Skattepliktiga företag och egenföretagare i Tyskland måste lämna in en deklaration av mervärdesskatt (moms) till skattekontoret en gång om året. Denna deklaration innehåller ett huvudformulär som kallas ”USt 2A” och ett ytterligare formulär som kallas ”Annex UN” (”Anlage UN” på tyska). Huvudformuläret är obligatoriskt, men Annex UN-formuläret krävs inte för alla företag.

I den här artikeln förklarar vi Annex UN-formuläret, inklusive när det ska fyllas i och vilken information som ska lämnas. Vi förklarar också de revisionsrisker som är förknippade med det och ger praktiska tips om hur man lämnar in Annex UN-formuläret.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är Annex UN-formuläret och när krävs det?
  
• Hur registrerar sig utländska företag för moms i Tyskland?
  
• Vilka uppgifter måste anges i Annex UN-formuläret?
  
• Vilka dokument måste företag lämna in med Annex UN-formuläret?
  
• Revisionsrisker förknippade med Annex UN-formuläret
  
• Praktiska tips för inlämning av Annex UN-formuläret
  

Vad är Annex UN-formuläret och när krävs det?

Annex UN-formuläret är ett särskilt formulär som ingår i den årliga momsdeklarationen. Utländska företag som inte har hemvist, kommersiella lokaler eller ledning i Tyskland men genererar intäkter som är föremål för moms i Tyskland måste lämna in detta formulär. Detta inkluderar till exempel leveranser av varor från tyska lager eller tjänster som tillhandahålls inom landet. Ett korrekt ifyllt Annex UN-formuläret måste lämnas in för att uppfylla bestämmelserna i den tyska momslagen (UStG).

I Tyskland är utländska företag i princip också skyldiga att lämna in preliminära momsdeklarationer och skattedeklarationer om de genererar skattepliktiga intäkter i Tyskland eller har affärslokaler i landet. Enligt avsnitt 18, paragraf 4a i UStG gäller detta även företag och juridiska personer som genererar intäkter uteslutande från leveranser av fordon, gemenskapsinterna trepartstransaktioner, leveranser med omvänd skatteskyldighet eller gemenskapsinterna förvärv i Tyskland.

Hur registrerar sig utländska företag för moms i Tyskland?

Utländska företag som genererar skattepliktiga intäkter i Tyskland måste ansöka om ett tyskt momsregistreringsnummer hos det federala centrala skattekontoret (BZSt). BZSt utfärdar momsregistreringsnummer baserat på de uppgifter som innehas av det relevanta skattekontoret. Därför måste utländska företag först registrera sig för moms hos sitt lokala skattekontor.

Enligt avsnitt 21, paragraf 1 i den tyska skattelagen (AO) är enskilda stater tilldelade till specifika skattekontor. Till exempel behandlas förfrågningar från företag i Estland av Rostocks skattekontor, medan förfrågningar från Italien behandlas av Münchens skattekontor. En detaljerad översikt över vilket skattekontor som ansvarar för vilka stater finns i den tyska förordningen om momsjurisdiktion (UStZustV). Om det utländska företaget har en filial i Tyskland är dess ansvariga skattekontor det skattekontor som ligger i samma distrikt som företagets filial.

Ansöka om momsregistreringsnummer

Du kan ansöka om ett momsregistreringsnummer hos BZSt skriftligen eller online. Så här ser processen ut steg för steg:

• Fyll i ansökningsblanketterna
  I ansökan anges information om ditt företag, företagets verksamhet och beräknade intäkter. Det är viktigt att du anger fullständig och korrekt information för att inte försena behandlingen av ansökan.
  
• Skicka in dina dokument
  BZSt kommer att begära viss dokumentation för att verifiera ditt företags identitet, inklusive en bestyrkt kopia av ditt företagsintyg eller andra former av officiella ID-handlingar.
  
• Vänta på granskning
  När BZSt har tagit emot din ansökan kommer de att granska informationen och dokumentationen som du har tillhandahållit. Processen kan ta flera veckor, beroende på hur många dokument som skickats in och hur komplicerad ansökan är. I vissa fall kan BZSt begära ytterligare information eller dokumentation under granskningen.
  
• Få ditt momsregistreringsnummer
  Företag som blir godkända får ett momsregistreringsnummer av BZSt via post. Från och med nu måste företaget ange sitt momsregistreringsnummer på fakturor och andra företagshandlingar om det tillhandahåller momspliktiga tjänster i Tyskland. De är också skyldiga att lämna in momsdeklarationer och betala skatt.
  

Alternativ för One Stop Shop (OSS) och Import One Stop Shop (IOSS)

Vissa företag kan också välja OSS när de registrerar sig för moms. OSS är ett EU-system för behandling av moms vid gränsöverskridande e-handel. Det riktar sig till företag som levererar varor till privatkunder i andra EU-medlemsstater eller tillhandahåller tjänster till kunder i medlemsstater där de inte har hemvist. Företag som använder OSS kan rapportera sina intäkter via en central onlineportal istället för att registrera sig i varje land individuellt. OSS är ett frivilligt program, men det lönar sig att registrera sig – särskilt om du är en näthandlare som säljer produkter eller tjänster i flera EU-länder.

Företag som säljer varor som importeras från tredjeländer till kunder i EU kan använda IOSS-programmet. IOSS är ett annat elektroniskt system som är avsett att förenkla gränsöverskridande handel. Det infördes 2021 som en del av EU:s momsreform och tillhandahåller – i likhet med OSS – engångsregistrering på en digital plattform. IOSS är dock begränsat till distansförsäljning av varor till kunder upp till ett maximalt värde på 150 EUR.

Vilka uppgifter måste anges i Annex UN-formuläret?

Annex UN-formuläret i momsdeklarationen är ett formulär på en sida som innehåller tjugo rutor. Använd det här formuläret för att ange följande företagsuppgifter.

Allmän information

• Fält 1: Skatteregistreringsnummer
  
• Fält 2: Internationellt bankkontonummer (IBAN)
  
• Fält 3: Bankidentifieringskod (BIC)
  
• Fält 4: Finansinstitutets och ortens namn
  
• Fält 5: Kontonummer för bankkonton utanför det gemensamma eurobetalningsområdet (SEPA)
  
• Fält 6: Kontoinnehavarens namn
  

Företag har möjlighet att utse en behörig representant för att iaktta sina skatterättigheter och skyldigheter. De kan också utse en behörig mottagare för att ta emot korrespondens. Dessa fullmaktsinnehavare kan dock inte användas för att skatteåterbäringar och rabatter. Företag lämnar följande information om fullmakter i fält 7–15 i bilagan till Annex UN-formuläret:

• Fält 7: Godkända fullmakter (två alternativ att kryssa i)
  
• Fält 8: Namn
  
• Ruta 9: Gata
  
• Fält 10: Husnummer och ytterligare adressuppgifter
  
• Fält 11: Postnummer och ort
  
• Fält 12: Postnummer och postbox
  
• Ruta 13: Telefonnummer
  
• Fält 14: E-postadress
  
• Fält 15: Bekräftelse på att momsdeklarationen har undertecknats av det auktoriserade ombudet (kryssa i om tillämpligt)
  

Förfarandet för återbetalning av ingående moms

I fält 16 i Annex UN-formuläret i momsdeklarationen frågas om ett företag genomförde några förfaranden för avdrag för ingående moms hos BZSt under motsvarande kalenderår. Om så var fallet måste företaget bifoga fakturor och importkvitton som bevis på sin avdragsgilla ingående moms. På huvudformuläret i momsdeklarationen kan företag dessutom endast ange ingående moms som BZSt ännu inte har återbetalat som en del av momsavdragsförfarandet.

Momsavdrag

I fält 17 anger företagen om moms som betalats i enlighet med förfarandet för individuell transportbeskattning ska krediteras. Momsen anges som ett belopp i euro och måste styrkas med relevanta styrkande handlingar. Detsamma gäller för fält 18 för säkerhetsdepositioner som betalats i enlighet med avsnitt 18, paragraf 12, mening 5 i UStG. De två beloppen räknas ihop i fält 19.

Ytterligare information

Slutligen används ruta 20 i Annex UN-formuläret för att ange det belopp som genereras vid gemenskapsintern distansförsäljning med andra stater i Europeiska gemenskapen (EG). Företag anger återigen ett belopp i euro.

Vilka dokument måste företag lämna in med Annex UN-formuläret?

Nedan hittar du en översikt över de viktigaste dokumenten som utländska företag måste lämna in med Annex UN-formuläret i momsdeklarationen:

• Register med företagsinformation: Detta inkluderar bevis på att företaget finns och dess juridisk struktur.
  
• Bevis på ID-handling: Detta är en bekräftelse på företagets identitet, till exempel en kopia av registreringsintyget från hemviststaten.
  
• Medgivande (i förekommande fall): Om deklarationen lämnas in av ett auktoriserat ombud inkluderar detta bevis på juridisk fullmakt.
  
• Fakturor och importkvitton för ingående skatt: Detta är grunden för att hävda ingående skatt som en del av ett förfarande för återbetalning av ingående skatt hos BZSt.
  
• Momskvitton enligt förfarandet för individuell transportbeskattning (i förekommande fall): Detta inkluderar dokumentation av moms som uppkommit enligt detta förfarande.
  
• Kvitton för depositioner (i förekommande fall): Inkludera bevis på värdepapper som tillhandahålls till skattemyndigheterna.
  
• Fakturor som visar gemenskapsintern distansförsäljning (i förekommande fall): Detta är underlag för att deklarera skattepliktig distansförsäljning inom EU.
  

Revisionsrisker förknippade med Annex UN-formuläret

Att skicka in ett fullständigt och korrekt Annex UN-formulär är viktigt för utländska företag vid momsdeklarationen i Tyskland. Fel eller missar kan leda till förseningar, extra administrativt arbete, dröjsmålsränta och böter. De flesta revisionsrisker beror på felaktig eller ofullständig information och dokumentation.

Felaktig intäktsrapportering

När företag genererar intäkter från leveranser av varor eller tillhandahållanden av tjänster i Tyskland men inte rapporterar detta korrekt på Annex UN-formuläret beräknas deras skatt felaktigt. Det är särskilt problematiskt för företag att inte rapportera intäkter som genereras inom landet som skattepliktiga intäkter eller lämna ofullständiga uppgifter om de tjänster eller varor som tillhandahålls. Skattekontoret kan anse att detta inte följer skattelagen och vidta åtgärder i enlighet med detta.

Dokumentation saknas eller är ofullständig

Bevis som saknas eller är ofullständiga kan skapa problem under granskningar. Detta inkluderar dokument som register med företagsinformation, ID-handlingar, fakturor och importkvitton. Skattekontoret kan avvisa dokument och begära in ny dokumentation. De kan också avbryta granskningen, vilket kan leda till förseningar och extra kostnader.

Underlåtenhet att tillhandahålla bevis på tröskelvärden för distansförsäljning

Europeiska företag som säljer varor internationellt till kunder inom EU kan betala moms i sitt land – förutsatt att de inte överskrider en årlig tröskel på 10 000 EUR. Över denna gräns måste de betala in moms i motsvarande medlemsstat. Gemenskapsintern distansförsäljning måste dokumenteras utförligt, och man måste skicka in Annex UN-formuläret. Det är det enda sättet för dessa företag att bevisa att de inte har överskridit gränsen.

Sen inlämning

Utländska företag måste lämna in sin momsdeklaration senast den 31 juli – precis som sina tyska motsvarigheter. Om du inte lämnar in en deklaration inom tidsfristen kan det leda till att skattekontoret beräknar hur mycket skatt som ska betalas, vilket ofta blir högre än nödvändigt. Det finns också en risk att få böter, straffränta och andra påföljder.

Praktiska tips för inlämning av Annex UN-formuläret

Att lämna in Annex UN-formuläret kan vara en utmaning. Genom att hantera den på ett strukturerat sätt kan processen bli mycket enklare. Här är några praktiska tips:

Planera tidigt

Börja förbereda dig tidigt så att du inte fyller i Annex UN-formuläret under press inför momsdeklarationen. Det bästa sättet att göra detta är att samla in och sortera relevanta dokument under hela året. Då kan du enkelt få tillgång till de dokument du behöver. Detta inkluderar fakturor, kvitton och bevis på gemenskapsinterna leveranser av varor eller tjänster. Du bör också ge dig själv tillräckligt med tid att fylla i din deklaration eller anlita ett proffs, till exempel en skatterådgivare.

Tillhandahåll enhetliga data

Se till att informationen du anger i Annex UN-formuläret är korrekt och fullständig. Kontrollera om informationen stämmer överens med den du har angett i andra skattedeklarationer och i andra system. Om du till exempel deklarerar via ELSTER – Tysklands webbplats för skattedeklarationer – och även använder OSS-systemet måste uppgifterna i båda dessa system stämma överens.

Använd automatisering

Många administrativa processer kan automatiseras för att hjälpa dig att fylla i din momsdeklaration snabbt och korrekt. Stripe Tax hjälper utländska företag att uppfylla sina skyldigheter avseende tysk moms på flera olika sätt.

Till exempel redovisar Tax automatiskt när skattepliktiga intäkter intjänas, vilket ger dig rätt siffror för din deklaration. Systemet tillämpar rätt momssats för varje typ av transaktion och destinationsland. Automatisk identifiering av intäkter som berättigar till omvänd skatteskyldighet är särskilt användbart. Verktyget validerar också dina kunders momsregistreringsnummer med hjälp av EU:s VAT Information Exchange System (VIES) för att säkerställa endast legitima transaktioner redovisas.

Dessutom behöver du inte överföra de data som genereras i Tax manuellt till Annex UN-formuläret. Tax sammanställer data för Annex UN-formuläret i ett exporterbart format, vilket sparar tid och minskar risken för fel.