De betrouwbaarheid van bedrijfsgegevens is superbelangrijk in Duitsland. Het Duitse handelsregister (Handelsregister) zorgt ervoor dat belangrijke info over bedrijven transparant en openbaar beschikbaar is. In dit artikel leggen we uit wat een uittreksel uit het handelsregister (Handelsregisterauszug) is, wanneer je er een nodig hebt en welke info erin staat. We leggen ook uit hoe je een uittreksel uit het handelsregister kunt aanvragen en welke kosten je kunt verwachten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een uittreksel uit het handelsregister?
  
• Waarom hebben bedrijven in Duitsland een uittreksel uit het handelsregister nodig?
  
• Welke info staat er in het uittreksel uit het handelsregister?
  
• Waar kan ik een uittreksel uit het handelsregister aanvragen?
  
• Hoeveel kost een uittreksel uit het handelsregister?
  

Wat is een uittreksel uit het handelsregister?

Een uittreksel uit het handelsregister is een officieel document met basisinformatie over een bedrijf dat is geregistreerd bij het Duitse handelsregister. Het handelsregister is een openbaar register dat wordt bijgehouden door de lokale rechtbanken en waarin alle personen en bedrijven staan die in Duitsland als geregistreerde verkopers worden beschouwd (zie artikel 29 van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB). Dit omvat onder andere:

• Vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (GmbH's)
  
• Ondernemingen met beperkte aansprakelijkheid (UG's)
  
• Vennootschappen onder firma (OHG's)
  
• Commanditaire vennootschappen (KG's)
  
• Naamloze vennootschappen (Aktiengesellschaften of AG's)
  
• Eenmanszaken die commerciële activiteiten doen
  

Het handelsregister zorgt ervoor dat bedrijven legaal zijn en dat alles transparant is. Het zorgt ervoor dat belangrijke bedrijfsgegevens openbaar zijn, zoals de rechtsvorm, het management en het doel van het bedrijf. Daarom moeten bedrijven die commerciële activiteiten doen meestal een registratieverklaring bij het handelsregister indienen. Deze verklaring bevat notariële informatie over de juridische en economische structuren van het bedrijf.

Deze gegevens zijn toegankelijk voor derden. Overheidsinstanties, investeerders, banken, zakenpartners en particulieren kunnen allemaal een kopie van het bedrijfsinformatiebestand van een bedrijf opvragen. Redenen om dit bestand in te zien kunnen zijn om beslissingen over het verstrekken van leningen te ondersteunen, de kredietwaardigheid te controleren of zaken te doen met een bedrijf. Er zijn ook een aantal gevallen waarin bedrijven in Duitsland verplicht zijn om een kopie van hun uittreksels uit het handelsregister aan overheidsinstanties of andere instellingen te overleggen.

Waarom hebben bedrijven in Duitsland een uittreksel uit het handelsregister nodig?

Door zich officieel in te schrijven in het handelsregister krijgt een bedrijf de status van rechtspersoon en kan het als zodanig optreden. Bedrijven in Duitsland hebben ook een kopie van hun uittreksels uit het handelsregister nodig voor een aantal verschillende commerciële, juridische en administratieve processen. Hier volgen enkele van de belangrijkste voorbeelden:

Een onderneming oprichten

Bij het oprichten van veel rechtsvormen is een uittreksel uit het handelsregister verplicht om het juridische bestaan van het bedrijf te bevestigen. Dit geldt met name voor de oprichting van vennootschappen, waar het uittreksel onder andere nodig is voor de bedrijfsregistratie (Gewerbeanmeldung).

Het aanvragen van leningen en financiering

Banken en financiële instellingen vragen om kopieën van uittreksels uit het handelsregister om de kredietwaardigheid van een bedrijf te controleren. Het register geeft hen informatie over de structuur, aansprakelijkheid en vertegenwoordigingsbevoegdheden van het bedrijf, die van fundamenteel belang zijn voor beslissingen over het verstrekken van leningen of financiering. Meestal volstaat een kopie van het bedrijfsinformatiebestand dat bij de oprichting is afgegeven. Als er echter sinds de eerste registratie wijzigingen zijn aangebracht, zoals wijzigingen in de rechtsvorm, de hoofdvestiging of het management, moeten bedrijven een actueel register aanvragen.

Je kunt Stripe Capital gebruiken om sneller toegang te krijgen tot groeikapitaal. Met Capital kun je binnen enkele minuten een lening of voorschot krijgen, zonder de aanvraagprocedures en zekerheden die je gewend bent bij bankleningen. Je lost je lening automatisch af als een vast percentage van je dagelijkse inkomsten. Dit geeft je meer flexibiliteit om te investeren in marketing, personeel of voorraden en stelt je in staat om met vertrouwen groei-initiatieven te plannen.

Contracten ondertekenen en zakelijke relaties aangaan

Bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie (bijvoorbeeld het aangaan van partnerschappen of leverancierscontracten) zullen veel bedrijven en instellingen om een kopie van je uittreksels uit het handelsregister vragen. Dit bestand dient als bewijs dat de contractpartner een officieel geregistreerd bedrijf is en dus wettelijk bevoegd is om contracten af te sluiten.

Voldoen aan wettelijke vereisten en wettelijke documentatie

Een kopie van je bedrijfsinformatie kan nodig zijn in geval van juridische geschillen of verzoeken van overheidsinstanties om de rechtmatigheid van commerciële activiteiten te bevestigen. Dit document dient als bindende documentatie om bijvoorbeeld onduidelijkheden met betrekking tot vertegenwoordigingsbevoegdheden of bedrijfsstructuur te verduidelijken. Een kopie van je uittreksels uit het handelsregister is ook vereist voor het aanvragen van octrooien en merkrechten en voor het uitvoeren van fusies en overnames.

Voldoen aan de eisen van het belastingkantoor en andere overheidsinstanties

Bedrijven in Duitsland hebben ook een kopie van hun uittreksels uit het handelsregister nodig voor verschillende registratieprocessen, zoals het invullen van belastinggerelateerde registraties, het aanvragen van subsidies of het registreren bij brancheorganisaties. Dit bestand bevestigt de identiteit van het bedrijf en maakt het gemakkelijker om te voldoen aan de eisen van overheidsinstanties.

Welke informatie bevat het uittreksel uit het handelsregister?

Het uittreksel uit het handelsregister bevat veel info over een bedrijf. Hier zijn de belangrijkste details:

• Volledige naam van het bedrijf
  
• Rechtsvorm
  
• Zakelijk doel
  
• Adressen van het hoofdkantoor en de vestigingen van dochterondernemingen
  
• Bevoegde vertegenwoordigers (bijv. bestuurders, bevoegde functionarissen en commanditaire vennoten)
  
• Bedrijfsregistratienummer
  
• Bedrag van het aandelen- of nominale kapitaal
  
• Rechtbank van registratie met jurisdictie voor het bedrijf
  
• Aantal wijzigingen in het uittreksel uit het handelsregister
  

Alternatieve versies van het uittreksel uit het handelsregister

Afhankelijk van hun behoeften kunnen bedrijven alternatieve versies van hun uittreksel uit het handelsregister aanvragen met verschillende info en detailniveaus. Het eenvoudige bedrijfsinformatiebestand geeft info over het bedrijf zoals dat momenteel in het handelsregister is geregistreerd. Het bevat echter geen verdere historische of chronologische gegevens. Deze versie wordt vaak gebruikt in dagelijkse bedrijfsactiviteiten waar een actueel overzicht van bedrijfsinformatie nodig is.

In speciale gevallen kan een bedrijf een officiële, gewaarmerkte kopie van het uittreksel uit het handelsregister nodig hebben. Een officiële, gewaarmerkte kopie is bijvoorbeeld nodig wanneer het bedrijf een wettelijke bevestiging van bedrijfsinformatie nodig heeft, zoals bij het sluiten van contracten of het aanvragen van leningen. Hoewel de gewaarmerkte kopie duur is, voldoet deze aan de vereisten voor wettelijke geldigheid.

Een andere alternatieve versie is het chronologische register, dat alle documenten die een bedrijf heeft ingediend in volgorde van registratie weergeeft. Dit is vooral handig om veranderingen te begrijpen, zoals een naamswijziging of een verandering in het management.

Bedrijven die meer historische inzichten nodig hebben, kunnen een historisch uittreksel uit het handelsregister opvragen. Dit bestand documenteert alle documenten die zijn ingediend vóór de overgang naar een elektronisch handelsregister. Dit betekent dat het ook oudere informatie bevat die in analoge vorm is ingediend.

Het is ook mogelijk om bedrijfsgegevens op te vragen die basisinformatie bevatten, zoals de bedrijfsnaam, de oprichtingsdatum en het aandelenkapitaal. De publicatiegegevens tonen ook wijzigingen die in de gegevens zijn aangebracht.

Waar kan ik een uittreksel uit het handelsregister aanvragen?

Je kunt online een eenvoudige kopie van een bedrijfsinformatiebestand krijgen via het Gemeinsames Registerportal der Länder (Gezamenlijk registerportaal van de Duitse deelstaten). Nadat je de naam van het bedrijf hebt ingevoerd, kun je kiezen uit verschillende opties: huidig, historisch of chronologisch bestand.

Bedrijven kunnen een officiële kopie van hun uittreksel uit het handelsregister aanvragen bij de relevante registratierechter. Aanvragen moeten meestal schriftelijk worden ingediend en het document wordt per post verstuurd.

Hoeveel kost een uittreksel uit het handelsregister?

In principe kun je het handelsregister gratis inzien via het Gemeinsames Registerportal der Länder (Gezamenlijk registerportaal van de deelstaten). Je kunt ook gratis actuele, chronologische en historische informatie over alle geregistreerde bedrijven bekijken, voor zover deze informatie beschikbaar is.

Er kunnen kosten in rekening worden gebracht voor kopieën, afdrukken en elektronische verzending door de registratierechtbanken. De exacte kosten zijn te vinden in de kostenlijst onder de wet op de gerechts- en notariskosten (GNotKG).

Hier volgt een overzicht van de belangrijkste kosten die te vinden zijn in hoofdsectie 7: Bijzondere kosten van de GNotKG:

• Afdruk of niet-gewaarmerkte kopie: € 10
  
• Officiële afdruk of gewaarmerkte kopie: € 20
  

Dit zijn de kosten voor elektronische verzending:

• Niet-gewaarmerkt bestand: € 5
  
• Gewaarmerkt bestand: € 10
  

Daarnaast worden er kosten in rekening gebracht voor toegang tot de gegevens die beschikbaar zijn voor registratienummers, volgens de geldende tarieven van de gerechtelijke portalen van de deelstaten. Over het algemeen zijn deze kosten momenteel als volgt:

• Actueel dossier: € 4,50
  
• Chronologisch dossier: € 4,50
  
• Historisch dossier: € 4,50
  
• Individuele documenten: € 1,50
  

Deze bedragen komen overeen met de kosten die nu worden aangerekend voor het elektronisch opvragen van registers via de gerechtelijke portalen van de deelstaten. De kosten in Saarland zijn bijvoorbeeld vastgelegd in nr. 400 en 401 van het tariefschema van de verordening inzake gerechtelijke administratiekosten.

Je kunt ook rechtstreeks een aanvraag indienen via het Gemeinsames Registerportal der Länder (Gezamenlijk registerportaal van de deelstaten) of de relevante registratierechtbank, maar er zijn ook particuliere dienstverleners die tegen betaling kopieën van uittreksels uit het handelsregister kunnen leveren. Zij verzorgen het hele bestelproces en leveren de bestanden in het gewenste formaat: digitaal, afgedrukt of als gewaarmerkte kopieën. Deze manier van gegevensoverdracht is vaak sneller dan via de officiële kanalen. Het is vooral handig voor bedrijven of personen die regelmatig bedrijfsinformatie nodig hebben of die meerdere documenten tegelijk willen opvragen.