In Germania, l'affidabilità dei dati aziendali è estremamente importante. Il registro delle imprese tedesco (Handelsregister) garantisce che le principali informazioni aziendali siano trasparenti e pubblicamente disponibili. Questo articolo spiega l'estratto del registro delle imprese (Handelsregisterauszug), quando è necessario e quali informazioni contiene. Spiegheremo anche come richiedere l'estratto del registro delle imprese e quali costi prevedere.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è l'estratto del registro delle imprese
  
• Perché le attività in Germania necessitano dell'estratto del registro delle imprese
  
• Informazioni contenute nell'estratto del registro delle imprese
  
• Dove richiedere l'estratto del registro delle imprese di un'azienda
  
• Costo dell'estratto del registro delle imprese di un'azienda
  

Che cos'è l'estratto del registro delle imprese

L'estratto del registro delle imprese di un'azienda è un documento ufficiale contenente le informazioni di base su un'azienda iscritta al Registro delle imprese tedesco. Il registro delle imprese è un elenco pubblico tenuto dai tribunali locali in cui sono registrate tutte le persone e le aziende considerate esercenti registrati in Germania (vedere l'articolo 29 del Codice del commercio tedesco (HGB), incluse:

• Società a responsabilità limitata (GmbH)
  
• Società imprenditoriali a responsabilità limitata
  
• Società in nome collettivo (OHG)
  
• Società in accomandita semplice (KG)
  
• Società per azioni (Aktiengesellschaften o AG)
  
• Ditte individuali impegnate in attività commerciali
  

Il registro delle imprese funge da tutela legale per le aziende e ne garantisce la trasparenza. Garantisce che i dati importanti dell'azienda siano pubblicamente disponibili, come la forma giuridica, la gestione e lo scopo dell'attività. Per questo motivo, le imprese che svolgono attività commerciali sono in genere tenute a presentare una dichiarazione di iscrizione al registro delle imprese. Tale dichiarazione contiene informazioni autenticate relative alla struttura giuridica ed economica dell'attività.

Questi dati sono accessibili a terze parti. Le autorità pubbliche, gli investitori, le banche, i partner commerciali e i privati possono richiedere una copia dell'estratto del registro delle imprese di un'azienda. I motivi per l'accesso a questo registro possono essere, ad esempio, di supporto alle decisioni sulla concessione di prestiti, alla verifica dell'affidabilità creditizia o all'avvio di rapporti commerciali con l'azienda. In Germania, in alcuni casi, le aziende sono obbligate a presentare una copia dell'estratto del registro delle imprese alle agenzie pubbliche o ad altre istituzioni.

Perché le attività in Germania necessitano dell'estratto del registro delle imprese

Con l'iscrizione ufficiale al registro delle imprese, un'attività acquisisce lo stato di persona giuridica e in quanto tale può intraprendere iniziative. Le aziende in Germania richiedono anche una copia dell'estratto del registro delle imprese di un'azienda per una serie di diverse procedure commerciali, legali e amministrative. Ecco alcuni esempi fra i più importanti:

Costituzione di un'azienda

Per molte forme giuridiche, l'estratto del registro delle imprese dell'azienda è obbligatorio per confermare l'esistenza legale dell'azienda. In particolare, questo vale per la costituzione di società in cui l'estratto è necessario, tra l'altro, per la registrazione dell'attività (Gewerbeanmeldung).

Richiesta di prestiti e finanziamenti

Le banche e gli istituti finanziari richiedono una copia dell'estratto del registro delle imprese dell'azienda per verificare l'affidabilità creditizia dell'attività. L'estratto fornisce i dettagli sulla struttura, sulle responsabilità e sui poteri di rappresentanza dell'azienda, fondamentali per le decisioni riguardanti la concessione di prestiti o finanziamenti. In genere, è sufficiente una copia dell'estratto del registro delle imprese rilasciato durante la costituzione. Tuttavia, se sono state apportate modifiche dalla costituzione iniziale, come i cambiamenti della forma giuridica, della sede aziendale o della direzione, le attività devono richiedere un estratto aggiornato.

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Firma di contratti e avvio di rapporti commerciali

Quando si avvia un nuovo rapporto commerciale (come la creazione di partnership o i contratti con i fornitori), molte attività e istituzioni chiederanno una copia dell'estratto del registro delle imprese dell'azienda. L'estratto serve come prova che il partner contrattuale è un'attività ufficialmente registrata e pertanto è legalmente in grado di concludere contratti.

Soddisfacimento dei requisiti legali e della documentazione legale

Una copia dell'estratto del registro delle imprese dell'azienda potrebbe essere necessaria in caso di contestazioni legali o richieste da parte delle autorità pubbliche per confermare la legittimità dell'attività commerciale. Tale estratto funge da documentazione vincolante per chiarire le ambiguità, come quelle relative ai poteri di rappresentanza o alla struttura aziendale. Una copia dell'estratto del registro delle imprese dell'azienda è necessaria anche per depositare brevetti e diritti sui marchi e per condurre fusioni e acquisizioni.

Conformità con l'ufficio tributario e altre autorità pubbliche

In Germania, le attività hanno bisogno di una copia dell'estratto del registro delle imprese dell'azienda per una serie di dichiarazioni diverse, come il completamento delle registrazioni fiscali, la richiesta di sovvenzioni o l'iscrizione alle associazioni di settore. L'estratto conferma l'identità dell'azienda e semplifica conformità nei confronti degli enti pubblici.

Informazioni contenute nell'estratto del registro delle imprese

L'estratto del registro delle imprese dell'azienda contiene molte informazioni sull'attività. Ecco i dettagli più importanti:

• Nome completo dell'azienda
  
• Forma giuridica
  
• Scopo dell'attività
  
• Indirizzi della sede centrale dell'azienda e delle filiali
  
• Rappresentanti autorizzati (ad esempio, amministratore delegato, funzionari autorizzati e soci accomandanti)
  
• Numero di registrazione dell'attività
  
• Importo delle azioni o capitale nominale
  
• Tribunale di registrazione e giurisdizione dell'azienda
  
• Numero di modifiche apportate all'estratto del registro delle imprese
  

Versioni alternative dell'estratto del registro delle imprese dell'azienda

A seconda delle esigenze, le aziende possono richiedere versioni alternative dell'estratto del registro delle imprese dell'azienda, contenenti informazioni e dettagli diversi. Il semplice estratto del registro delle imprese dell'azienda fornisce informazioni sull'azienda così com'è attualmente iscritta nel registro delle imprese. Tuttavia, non contiene ulteriori registrazioni storiche o cronologiche. Questa versione viene spesso utilizzata nelle attività quotidiane per cui è necessaria una panoramica aggiornata delle informazioni sull'azienda.

In casi particolari, un'azienda potrebbe aver bisogno di una copia ufficiale conforme e certificata dell'estratto del registro delle imprese dell'azienda. Ad esempio, una copia ufficiale conforme e certificata è necessaria quando l'azienda richiede la conferma legale delle informazioni aziendali, ad esempio quando conclude un contratto o chiede un prestito. Sebbene la copia certificata sia costosa, soddisfa i requisiti di validità legale.

Un'altra versione alternativa è l'estratto cronologico che mostra tutte le dichiarazioni presentate dall'azienda in ordine di registrazione. Questo è particolarmente utile per comprendere i cambiamenti, ad esempio un cambio del nome o della dirigenza.

Le aziende che necessitano di informazioni storiche più approfondite possono ottenere un estratto storico delle informazioni aziendali. Questo registro documenta tutte le dichiarazioni presentate prima del passaggio al registro delle imprese elettronico. Questo significa che contiene anche le informazioni precedenti in formato analogico.

È anche possibile richiedere gli estratti dei titolari di azienda contenenti le informazioni di base, come la ragione sociale, la data di costituzione e il capitale sociale. I dettagli di pubblicazione mostrano anche le modifiche apportate ai registri.

Dove richiedere l'estratto del registro delle imprese di un'azienda

È possibile ottenere online la copia semplice di un estratto del registro delle imprese dell'azienda attraverso il portale comune del registro degli Stati federali tedeschi. Dopo avere inserito il nome dell'azienda, è possibile scegliere tra diverse opzioni: estratto corrente, storico o cronologico.

Le aziende possono richiedere una copia ufficiale dell'estratto del registro delle imprese al tribunale di registrazione competente. In genere le richieste devono essere presentate per iscritto e il documento viene spedito per posta.

Costo dell'estratto del registro delle imprese di un'azienda

In linea di principio, è possibile visualizzare gratuitamente il registro delle imprese attraverso il portale comune del registro. È inoltre possibile visualizzare gratuitamente le informazioni aggiornate, cronologiche e storiche su tutte le società registrate, ovunque siano disponibili.

Possono essere richieste delle tariffe per copie, stampe e trasmissione elettronica da parte dei tribunali di registrazione. I costi esatti sono riportati nell'elenco delle tariffe ai sensi della Legge sulle spese legali e notarili (GNotKG).

Questa è una panoramica delle tariffe principali, che puoi trovare nella Sezione 7: Tariffe speciali GNotKG:

• Stampa o copia non certificata: 10 €
  
• Stampa ufficiale o copia certificata: 20 €
  

Queste sono le tariffe per la trasmissione elettronica:

• File non certificato: 5 €
  
• File certificato: 10 €
  

Inoltre, vengono addebitate delle tariffe per l'accesso ai dati disponibili per i numeri di registrazione, secondo le tariffe in vigore per i portali giudiziari statali. In generale, queste commissioni sono attualmente le seguenti:

• Estratto corrente: 4,50 €
  
• Estratto cronologico: 4,50 €
  
• Estratto storico: 4,50 €
  
• Singoli per persone fisiche: 1,50 €
  

Questi importi corrispondono alle tariffe addebitate attualmente per l'acquisizione elettronica degli estratti attraverso i portali giudiziari degli stati. Ad esempio, le tariffe della Saarland sono indicate ai nn. 400 e 401 del tariffario dell'Ordinanza sulle tariffe amministrative giudiziarie.

È anche possibile presentare direttamente le richieste attraverso il portale comune del registro o il tribunale di registrazione competente, ma esistono anche fornitori privati di servizi che possono fornire a pagamento le copie degli estratti del registro delle imprese. Gestiscono l'intero processo di ordinazione e consegnano gli estratti nel formato preferito, cioè digitale, in stampa o come copie certificate. Questo metodo di trasmissione dei dati è spesso più veloce dei canali ufficiali. È un'alternativa particolarmente pratica per le attività o le persone che richiedono regolarmente gli estratti del registro delle imprese o per coloro che desiderano accedere contemporaneamente a più documenti.