Steuerpflichtige Unternehmen und Selbstständige in Deutschland sind verpflichtet, einmal jährlich eine Erklärung zur Umsatzsteuer beim Finanzamt einzureichen. Diese Erklärung umfasst ein Hauptformular namens „USt 2A” und ein zusätzliches Formular namens „Anlage UN”. Das Hauptformular ist obligatorisch, die Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung ist jedoch nicht für alle Unternehmen erforderlich.

In diesem Artikel erläutern wir die Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung, einschließlich wann sie auszufüllen ist und welche Informationen anzugeben sind. Wir erläutern auch die damit verbundenen Prüfungsrisiken und geben hilfreiche Tipps zum Ausfüllen der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung und wann ist sie erforderlich?
  
• Wie registrieren sich ausländische Unternehmen für die Umsatzsteuer in Deutschland?
  
• Welche Angaben müssen in der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung gemacht werden?
  
• Welche Unterlagen müssen Unternehmen mit der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung einreichen?
  
• Prüfungsrisiken im Zusammenhang mit der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung
  
• Praktische Tipps zur Einreichung der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung
  

Was ist die Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung und wann ist sie erforderlich?

Die Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung ist ein spezielles Formular, das Teil der jährlichen Umsatzsteuererklärung ist. Ausländische Unternehmer, die keinen Wohnsitz, keine Geschäftsräume und keine Geschäftsleitung in Deutschland haben, aber in Deutschland umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielen, müssen diese Anlage einreichen. Dazu gehören beispielsweise Lieferungen von Waren aus deutschen Lagern oder im Inland erbrachte Dienstleistungen. Eine korrekt ausgefüllte Anlage UN muss eingereicht werden, um die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ordnungsgemäß zu erfüllen.

In Deutschland sind ausländische Unternehmen grundsätzlich ebenfalls verpflichtet, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Steuererklärungen einzureichen, wenn sie in Deutschland steuerpflichtige Umsätze erzielen oder eine gewerbliche Niederlassung unterhalten. Gemäß § 18 Abs. 4a UStG gilt dies auch für Unternehmer und juristische Personen, die ausschließlich Umsätze aus der Lieferung von Fahrzeugen, innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften, Reverse-Charge-Lieferungen oder innergemeinschaftlichen Erwerben in Deutschland erzielen.

Wie registrieren sich ausländische Unternehmen für die Umsatzsteuer in Deutschland?

Ausländische Unternehmen, die in Deutschland steuerpflichtige Umsätze erzielen, müssen beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine deutsche Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID) beantragen. Das BZSt vergibt USt-IDs auf der Grundlage der Daten, die bei dem zuständigen Finanzamt vorliegen. Daher müssen sich ausländische Unternehmen zunächst bei ihrem örtlichen Finanzamt für die Umsatzsteuer registrieren lassen.

Gemäß § 21 Absatz 1 der Abgabenordnung (AO) sind die einzelnen Bundesländer bestimmten Finanzämtern zugeordnet. So werden beispielsweise Anträge von Unternehmen aus Estland vom Finanzamt Rostock bearbeitet, während das Finanzamt München für Anträge aus Italien zuständig ist. Eine detaillierte Übersicht darüber, welches Finanzamt für welche Bundesländer zuständig ist, findet sich in der Verordnung über die Umsatzsteuer-Zuständigkeiten (UStZustV). Wenn das ausländische Unternehmen eine Niederlassung in Deutschland hat, ist das Finanzamt zuständig, das sich im selben Bezirk wie die Niederlassung des Unternehmens befindet.

Beantragung einer Umsatzsteueridentifikationsnummer

Sie können eine Umsatzsteueridentifikationsnummer schriftlich oder online beim BZSt beantragen. Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Antragsprozess:

• Füllen Sie die Antragsformulare aus
  Das Antragsformular erfasst Informationen zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Geschäftstätigkeit und Ihrem geschätzten Umsatz. Es ist wichtig, dass Sie vollständige und korrekte Angaben machen, da dies sonst zu Verzögerungen im Antragsverfahren führen kann.
  
• Reichen Sie Ihre Unterlagen ein
  Das BZSt wird bestimmte Unterlagen anfordern, um die Identität Ihres Unternehmens zu überprüfen. Dazu gehören eine beglaubigte Kopie Ihrer Unternehmensinformationen oder andere Formen eines amtlichen Ausweises.
  
• Warten Sie auf das Prüfergebnis
  Nach Eingang Ihres Antrags prüft das BZSt die von Ihnen vorgelegten Angaben und Unterlagen. Dieser Vorgang kann je nach Umfang der eingereichten Unterlagen und Komplexität des Antrags mehrere Wochen in Anspruch nehmen. In einigen Fällen kann das BZSt während der Prüfung zusätzliche Informationen oder Unterlagen anfordern.
  
• Erhalt Ihrer Umsatzsteueridentifikationsnummer
  Unternehmen, die die Prüfung erfolgreich bestehen, erhalten vom BZSt per Post eine Umsatzsteueridentifikationsnummer. Ab diesem Zeitpunkt muss das Unternehmen seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auf Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten angeben, wenn es in Deutschland umsatzsteuerpflichtige Dienstleistungen erbringt. Es ist außerdem verpflichtet, Umsatzsteuererklärungen einzureichen und Steuern zu zahlen.
  

One-Stop-Shop (OSS)- und Import-One-Stop-Shop (IOSS)-Optionen

Einige Unternehmen können sich bei der Registrierung für die Umsatzsteuer auch für OSS entscheiden. OSS ist ein EU-System zur Abwicklung der Umsatzsteuer im grenzüberschreitenden E-Commerce. Es richtet sich an Unternehmen, die Waren an Privatkundinnen/Privatkunden in anderen EU-Mitgliedstaaten liefern oder Dienstleistungen für Kundinnen und Kunden in Mitgliedstaaten erbringen, in denen sie nicht ansässig sind. Unternehmen, die OSS nutzen, können ihre Einnahmen über ein zentrales Online-Portal melden, anstatt sich in jedem Land einzeln registrieren zu müssen. OSS ist ein freiwilliges Programm, aber es lohnt sich, sich anzumelden – insbesondere, wenn Sie ein/ Online-Händler/in sind, die/der Produkte oder Dienstleistungen in mehreren EU-Ländern verkauft.

Unternehmen, die aus Drittländern importierte Waren an Kundinnen und Kunden in der EU verkaufen, können das IOSS-Programm nutzen. Das IOSS ist ein weiteres elektronisches System, das den grenzüberschreitenden Handel vereinfachen soll. Es wurde 2021 im Rahmen der Reformen zur Umsatzsteuer der EU eingeführt und bietet – ähnlich wie das OSS – eine einmalige Registrierung auf einer digitalen Plattform. Das IOSS ist jedoch auf den Fernabsatz von Waren an Kundinnen und Kunden mit einem Höchstwert von 150 € beschränkt.

Welche Angaben müssen in der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung gemacht werden?

Die Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung ist ein einseitiges Formular mit zwanzig Feldern. Verwenden Sie dieses Formular, um die folgenden Unternehmensdaten anzugeben.

Allgemeine Informationen

• Feld 1: Steueridentifikationsnummer
  
• Feld 2: Internationale Kontonummer (IBAN)
  
• Feld 3: Bankidentifikationscode (BIC)
  
• Feld 4: Name des Finanzinstituts und Ort oder Stadt
  
• Feld 5: Kontonummer für Bankkonten außerhalb des Single Euro Payments Area (SEPA)
  
• Feld 6: Name des Kontoinhabers/der Kontoinhaberin
  

Unternehmen haben die Möglichkeit, eine bevollmächtigte Person zu benennen, die ihre Steuerrechte und -pflichten wahrnimmt. Sie können auch eine bevollmächtigte Person für den Empfang von Korrespondenz benennen. Diese Bevollmächtigten können jedoch nicht für Steuererstattungen und -vergütungen eingesetzt werden. Unternehmen geben die folgenden Informationen zu Bevollmächtigten in den Feldern 7–15 der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung an:

• Feld 7: Autorisierte Proxys (zwei Optionen zur Prüfung)
  
• Feld 8: Name
  
• Feld 9: Straße
  
• Feld 10: Hausnummer und zusätzliche Adressinformationen
  
• Feld 11: Postleitzahl und Ort oder Stadt
  
• Feld 12: Postleitzahl und Postfach
  
• Feld 13: Telefonnummer
  
• Feld 14: E-Mail-Adresse
  
• Feld 15: Bestätigung, dass die USt.-Erklärung von der autorisierten Vertretung unterzeichnet wurde (ggf. prüfen)
  

Vorsteuervergütungsverfahren

In Feld 16 des Anhangs UN-Formulars der Umsatzsteuererklärung wird gefragt, ob ein Unternehmen im entsprechenden Kalenderjahr Vorsteuervergütungsverfahren beim BZSt durchgeführt hat. Wenn ja, muss das Unternehmen Rechnungen und Zahlungsbeläge als Nachweis für seine abzugsfähige Vorsteuer beifügen. Darüber hinaus können Unternehmen auf dem Hauptformular der Umsatzsteuererklärung nur die Vorsteuer angeben, die das BZSt im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens noch nicht für die Rückerstattung bereitgestellt hat.

USt.-Gutschriften

In Feld 17 geben die Unternehmen an, ob die im Rahmen der Besteuerung des Transportwesens gezahlte USt. gutgeschrieben werden soll. Die gezahlte USt. wird als Betrag in Euro eingetragen und muss durch einschlägige Belege nachgewiesen werden. Gleiches gilt für Feld 18 für gemäß § 18 Absatz 12 Satz 5 UStG geleistete Sicherheitsleistungen. Die beiden Beträge werden in Feld 19 zusammengerechnet.

Weitere Informationen

Schließlich wird Feld 20 der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung verwendet, um den Betrag anzugeben, der aus dem innergemeinschaftlichen Fernabsatz mit anderen Staaten der Europäischen Gemeinschaft (EG) erzielt wurde. Auch hier geben die Unternehmen einen Betrag in Euro an.

Welche Unterlagen müssen Unternehmen mit der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung einreichen?

Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Unterlagen, die ausländische Unternehmen zusammen mit der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung einreichen müssen:

• Unternehmensdaten: Dieser umfasst Nachweise über die Existenz des Unternehmens und seine Rechtsform.
  
• Identitätsnachweis: Hierbei handelt es sich um eine Bestätigung der Unternehmensidentität, beispielsweise eine Kopie der Registrierung aus dem Land des Firmensitzes.
  
• Mandat (falls zutreffend): Wenn die Steuererklärung durch eine bevollmächtigte Vertretung eingereicht wird, umfasst dies einen Nachweis der rechtlichen Bevollmächtigung.
  
• Rechnungen und Zahlungsbeläge für Vorsteuer: Dies ist die Grundlage für die Geltendmachung der Vorsteuer im Rahmen eines Vorsteuervergütungsverfahrens beim BZSt.
  
• Belege für die Umsatzsteuer im Rahmen des individuellen Beförderungssteuerverfahrens (falls zutreffend): Dazu gehören Unterlagen über die im Rahmen dieses Verfahrens angefallene Umsatzsteuer.
  
• Zahlungsbeläge für Wertpapiere (falls zutreffend): Fügen Sie Nachweise über Wertpapiere bei, die den Steuerbehörden vorgelegt wurden.
  
• Rechnungen, aus denen der innergemeinschaftliche Fernverkauf hervorgeht (falls zutreffend): Dies sind Belege für die Erklärung steuerpflichtiger Fernverkäufe innerhalb der EU.
  

Prüfungsrisiken im Zusammenhang mit der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung

Für ausländische Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, ein vollständig und korrekt ausgefüllte Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung einzureichen, wenn sie ihre Umsatzsteuererklärung in Deutschland abgeben. Fehler oder Versäumnisse können zu Verzögerungen, zusätzlichem Verwaltungsaufwand, Zahlungsrückständen, Verzugszinsen und Geldstrafen führen. Die meisten Prüfungsrisiken resultieren aus ungenauen oder unvollständigen Angaben und Unterlagen.

Falsche Umsatzmeldung

Wenn Unternehmen Umsatzerlöse aus Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen in Deutschland erzielen, diese jedoch nicht korrekt in der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung angeben, werden ihre Steuern falsch berechnet. Besonders problematisch ist es, wenn Unternehmen im Inland erzielten Umsatz nicht als steuerpflichtige Einnahmen melden oder unvollständige Angaben zu den erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren machen. Das Finanzamt könnte dies als Verstoß gegen das Steuerrecht werten und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Fehlende oder unvollständige Unterlagen

Fehlende oder unvollständige Nachweise können während der Prüfungsphase zu Problemen führen. Dazu gehören Dokumente wie Unternehmensinformationen, Ausweisdokumente, Rechnungen und Zahlungsbeläge. Das Finanzamt kann Dokumente ablehnen und die Vorlage neuer Unterlagen verlangen. Es kann auch die Prüfung aussetzen, was zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führt.

Nichtvorlage von Nachweisen über Fernabsatzschwellen

Europäische Unternehmen, die Waren international an Kundinnen und Kunden innerhalb der EU verkaufen, können die Umsatzsteuer in ihrem Land entrichten, sofern sie einen jährlichen Schwellenwert von 10.000 € nicht überschreiten. Oberhalb dieser Grenze müssen sie die Umsatzsteuer in dem entsprechenden Mitgliedstaat abführen. Innergemeinschaftliche Fernverkäufe müssen zusätzlich zur Einreichung der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung umfassend dokumentiert werden. Nur so können diese Unternehmen nachweisen, dass sie die Grenze nicht überschritten haben.

Verspätete Einreichung

Ausländische Unternehmen müssen ihre Umsatzsteuererklärung bis zum 31. Juli einreichen – ebenso wie ihre deutschen Pendants. Wird die Erklärung nicht fristgerecht eingereicht, kann das Finanzamt den zu zahlenden Steuerbetrag schätzen, der oft höher ausfällt als nötig. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass Bußgelder, Strafzinsen und andere Sanktionen verhängt werden.

Praktische Tipps zur Einreichung der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung

Die Einreichung der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung kann eine Herausforderung darstellen. Eine strukturierte Herangehensweise kann den Prozess erheblich vereinfachen. Hier sind einige praktische Tipps:

Planen Sie frühzeitig

Beginnen Sie frühzeitig mit den Vorbereitungen, damit Sie nicht unter Zeitdruck geraten, wenn Sie die Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung oder Ihre Umsatzsteuererklärung ausfüllen müssen. Am besten sammeln und sortieren Sie die relevanten Dokumente das ganze Jahr über. So können Sie leicht auf die benötigten Unterlagen zugreifen. Dazu gehören Rechnungen, Zahlungsbeläge und Nachweise über innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen. Sie sollten sich auch ausreichend Zeit nehmen, um Ihre Steuererklärung auszufüllen oder einen Fachmann, beispielsweise einen Steuerberater, beauftragen.

Stellen Sie konsistente Daten bereit

Vergewissern Sie sich, dass die Angaben der Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung korrekt und vollständig sind. Überprüfen Sie, ob die Daten mit den Angaben übereinstimmen, die Sie in anderen Steuererklärungen und in anderen Systemen gemacht haben. Wenn Sie Ihre Steuererklärungen beispielsweise über ELSTER – Deutschlands Website für die Abgabe von Steuererklärungen – einreichen und auch das OSS-System verwenden, müssen die Daten in beiden Systemen konsistent sein.

Verwenden Sie Automatisierung

Viele Verwaltungsprozesse können automatisiert werden, um Ihnen das schnelle und korrekte Ausfüllen Ihrer Umsatzsteuererklärung zu erleichtern. Stripe Tax unterstützt ausländische Unternehmen auf vielfältige Weise bei der Erfüllung ihrer deutschen Umsatzsteuerpflichten.

Beispielsweise erkennt Tax automatisch, wann steuerpflichtige Einnahmen erzielt werden, und liefert Ihnen die richtigen Zahlen für Ihre Steuererklärung. Das System wendet den richtigen Satz der Umsatzsteuer entsprechend der Art der Transaktion und dem Zielland an. Besonders hilfreich ist die automatische Identifizierung von Einnahmen, die für die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft in Frage kommen. Das Tool überprüft außerdem die Umsatzsteueridentifikationsnummern Ihrer Kundinnen und Kunden mithilfe des Systems für den Informationsaustausch der Umsatzsteuer (VIES) der EU, um sicherzustellen, dass nur legitime Transaktionen berücksichtigt werden.

Darüber hinaus ist es nicht erforderlich, die in Tax generierten Daten manuell in die Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung zu übertragen. Tax stellt die Daten für die Anlage UN zur Umsatzsteuererklärung in einem exportierbaren Format zusammen, was Ihnen Zeit spart und das Fehlerrisiko verringert.