Les entreprises et les travailleurs indépendants assujettis à la taxe en Allemagne sont tenus de déposer une déclaration de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) auprès du bureau des services fiscaux une fois par an. Cette déclaration comprend un formulaire principal appelé « USt 2A » et un formulaire supplémentaire appelé « Annexe UN » (« Anlage UN » en allemand). Le formulaire principal est obligatoire, mais le formulaire Annexe UN n’est pas requis pour toutes les entreprises.

Dans cet article, nous expliquons le formulaire Annexe UN, notamment quand le remplir et quelles informations fournir. Nous expliquons également les risques d’audit associés et donnons des conseils utiles pour remplir un formulaire Annexe UN.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce que le formulaire Annexe UN et quand est-il requis?
  
• Comment les entreprises étrangères s’enregistrent-elles à la TVA en Allemagne?
  
• Quelles informations doivent être fournies sur le formulaire Annexe UN?
  
• Quels documents les entreprises doivent-elles joindre au formulaire Annexe UN?
  
• Risques d’audit associés au formulaire Annexe UN
  
• Conseils pratiques pour soumettre un formulaire Annexe UN
  

Qu’est-ce que le formulaire Annexe UN et quand est-il requis?

L’Annexe UN est un formulaire spécial qui fait partie de la déclaration annuelle de TVA. Les entrepreneurs étrangers qui n’ont pas de résidence, de locaux commerciaux ou de direction en Allemagne, mais qui génèrent des revenus soumis à la TVA en Allemagne, doivent remplir ce formulaire. Cela comprend, par exemple, les livraisons de marchandises à partir d’entrepôts allemands ou les services fournis sur le territoire national. Un formulaire Annexe UN correctement rempli doit être soumis pour satisfaire aux dispositions de la loi allemande sur la TVA (UStG).

En Allemagne, les entreprises étrangères sont également tenues, en principe, de déposer des déclarations de TVA préliminaires et des déclarations fiscales si elles génèrent des revenus imposables en Allemagne ou possèdent des locaux commerciaux dans le pays. Conformément à l’article 18, paragraphe 4a de l’UStG cela s’applique également aux chefs d’entreprise et aux personnes morales qui génèrent des revenus exclusivement à partir de livraisons de véhicules, d’opérations triangulaires intracommunautaires, de livraisons avec taxe au preneur ou d’acquisitions intracommunautaires en Allemagne.

Comment les entreprises étrangères s’enregistrent-elles à la TVA en Allemagne?

Les entreprises étrangères générant des revenus imposables en Allemagne doivent demander un numéro d’identification TVA (VAT ID) auprès de l’Office fédéral central des impôts (BZSt). Le BZSt attribue les numéros d’identification TVA sur la base des données détenues par le bureau des services fiscaux compétente. Les entreprises étrangères doivent donc d’abord s’enregistrer à la TVA auprès de leur bureau des services fiscaux local.

Conformément à l’article 21, paragraphe 1, du code fiscal allemand (AO), chaque Land est rattaché à un bureau des impôts précis. Par exemple, les demandes provenant d’entreprises estoniennes sont traitées par le bureau des impôts de Rostock, tandis que celles provenant d’Italie sont traitées par le bureau des impôts de Munich. Vous trouverez un aperçu détaillé des bureaux des services fiscaux responsables de chaque État dans l’ordonnance allemande sur la compétence en matière de TVA (UStZustV). Si l’entreprise étrangère possède une succursale en Allemagne, le bureau des services fiscaux compétent est celui situé dans le même district que la succursale de l’entreprise.

Faire une demande de numéro de TVA

Vous pouvez demander un numéro d’identification TVA auprès du BZSt par écrit ou en ligne. Voici une présentation étape par étape de la procédure :

• Remplir les formulaires de demande
  Le formulaire de demande recueille des informations sur votre entreprise, votre activité commerciale et vos revenus estimés. Il est important que vous fournissiez des informations complètes et exactes, car tout manquement à cette obligation pourrait retarder la procédure de demande.
  
• Envoyer vos documents
  Le BZSt vous demandera certains documents pour vérifier l’identité de votre entreprise. Il s’agit notamment d’une copie certifiée conforme de votre fiche d’information sur l’entreprise ou d’autres formes d’identification officielle.
  
• Attendre la vérification
  Une fois votre demande reçue, le BZSt examinera les informations et les documents que vous avez fournis. Cette procédure peut prendre plusieurs semaines, selon le nombre de documents soumis et la complexité de la demande. Dans certains cas, le BZSt peut demander des informations ou des documents supplémentaires au cours de son examen.
  
• Recevoir votre numéro de TVA
  Les entreprises qui réussissent l’examen se voient attribuer un numéro d’identification TVA par le BZSt par courrier. À partir de ce moment, l’entreprise doit indiquer son numéro de TVA sur ses factures et autres documents commerciaux si elle fournit des services soumis à la TVA en Allemagne. Elle est également tenue de déposer des déclarations de TVA et de payer la taxe.
  

Options « guichet unique » (OSS) et « guichet unique à l’importation » (IOSS)

Certaines entreprises peuvent également opter pour l’OSS lors de leur enregistrement à la TVA. L’OSS est un système européen de traitement de la TVA dans le commerce en ligne transfrontalier. Il s’adresse aux entreprises qui livrent des marchandises à des clients privés dans d’autres États membres de l’UE ou qui fournissent des services à des clients dans des États membres où elles ne sont pas domiciliées. Les entreprises qui utilisent l’OSS peuvent déclarer leurs revenus par un portail central en ligne plutôt que de s’enregistrer individuellement dans chaque pays. L’OSS est un programme volontaire, mais il vaut la peine de s’y inscrire, en particulier si vous êtes un détaillant en ligne vendant des produits ou des services dans plusieurs pays de l’UE.

Les entreprises qui vendent des marchandises importées de pays tiers à des clients dans l’UE peuvent utiliser le programme IOSS. L’IOSS est un autre système électronique destiné à simplifier le commerce transfrontalier. Il a été introduit en 2021 dans le cadre des réformes de la TVA de l’UE et, à l’instar de l’OSS, il permet de s’enregistrer une seule fois sur une plateforme numérique. Cependant, l’IOSS est limité aux ventes à distance de marchandises à des clients pour une valeur maximale de 150 €.

Quelles informations doivent être fournies sur le formulaire Annexe UN?

Le formulaire Annexe UN de la déclaration de TVA est un formulaire d’une page comportant vingt cases. Utilisez ce formulaire pour fournir les informations suivantes concernant votre entreprise.

Informations générales

• Case 1 : numéro d’identification fiscale
  
• Case 2 :numéro de compte bancaire international (IBAN)
  
• Case 3 :code identificateur de banque (BIC)
  
• Case 4 : nom de l’institution financière et de la ville
  
• Case 5 : numéro de compte, pour les comptes bancaires en dehors de l’Espace unique de paiement en euros (SEPA)
  
• Case 6 :nom du titulaire du compte
  

Les entreprises ont la possibilité de désigner un représentant autorisé pour veiller au respect de leurs droits et obligations fiscaux. Elles peuvent également désigner un destinataire autorisé pour recevoir leur correspondance. Toutefois, ces mandataires ne peuvent pas être utilisés pour les remboursements et les remises d’impôt. Les entreprises fournissent les informations suivantes concernant les mandataires dans les cases 7 à 15 du formulaire Annexe UN :

• Case 7 : mandataires autorisés (deux options à cocher)
  
• Case 8 : nom
  
• Case 9 : rue
  
• Case 10 : numéro de la maison et informations supplémentaires sur l’adresse
  
• Case 11 : code postal et ville
  
• Case 12 : code postal et boîte postale
  
• Case 13 : numéro de téléphone
  
• Case 14 : adresse de courriel
  
• Case 15 : confirmation que la déclaration de TVA a été signée par le mandataire autorisé (cocher la case appropriée)
  

Procédure de remboursement de la TVA en amont

La case 16 du formulaire UN annexé à la déclaration de TVA demande si une entreprise a effectué des procédures de remboursement de la TVA en amont auprès du BZSt au cours de l’année civile correspondante. Si tel est le cas, l’entreprise doit joindre les factures et les reçus d’importation comme preuves de sa taxe déductible en amont En outre, sur le formulaire principal de la déclaration de TVA, les entreprises ne peuvent indiquer que la taxe en amont que le BZSt n’a pas encore remboursée dans le cadre de la procédure de remboursement de la TVA.

Crédits de TVA

Dans la case 17, les entreprises indiquent si la TVA payée dans le cadre de la procédure d’imposition individuelle des transportsdoit être créditée. La TVA payée est indiquée en euros et doit être justifiée par des pièces justificatives pertinentes. Il en va de même pour la case 18 concernant les dépôts de garantie versés conformément à l’article 18, paragraphe 12, phrase 5 de la loi allemande sur la TVA (UStG). Les deux montants sont additionnés dans la case 19.

Informations supplémentaires

Enfin, la case 20 du formulaire Annexe UN sert à indiquer le montant généré par les ventes à distance intracommunautaires avec d’autres États membres de la Communauté européenne (CE). Là encore, les entreprises inscrivent un montant en euros.

Quels documents les entreprises doivent-elles joindre au formulaire Annexe UN?

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des documents les plus importants que les entreprises étrangères doivent joindre au formulaire Annexe UN dans leur déclaration de TVA :

• Dossier d’information sur l’entreprise : il comprend les preuves de l’existence de l’entreprise et de sa structure juridique.
  
• Preuve d’identité : Il s’agit d’une confirmation de l’identité de l’entreprise, telle qu’une copie de l’enregistrement auprès de l’État où elle est domiciliée.
  
• Mandat (le cas échéant) : Si la déclaration est remplie par un mandataire autorisé, cela comprend la preuve de l’autorité juridique.
  
• Factures et justificatifs d’importation pour la taxe en amont : il s’agit de la base permettant de demander le remboursement de la taxe en amont dans le cadre d’une procédure de remboursement de la taxe en amont auprès du BZSt.
  
• Reçus de TVA dans le cadre de la procédure de taxation individuelle des transports (le cas échéant) : Cela comprend les documents relatifs à la TVA acquittée dans le cadre de cette procédure.
  
• Reçus pour les titres (le cas échéant) : joignez les preuves des titres fournis aux autorités fiscales.
  
• Factures indiquant les ventes à distance intracommunautaires (le cas échéant) : il s’agit de pièces justificatives permettant de déclarer les ventes à distance imposables au sein de l’UE.
  

Risques d’audit associés au formulaire Annexe UN

Il est important pour les entreprises étrangères de soumettre un formulaire Annexe UN complet et correct lorsqu’elles déclarent leur TVA en Allemagne. Les erreurs ou omissions peuvent entraîner des retards, des tâches administratives supplémentaires, des arriérés, des intérêts de pénalité et des amendes. La plupart des risques d’audit résultent d’informations et de documents inexacts ou incomplets.

Production incorrecte de rapports sur les revenus

Lorsque des entreprises génèrent des revenus provenant de la fourniture de biens ou de services en Allemagne, mais ne les déclarent pas correctement sur le formulaire Annexe UN, leurs impôts sont calculés de manière erronée. Il est particulièrement problématique pour les entreprises de ne pas déclarer les revenus générés au niveau national en tant que revenus imposables ou de fournir des informations incomplètes concernant les services ou les biens fournis. Le bureau des services fiscaux pourrait considérer cela comme un non-respect de la législation fiscale et prendre les mesures qui s’imposent.

Documents manquants ou incomplets

Des preuves manquantes ou incomplètes peuvent poser problème lors de la phase d’examen. Cela concerne notamment les documents tels que les registres d’informations sur l’entreprise, les pièces d’identité, les factures et les reçus d’importation. Le bureau des services fiscaux peut rejeter des documents et demander la soumission de nouveaux documents. Elle peut également suspendre son examen, ce qui entraîne des retards et des coûts supplémentaires.

Absence de preuve des seuils applicables à la vente à distance

Les entreprises européennes qui vendent des biens à l’international à des clients au sein de l’UE peuvent payer la TVA dans leur pays, à condition de ne pas dépasser un seuil annuel de 10 000 € Au-delà de cette limite, elles doivent verser la TVA dans l’État membre correspondant. Les ventes à distance intracommunautaires doivent être documentées de manière exhaustive, en plus de la soumission du formulaire Annexe UN. C’est le seul moyen pour ces entreprises de prouver qu’elles n’ont pas dépassé la limite.

Déclaration tardive

Les entreprises étrangères doivent déposer leur déclaration de TVA avant le 31 juillet, tout comme leurs homologues allemandes. Si elles ne le font pas dans les délais impartis, le bureau des services fiscaux peut estimer le montant de la taxe à payer, qui s’avère souvent plus élevé que nécessaire. Elles s’exposent également à des amendes, des intérêts de pénalité et d’autres sanctions.

Conseils pratiques pour soumettre un formulaire Annexe UN

La soumission du formulaire Annexe UN peut s’avérer difficile. Une approche structurée peut grandement faciliter la procédure. Voici quelques conseils pratiques :

Planifier tôt

Commencez à vous préparer tôt pour ne pas être sous pression pour remplir le formulaire Annexe UN ou votre déclaration de TVA. La meilleure façon de procéder est de rassembler et de trier les documents pertinents tout au long de l’année. Vous pourrez ainsi accéder facilement aux documents dont vous avez besoin. Il s’agit notamment des factures, des reçus et des preuves de livraisons intracommunautaires de biens ou de services. Vous devez également vous laisser suffisamment de temps pour remplir votre déclaration ou faire appel à un professionnel, tel qu’un conseiller fiscal.

Fournir des données cohérentes

Assurez-vous que les informations que vous fournissez dans le formulaire Annexe UN sont correctes et complètes. Vérifiez si les données correspondent aux informations que vous avez fournies dans d’autres déclarations fiscales et dans d’autres systèmes. Par exemple, si vous déposez vos déclarations fiscales sur ELSTER – le site web allemand dédié au dépôt des déclarations fiscales – et que vous utilisez également le système OSS, les données dans ces deux systèmes doivent être cohérentes.

Utiliser l’automatisation

De nombreux procédure administratives peuvent être automatisés pour vous aider à remplir rapidement et correctement votre déclaration de TVA. Stripe Tax aide les entreprises étrangères à remplir leurs obligations en matière de TVA allemande de plusieurs façons.

Par exemple, Tax reconnaît automatiquement lorsque des revenus imposables sont générés, vous fournissant ainsi les chiffres exacts pour votre déclaration. Le système applique le taux de TVA correct en fonction de chaque type de transaction et du pays de destination. L’identification automatique des revenus éligibles à la taxe au preneur est particulièrement utile. L’outil valide également les numéros d’identification TVA de vos clients à l’aide du Système d’échange d’informations sur la TVA (VIES) de l’UE pour s’assurer qu’il ne prend en compte que les transactions légitimes.

De plus, il n’est pas nécessaire de transférer manuellement les données générées dans Tax vers le formulaire Annexe UN. Tax compile les données pour le formulaire Annexe UN dans un format exportable, ce qui vous fait gagner du temps et réduit le risque d’erreurs.