La fiabilité des données des entreprises est extrêmement importante en Allemagne. Le registre du commerce allemand (Handelsregister) garantit que les informations clés sur les entreprises sont transparentes et accessibles au public. Cet article traite des extraits du registre du commerce (Handelsregisterauszug), en évoquant leurs usages, les informations qu’ils contiennent, la manière de les demander, et les coûts éventuels qu’ils supposent.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’un extrait du registre du commerce ?
  
• Pourquoi les entreprises en Allemagne ont-elles besoin d’un extrait du registre du commerce ?
  
• Quelles informations contient un extrait du registre du commerce ?
  
• Où puis-je demander un extrait du registre du commerce ?
  
• Combien coûte un extrait du registre du commerce ?
  

Qu’est-ce qu’un extrait du registre du commerce ?

Un extrait du registre du commerce est un document officiel contenant des informations de base sur une entreprise immatriculée au registre du commerce allemand, qui est un répertoire public tenu par les tribunaux locaux et qui recense toutes les personnes et toutes les entreprises considérées comme des commerçants enregistrés en Allemagne (voir l'article 29 du Code de commerce allemand). Ce répertoire inclut, entre autres, les éléments suivants :

• les sociétés à responsabilité limitée (GmbH) ;
  
• les sociétés à responsabilité limitée ;
  
• les sociétés en nom collectif (OHG) ;
  
• les sociétés en commandite (KG) ;
  
• les sociétés anonymes (Aktiengesellschaften, ou AG) ;
  
• les entreprises individuelles exerçant une activité commerciale.
  

Le registre du commerce constitue une garantie juridique pour les entreprises et assure la transparence. Il garantit que les informations essentielles sur l’entreprise, telles que son statut juridique, sa direction et sa finalité, sont accessibles au public. Pour cette raison, les entreprises qui exercent des activités commerciales sont généralement tenues de déposer une déclaration d'immatriculation au registre du commerce. Cette déclaration contient des informations notariées concernant les structures juridiques et économiques de l'entreprise.

Ces données sont accessibles à des tiers. Autorités publiques, investisseurs, banques, entreprises partenaires et particuliers peuvent tous demander une copie du dossier d'information d'une entreprise. Les motifs de consultation peuvent inclure la prise de décision en matière d’octroi de prêts, la vérification de la solvabilité ou la conclusion de relations commerciales avec une société. Il existe également de nombreux cas où les entreprises allemandes sont tenues de présenter une copie de leur dossier d’informations à des organismes publics ou à d’autres institutions.

Pourquoi les entreprises en Allemagne ont-elles besoin d’un extrait du registre du commerce ?

En s'immatriculant officiellement au registre du commerce, une entreprise acquiert l'état d'entité juridique et peut entreprendre des actions en tant que telles. Les entreprises en Allemagne ont également besoin d’une copie de leur extrait du registre du commerce pour un certain nombre de processus commerciaux, juridiques et administratifs. Voici quelques exemples notables :

Constituer une entreprise

Lors de la création d’entreprises de nombreuses formes juridiques différentes, l’extrait du registre du commerce de l’entreprise est obligatoire afin de confirmer l’existence légale de la société. Cela s’applique notamment à la création de sociétés pour lesquelles l’extrait est entre autres requis lors de l’immatriculation de l’entreprise (Gewerbeanmeldung).

Demande de prêt et de financement

Les banques et les institutions financières demandent une copie de l’extrait du registre du commerce d’une entreprise pour vérifier sa solvabilité. L’extrait leur fournit des détails sur la structure, la responsabilité et les pouvoirs de représentation de l’entreprise, qui sont fondamentaux pour les décisions d’octroi de prêts ou de financement. Généralement, la copie de l’extrait du registre du commerce délivrée au moment de la création de celle-ci suffit. Cependant, si des changements ont été apportés depuis la déclaration initiale, concernant par exemple le statut juridique, le siège social de l’entreprise ou la direction, les entreprises doivent demander un extrait à jour.

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Signature de contrats et établissement de relations commerciales

Lors de l’instauration d’une nouvelle relation commerciale (par exemple, l’établissement de partenariats ou de contrats avec des fournisseurs), de nombreuses entreprises et institutions demanderont une copie de l’extrait du registre du commerce de votre entreprise. Cette copie prouve que le partenaire contractuel est une entreprise officiellement immatriculée et, par conséquent, est juridiquement capable de conclure des contrats.

Respect des exigences juridiques et des documents réglementaires

Une copie de l’extrait du registre du commerce de l’entreprise peut être nécessaire en cas de litiges juridiques ou à la demande des autorités publiques afin de confirmer la légalité de l’activité commerciale. Elle constitue une preuve officielle permettant de clarifier d’éventuelles ambiguïtés concernant, par exemple, les pouvoirs de représentation ou la structure de l’entreprise. Une copie de l’extrait du registre du commerce de votre entreprise est également requise pour le dépôt de brevets et de marques ainsi que pour la réalisation de fusions et acquisitions.

Se conformer à l’administration fiscale et aux autres autorités publiques

Les entreprises allemandes ont également besoin d’une copie de leur extrait du registre du commerce pour différentes démarches administratives, telles que l’immatriculation à des fins fiscales, la demande de subventions ou l’adhésion à des associations professionnelles. Cette copie certifie l’identité de l’entreprise et facilite sa conformité vis-à-vis des administrations publiques.

Quelles informations contient l’extrait du registre du commerce d’une entreprise ?

L’extrait du registre du commerce d’une entreprise contient de nombreuses informations sur une entreprise, parmi les plus importantes d’entre elles, on retrouve :

• le nom complet de l’entreprise ;
  
• son statut juridique ;
  
• sa finalité ;
  
• l’adresse de son siège et de ses filiales ;
  
• ses représentants autorisés (ex. gérants, dirigeants habilités et commanditaires) ;
  
• son numéro d'immatriculation ;
  
• le montant de son capital social ou nominal ;
  
• le tribunal d’immatriculation dont elle dépend ;
  
• le nombre de modifications apportées à son extrait du registre du commerce.
  

Autres versions de l’extrait du registre du commerce d’une entreprise

Selon leurs besoins, les entreprises peuvent demander des versions alternatives de leur extrait du registre du commerce, comportant différentes informations et niveaux de détail. L’extrait du registre du commerce standard fournit des informations sur l'entreprise telles qu'elles sont inscrites au registre du commerce. Cependant, il ne contient pas les inscriptions historiques ou chronologiques. Cette version standard de l’extrait du registre du commerce est fréquemment utilisée dans les activités commerciales courantes, lorsqu’un aperçu à jour des informations de l’entreprise est nécessaire.

Dans certains cas particuliers, une entreprise peut avoir besoin d’une copie officielle et certifiée de son extrait du registre du commerce. Une telle copie est par exemple nécessaire lorsque l’entreprise a besoin d’une attestation légale des informations de l’entreprise, pour entre autres conclure des contrats ou demander des prêts. La copie certifiée est onéreuse, mais elle remplit les conditions de validité juridique.

Une autre version est le registre chronologique, qui présente toutes les inscriptions effectuées par une entreprise dans l’ordre de leur enregistrement. Cette version est particulièrement utile pour suivre les changements au sein de l’entreprise, comme une modification de nom ou de direction.

Les entreprises qui ont besoin d'informations historiques plus approfondies peuvent obtenir un registre historique sur l'entreprise. Ce registre documente toutes les inscriptions effectuées avant le passage à un registre du commerce électronique. Cela signifie qu'il contient également des informations plus anciennes qui ont été déposées en version papier.

Il est également possible de demander des registres sur les propriétaires d’entreprise, qui contiennent des informations de base telles que le nom de l’entreprise, la date de constitution et le capital social. Les informations de publication indiquent également les modifications apportées aux registres.

Où puis-je demander l’extrait du registre du commerce d’une entreprise ?

Vous pouvez obtenir une copie l’extrait du registre du commerce d’une entreprise en ligne via le portail d’immatriculation commun des États fédérés allemands. Après avoir saisi le nom de l'entreprise, vous pouvez choisir parmi différentes options : registre actuel, historique, ou chronologique.

Les entreprises peuvent demander une copie officielle de l’extrait du registre du commerce de leur entreprise auprès du tribunal d’immatriculation compétent. Les demandes doivent généralement être faites par écrit, et le document est envoyé par courrier.

Combien coûte l’extrait du registre du commerce d’une entreprise ?

En principe, vous pouvez consulter gratuitement le registre du commerce d’une entreprise via le portail commun des registres. Vous pouvez également accéder gratuitement aux informations actuelles, chronologiques et historiques sur toutes les entreprises enregistrées, lorsque ces informations sont disponibles.

Des frais peuvent s'appliquer pour les copies, les imprimés, et la transmission électronique par les tribunaux d'immatriculation. Les coûts exacts se trouvent dans la liste des coûts en vertu de la loi sur les frais de justice et de notaire (GNotKG).

Voici un aperçu des paiements les plus importants qui se trouvent dans la section principale 7 : Frais spéciaux de la GNotKG :

• exemplaire imprimé ou non certifié : 10 € ;
  
• imprimé officiel ou copie certifiée conforme : 20 €.
  

Voici les frais de transmission électronique :

• fichier non certifié : 5 € ;
  
• fichier certifié : 10 €.
  

En outre, des frais sont facturés pour l’accès aux données disponibles pour les numéros d’immatriculation conformément aux taux applicables des portails judiciaires de l’État. En général, ces frais sont actuellement les suivants :

• registre actuel : 4,50 € ;
  
• registre chronologique : 4,50 € ;
  
• registre historique : 4,50 € ;
  
• documents individuels : 1,50 €.
  

Ces montants correspondent aux frais actuellement perçus pour la consultation électronique du registre via les portails judiciaires de l’État. Les frais de la Sarre, par exemple, sont décrits dans les articles 400 et 401 du tarif de la réglementation des frais d’administration judiciaire.

Vous pouvez aussi déposer des demandes directement via le portail du registre commun ou le tribunal d'immatriculation compétent, mais il existe également des fournisseur de services qui peuvent fournir le registre du commerce d’une entreprise moyennant des frais. Ils gèrent l'ensemble du processus de commande et livrent les extraits dans le format souhaité : numérique, imprimé ou copies certifiées conformes. Cette méthode de transmission des données est souvent plus rapide que le passage par les voies officielles.
C’est une alternative particulièrement pratique pour les entreprises ou les particuliers qui ont régulièrement besoin d’extraits de registres du commerce ou qui souhaitent accéder à plusieurs documents simultanément.