La fiabilité des données d’entreprise est extrêmement importante en Allemagne. Le registre du commerce allemand (Handelsregister) garantit que les informations clés sur les entreprises sont transparentes et accessibles au public. Cet article explique ce que sont les extraits du registre du commerce (Handelsregisterauszug), notamment quand vous en avez besoin et quelles informations ils contiennent. Nous vous expliquons également comment demander un extrait du registre du commerce et quels sont les coûts à prévoir.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un extrait du registre du commerce?
  
• Pourquoi les entreprises allemandes ont-elles besoin d’un extrait du registre du commerce?
  
• Quelles informations contient l’extrait du registre du commerce?
  
• Où puis-je demander un extrait du registre du commerce?
  
• Combien coûte un extrait du registre du commerce?
  

Qu’est-ce qu’un extrait du registre du commerce?

Un extrait du registre du commerce est un document officiel contenant des informations de base sur une société inscrite au registre du commerce allemand. Le registre du commerce est un répertoire public tenu par les tribunaux locaux qui recense toutes les personnes et sociétés considérées comme commerçants enregistrés en Allemagne (voir article 29 du Code de commerce allemand (HGB)). Cela comprend notamment :

• les sociétés à responsabilité limitée (GmbH)
  
• les entreprises entrepreneuriales à responsabilité limitée (UG)
  
• les sociétés en nom collectif (OHG)
  
• les sociétés en commandite (KG)
  
• les sociétés anonymes (Aktiengesellschaften, ou AG)
  
• les propriétaires uniques exerçant une activité commerciale
  

Le registre du commerce sert de garantie juridique pour les entreprises et assure la transparence. Il garantit que les données importantes relatives aux entreprises sont accessibles au public, telles que la forme juridique, la direction et l’objet social. C’est pourquoi les entreprises qui exercent des activités commerciales sont généralement tenues de déposer une déclaration d’enregistrement auprès du registre du commerce. Cette déclaration contient des informations certifiées conformes concernant les structures juridiques et économiques de l’entreprise.

Ces données sont accessibles à des tiers. Les autorités publiques, les investisseurs, les banques, les partenaires commerciaux et les particuliers peuvent tous demander une copie d’un extrait du registre du commerce d’une entreprise. Les raisons pour lesquelles ils peuvent demander à consulter ce registre peuvent inclure la prise de décision concernant l’octroi d’un prêt, la vérification de la solvabilité ou la conclusion d’un accord commercial avec une entreprise. Il existe également un certain nombre de cas dans lesquels les entreprises en Allemagne sont tenues de présenter une copie de leur extrait du registre du commerce à des organismes publics ou à d’autres institutions.

Pourquoi les entreprises en Allemagne ont-elles besoin d’un extrait du registre du commerce?

En s’inscrivant officiellement au registre du commerce, une entreprise acquiert le statut d’entité juridique et peut agir en tant que telle. En Allemagne, les entreprises ont également besoin d’une copie de leur extrait de registre du commerce pour un certain nombre de procédures commerciales, juridiques et administratives. Voici quelques-uns des exemples les plus importants :

Constitution d’une entreprise

Lors de la création de nombreuses formes juridiques, un extrait du registre du commerce est obligatoire pour confirmer l’existence légale de l’entreprise. Cela s’applique en particulier à la création de sociétés anonymes, pour lesquelles l’extrait est notamment requis pour l’enregistrement de l’activité (Gewerbeanmeldung).

Demande de prêts et de financement

Les banques et les institutions financières demandent des copies des extraits de registre du commerce afin de vérifier la solvabilité d’une entreprise. Ces extraits leur fournissent des informations détaillées sur la structure, la responsabilité et les pouvoirs de représentation de l’entreprise, qui sont essentiels pour prendre des décisions en matière d’octroi de prêts ou de financement. En général, une copie de l’extrait du registre du commerce délivré lors de la constitution de la société suffit. Toutefois, si des modifications ont été apportées depuis le dépôt initial, telles que des changements dans la forme juridique, le siège social ou la direction de l’entreprise, l’entreprise doit demander un extrait à jour.

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Signature de contrats et début des relations commerciales

Lorsqu’elles entament une nouvelle relation commerciale (par exemple, lorsqu’elles établissent des partenariats ou des contrats avec des fournisseurs), de nombreuses entreprises et institutions demandent une copie de votre extrait de registre du commerce. Ce document sert de preuve que le partenaire contractuel est une entreprise officiellement enregistrée et qu’il est donc légalement habilité à conclure des contrats

Respect des exigences légales et documentation réglementaire

Une copie de votre extrait de registre du commerce peut être nécessaire en cas de litiges juridiques ou de demandes émanant des autorités publiques afin de confirmer la légalité de vos activités commerciales. Ce document fait office de pièce justificative pour clarifier les ambiguïtés liées, par exemple, aux pouvoirs de représentation ou à la structure de l’entreprise. Une copie de votre extrait de registre du commerce est également requise pour déposer des brevets et des droits de marque, ainsi que pour réaliser des fusions et acquisitions.

Se conformer aux exigences du bureau des services fiscaux et des autres autorités publiques

Les entreprises allemandes ont également besoin d’une copie de leur extrait de registre du commerce pour diverses démarches administratives, telles que les déclarations fiscales, les demandes de subventions ou l’inscription auprès d’associations professionnelles. Ce document confirme l’identité de l’entreprise et facilite les démarches auprès des organismes publics.

Quelles informations contient l’extrait de registre du commerce?

L’extrait de registre du commerce contient de nombreuses informations sur une entreprise. Voici les détails les plus importants :

• Le nom complet de l’entreprise
  
• La forme juridique
  
• L’objectif de l’entreprise
  
• Les adresses du siège de l’entreprise et des succursales des filiales
  
• Les représentants autorisés (p. ex. directeurs généraux, dirigeants autorisés et commanditaires)
  
• Le numéro d’immatriculation de l’entreprise
  
• Le montant de l’action ou du capital nominal
  
• Le tribunal d’inscription compétent de l’entreprise
  
• Le nombre de modifications apportées à l’extrait du registre du commerce
  

Autres versions de l’extrait du registre du commerce

En fonction de leurs besoins, les entreprises peuvent demander des versions alternatives de leur extrait de registre du commerce contenant différentes informations et différents niveaux de détail. L’extrait simple fournit des informations sur l’entreprise telles qu’elles sont actuellement enregistrées au registre du commerce. Cependant, il ne contient pas d’informations historiques ou chronologiques supplémentaires. Cette version est fréquemment utilisée dans les activités commerciales quotidiennes où un aperçu actualisé des informations sur l’entreprise est nécessaire.

Dans certains cas particuliers, une entreprise peut avoir besoin d’une copie officielle certifiée conforme de son extrait de registre du commerce. Une copie officielle certifiée conforme est par exemple nécessaire lorsque l’entreprise a besoin d’une confirmation juridique de ses informations, par exemple pour conclure des contrats ou demander des prêts. Bien que la copie certifiée conforme soit coûteuse, elle répond aux exigences de validité juridique.

Une autre version alternative est le registre chronologique qui présente tous les documents déposés par une société dans l’ordre de leur enregistrement. Cela est particulièrement utile pour comprendre les changements, tels qu’un changement de nom ou de direction.

Les entreprises qui ont besoin d’informations historiques plus détaillées peuvent obtenir un dossier historique sur leur entreprise. Ce dossier contient tous les documents déposés avant le passage au registre du commerce électronique. Il contient donc également des informations plus anciennes qui ont été déposées sous forme analogique.

Il est également possible de demander les registres des propriétaires d’entreprises qui contiennent des informations de base, telles que le nom de l’entreprise, la date de constitution et le capital social. Les détails de la publication indiquent également les modifications qui ont été apportées aux registres.

Où puis-je demander un extrait du registre du commerce?

Vous pouvez obtenir une copie simple d’un extrait du registre du commerce en ligne via le portail commun des registres des Länder allemands. Après avoir saisi le nom de l’entreprise, vous pouvez choisir entre différentes options : extrait actuel, historique ou chronologique.

Les entreprises peuvent demander une copie officielle de leur extrait de registre du commerce auprès du tribunal d’enregistrement compétent. Les demandes doivent généralement être faites par écrit et le document est envoyé par courrier.

Combien coûte un extrait du registre du commerce?

En principe, vous pouvez consulter gratuitement le registre du commerce via le portail commun des registres. Vous pouvez également consulter gratuitement les informations actuelles, chronologiques et historiques sur toutes les entreprises enregistrées, lorsque ces informations sont disponibles.

Des frais peuvent être facturés pour les copies, les impressions et les transmissions électroniques par les tribunaux d’enregistrement. Les coûts exacts figurent dans la liste des coûts prévue par la loi sur les frais judiciaires et notariaux (GNotKG).

Voici un aperçu des frais les plus importants qui figurent dans la section principale 7 : Frais spéciaux du GNotKG :

• _Copie imprimée ou non certifiée : _ 10 €
  
• _Copie imprimée officielle ou certifiée conforme : _ 20 €
  

Voici les frais de transmission électronique :

• _Fichier non certifié : _ 5 €
  
• _Fichier certifié : _ 10 €
  

En outre, l’accès aux données disponibles pour les numéros d’immatriculation est soumis à des frais conformément aux tarifs applicables des portails judiciaires des Länder. En général, ces frais sont actuellement les suivants :

• _Extrait actuel : _ 4,50 €
  
• _Extrait chronologique : _ 4,50 €
  
• _Extrait historique : _ 4,50 €
  
• Documents individuels : 1,50 €
  

Ces montants correspondent aux frais actuellement facturés pour la consultation électronique des registres via les portails judiciaires des Länder. Par exemple, les frais facturés par la Sarre sont indiqués aux points 400 et 401 du barème des frais prévu par le règlement relatif aux frais administratifs judiciaires.

Vous pouvez également déposer vos demandes directement via le portail commun des registres ou auprès du tribunal d’enregistrement compétent. Il existe aussi des prestataires privés qui fournissent, moyennant des frais, des copies des extraits du registre du commerce. Ils se chargent de l’ensemble du processus de commande et livrent les documents dans le format souhaité : numérique, imprimé ou certifié conforme. Cette méthode de transmission des données est souvent plus rapide que le recours aux voies officielles. Elle constitue une alternative particulièrement pratique pour les entreprises ou les personnes qui ont régulièrement besoin de documents d’information sur les sociétés ou qui souhaitent accéder simultanément à plusieurs documents.