Las empresas sujetas a impuestos y los trabajadores autónomos en Alemania tienen la obligación de presentar una declaración del impuesto al valor agregado (IVA) ante la agencia fiscal una vez al año. Esta declaración incluye un formulario principal denominado «USt 2A» y otro adicional denominado «Anexo UN» («Anlage UN» en alemán). El formulario principal es obligatorio, pero el formulario del Anexo UN no es obligatorio para todas las empresas.

En este artículo, te explicamos qué es el formulario del Anexo UN, cuándo se completa y qué información debes incluir. También te contamos cuáles son los riesgos de auditoría asociados e incluimos consejos útiles para presentar el formulario del Anexo UN.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el formulario del Anexo UN? ¿Cuándo es obligatorio?
  
• ¿De qué manera las empresas extranjeras se inscriben en el régimen de IVA en Alemania?
  
• ¿Qué información se debe indicar en el formulario del Anexo UN?
  
• ¿Qué documentos deben presentar las empresas con el formulario del Anexo UN?
  
• Riesgos de auditoría asociados con el formulario del Anexo UN
  
• Consejos prácticos para presentar un formulario del Anexo UN
  

¿Qué es el formulario del Anexo UN? ¿Cuándo es obligatorio?

El Anexo UN es un formulario especial que integra la declaración anual de IVA. Deben presentarlo los titulares de empresas extranjeras que no tengan residencia, locales comerciales ni administración en Alemania, pero que generen ingresos sujetos al IVA en dicho país, por ejemplo, la provisión de bienes procedentes de almacenes alemanes o los servicios prestados en el país. Se debe presentar un formulario del Anexo UN completo con información correcta para cumplir debidamente con las disposiciones de la Ley alemana del IVA (UStG).

En Alemania, las empresas extranjeras también están obligadas, en principio, a presentar declaraciones preliminares de IVA y declaraciones fiscales si generan ingresos sujetos a impuestos en Alemania o mantienen locales comerciales en el país. De acuerdo con el artículo 18, párrafo 4a de la UStG, esto también se aplica a los titulares de empresas y a las entidades legales que generan ingresos exclusivamente por la provisión de vehículos, las transacciones triangulares intracomunitarias, la provisión de inversiones del sujeto pasivo o las adquisiciones intracomunitarias en Alemania.

¿De qué manera las empresas extranjeras se inscriben en el régimen de IVA en Alemania?

Las empresas extranjeras que generan ingresos sujetos a impuestos en Alemania deben solicitar un número de identificación de IVA (ID de IVA) alemán a la agencia fiscal central federal (BZSt), que emite el ID de IVA en función de los datos de que dispone la agencia fiscal pertinente, por lo que las empresas extranjeras deben inscribirse primero en el IVA en su agencia fiscal local.

De conformidad con el artículo 21, párrafo 1 del Código Fiscal de Alemania (AO), cada Estado está asignado a una agencia fiscal determinada. Por ejemplo, las solicitudes de las empresas en Estonia son procesadas por la agencia fiscal Rostock, mientras que la agencia fiscal de Múnich gestiona las solicitudes de Italia. En la Ordenanza alemana sobre jurisdicción del IVA (UStZustV), encontrarás un resumen detallado de qué agencia fiscal es responsable de qué Estados. Si la empresa extranjera tiene una sucursal en Alemania, su agencia fiscal responsable es la agencia fiscal ubicada en el mismo distrito que la sucursal de la empresa.

Solicitud de ID del IVA

Puedes solicitar un ID del IVA ante la BZSt por escrito o en línea. A continuación, encontrarás una explicación paso a paso del proceso:

• Completar el formulario de solicitud
  El formulario de solicitud recopila información sobre tu empresa, su actividad y los ingresos estimados. Es importante que proporciones información completa y correcta, ya que, si no lo haces, se puede retrasar el procesar de solicitud.
  
• Enviar tus documentos
  La BZSt solicitará cierta documentación para verificar la identidad de tu empresa, como una copia certificada del registro de información de tu empresa u otras formas de identificación oficial.
  
• Esperar la revisión
  Una vez que la BZSt haya recibido tu solicitud, revisará la información y la documentación que proporcionaste. Este proceso puede demorar varias semanas, según la cantidad de documentos presentados y la complejidad de la solicitud. En algunos casos, la BZSt puede solicitud información o documentación adicional durante la revisión.
  
• Recibir tu ID del IVA
  Las empresas que aprueban la revisión reciben un ID del IVA por correo postal de la BZSt. A partir de este momento, la empresa debe indicar su número de IVA en las facturas y en otros documentos si presta servicios sujetos al IVA en Alemania. También están obligadas a presentar declaraciones de IVA y pagar impuestos.
  

Opciones de ventanilla única (OSS) y de ventanilla única para importación (IOSS)

Algunas empresas también pueden optar por la ventanilla única cuando se inscriben en el IVA. La ventanilla única (OSS) es un sistema de la Unión Europea que permite procesar el IVA en el comercio electrónico transfronterizo. Está dirigida a empresas que suministran bienes a clientes particulares en otros Estados miembros de la Unión Europea o que prestan servicios a clientes en Estados miembros en los que no están domiciliados. Las empresas que utilizan la ventanilla única pueden informar sus ingresos a través de un portal central en línea, en lugar de registrarse en cada país de forma individual. La ventanilla única es un programa voluntario, pero vale la pena registrarse, en especial, si eres un comerciante minorista en línea que vende productos o servicios en varios países de la Unión Europea.

Las empresas que venden bienes importados de otros países a clientes de la Unión Europea pueden utilizar el programa de ventanilla única para importación (IOSS). La IOSS es otro sistema electrónico destinado a simplificar el comercio transfronterizo. Se introdujo en 2021 como parte de las reformas del IVA que aprobó la Unión Europea y, al igual que la OSS, proporciona un registro único en una plataforma digital. Sin embargo, la IOSS está restringido a las ventas a distancia de bienes a clientes con un tope máximo de €150.

¿Qué información se debe indicar en el formulario del Anexo UN?

El formulario del Anexo UN que se incluye en la declaración de IVA es un formulario de una página que contiene veinte casillas. Se utiliza para indicar los datos de la empresa que se detallan a continuación.

Información general

• Casilla 1: identificación fiscal
  
• Casilla 2: número de cuenta bancaria internacional (Código Internacional de Cuenta Bancaria (IBAN))
  
• Casilla 3: código de identificación bancaria (BIC)
  
• Casilla 4: nombre de la institución financiera y pueblo o ciudad
  
• Casilla 5: número de cuenta, si la cuenta bancaria está radicada fuera de la zona única de pagos en euros (SEPA)
  
• Casilla 6: nombre del titular de la cuenta
  

Las empresas tienen la opción de designar a un representante autorizado, para que se encargue se sus derechos y obligaciones fiscales, o a un beneficiario autorizado, para que reciba correspondencia. No obstante, estos apoderados no pueden recibir rembolsos ni devoluciones fiscales. Las empresas facilitan la siguiente información sobre sus apoderados en las casillas 7 a 15 del formulario del Anexo UN:

• Casilla 7: apoderados autorizados (dos opciones para marcar)
  
• Casilla 8: nombre
  
• Casilla 9: calle
  
• Casilla 10: número de casa e información adicional sobre la dirección
  
• Casilla 11: código postal y pueblo o ciudad
  
• Casilla 12: código postal y apartado postal
  
• Casilla 13: número de teléfono
  
• Casilla 14: dirección de correo electrónico
  
• Casilla 15: confirmación de que el apoderado autorizado firmó la declaración de IVA (marcar según corresponda)
  

Procedimiento de bonificación del IVA soportado

En la casilla 16 del formulario del Anexo UN que se incluye en la declaración de IVA se pregunta si una empresa llevó a cabo algún procedimiento de bonificación del IVA soportado ante la BZSt durante el año natural correspondiente. En caso afirmativo, la empresa debe adjuntar las facturas y los recibos de importación como evidencia de su impuesto soportado deducible. Como complemento, en el formulario principal de declaración de IVA, las empresas solo pueden indicar el impuesto soportado que la BZSt aún no reembolsó en el marco del procedimiento de bonificación del IVA.

Créditos de IVA

En la casilla 17, las empresas indican si se debe acreditar el IVA pagado en virtud del régimen particular de tributación del transporte. El IVA pagado se consigna como un importe en euros y se debe acreditar con los documentos de respaldo pertinentes. Lo mismo se aplica en la casilla 18 para los depósitos de garantía pagados de conformidad con el artículo 18, párrafo 12, oración 5, de la UStG. Los dos importes se suman en la casilla 19.

Información adicional

Por último, se utiliza la casilla 20 del formulario del Anexo UN para especificar el importe generado por la venta a distancia intercomunitaria con otros Estados de la Comunidad Europea (CE). Una vez más, las empresas ingresan un importe en euros.

¿Qué documentos deben presentar las empresas con el formulario del Anexo UN?

A continuación, encontrarás un resumen de los documentos más importantes que las empresas extranjeras deben presentar junto con el formulario del Anexo UN en la declaración de IVA:

• Registro de información de la empresa: incluye evidencia de que la empresa existe y de su estructura legal.
  
• Constancia de identidad: es la confirmación de la identidad de la empresa, como una copia del registro del estado de domicilio.
  
• Orden (cuando corresponda): si un apoderado autorizado presenta la declaración, la orden incluye evidencia de autoridad legal.
  
• Facturas y recibos de importación por impuestos soportados: esta es la base para reclamar los impuestos soportados como parte de un procedimiento de bonificación de ellos ante la BZSt.
  
• Recibos de IVA en el marco del procedimiento de tributación particular del transporte (si corresponde): esto incluye la documentación del IVA que corresponde a este procedimiento.
  
• Recibos de valores (si corresponde): incluye evidencia de valores proporcionados a las autoridades impositivas.
  
• Facturas que reflejen las ventas intercomunitarias a distancia (si corresponde): se trata de documentación que respalda la declaración de ventas a distancia sujetas a impuestos dentro de la Unión Europea.
  

Riesgos de auditoría asociados con el formulario del Anexo UN

Es importante que las empresas extranjeras presenten un formulario del Anexo UN completo y correcto en el momento de presentar la declaración de IVA en Alemania, ya que los errores o los descuidos pueden dar lugar a demoras, esfuerzos administrativos adicionales, atrasos en la facturación, penalizaciones en intereses y multas. La mayoría de los riesgos de auditoría se deben a información y documentación inexactas o incompletas.

Declaración de ingresos incorrecta

Cuando las empresas generan ingresos por prestación de bienes o servicios en Alemania, pero no lo declaran correctamente en el formulario del Anexo UN, el cálculo de los impuestos no se realiza correctamente. Esto representa una problema para las empresas que no declaran los ingresos generados a nivel nacional como ganancias sujetas a impuestos o que proporcionan información incompleta sobre los servicios o bienes prestados. La agencia fiscal podría considerar que esto no cumple con la legislación fiscal y tomar medidas en consecuencia.

Documentación faltante o incompleta

La evidencia faltante o incompleta puede generar problemas durante la etapa de revisión. Esto incluye documentos como registros de información de la empresa, documentos de identidad, facturas y recibos de importación. La agencia fiscal puede rechazar documentos y solicitar la presentación de documentación nueva. También podría suspender la revisión, lo que ocasionaría demoras y costos adicionales.

No proporcionar evidencia de los umbrales de venta a distancia

Las empresas europeas que venden bienes en todo el mundo a clientes dentro de la Unión Europea pueden pagar IVA en su país, siempre que no superen un umbral anual de €10,000. Por encima de este límite, tienen que remitir el IVA en el estado miembro correspondiente. Además de presentar el formulario del Anexo UN, las ventas intracomunitarias a distancia deben documentarse con sumo detalle. Es la única forma en que estas empresas pueden demostrar que no superaron el límite.

Declaración tardía

Las empresas extranjeras tienen que presentar su declaración de IVA antes del 31 de julio, al igual que sus contrapartes alemanas. Si no se presenta la declaración antes de la fecha límite, la agencia fiscal podría estimar el importe del impuesto a pagar, que suele ser más alto de lo necesario. También existe la posibilidad de recibir multas, penalizaciones en intereses y otras sanciones.

Consejos prácticos para presentar un formulario del Anexo UN

La presentación del formulario del Anexo UN puede ser un desafío. Abordarlo de manera estructurada puede facilitar mucho el proceso. A continuación, encontrarás algunos consejos prácticos:

Planifica con anticipación

Comienza a prepararte con anticipación para no estar bajo presión en el momento de completar el formulario del Anexo UN o tu declaración de IVA. La mejor manera de hacerlo es reunir los documentos pertinentes y clasificarlos durante el año. Luego, podrás acceder fácilmente a los documentos que necesites, como ser facturas, recibos y comprobantes de entregas intracomunitarias de bienes o servicios. También debes darte tiempo para completar tu declaración o contratar a un profesional, como un asesor fiscal.

Proporciona datos uniformes

Asegúrate de que la información que proporciones en el formulario del Anexo UN sea correcta y completa. Comprueba si los datos coinciden con la información que proporcionaste en otras declaraciones fiscales y en otros sistemas. Por ejemplo, si presentas tus declaraciones fiscales a través de ELSTER (el sitio web de Alemania para presentar declaraciones de impuestos) y también usas el sistema OSS, los datos en ambos sistemas deben ser uniformes.

Usa la automatización

Muchos procesos administrativos pueden automatizarse para que puedas completar tu declaración de IVA de forma rápida y correcta. Stripe Tax ayuda a las empresas extranjeras a cumplir con las obligaciones alemanas en materia de IVA de varias maneras.

Por ejemplo, Tax reconoce automáticamente cuándo se obtienen ingresos sujetos a impuestos y te da las cifras correctas para tu declaración. El sistema aplica la tasa de IVA correcta que corresponde a cada tipo de transacción y país de destino. La identificación automática de ingresos elegibles para inversión del sujeto pasivo es particularmente útil. La herramienta también valida las identificaciones de IVA de tus clientes con el Sistema de intercambio de información de IVA (VIES) de la Unión Europea para garantizar que solo se contabilicen las transacciones legítimas.

Otra ventaja es que no es necesario transferir los datos generados en Tax de forma manual al formulario del Anexo UN. Tax recopila los datos para el formulario del Anexo UN en un formato exportable, lo que te permite ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores.