A confiabilidade dos dados da sua empresa é extremamente importante na Alemanha. O Registro Comercial Alemão (Handelsregister) garante que as informações importantes sobre empresas sejam transparentes e disponíveis ao público. Este artigo explica os registros de informações empresariais (Handelsregisterauszug), incluindo quando você precisa deles e quais informações eles contêm. Também explicamos como solicitar um registro e quais custos esperar.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é um registro de informações empresariais?
  
• Por que as empresas na Alemanha precisam de um registro de informações empresariais?
  
• Que informações contém o registro de informações empresariais?
  
• Onde posso solicitar um registro de informações empresariais?
  
• Quanto custa um registro de informações empresariais?
  

O que é um registro de informações empresariais?

Um registro de informações da empresariais é um documento oficial que contém informações básicas sobre uma empresa registrada no Cadastro Comercial Alemão. O Cadastro Comercial é um diretório público mantido pelos tribunais locais que registra todas as pessoas e empresas consideradas comerciantes registrados na Alemanha (ver Seção 29 do Código Comercial Alemão (HGB). Isso inclui o seguinte, entre outros:

• Empresas de responsabilidade limitada (GmbHs)
  
• Empresas empreendedoras de responsabilidade limitada (UGs)
  
• Sociedades gerais (OHGs)
  
• Sociedades limitadas (KGs)
  
• Sociedades anônimas (Aktiengesellschaften, ou AGs)
  
• Empresários individuais envolvidos em empresas comerciais
  

O Registro Comercial atua como uma salvaguarda jurídica para as empresas e garante a transparência. Ele garante que dados importantes da empresa estejam disponíveis ao público, como formação legal, gestão e finalidade empresarial. Por esse motivo, as empresas que exercem atividades comerciais são normalmente obrigadas a apresentar uma declaração de cadastro no Registro Comercial. Esta declaração contém informações notariadas sobre as estruturas jurídicas e econômicas da empresa.

Esses dados são acessíveis a terceiros, e autoridades públicas, investidores, bancos, parceiros empresa e pessoas físicas podem solicitação uma cópia do registro de informações da empresa. Os motivos para acessar esse registro podem incluir suporte a decisões sobre concessão de empréstimos, verificação de capacidade de crédito ou abertura de um negócio com uma empresa. Há também vários casos em que as empresas na Alemanha são obrigadas a apresentar uma cópia do registro de informações empresariais a órgãos públicos ou outras instituições.

Por que as empresas na Alemanha precisam de um registro de informações empresariais?

Ao se registrar oficialmente no Registro Comercial, uma empresa adquire o status de pessoa jurídica e pode tomar medidas como tal. As empresas na Alemanha também exigem uma cópia do seu registro de informações empresariais para uma série de diferentes processos comerciais, jurídicos e administrativos. Aqui estão alguns dos exemplos mais importantes:

Incorporação de uma empresa

Ao incorporar várias formas legais, um registro de informações da empresa é obrigatório para confirmar a existência legal da empresa. Em particular, isso se aplica ao estabelecimento de corporações onde o extrato é necessário para o cadastro da empresa (Gewerbeanmeldung), entre outras coisas.

Solicitação de empréstimos e financiamentos

Os bancos e as instituições financeiras solicitam cópias dos registros de informações empresariais para verificar a solvabilidade de uma empresa. O registro fornece detalhes sobre a estrutura, responsabilidade e poderes de representação da empresa, que são fundamentais para decisões sobre concessão de empréstimos ou financiamento. Normalmente, uma cópia do registro de informações empresariais emitido durante a constituição é suficiente. No entanto, se houver alterações feitas desde a declaração inicial, como alterações na formação legal, sede da empresa, ou gestão, as empresas devem solicitar um registro atualizado.

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Assinatura de contratos e início de relacionamentos empresariais

Ao iniciar uma nova relação empresarial (por exemplo, estabelecer parcerias ou contratos com fornecedores), muitas empresas e instituições pedem uma cópia do registro de informações da sua empresa, que serve como prova de que o parceiro contratual é uma empresa oficialmente registrada e, portanto, é legalmente capaz de celebrar contratos.

Cumprir requisitos jurídicos e documentação estatutária

Uma cópia do registro de informações da sua empresa pode ser necessária em caso de contestações jurídicas ou pedidos de autoridades públicas como forma de confirmar a legalidade da empresa comercial. Esse registro atua como documentação vinculativa para esclarecer ambiguidades relacionadas a poderes de representação ou estrutura da empresa, por exemplo. Uma cópia do registro também é necessária para solicitar patentes e direitos de marca e para realizar fusões e aquisições.

Cumprir com o órgão tributário e outras autoridades públicas

As empresas na Alemanha também precisam de uma cópia do registro de dados da empresa para diversos processos de declaração, como preencher registros fiscais, solicitar subsídios ou se registrar em associações do setor. Esse registro confirma a identidade da empresa e facilita a estar em conformidade com órgãos públicos.

Que informações contém o registro de informações empresariais?

O registro de informações empresariais contém muitas informações sobre uma empresa. Aqui estão os detalhes mais importantes:

• Nome completo da empresa
  
• Formação legal
  
• Finalidade do negócio
  
• Endereços da sede da empresa e filiais de subsidiárias
  
• Representantes autorizados (ex.: diretores executivos, diretores autorizados e sócios limitados)
  
• Número de cadastro de empresa
  
• Valor das ações ou capital nominal
  
• Tribunal de cadastro com jurisdição para a empresa
  
• Número de alterações feitas no registro de informações da empresa
  

Versões alternativas do registro de informações empresariais

Dependendo das suas necessidades, as empresas podem solicitar versões alternativas do registro de informações empresariais que contenham informações e níveis de detalhes diferentes. O simples registro fornece informações sobre a empresa como está atualmente no Registro Comercial, porém ele não contém mais arquivos históricos ou cronológicos. Esta versão é frequentemente usada nas atividades diárias da empresa onde é necessária uma visão geral atualizada das informações da empresa.

Em casos especiais, uma empresa pode precisar de uma cópia oficial e autenticada do registro de informações da empresa. Por exemplo, uma cópia oficial e autenticada é necessária quando a empresa exige confirmação jurídica de informações da empresa, por exemplo, ao celebrar contratos ou solicitar empréstimos. Embora a cópia autenticada seja cara, ela cumpre os requisitos de validade jurídica.

Outra versão alternativa é o registro cronológico que mostra todas as declarações feitas por uma empresa para o seu cadastro, o que é particularmente útil para entender mudanças, como uma mudança de nome ou gestão.

Empresas que precisam de informações históricas mais profundas podem obter um registro de informações históricas da empresa. Esse registro documenta todas as declarações feitas antes da transição para um registro comercial eletrônico. Isso significa que ele também contém informações mais antigas que foram arquivadas em formato analógico.

Também é possível solicitar registros de proprietários de empresas que contenham informações básicas, como nome da empresa, data de incorporação e capital social. Os detalhes da publicação também mostram as alterações feitas nos registros.

Onde posso solicitar um registro de informações empresariais?

Você pode obter uma cópia simples de um registro de informações empresariais online através do Portal Comum de Registro dos Estados Federais Alemães. Depois de inserir o nome da empresa, você pode escolher entre diferentes opções: registro atual, histórico ou cronológico.

As empresas podem solicitar uma cópia oficial do registro junto ao órgão de cadastro competente, o que geralmente deve ser feito por escrito e o documento é enviado pelo correio.

Quanto custa um registro de informações empresariais?

Geralmente, você pode visualizar o seu Cadastro Comercial gratuitamente no Portal do Cadastro Comum. Você também pode ver gratuitamente informações atuais, cronológicas e históricas de todas as empresas registradas, onde quer que essas informações estejam disponíveis.

Os custos exatos podem ser cobrados por cópias, impressões e transmissão eletrônica pelos tribunais de cadastro, que podem ser encontrados na Lista de Custos da Lei sobre Taxas de Tribunais e Notários (GNotKG).

Aqui está uma visão geral dos encargos mais importantes que podem ser encontrados na Seção Principal 7: Tarifas especiais da GNotKG:

• Impressão ou cópia não autenticada: € 10
  
• Impressão oficial ou cópia autenticada: € 20
  

Aqui estão as cobranças para transmissão eletrônica:

• Arquivo não autenticado: € 5
  
• Arquivo autenticado: € 10
  

Além disso, são cobradas taxas para acesso aos dados disponíveis para números de cadastro de acordo com as taxas aplicáveis dos portais judiciais estaduais, que são, em geral, as seguintes:

• Registro atual: € 4,50
  
• Registro cronológico: € 4,50
  
• Registro histórico: € 4,50
  
• Documentos pessoais: € 1,50
  

Esses valores correspondem às tarifas cobradas atualmente para obtenção eletrônica de registros através dos portais judiciais estaduais. Por exemplo, as taxas da Saarland são estabelecidas de acordo com os números 400 e 401 da tabela de taxas da Ordem sobre Taxas de Administração Judiciária.

Você também pode apresentar pedidos diretamente através do Portal do Registro Comum ou do órgão competente de cadastro, mas existem também prestadores de serviços privados que podem fornecer cópias de registros de informações da empresa mediante uma tarifa. Eles realizam todo o processo de pedido e entregam os registros no formato preferencial (digital, impresso ou autenticado). Esse método de transmissão de dados é muitas vezes mais rápido do que passar pelos canais oficiais, sendo uma alternativa particularmente prática para empresas ou pessoas que precisam de registros de informações empresariais regularmente ou que desejam acessar vários documentos simultaneamente.