoor (BZSt). Het BZSt geeft btw-ID's af op basis van de gegevens die het betreffende belastingkantoor in zijn bezit heeft. Daarom moeten buitenlandse bedrijven zich eerst registreren voor btw bij hun lokale belastingkantoor.

Volgens artikel 21, lid 1, van de Duitse belastingwet (AO) worden afzonderlijke deelstaten toegewezen aan specifieke belastingkantoren. Zo worden aanvragen van bedrijven in Estland verwerkt door het belastingkantoor in Rostock, terwijl het belastingkantoor in München aanvragen uit Italië behandelt. Een gedetailleerd overzicht van welke belastingdienst verantwoordelijk is voor welke deelstaten is te vinden in de Duitse verordening inzake btw-bevoegdheid (UStZustV). Als het buitenlandse bedrijf een vestiging in Duitsland heeft, is de verantwoordelijke belastingdienst het belastingkantoor in hetzelfde district als de vestiging van het bedrijf.

Een btw-nummer aanvragen

Je kan schriftelijk of online een btw-nummer aanvragen bij de BZSt. Hieronder vind je een stapsgewijze uitleg van het proces:

• Vul het aanvraagformulier in
  Op het aanvraagformulier worden gegevens over je bedrijf, bedrijfsactiviteiten en geschatte omzet gevraagd. Het is van belang dat je volledige en correcte informatie verstrekt, omdat het niet doen hiervan het aanvraagproces kan vertragen.
  
• Dien je documenten in
  De BZSt zal bepaalde documenten opvragen om de identiteit van je bedrijf te kunnen verifiëren. Dit omvat een gewaarmerkte kopie van je bedrijfsgegevens of andere vormen van officieel identiteitsbewijs.
  
• Wachten op controle
  Zodra je aanvraag is ontvangen, zal de BZSt w de door jou verstrekte informatie en documentatie beoordelen. Dit proces kan enkele weken in beslag nemen, afhankelijk van de hoeveelheid ingediende documenten en de complexiteit van de aanvraag. In sommige gevallen kan de BZSt tijdens de beoordeling om aanvullende informatie of documentatie vragen.
  
• Ontvang je btw-nummer
  Bedrijven die de beoordeling met succes doorstaan, ontvangen per post een btw-nummer van de BZSt. Vanaf dat moment moet het bedrijf zijn btw-nummer vermelden op facturen en andere bedrijfsdocumenten als het diensten levert die onderworpen zijn aan btw in Duitsland. Ze zijn ook verplicht om btw-aangiften in te dienen en belasting te betalen.
  

One Stop Shop (OSS)- en Import One Stop Shop (IOSS)-opties

Sommige bedrijven kunnen ook kiezen voor OSS wanneer zij zich registreren voor btw. OSS is een EU-systeem voor de verwerking van btw in grensoverschrijdende e-commerce. Het is bedoeld voor bedrijven die goederen leveren aan particuliere klanten in andere EU-lidstaten of diensten verlenen aan klanten in lidstaten waar zij niet gevestigd zijn. Bedrijven die gebruikmaken van OSS kunnen hun inkomsten via een centraal online portaal rapporteren in plaats van zich in elk land afzonderlijk te registreren. OSS is een vrijwillig programma, maar het is de moeite waard om je aan te melden, vooral als je een webshop hebt die producten of diensten in meerdere EU-landen verkoopt.

Bedrijven die goederen uit derde landen verkopen aan klanten in de EU, kunnen gebruikmaken van het IOSS-programma. Het IOSS is een ander elektronisch systeem dat bedoeld is om grensoverschrijdende handel te vereenvoudigen. Het werd in 2021 geïntroduceerd als onderdeel van de btw-hervormingen van de EU en biedt, net als OSS, een eenmalige registratie op een digitaal platform. IOSS is echter beperkt tot verkoop op afstand van goederen aan klanten met een maximale waarde van € 150.

Welke informatie moet worden verstrekt op het Annex UN-formulier?

Het Annex UN-formulier in de btw-aangifte is een formulier van één pagina met twintig vakjes. Gebruik dit formulier om de volgende bedrijfsgegevens te verstrekken.

Algemene informatie

• Vak 1: Belasting-ID
  
• Vak 2: Internationaal bankrekeningnummer (IBAN)
  
• Vak 3: Bank Identifier Code (BIC)
  
• Vak 4: Naam van de financiële instelling en plaats of stad
  
• Vak 5: Rekeningnummer, voor bankrekeningen buiten de Single Euro Payments Area (SEPA)
  
• Vak 6: Naam van de accounthouder
  

Bedrijven hebben de mogelijkheid om een gemachtigde vertegenwoordiger aan te wijzen om hun fiscale rechten en plichten te behartigen. Ze kunnen ook een gemachtigde ontvanger aanwijzen om correspondentie in ontvangst te nemen. Deze volmachten kunnen echter niet worden gebruikt voor belastingterugbetalingen en -kortingen. Bedrijven verstrekken de volgende informatie over volmachten in vakken 7-15 van het Annex UN-formulier:

• Vak 7: Geautoriseerde volmachten (twee opties om aan te vinken)
  
• Vak 8: Naam
  
• Vak 9: Straatnaam
  
• Vak 10: Huisnummer en aanvullende adresgegevens
  
• Vak 11: Postcode en plaatsnaam
  
• Vak 12: Postcode en postbusnummer
  
• Vak 13: Telefoonnummer
  
• Vak 14: E-mailadres
  
• Vak 15: Bevestiging dat de btw-aangifte is ondertekend door de bevoegde gevolmachtigde (vink aan indien van toepassing)
  

Procedure voor terugbetaling van voorbelasting

In vak 16 van het formulier Annex UN in de btw-aangifte wordt gevraagd of een onderneming in het betreffende kalenderjaar procedures voor terugbetaling van voorbelasting heeft uitgevoerd bij de BZSt. Indien dit het geval is, dient het bedrijf facturen en invoerbewijzen bij te voegen als bewijs van zijn aftrekbare voorbelasting. Bovendien kunnen bedrijven op het hoofdformulier van de btw-aangifte alleen voorbelasting aangeven die de BZSt nog niet heeft terugbetaald in het kader van de procedure voor terugbetaling van voorbelasting.

Btw-kredieten

In vak 17 geven ondernemingen aan of de btw die is betaald in het kader van de individuele vervoersbelastingregeling moet worden gecrediteerd. De betaalde btw wordt in euro's vermeld en moet worden gestaafd met relevante bewijsstukken. Hetzelfde geldt voor vak 18 voor waarborgsommen die zijn betaald overeenkomstig artikel 18, lid 12, zin 5 van de UStG. De twee bedragen worden bij elkaar opgeteld in vak 19.

Extra info

Ten slotte wordt vak 20 van het Annex UN-formulier gebruikt om het bedrag te specificeren dat is gegenereerd uit intracommunautaire verkoop op afstand met andere landen van de Europese Gemeenschap (EG). Ook hier vullen bedrijven een bedrag in euro's in.

Welke documenten moeten bedrijven indienen met het Annex UN-formulier?

Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste documenten die buitenlandse bedrijven samen met het Annex UN-formulier bij de btw-aangifte moeten indienen:

• Bedrijfsgegevens: Dit omvat bewijs dat het bedrijf bestaat en de juridische structuur ervan.
  
• Identiteitsbewijs: Dit is een bevestiging van de identiteit van het bedrijf, zoals een kopie van de registratie bij de staat waar het bedrijf is gevestigd.
  
• Mandaat (indien van toepassing): Indien de aangifte wordt ingediend door een gemachtigde vertegenwoordiger, dient dit bewijs van wettelijke bevoegdheid te bevatten.
  
• Facturen en invoerbewijzen voor voorbelasting: Dit vormt de basis voor het claimen van voorbelasting als onderdeel van een terugbetalingsprocedure voor voorbelasting bij de BZSt.
  
• Btw-ontvangstbewijzen in het kader van de individuele transportbelastingprocedure (indien van toepassing): Dit omvat documentatie van de btw die in het kader van deze procedure is verschuldigd.
  
• Ontvangstbewijzen van effecten (indien van toepassing): Voeg bewijs toe van de effecten die aan de belastingdienst zijn verstrekt.
  
• Facturen met intracommunautaire afstandsverkopen (indien van toepassing): Dit is ondersteunende documentatie voor het aangeven van belastbare afstandsverkopen binnen de EU.
  

Auditrisico's in verband met het Annex UN-formulier

Het indienen van een volledig en correct Annex UN-formulier is van belang voor buitenlandse bedrijven bij het indienen van hun btw-aangifte in Duitsland. Fouten of onvolledigheden kunnen leiden tot vertragingen, extra administratieve rompslomp, achterstallige betalingen, boeterente en boetes. De meeste auditrisico's zijn het gevolg van onjuiste of onvolledige informatie en documentatie.

Onjuiste omzetrapportage

Wanneer bedrijven inkomsten genereren uit de levering van goederen of diensten in Duitsland, maar deze niet correct rapporteren op het Annex UN-formulier, worden hun belastingen onjuist berekend. Het is met name problematisch wanneer bedrijven inkomsten die in eigen land zijn gegenereerd niet als belastbare inkomsten rapporteren of onvolledige informatie verstrekken over de geleverde diensten of goederen. Het belastingkantoor kan dit beschouwen als een overtreding van de belastingwetgeving en dienovereenkomstig maatregelen nemen.

Ontbrekende of onvolledige documentatie

Ontbrekende of onvolledige bewijsstukken kunnen problemen opleveren tijdens de beoordelingsfase. Het gaat hierbij om documenten zoals bedrijfsinformatie, identiteitsbewijzen, facturen en importbonnen. Het belastingkantoor kan documenten afwijzen en om nieuwe documentatie vragen. Ook kan de beoordeling worden opgeschort, wat tot vertragingen en extra kosten leidt.

Het niet verstrekken van bewijsstukken met betrekking tot drempels voor verkoop op afstand

Europese bedrijven die internationaal goederen verkopen aan klanten binnen de EU kunnen btw betalen in hun eigen land, op voorwaarde dat ze een jaarlijkse drempel van € 10.000 niet overschrijden. Boven deze limiet moeten ze btw afdragen in de betreffende lidstaat. Intracommunautaire afstandsverkopen moeten uitgebreid worden gedocumenteerd, naast het indienen van het Annex UN-formulier. Dit is de enige manier waarop deze bedrijven kunnen aantonen dat ze de limiet niet hebben overschreden.

Te late indiening

Buitenlandse bedrijven moeten hun btw-aangifte uiterlijk op 31 juliindienen, net als hun Duitse tegenhangers. Als de aangifte niet binnen de deadline wordt ingediend, kan het belastingkantoor een schatting maken van het te betalen belastingbedrag, dat vaak hoger uitvalt dan nodig is. Er bestaat ook de mogelijkheid dat er boetes, boeterente en andere sancties worden opgelegd.

Praktische tips voor het indienen van een Annex UN-formulier

Het indienen van het Annex UN-formulier kan een uitdaging zijn. Door het op een gestructureerde manier aan te pakken, kan het proces aanzienlijk worden vereenvoudigd. Hier volgen enkele praktische tips:

Plan tijdig

Begin vroeg met de voorbereidingen, zodat je niet onder druk komt te staan om het Annex UN-formulier of je btw-aangifte in te vullen. De beste manier om dit te doen is door gedurende het jaar relevante documenten te verzamelen en te sorteren. Zo kan je gemakkelijk de documenten vinden die je nodig hebt. Dit omvat facturen, kwitanties en ontvangstbewijzen van intracommunautaire leveringen van goederen of diensten. Zorg ook dat je voldoende tijd neemt om je aangifte in te vullen of schakel een professional in, zoals een belastingadviseur.

Zorg voor consistente gegevens

Zorg ervoor dat de informatie die je in het Annex UN-formulier verstrekt, correct en volledig is. Controleer of de gegevens overeenkomen met de informatie die je op andere belastingaangiften en in andere systemen hebt verstrekt. Als je bijvoorbeeld je belastingaangiften indient via ELSTER—de Duitse website voor het indienen van belastingaangiften—en ook gebruikmaakt van het OSS-systeem, moeten de gegevens in beide systemen consistent zijn.

Gebruik automatisering

Veel administratieve processen kunnen worden geautomatiseerd om je te helpen je btw-aangifte snel en correct in te vullen. Stripe Tax ondersteunt buitenlandse bedrijven op verschillende manieren bij het nakomen van hun Duitse btw-verplichtingen.

Tax herkent bijvoorbeeld automatisch wanneer er belastbare inkomsten worden gegenereerd, zodat je over de juiste cijfers voor je aangifte beschikt. Het systeem past het juiste btw-tarief toe op basis van elk type transactie en land van bestemming. De automatische identificatie van inkomsten die in aanmerking komen voor de verleggingsregeling is bijzonder nuttig. De tool valideert ook de btw-nummers van je klanten met behulp van het VAT Information Exchange System (VIES) van de EU om ervoor te zorgen dat alleen legitieme transacties worden meegeteld.

Bovendien hoef je de gegevens die in Tax worden gegenereerd niet handmatig over te zetten naar het Annex UN-formulier. Tax compileert de gegevens voor het Annex UN-formulier in een exporteerbaar formaat, waardoor je tijd bespaart en het risico op fouten vermindert.