La confiabilidad de los datos de la empresa es muy importante en Alemania. El Registro Mercantil Alemán (Handelsregister) garantiza que la información clave sobre las empresas sea transparente y esté disponible al público. En este artículo se explican los registros de información de la empresa (Handelsregisterauszug), lo que incluye cuándo son necesarios y qué información contienen. También te explicamos cómo solicitar un registro de información de la empresa y qué costos prever.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un registro de información de la empresa?
  
• ¿Por qué las empresas en Alemania necesitan un registro de información de la empresa?
  
• ¿Qué información contiene el registro de información de la empresa?
  
• ¿Dónde puedo solicitar un registro de información de la empresa?
  
• ¿Cuánto cuesta el registro de información de la empresa?
  

¿Qué es un registro de información de la empresa?

El registro de información de la empresa es un documento oficial que contiene información básica sobre una empresa inscrita en el Registro Mercantil Alemán, un directorio público mantenido por los tribunales locales en el que se registra a todas las personas y empresas que se consideran comerciantes inscritos en Alemania (véase el artículo 29 del Código Mercantil Alemán, que incluye, entre otros aspectos, los siguientes:

• Empresas de responsabilidad limitada (GmbH)
  
• Empresas emprendedoras de responsabilidad limitada (UG)
  
• Sociedades colectivas generales (OHG)
  
• Sociedades en comandita simple (KG)
  
• Sociedades por acciones (Aktiengesellschaften o AG)
  
• Empresas unipersonales dedicadas a negocios comerciales
  

El Registro Mercantil se desempeña como protector legal de las empresas y garantiza la transparencia, ya que se asegura de que los datos importantes de la empresa estén a disposición del público, como la estructura legal, la gestión y la finalidad de la empresa. Por ese motivo, las empresas que realizan actividades comerciales suelen tener la obligación de presentar una declaración de registro ante el Registro Mercantil, que contiene información notarial sobre las estructuras legales y económicas de la empresa.

Terceros pueden acceder a estos datos. Las autoridades públicas, los inversores, los bancos, las empresas asociadas y los particulares pueden solicitar una copia del registro de información de una empresa. Los motivos para acceder a este registro incluyen la ayuda con las decisiones sobre la concesión de préstamos, la verificación de la solvencia o la realización de negocios con una empresa. También hay varios casos en los que las empresas en Alemania están obligadas a presentar una copia del registro de información de su empresa a agencias públicas u otras instituciones.

¿Por qué las empresas en Alemania necesitan un registro de información de la empresa?

Al inscribirse oficialmente en el Registro Mercantil, una empresa adquiere el estado de entidad jurídica y puede emprender acciones como tal. Las empresas de Alemania también requieren una copia del registro de información de su empresa para una serie de procesos comerciales, legales y administrativos diferentes. Estos son algunos de los ejemplos más importantes:

Constitución de una sociedad

Cuando se establecen muchas formas legales, es obligatorio el registro de la información de la empresa para confirmar la existencia legal de esta, en particular, para el establecimiento de sociedades anónimas en las que se requiere el extracto para el registro de la empresa (Gewerbeanmeldung), entre otras cuestiones.

Solicitud de préstamos y financiación

Los bancos e instituciones financieras solicitan copias de los registros de información de la empresa para verificar su solvencia. El registro contiene detalles sobre la estructura, la responsabilidad y los poderes de representación de la empresa, que son fundamentales para las decisiones sobre la concesión de préstamos o financiamiento. Por lo general, una copia del registro de información de la empresa emitido durante la constitución es suficiente. Sin embargo, si se han realizado cambios desde la presentación inicial, como cambios en la estructura legal, sede de la empresa o administración, las empresas deben solicitar un registro actualizado.

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Firma de contratos e inicio de relaciones empresariales

Al iniciar una nueva relación empresarial (p. ej., establecer asociaciones o contratos con proveedores), muchas empresas e instituciones te pedirán una copia del registro de información de tu empresa. Este registro sirve como prueba de que el socio contractual es una empresa registrada oficialmente y, por lo tanto, es legalmente capaz de celebrar contratos.

Cumplimiento de los requisitos legales y la documentación estatutaria

Es posible que se necesite una copia del registro de información de tu empresa en caso de disputas legales o solicitudes de las autoridades públicas como forma de confirmar la legalidad de los negocios comerciales. Este registro es una documentación vinculante para aclarar ambigüedades relacionadas con poderes de representación o estructura de la empresa, por ejemplo. También se requiere una copia del registro de información de tu empresa para solicitar patentes y derechos de marca y para realizar fusiones y adquisiciones.

Cumplimiento con la agencia fiscal y otras autoridades públicas

Las empresas alemanas también necesitan una copia del registro de información de su empresa para diferentes procesos de presentación, tales como completar registros relacionados con los gravámenes, solicitar subvenciones o registrarse en asociaciones del sector. Con este registro se confirma la identidad de la empresa y se facilita el cumplimiento de la normativa de los organismos públicos.

¿Qué información contiene el registro de información de la empresa?

El registro de información de la empresa contiene mucha información sobre una empresa. Estos son los detalles más importantes:

• Nombre completo de la empresa
  
• Estructura legal
  
• Propósito de la empresa
  
• Direcciones de las sedes de la empresa y sucursales de las filiales
  
• Representantes autorizados (p. ej., directores gerentes, funcionarios autorizados y socios comanditarios)
  
• Número de registro de la empresa
  
• Importe del capital social o nominal
  
• Tribunal de registro con jurisdicción para la empresa
  
• Cantidad de cambios realizados en el registro de información de la empresa
  

Versiones alternativas del registro de información de la empresa

Según sus necesidades, las empresas pueden solicitar versiones alternativas del registro de información de su empresa que contienen información y niveles de detalle diferentes. El registro simple de información de la empresa contiene información sobre la empresa tal como está inscrita actualmente en el Registro Mercantil. Sin embargo, no contiene más presentaciones históricas o cronológicas. Esta versión se utiliza con frecuencia en las actividades cotidianas de la empresa donde se necesita un resumen actualizado de la información de la empresa.

En casos especiales, una empresa puede necesitar una copia oficial y certificada del registro de información de la empresa. Por ejemplo, una copia oficial y certificada es necesaria cuando la empresa requiere la confirmación legal de la información de la empresa, por ejemplo, al celebrar contratos o solicitar préstamos. Si bien la copia certificada es costosa, cumple con los requisitos de validez legal.

Otra versión alternativa es el registro cronológico en el que figuran todas las presentaciones que una empresa ha realizado en orden de registro. Esto es particularmente útil para comprender los cambios, como un cambio de nombre o de administración.

Las empresas que requieren información histórica más profunda pueden obtener un registro histórico de información de la empresa. En este registro, se documentan todas las presentaciones realizadas antes de la transición a un Registro Mercantil electrónico. Esto significa que también contiene información más antigua que se presentó en forma analógica.

También es posible la solicitud de registros de propietario de la empresa que contengan información básica, como nombre de la empresa, fecha de constitución y capital social. En los detalles de la publicación también se muestran los cambios que se han realizado en los registros.

¿Dónde puedo solicitar un registro de información de la empresa?

Puedes obtener una copia simple del registro de información de la empresa en línea en el portal de registro común de los Estados Federales Alemanes. Después de ingresar el nombre de la empresa, puedes elegir entre diferentes opciones: registro actual, histórico o cronológico.

Las empresas pueden solicitar una copia oficial del registro de información de su empresa al tribunal de registro correspondiente. Por lo general, las solicitudes deben hacerse por escrito, y el documento se envía por correo.

¿Cuánto cuesta el registro de información de la empresa?

En principio, puedes consultar el Registro Mercantil sin costo a través del Portal de Registros Comunes.También puedes ver información actual, cronológica e histórica de todas las empresas inscritas de forma gratuita, siempre que esta información esté disponible.

Los tribunales de registro pueden aplicar comisiones por copias, impresiones y transmisión electrónica. Los costos exactos se pueden encontrar en la Lista de costos en virtud de la Ley de Comisiones Judiciales y Notariales (GNotKG).

Este es un resumen de los cargos más importantes que se pueden encontrar en la Sección Principal 7: Comisiones especiales de la GNotKG:

• Impresión o copia no certificada: €10
  
• Impresión oficial o copia certificada: €20
  

Estos son los cargos por la transmisión electrónica:

• Archivo no certificado: €5
  
• Archivo certificado: €10
  

Además, se cobran comisiones por acceder a los datos disponibles para los números de registro conforme a las tarifas aplicables de los portales judiciales estatales.En general, estas comisiones actualmente son las siguientes:

• Registro actual: €4.50
  
• Registro cronológico: €4.50
  
• Registro histórico: €4.50
  
• Documentos individuales: €1.50
  

Estos importes corresponden a las comisiones que se cobran actualmente por la recuperación electrónica de registros a través de los portales judiciales estatales. Por ejemplo, las comisiones del Sarre se describen de conformidad con los Nos. 400 y 401 de la escala de comisiones de la Ordenanza sobre comisiones de la administración judicial.

También puedes presentar solicitudes directamente a través del portal de registro común o del tribunal de registro correspondiente, pero también hay proveedores de servicios privados que pueden proporcionar copias de los registros de información de la empresa a cambio de una comisión. Se encargan de todo el proceso de solicitudes y entregan los registros en el formato preferido: copias digitales, impresas o certificadas. Este método de transmisión de datos suele ser más rápido que pasar por los canales oficiales. Es una alternativa particularmente práctica para las empresas o personas que requieren registros de información de la empresa de forma regular o para aquellas que desean acceder a varios documentos de forma simultánea.