In Deutschland hat die Verlässlichkeit von Unternehmensdaten einen hohen Stellenwert. Das Handelsregister sorgt dafür, dass zentrale Informationen öffentlich zugänglich und nachvollziehbar sind. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Handelsregisterauszug ist, wofür er benötigt wird und welche Informationen er enthält. Zudem erklären wir, wie Sie einen Handelsregisterauszug beantragen und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Handelsregisterauszug?
  
• Wofür benötigen Unternehmen in Deutschland einen Handelsregisterauszug?
  
• Welche Informationen enthält der Handelsregisterauszug?
  
• Wo kann man einen Handelsregisterauszug beantragen?
  
• Was kostet ein Handelsregisterauszug?
  

Was ist ein Handelsregisterauszug?

Ein Handelsregisterauszug ist ein amtliches Dokument, das grundlegende Informationen über ein im deutschen Handelsregister eingetragen ist. Das Handelsregister ist ein von den Amtsgerichten geführtes, öffentliches Verzeichnis, in dem alle Personen und Gesellschaften registriert sind, die in Deutschland im juristischen Sinne als eingetragene Kaufleute gelten (siehe § 29 des deutschen Handelsgesetzbuches (HGB)). Hierzu zählen unter anderem:

• GmbHs
  
• haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaften (UG)
  
• Offene Handelsgesellschaften (OHGs)
  
• Kommanditgesellschaften (KGs)
  
• Aktiengesellschaften (AGs)
  
• Einzelunternehmer/innenmit kaufmännischem Geschäftsbetrieb
  

Das Handelsregister dient der rechtlichen Absicherung von Unternehmen und gewährleistet Transparenz. Es stellt sicher, dass wichtige Unternehmensdaten wie die Rechtsform, die Geschäftsführung und der Unternehmenszweck öffentlich zugänglich sind. Daher müssen kaufmännisch tätige Unternehmen in der Regel einen Handelsregistereintragvornehmen. Dieser enthält notariell beglaubigte Angaben über die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens.

Dritte haben die Möglichkeit, auf diese Daten zuzugreifen. Behörden, Investorinnen und Investoren, Banken, Geschäftspartner/innen sowie Privatpersonen können einen Handelsregisterauszug beantragen. Dieser dient dann unter anderem als Grundlage für die Vergabe von Krediten, die Überprüfung der Bonität oder die Aufnahme von Geschäftsbeziehungen. Zudem sind Unternehmen in Deutschland in verschiedenen Fällen verpflichtet, einen Handelsregisterauszug bei Behörden oder Institutionen vorzulegen.

Wofür benötigen Unternehmen in Deutschland einen Handelsregisterauszug?

Mit der offiziellen Eintragung ins Handelsregister erlangt ein Unternehmen den Status einer juristischen Person und kann als solche handeln. Darüber hinaus benötigen Unternehmen in Deutschland einen Handelsregisterauszug für zahlreiche geschäftliche, rechtliche und administrative Prozesse. Hier eine Auswahl der wichtigsten Fälle:

Unternehmensgründung

Bei der Gründung vieler Rechtsformen ist der Handelsregisterauszug obligatorisch, um die rechtliche Existenz des Unternehmens zu bestätigen. Dies gilt insbesondere für die Gründung von Kapitalgesellschaften, bei denen der Auszug unter anderem für die Gewerbeanmeldung benötigt wird.

Kreditvergabe und Finanzierungen

Banken und Finanzinstitute fordern einen Handelsregisterauszug an, um die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens zu prüfen. Der Auszug liefert wichtige Informationen zur Unternehmensstruktur, zur Haftung und zur Vertretungsbefugnis, die für die Entscheidung über eine Kreditvergabe oder eine Finanzierung entscheidend sind. Im Normalfall ist eine Kopie des Handelsregisterauszugs ausreichend, der bei der Unternehmensgründung ausgestellt wird. Wenn es seither Änderungen zum Beispiel in der Rechtsform, des Firmensitzes oder in der Geschäftsführung gab, müssen Unternehmen einen aktuellen Handelsregisterauszug beantragen.

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Vertragsabschlüsse und Geschäftsbeziehungen

Bei der Aufnahme neuer Geschäftsbeziehungen zum Beispiel im Rahmen von Partnerschaften oder Liefervereinbarungen verlangen viele Unternehmen und Institutionen einen Handelsregisterauszug. Dieser dient als Nachweis dafür, dass der Vertragspartner ein offiziell eingetragenes Unternehmen ist und somit rechtlich in der Lage, Verträge zu schließen.

Rechtliche Anforderungen und gesetzliche Nachweise

Bei rechtlichen Auseinandersetzungen oder behördlichen Anfragen kann ein Handelsregisterauszug erforderlich sein, um die Rechtmäßigkeit von Unternehmenshandlungen zu bestätigen. Wenn beispielsweise Unstimmigkeiten über die Vertretungsbefugnis oder die Unternehmensstruktur bestehen, dient der Auszug als verbindlicher Nachweis. Auch bei der Anmeldung von Markenrechten und Patenten sowie bei Fusionen und Übernahmen ist ein Handelsregisterauszug erforderlich.

Behördliche und steuerliche Angelegenheiten

Unternehmen in Deutschland benötigen den Handelsregisterauszug auch bei verschiedenen behördlichen Prozessen, wie der Anmeldung von Steuerangelegenheiten, der Beantragung von Fördermitteln oder der Registrierung bei berufsständischen Kammern. Der Auszug bestätigt die Unternehmensidentität und erleichtert die Interaktion mit Behörden.

Welche Informationen enthält der Handelsregisterauszug?

Der Handelsregisterauszug enthält zahlreiche Informationen über das Unternehmen. Zu den wichtigsten gehören:

• der vollständige Firmenname
  
• die Rechtsform des Unternehmens
  
• der Geschäftszweck
  
• die Anschrift des Firmensitzes sowie gegebenenfalls von Niederlassungen und Zweigstellen
  
• vertretungsberechtigte Personen wie Geschäftsführer/innen oder Prokuristinnen und Prokuristen sowie gegebenenfalls Kommanditistinnen und Kommanditisten
  
• die Handelsregisternummer
  
• die Höhe des Grund- beziehungsweise Stammkapitals
  
• das zuständige Registergericht
  
• die Anzahl der Änderungen des Handelsregisterauszugs
  

Varianten des Handelsregisterauszugs

Je nach Bedarf können Unternehmen verschiedene Varianten eines Handelsregisterauszugs beantragen, die jeweils unterschiedliche Informationen und Detaillierungsgrade bieten. Der einfache Handelsregisterauszug spiegelt den aktuellen Stand des Unternehmens im Register wider, enthält jedoch keine weitergehenden historischen oder chronologischen Eintragungen. Diese Variante kommt häufig in alltäglichen Geschäftsprozessen zum Einsatz, wenn lediglich eine aktuelle Übersicht über die Unternehmensdaten benötigt wird.

Für spezifische Anforderungen kann ein amtlich beglaubigter Handelsregisterauszug erforderlich sein. Dies ist immer dann der Fall, wenn eine rechtliche Bestätigung der Unternehmensdaten benötigt wird – zum Beispiel bei Vertragsabschlüssen oder Kreditanfragen. Der beglaubigte Auszug ist zwar teurer, bietet jedoch die notwendige Rechtsverbindlichkeit.

Eine weitere Variante ist der chronologische Auszug, der sämtliche Eintragungen des Unternehmens in der Reihenfolge ihrer Erfassung anzeigt. Dies ist besonders hilfreich, um Änderungen wie eine Umfirmierung oder einen Wechsel in der Geschäftsführung nachzuvollziehen.

Für Unternehmen, die eine tiefere historische Einsicht benötigen, steht ein historischer Handelsregisterauszug zur Verfügung. Dieser dokumentiert alle Eintragungen bis zur Umstellung auf die elektronische Handelsregisterführung und umfasst somit auch ältere, analog erstellte Daten.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Unternehmensträgerdaten abzufragen, die grundlegende Informationen wie den Firmennamen, das Gründungsdatum und das Stammkapital enthalten. Zudem lassen sich über die Veröffentlichungsauskunft Änderungen an den Eintragungen einsehen.

Wo kann man einen Handelsregisterauszug beantragen?

Ein einfacher Handelsregisterauszug lässt sich direkt online über das Registerportal der Bundesländer abrufen. Nach Eingabe des gewünschten Unternehmens können verschiedene Auszugsvarianten ausgewählt werden: der aktuelle Handelsregisterauszug, ein historischer oder ein chronologischer Auszug.

Beim zuständigen Registergericht können Unternehmen einen amtlichen Handelsregisterauszug beantragen. Die Anfrage erfolgt in der Regel schriftlich, und das Dokument wird anschließend per Post zugestellt.

Was kostet ein Handelsregisterauszug?

Die Einsicht in das Handelsregister ist über das Registerportal grundsätzlich kostenfrei. Sofern vorhanden, können Sie sowohl den aktuellen als auch den chronologischen und historischen Abdruck aller registrierten Unternehmen ohne Gebühren einsehen.

Für Ausdrucke und Kopien sowie die elektronische Übermittlung durch die Registergerichte fallen jedoch Gebühren an. Diese sind im Kostenverzeichnis des Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) aufgeführt.

Die wichtigsten Gebühren im Überblick, die in Hauptabschnitt 7, GNotKG zu finden sind:

• Ausdruck oder unbeglaubigte Kopie: 10 €
  
• Amtlicher Ausdruck oder beglaubigte Kopie: 20 €
  

Elektronische Übermittlung:

• Unbeglaubigte Datei: 5 €
  
• Beglaubigte Datei: 10 €
  

Darüber hinaus werden für den Zugriff auf die für die Registernummern verfügbaren Darüber hinaus fallen beim Abruf der zu einer Registernummer verfügbaren Daten Gebühren nach den jeweils gültigen Sätzen der Justizportale der Länder an. Diese betragen derzeit in der Regel:

• Aktueller Eintrag: 4,50 €
  
• Chronologischer Eintrag: 4,50 €
  
• Historischer Eintrag: 4,50 €
  
• Einzelne Dokumente: 1,50 €
  

Diese Beträge entsprechen den derzeitigen Gebühren für die elektronische Registerabfrage über die Justizportale der Länder. Die Gebühren des Saarlandes sind beispielsweise gemäß Nr. 400 und 401 der Gebührenordnung der Justizverwaltungsgebührenverordnung aufgeführt.

Neben der direkten Beantragung über das Registerportal oder das zuständige Amtsgericht gibt es auch private Dienstleister, die Handelsregisterauszüge gegen eine Servicegebühr bereitstellen. Sie übernehmen den gesamten Bestellprozess und stellen die Auszüge in der gewünschten Form zur Verfügung – digital, als Ausdruck oder beglaubigt. Dabei erfolgt die Datenübermittlung oft schneller als auf dem offiziellen Weg. Insbesondere für Unternehmen oder Personen, die regelmäßig Handelsregisterauszüge benötigen oder mehrere Dokumente gleichzeitig abrufen möchten, kann dies eine praktische Alternative sein.