ความน่าเชื่อถือของข้อมูลบริษัทมีความสำคัญอย่างยิ่งในเยอรมนี ทะเบียนพาณิชย์เยอรมนี (Handelsregister) ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับธุรกิจมีความโปร่งใสและเปิดเผยต่อสาธารณะ บทความนี้อธิบายว่าระเบียนข้อมูลบริษัท (Handelsregisterauszug) คืออะไร จำเป็นต้องใช้เมื่อใด และมีข้อมูลอะไรบ้าง รวมทั้งอธิบายวิธีขอระเบียนข้อมูลบริษัทและค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้น

เนื้อหาหลักในบทความ

• ระเบียนข้อมูลบริษัทคืออะไร
  
• ทำไมธุรกิจในเยอรมนีต้องมีระเบียนข้อมูลบริษัท
  
• ระเบียนข้อมูลบริษัทมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• ฉันจะขอระเบียนข้อมูลบริษัทได้จากที่ใด
  
• ระเบียนข้อมูลบริษัทมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่
  

ระเบียนข้อมูลบริษัทคืออะไร

ระเบียนข้อมูลบริษัทคือเอกสารทางการที่มีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบริษัทที่ได้จดทะเบียนไว้กับทะเบียนพาณิชย์เยอรมนี ทะเบียนพาณิชย์เป็นรายชื่อสาธารณะที่ดูแลโดยศาลท้องถิ่น ซึ่งบันทึกบุคคลและบริษัททั้งหมดที่ถือว่าเป็นผู้ค้าที่จดทะเบียนในประเทศเยอรมนี (ดูมาตรา 29 ของประมวลกฎหมายพาณิชย์เยอรมนี (HGB)) ซึ่งรวมถึงประเภทบริษัทต่อไปนี้

• บริษัทจำกัดความรับผิด (GmbH)
  
• บริษัทผู้ประกอบการแบบจำกัดความรับผิด (UG)
  
• ห้างหุ้นส่วนสามัญ (OHG)
  
• ห้างหุ้นส่วนจำกัด (KG)
  
• บริษัทคอร์ปอเรชันมหาชน (Aktiengesellschaften หรือ AG)
  
• กิจการที่มีเจ้าของคนเดียวที่ดำเนินธุรกิจเชิงพาณิชย์
  

ทะเบียนพาณิชย์ทำหน้าที่เป็นหลักประกันทางกฎหมายให้กับบริษัทและรับประกันความโปร่งใส ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญของบริษัท เช่น โครงสร้างทางกฎหมาย ผู้บริหาร และวัตถุประสงค์ของธุรกิจ ได้รับการเปิดเผยต่อสาธารณะ ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจที่ดำเนินกิจกรรมทางพาณิชย์มักจะต้องยื่นคำชี้แจงการจดทะเบียนต่อทะเบียนพาณิชย์ ซึ่งคำชี้แจงนี้จะประกอบด้วยข้อมูลที่ได้รับการรับรองเกี่ยวกับโครงสร้างทางกฎหมายและเศรษฐกิจของธุรกิจ

ข้อมูลนี้เปิดให้บุคคลภายนอกสามารถเข้าถึง หน่วยงานของรัฐ นักลงทุน ธนาคาร พาร์ทเนอร์ธุรกิจ และบุคคลทั่วไปสามารถขอสำเนาระเบียนข้อมูลของบริษัทได้ โดยอาจมีเหตุผลในการเข้าถึงระเบียนนี้ เช่น เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจในการอนุมัติเงินกู้ เพื่อตรวจสอบความน่าเชื่อถือทางเครดิต หรือเพื่อทำธุรกิจกับบริษัทนั้นๆ นอกจากนี้ ยังมีหลายกรณีที่ธุรกิจในเยอรมนีมีภาระหน้าที่ที่จะต้องแสดงสำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทของตนต่อหน่วยงานของรัฐหรือสถาบันอื่นๆ

ทำไมธุรกิจในเยอรมนีต้องมีระเบียนข้อมูลบริษัท

เมื่อจดทะเบียนอย่างเป็นทางการกับทะเบียนพาณิชย์ ธุรกิจจะได้รับสถานะเป็นนิติบุคคลและสามารถดำเนินการต่างๆ ในนามของนิติบุคคลนั้นได้ บริษัทในเยอรมนีจำเป็นต้องมีสำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทเพื่อใช้ในกระบวนการต่างๆ ทั้งในเชิงพาณิชย์ กฎหมาย และการบริหาร ตัวอย่างที่สำคัญมีดังนี้

การจัดตั้งบริษัท

เมื่อมีการจัดตั้งนิติบุคคลหลายรูปแบบ ระเบียนข้อมูลบริษัทจะเป็นเอกสารที่จำเป็นต้องมีเพื่อใช้ยืนยันการมีอยู่จริงตามกฎหมายของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งกรณีของการจัดตั้งบริษัทคอร์ปอเรชันที่จำเป็นต้องใช้ระเบียนนี้ร่วมกับเอกสารอื่นๆ เพื่อดำเนินการจดทะเบียนธุรกิจ (Gewerbeanmeldung)

การยื่นขอเงินกู้และความช่วยเหลือทางการเงิน

ธนาคารและสถาบันการเงินจะขอสำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทเพื่อตรวจสอบความน่าเชื่อถือทางเครดิตของธุรกิจ โดยระเบียนนี้จะให้รายละเอียดเกี่ยวกับโครงสร้าง ความรับผิด และอำนาจในการเป็นตัวแทนของบริษัท ซึ่งเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ใช้ในการตัดสินใจอนุมัติเงินกู้หรือความช่วยเหลือทางการเงิน โดยปกติแล้วธุรกิจสามารถยื่นสำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทที่ออกในระหว่างจัดตั้งบริษัทได้ แต่หากมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากการยื่นครั้งแรก เช่น มีการเปลี่ยนโครงสร้างทางกฎหมาย สำนักงานใหญ่ของบริษัท หรือผู้บริหาร ธุรกิจจะต้องยื่นขอระเบียนที่เป็นข้อมูลล่าสุด

คุณสามารถใช้ Stripe Capital เพื่อเร่งการเข้าถึงเงินทุนสำหรับการเติบโตของธุรกิจได้ Capital ช่วยให้คุณรับเงินกู้หรือเงินล่วงหน้าได้ภายในไม่กี่นาที โดยไม่ต้องมีขั้นตอนการสมัครและการวางหลักประกันที่ยุ่งยากเหมือนการขอเงินกู้จากธนาคารทั่วไป คุณจะชำระเงินต้นที่กู้ยืมมาเป็นเปอร์เซ็นต์คงที่จากรายรับต่อวันของคุณโดยอัตโนมัติ ส่งผลให้คุณลงทุนในด้านการตลาด บุคลากร หรือสินค้าคงคลังได้ยืดหยุ่นมากขึ้น และสามารถวางแผนโครงการริเริ่มเพื่อขยายธุรกิจได้อย่างมั่นใจ

การเซ็นสัญญาและการเริ่มต้นความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

เมื่อเริ่มต้นความสัมพันธ์ทางธุรกิจใหม่ (เช่น การจัดตั้งพันธมิตรหรือการทำสัญญากับซัพพลายเออร์) ธุรกิจและสถาบันจำนวนมากจะขอสำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทของคุณ ระเบียนนี้ทำหน้าที่เป็นหลักฐานว่าคู่สัญญาเป็นบริษัทที่จดทะเบียนอย่างเป็นทางการ จึงสามารถทำสัญญาได้ตามกฎหมาย

ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและเอกสารทางกฎหมาย

สำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทของคุณอาจจำเป็นในกรณีที่เกิดข้อพิพาททางกฎหมายหรือเมื่อมีการร้องขอจากหน่วยงานของรัฐ เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของกิจกรรมเชิงพาณิชย์ ระเบียนนี้ทำหน้าที่เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันสำหรับการชี้แจงความคลุมเครือต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับอำนาจการเป็นตัวแทนหรือโครงสร้างของบริษัท เป็นต้น นอกจากนี้คุณต้องใช้สำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทเมื่อจะยื่นขอสิทธิบัตรและสิทธิ์ในเครื่องหมายการค้า รวมถึงเมื่อจะดำเนินการควบรวมและเข้าซื้อกิจการด้วย

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของสำนักงานภาษีและหน่วยงานอื่นๆ ของรัฐ

ธุรกิจในเยอรมนียังต้องใช้สำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทสำหรับกระบวนการยื่นเอกสารอื่นๆ ด้วย เช่น การจดทะเบียนที่เกี่ยวข้องกับภาษี การขอรับเงินอุดหนุน หรือการลงทะเบียนเข้าร่วมสมาคมอุตสาหกรรมต่างๆ ระเบียนนี้ทำหน้าที่ยืนยันตัวตนของบริษัทและช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของหน่วยงานรัฐได้ง่ายขึ้น

ระเบียนข้อมูลบริษัทมีข้อมูลอะไรบ้าง

ระเบียนข้อมูลบริษัทประกอบด้วยข้อมูลหลายอย่างเกี่ยวกับธุรกิจ โดยมีรายละเอียดที่สำคัญที่สุดดังนี้

• ชื่อเต็มของบริษัท
  
• โครงสร้างทางกฎหมาย
  
• วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
  
• ที่อยู่สำนักงานใหญ่ของบริษัทและสาขาของบริษัทย่อย
  
• ตัวแทนผู้มีอำนาจลงนาม (เช่น กรรมการผู้จัดการ เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจลงนาม และหุ้นส่วนจำกัดความรับผิด)
  
• หมายเลขจดทะเบียนธุรกิจ
  
• จำนวนหุ้นหรือทุนจดทะเบียน
  
• ศาลที่บริษัทอยู่ในเขตอำนาจการจดทะเบียน
  
• จำนวนครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงระเบียนข้อมูลบริษัท
  

ระเบียนข้อมูลบริษัทในรูปแบบอื่นๆ

บริษัทสามารถขอระเบียนข้อมูลบริษัทในรูปแบบอื่นๆ ที่มีข้อมูลและระดับรายละเอียดที่แตกต่างออกไปได้ โดยขึ้นอยู่กับความต้องการของบริษัท ระเบียนข้อมูลบริษัทอย่างง่ายจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทตามที่บันทึกไว้ในทะเบียนพาณิชย์ล่าสุด แต่จะไม่มีข้อมูลการยื่นเอกสารย้อนหลังหรือแบบเรียงลำดับเวลา ระเบียนประเภทนี้มักใช้ในกิจกรรมทางธุรกิจทั่วไปที่ต้องการภาพรวมข้อมูลบริษัทที่เป็นปัจจุบัน

ในกรณีพิเศษ บริษัทอาจจำเป็นต้องใช้สำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทฉบับทางการที่ได้รับการรับรอง ตัวอย่างเช่น บริษัทต้องใช้สำเนาฉบับทางการที่ได้รับการรับรองเมื่อจำเป็นต้องมีการยืนยันข้อมูลบริษัทตามกฎหมาย เช่น เมื่อทำสัญญาหรือขออนุมัติเงินกู้ แม้ว่าการขอสำเนาที่ผ่านรับรองจะมีค่าใช้จ่ายสูง แต่ก็เป็นไปตามข้อกำหนดด้านความถูกต้องทางกฎหมาย

อีกรูปแบบหนึ่งคือระเบียนแบบลำดับเวลา ซึ่งแสดงข้อมูลการยื่นเอกสารทั้งหมดของบริษัทตามลำดับการจดทะเบียน รูปแบบนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อต้องการติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลง เช่น การเปลี่ยนชื่อบริษัทหรือการเปลี่ยนแปลงผู้บริหาร

บริษัทที่ต้องการข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประวัติย้อนหลังสามารถขอรับระเบียนข้อมูลบริษัทแบบย้อนหลังได้ โดยระเบียนประเภทนี้บันทึกข้อมูลการยื่นเอกสารทั้งหมดที่เกิดขึ้นก่อนที่จะเปลี่ยนมาใช้ทะเบียนพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งหมายความว่าระเบียนนี้จะมีข้อมูลเก่าที่เคยยื่นในรูปแบบอะนาล็อกด้วย

นอกจากนี้ยังสามารถขอรับระเบียนเจ้าของบริษัทซึ่งมีข้อมูลพื้นฐาน เช่น ชื่อบริษัท วันจดทะเบียนจัดตั้ง และทุนจดทะเบียน รายละเอียดการเผยแพร่ยังแสดงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับระเบียนด้วย

ฉันจะขอระเบียนข้อมูลบริษัทได้จากที่ใด

คุณสามารถขอรับสำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทอย่างง่ายได้ทางออนไลน์ผ่านพอร์ทัลทะเบียนทั่วไปของสหพันธรัฐเยอรมนี หลังจากป้อนชื่อบริษัทแล้ว จะมีตัวเลือกระเบียนให้คุณเลือก ได้แก่ ระเบียนปัจจุบัน ระเบียนย้อนหลัง หรือระเบียนแบบลำดับเวลา

บริษัทสามารถยื่นคำขอรับสำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทฉบับทางการได้จากศาลจดทะเบียนที่เกี่ยวข้อง ซึ่งโดยปกติจะต้องยื่นคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร และเอกสารจะถูกส่งให้ทางไปรษณีย์

ระเบียนข้อมูลบริษัทมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่

โดยหลักการแล้ว คุณสามารถดูข้อมูลในทะเบียนพาณิชย์ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายผ่านพอร์ทัลทะเบียนทั่วไป นอกจากนี้ยังสามารถดูข้อมูลปัจจุบัน แบบลำดับเวลา และข้อมูลย้อนหลังของทุกบริษัทที่จดทะเบียนได้ฟรีจากทุกระบบที่มีข้อมูลนี้

อย่างไรก็ตาม อาจมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับการขอ การพิมพ์ หรือการส่งสำเนาทางอิเล็กทรอนิกส์โดยศาลจดทะเบียน คุณสามารถดูค่าใช้จ่ายได้ในรายการใช้จ่ายภายใต้กฎหมายค่าธรรมเนียมศาลและทนายความรับรอง (GNotKG)

ภาพรวมค่าใช้จ่ายที่สำคัญที่สุดซึ่งระบุไว้ในมาตรา 7 หลัก: ค่าธรรมเนียมพิเศษของ GNotKG มีดังนี้

• สำเนาที่พิมพ์หรือไม่ได้รับรอง: €10
  
• สำเนาฉบับทางการที่พิมพ์หรือได้รับการรับรอง: €20
  

ค่าใช้จ่ายสำหรับการส่งสำเนาอิเล็กทรอนิกส์มีดังนี้

• ไฟล์ที่ไม่ได้รับรอง: €5
  
• ไฟล์ที่ได้รับการรับรอง: €10
  

นอกจากนี้ ยังมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการเข้าถึงข้อมูลสำหรับหมายเลขทะเบียนตามอัตราที่พอร์ทัลตุลาการของรัฐบังคับใช้ ซึ่งโดยทั่วไปจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมดังนี้

• ระเบียนปัจจุบัน: €4.50
  
• ระเบียนแบบลำดับเวลา: €4.50
  
• ระเบียนย้อนหลัง: €4.50
  
• เอกสารรายฉบับ: €1.50
  

จำนวนเงินเหล่านี้สอดคล้องกับค่าธรรมเนียมการดึงข้อมูลทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ผ่านพอร์ทัลตุลาการของรัฐที่เรียกเก็บในปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น Saarland กำหนดค่าธรรมเนียมตามข้อ 400 และ 401 ของตารางค่าธรรมเนียมในกฎหมายค่าธรรมเนียมการบริหารงานตุลาการ

คุณสามารถยื่นคำขอโดยตรงผ่านพอร์ทัลทะเบียนทั่วไปหรือศาลที่จดทะเบียนที่เกี่ยวข้องได้เช่นกัน แต่ก็มีผู้ให้บริการเอกชนที่สามารถจัดหาสำเนาระเบียนข้อมูลบริษัทให้คุณโดยคิดค่าธรรมเนียม ผู้ให้บริการเหล่านี้จะจัดการขั้นตอนการสั่งเอกสารทั้งหมดและส่งมอบระเบียนในรูปแบบที่คุณต้องการ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ดิจิทัล สำเนาฉบับพิมพ์ หรือสำเนาที่ได้รับการรับรอง การส่งข้อมูลด้วยวิธีนี้มักจะรวดเร็วกว่าการขอผ่านช่องทางของทางการ และเป็นทางเลือกที่สะดวกอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจหรือบุคคลที่ต้องใช้ระเบียนข้อมูลบริษัทเป็นประจำ หรือผู้ที่ต้องการเข้าถึงเอกสารหลายฉบับพร้อมกัน