La fiabilidad de los datos de la empresa es enormemente importante en Alemania. El Registro Mercantil alemán (Handelsregister) garantiza que la información clave sobre las empresas sea transparente y esté disponible para el público. En este artículo se explican los registros de información de la empresa (Handelsregisterauszug), incluido cuándo lo necesitas y qué información contienen. También explicamos cómo solicitar un registro de información de la empresa y qué costes tiene.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un registro de información de la empresa?
  
• ¿Por qué las empresas de Alemania necesitan un registro de información de la empresa?
  
• ¿Qué información contiene el registro de información de la empresa?
  
• ¿Dónde puedo solicitar un registro de información de la empresa?
  
• ¿Cuánto cuesta un registro de información de la empresa?
  

¿Qué es un registro de información de la empresa?

El registro de información de la empresa es un documento oficial que contiene información básica sobre una empresa inscrita en el Registro Mercantil alemán. El Registro Mercantil es un directorio público que mantienen los tribunales locales que registra a todas las personas y empresas consideradas comerciantes inscritos en Alemania (véase el artículo 29 del Código de Comercio alemán (HGB), que incluye, entre otras cosas, las siguientes:

• Sociedades de responsabilidad limitada (SLMB)
  
• Empresas de responsabilidad limitada (UG)
  
• Sociedades colectivas (OHG)
  
• Sociedades comanditarias (KG)
  
• Sociedades por acciones (Aktiengesellschaften o AG)
  
• Empresas unipersonales dedicadas a empresas comerciales
  

El Registro Mercantil sirve de salvaguardia jurídica para las empresas y garantiza la transparencia, garantiza que se pongan a disposición del público datos importantes de la empresa, como la forma jurídica, la gestión y la finalidad de la empresa. Por esa razón, las empresas que realizan actividades comerciales suelen estar obligadas a presentar una declaración de registro ante el Registro Mercantil, que contiene información notarial sobre las estructuras jurídicas y económicas de la empresa.

Estos datos son accesibles a terceros. Las autoridades públicas, inversores, bancos, empresas asociadas y particulares pueden solicitar una copia del registro de información de una empresa. Entre los motivos para acceder a este registro se pueden incluir las decisiones de soporte sobre la concesión de préstamos, la comprobación de la solvencia o empezar a hacer negocios con una empresa. También hay varios casos en los que las empresas en Alemania están obligadas a presentar una copia del registro de información de su empresa a organismos públicos u otras instituciones.

¿Por qué las empresas de Alemania necesitan un registro de información de la empresa?

Al registrarse oficialmente en el Registro Mercantil, una empresa adquiere el estatus de entidad jurídica y puede emprender acciones como tal. Las empresas en Alemania también precisan una copia del registro de información de su empresa para una serie de procesos comerciales, jurídicos y administrativos diferentes. Estos son algunos de los ejemplos más importantes:

Constituir una empresa

Cuando se establecen muchas formas jurídicas, es obligatorio registrar la información de la empresa para confirmar la existencia jurídica de la misma, en particular, para la constitución de sociedades anónimas en las que se requiere el extracto de registro de la empresa (Gewerbeanmeldung), entre otras cosas.

Solicitud de préstamos y financiación

Los bancos y las instituciones financieras solicitan copias de los registros de información de la empresa para comprobar la solvencia de la misma. El registro les proporciona detalles sobre la estructura, la responsabilidad y los poderes de representación de la empresa, que son fundamentales para la toma de decisiones sobre la concesión de préstamos o financiación. Por lo general, basta con una copia del registro de información de la empresa emitido durante la constitución. Sin embargo, si se han realizado cambios desde la presentación inicial, como cambios en la forma jurídica, la sede de la empresa o la gestión, las empresas deben solicitar un registro actualizado.

Puedes usar Stripe Capital para acelerar tu acceso al capital creciente. Con Capital, puedes obtener un préstamo o un adelanto en tan solo unos minutos, sin los procesos de solicitud y las garantías a las que estás acostumbrado de los préstamos bancarios. Pagas tus préstamos automáticamente como un porcentaje fijo de tus ingresos diarios. Esto te da una mayor flexibilidad para invertir en marketing, personal o inventarios y te permite planificar iniciativas de crecimiento con confianza.

Firma de contratos y puesta en marcha de relaciones empresariales

Al iniciar una nueva relación comercial (p. ej., establecer asociaciones o contratos con proveedores), muchas empresas e instituciones te pedirán una copia del registro de información de tu empresa. Este registro sirve como prueba de que el socio contractual es una empresa registrada oficialmente y, por lo tanto, es legalmente capaz de celebrar contratos.

Cumplimiento de los requisitos jurídicos y documentación estatutaria

Es posible que se necesite una copia del registro de información de tu empresa en caso de disputas jurídicas o solicitudes de las autoridades públicas como forma de confirmar la legalidad de la empresa comercial. Este registro actúa como documentación vinculante para aclarar ambigüedades relacionadas con poderes de representación o estructura de la empresa, por ejemplo. También es necesaria una copia del registro de información de tu empresa para solicitar patentes y derechos de marca y para realizar fusiones y adquisiciones.

Cumplir con la oficina fiscal y otras autoridades públicas

En Alemania, las empresas también necesitan una copia del registro de información de su empresa para diferentes procesos de presentación de documentos, como completar registros relacionados con los impuestos, solicitar subvenciones o registrarse en asociaciones del sector. Este registro confirma la identidad de la empresa y facilita el cumplimiento de la normativa por parte de los organismos públicos.

¿Qué información contiene el registro de información de la empresa?

El registro de información de la empresa contiene mucha información sobre una empresa. Estos son los detalles más importantes:

• Nombre completo de la empresa
  
• Forma jurídica
  
• Objeto social
  
• Direcciones de la sede de la empresa y de las sucursales de las filiales
  
• Representantes autorizados (p. ej., directores gerentes, ejecutivos autorizados y socios comanditarios)
  
• número de registro de la empresa,
  
• Importe de capital social o nominal
  
• Tribunal de registro con jurisdicción para la empresa
  
• Número de cambios realizados en el registro de información de la empresa
  

Versiones alternativas del registro de información de la empresa

Dependiendo de sus necesidades, las empresas pueden solicitar versiones alternativas del registro de información de su empresa que contengan diferentes datos y niveles de detalle. El registro simple de información de la empresa proporciona información sobre la empresa tal como está inscrita actualmente en el Registro Mercantil. Sin embargo, no contiene registros históricos o cronológicos. Esta versión se utiliza con frecuencia en las actividades diarias de la empresa donde se necesita un resumen actualizado de la información de la empresa.

En casos especiales, una empresa puede necesitar una copia oficial y certificada del registro de información de la empresa. Por ejemplo, una copia oficial y certificada es necesaria cuando la empresa requiere la confirmación jurídica de la información de la empresa, como cuando se celebran contratos o se solicitan préstamos. Si bien la copia certificada es cara, cumple con los requisitos de validez jurídica.

Otra versión alternativa es el registro cronológico que muestra todas las presentaciones que una empresa ha realizado para formalizar el registro. Esto es particularmente útil para comprender los cambios, como un cambio de nombre o de gestión.

Las empresas que necesitan tener un registro del historial más profundos pueden solicitar un registro histórico de información de la empresa. Este registro documenta todas las presentaciones realizadas antes de la transición a un registro mercantil electrónico. Esto significa que también contiene información más antigua que se presentó en forma analógica.

También se puede solicitar registros de propietario de empresa que contengan información básica, como el nombre de la empresa, la fecha de constitución y el capital social. Los detalles de la publicación también muestran los cambios que se han realizado en los registros.

¿Dónde puedo solicitar un registro de información de la empresa?

Puedes obtener una copia simple de un registro de información de la empresa por Internet en el Portal de registro común de los Estados Federales de Alemania. Después de introducir el nombre de la empresa, puedes elegir entre diferentes opciones: registro actual, histórico o cronológico.

Las empresas pueden solicitar una copia oficial del registro de información de su empresa al tribunal de registro correspondiente. Por lo general, las solicitudes deben hacerse por escrito y el documento se envía por correo.

¿Cuánto cuesta un registro de información de la empresa?

En principio, puedes ver el Registro Mercantil sin tener que pagar nada a través del Portal de Registro Común. También puedes ver información actual, cronológica e histórica de todas las empresas registradas de forma gratuita, siempre que esta información esté disponible.

Las comisiones pueden solicitarse por copias, impresiones y transmisión electrónica por parte de los tribunales de registro. Los costes exactos se pueden encontrar en la Lista de costes de la Ley de comisiones judiciales y notariales (GNotKG).

Este es un resumen de los cargos más importantes que se pueden encontrar en la Sección Principal 7: Comisiones especiales de la GNotKG:

• Copia impresa o no certificada: 10 €
  
• Impresión oficial o copia certificada: 20 €
  

Estos son los cargos por transmisión electrónica:

• Expediente no certificado: 5 €
  
• Archivo certificado: 10 €
  

Además, se cobran tasas por acceder a los datos disponibles para los números de registro de acuerdo con las tarifas aplicables de los portales judiciales estatales. En general, estas tasas en la actualidad son las siguientes:

• Registro actual: 4,50 €
  
• Registro cronológico: 4,50 €
  
• Registro histórico: 4,50 €
  
• Documentos particulares: 1,50 €
  

Estos importes corresponden a las comisiones que se cobran actualmente por la recuperación electrónica de registros a través de los portales judiciales estatales, por ejemplo, las comisiones del Sarre se describen de conformidad con los números 400 y 401 del calendario de comisiones de la Ordenanza sobre las tasas de la administración judicial.

También puedes presentar solicitudes directamente a través del portal de registro común o del tribunal de registro correspondiente, pero también hay proveedores de servicios privados que pueden proporcionar copias de los registros de información de la empresa a cambio de una comisión. Ellos se encargan de procesar todo el pedido y entregan los registros en el formato elegido: copias digitales, impresas o certificadas. Este método de transmisión de datos suele ser más rápido que pasar por los canales oficiales. Es una alternativa muy práctica sobre todo para las empresas o personas que requieren registros de información de la empresa de forma regular o aquellas que desean acceder a varios documentos simultáneamente.