En Allemagne, les entreprises assujetties et les travailleurs indépendants sont tenus de déposer une déclaration de TVA auprès de l’administration fiscale une fois par an. Cette déclaration comprend un formulaire principal intitulé « USt 2A » ainsi qu’un formulaire complémentaire dénommé « Annexe UN » (« Anlage UN » en allemand). Si le formulaire principal est obligatoire, le dépôt de l’Annexe UN n’est pas requis pour toutes les entreprises.

Dans cet article, nous expliquons le rôle du formulaire Annexe UN, les situations dans lesquelles il doit être rempli et les informations à fournir. Nous abordons également les risques d’audit associés et partageons des conseils pratiques pour déposer un formulaire Annexe UN.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce que le formulaire Annexe UN et quand est-il obligatoire ?
  
• Comment les entreprises étrangères s’immatriculent-elles à la TVA en Allemagne ?
  
• Quelles informations doivent figurer sur le formulaire de l’annexe UN ?
  
• Quels documents les entreprises doivent-elles déposer avec le formulaire de l’annexe UN ?
  
• Risques d’audit associés au formulaire de l’annexe UN
  
• Conseils pratiques pour déclarer un formulaire Annexe UN
  

Qu’est-ce que le formulaire Annexe UN et quand est-il obligatoire ?

L’annexe UN est un formulaire spécifique joint à la déclaration annuelle de TVA. Les entreprises étrangères qui ne disposent ni de résidence, ni d’établissement commercial, ni de direction en Allemagne, mais qui y génèrent des revenus soumis à la TVA, sont tenues de déposer ce formulaire. Cela concerne notamment les livraisons de biens à partir d’entrepôts situés en Allemagne ou les prestations de services réalisées sur le territoire allemand. Le dépôt d’un formulaire Annexe UN dûment complété est nécessaire pour satisfaire aux exigences de la loi allemande relative à la TVA (UStG).

En Allemagne, les entreprises étrangères sont, en principe, également tenues de déposer des déclarations périodiques de TVA ainsi que des déclarations fiscales lorsqu’elles génèrent des revenus imposables en Allemagne ou y disposent d’un établissement. Conformément à l’Article 18, Paragraphe 4 bis, de l’UStG, cette obligation s’applique aussi aux entreprises et aux personnes morales qui génèrent des revenus exclusivement au titre de livraisons de véhicules, de transactions triangulaires intracommunautaires, de livraisons soumises au mécanisme d’autoliquidation de la TVA ou d’acquisitions intracommunautaires en Allemagne.

Comment les entreprises étrangères s’immatriculent-elles à la TVA en Allemagne ?

Les entreprises étrangères qui génèrent des revenus imposables en Allemagne doivent demander un numéro d’identification à la TVA (VAT ID) allemand auprès de l’Office fédéral central des impôts (BZSt). Le BZSt délivre les numéros de TVA sur la base des données détenues par l’administration fiscale compétente. Les entreprises étrangères doivent donc, dans un premier temps, procéder à leur immatriculation à la TVA auprès de cette administration.

Conformément à l’Article 21, Paragraphe 1, du Code fiscal allemand (AO), les États sont rattachés à des administrations fiscales déterminées. Par exemple, les demandes émanant d’entreprises établies en Estonie sont traitées par l’administration fiscale de Rostock, tandis que celles provenant d’Italie relèvent de l’administration fiscale de Munich. Un aperçu détaillé des administrations fiscales compétentes par État figure dans l’ordonnance allemande relative à la compétence en matière de TVA (UStZustV). Si l’entreprise étrangère dispose d’un établissement en Allemagne, l’administration fiscale compétente est celle territorialement rattachée au lieu d’implantation de cet établissement.

Demander un numéro de TVA

Vous pouvez demander un numéro de TVA auprès du BZSt par voie électronique ou par écrit. Voici les principales étapes de la procédure :

• Remplir le formulaire de demande
  Le formulaire de demande recueille des informations sur votre entreprise, votre activité et votre chiffre d’affaires estimé. Il est essentiel de fournir des informations complètes et exactes, car toute omission ou inexactitude peut retarder le traitement de la demande.
  
• Transmettre les documents requis
  Le BZSt demande certains documents afin de vérifier l’identité de l’entreprise. Il peut s’agir notamment d’une copie certifiée conforme du dossier d’information sur l’entreprise ou d’autres pièces justificatives officielles.
  
• Attendre l’examen du dossier
  Une fois la demande reçue, le BZSt examine les informations et les documents transmis. Cette phase peut prendre plusieurs semaines, selon le volume des pièces fournies et la complexité du dossier. Dans certains cas, le BZSt peut demander des informations ou des documents complémentaires au cours de l’examen.
  
• Recevoir le numéro de TVA
  Les entreprises dont le dossier est validé reçoivent un numéro de TVA délivré par le BZSt par courrier. À compter de cette étape, l’entreprise doit faire figurer son numéro de TVA sur ses factures et autres documents commerciaux lorsqu’elle fournit des prestations soumises à la TVA en Allemagne. Elle est également tenue de déposer des déclarations de TVA et de s’acquitter de la taxe due.
  

Options guichet unique (OSS) et guichet unique d’importation (IOSS)

Certaines entreprises peuvent également opter pour le guichet unique lors de leur immatriculation à la TVA. Le One Stop Shop (OSS) est un dispositif européen destiné au traitement de la TVA dans le cadre du e-commerce transfrontalier. Il s’adresse aux entreprises qui livrent des biens à des clients particuliers dans d’autres États membres de l’Union européenne ou qui fournissent des services dans des États membres où elles ne sont pas établies. Les entreprises qui utilisent l’OSS peuvent déclarer leur chiffre d’affaires via un portail en ligne centralisé, sans devoir s’immatriculer à la TVA dans chaque pays concerné. L’adhésion à l’OSS est facultative, mais elle présente un intérêt particulier pour les commerçants en ligne proposant des produits ou des services dans plusieurs pays de l’Union européenne.

Les entreprises qui vendent des biens importés de pays tiers à des clients situés dans l’Union européenne peuvent recourir au programme IOSS. L’IOSS est un autre système électronique conçu pour simplifier le commerce transfrontalier. Il a été mis en place en 2021 dans le cadre des réformes européennes de la TVA et, à l’instar de l’OSS, repose sur une immatriculation unique via une plateforme numérique. En revanche, l’IOSS est limité aux ventes à distance de biens dont la valeur n’excède pas 150 €.

Quelles informations doivent figurer sur le formulaire de l’annexe UN ?

Le formulaire de l’annexe UN, joint à la déclaration de TVA, se présente sous la forme d’un document d’une page comportant vingt cases. Il permet de renseigner les informations suivantes concernant l’entreprise.

Informations générales

• Case 1 : numéro fiscal
  
• Case 2 : numéro de compte bancaire international (IBAN)
  
• Case 3 : code d’identification bancaire (BIC)
  
• Case 4 : nom de l’établissement financier et ville
  
• Case 5 : numéro de compte, pour les comptes bancaires situés en dehors de l’espace Single Euro Payments Area (SEPA)
  
• Case 6 : nom du titulaire du compte
  

Les entreprises peuvent désigner un représentant autorisé chargé de faire valoir leurs droits et obligations fiscales. Elles peuvent également nommer un destinataire autorisé pour la réception de la correspondance. En revanche, ces mandataires ne peuvent pas être utilisés pour les remboursements ou crédits d’impôt. Les informations relatives aux mandataires doivent être renseignées dans les cases 7 à 15 du formulaire de l’annexe UN.

• Case 7 : mandataires autorisés (deux options à cocher)
  
• Case 8 : nom
  
• Case 9 : rue
  
• Case 10 : numéro et informations complémentaires sur l’adresse
  
• Case 11 : code postal et ville
  
• Case 12 : code postal et boîte postale
  
• Case 13 : numéro de téléphone
  
• Case 14 : adresse e-mail
  
• Case 15 : confirmation que la déclaration de TVA a été signée par le mandataire autorisé (cochez le cas échéant)
  

Procédure de remboursement de la TVA déductible

La case 16 du formulaire de l’annexe UN de la déclaration de TVA permet d’indiquer si l’entreprise a engagé une procédure de remboursement de la TVA déductible auprès du BZSt au cours de l’année civile concernée. Le cas échéant, l’entreprise doit joindre les factures et les justificatifs d’importation attestant de la TVA déductible. Par ailleurs, dans le formulaire principal de la déclaration de TVA, seules les sommes de TVA déductible qui n’ont pas encore été remboursées par le BZSt dans le cadre de cette procédure peuvent être déclarées.

Crédits de TVA

Dans la case 17, les entreprises indiquent si la TVA acquittée au titre de la procédure de taxation individuelle des transports doit faire l’objet d’un crédit. Le montant de la TVA payée est renseigné en euros et doit être justifié par des pièces probantes. Il en va de même pour la case 18 concernant les dépôts de garantie versés conformément à l’Article 18, Paragraphe 12, Phrase 5 de l’UStG. Les deux montants sont ensuite totalisés dans la case 19.

Informations supplémentaires

Enfin, la case 20 du formulaire de l’annexe UN permet de préciser le montant généré par les ventes à distance intracommunautaires réalisées avec d’autres États de la Communauté européenne (CE). Là encore, les entreprises doivent indiquer un montant en euros.

Quels documents les entreprises doivent-elles déposer avec le formulaire de l’annexe UN ?

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principaux documents que les entreprises établies hors d’Allemagne doivent transmettre avec le formulaire de l’annexe UN dans le cadre de leur déclaration de TVA :

• Dossier d’information sur l’entreprise : preuves attestant de l’existence de l’entreprise et de sa structure juridique.
  
• Justificatif d’identité : document confirmant l’identité de l’entreprise, par exemple une copie de l’immatriculation dans l’État de domiciliation.
  
• Mandat (le cas échéant) : si la déclaration est déposée par un représentant autorisé, preuve de son autorisation juridique.
  
• Factures et entrées d’importation ouvrant droit à déduction de la TVA : base permettant de demander le remboursement de la TVA déductible auprès du BZSt.
  
• Entrées de TVA dans le cadre de la procédure de taxation individuelle des transports (le cas échéant) : documents attestant de la TVA acquittée selon cette procédure.
  
• Entrées relatifs aux garanties (le cas échéant) : preuves des garanties fournies à l’administration fiscale.
  
• Factures relatives aux ventes à distance intracommunautaires (le cas échéant) : pièces justificatives permettant de déclarer les ventes à distance imposables au sein de l’Union européenne.
  

Risques d’audit associés au formulaire de l’annexe UN

Pour les entreprises étrangères, il est essentiel de déposer un formulaire de l’annexe UN complet et exact lors de la déclaration de TVA en Allemagne. Toute erreur ou omission peut entraîner des retards de traitement, une charge administrative accrue, des rappels de paiement, des intérêts de retard et des amendes. Les principaux risques d’audit sont généralement liés à des informations ou à des documents inexacts ou incomplets.

Déclaration incorrecte des revenus

Lorsque des entreprises réalisent des revenus issus de livraisons de biens ou de prestations de services en Allemagne sans les déclarer correctement dans le formulaire de l’annexe UN, le calcul de la TVA s’en trouve faussé. Le fait de ne pas déclarer les revenus générés sur le territoire allemand comme imposables, ou de fournir des informations partielles sur les biens ou services concernés, constitue un risque majeur. L’administration fiscale peut alors considérer qu’il s’agit d’un manquement à la réglementation fiscale et engager les actions appropriées.

Documents manquants ou incomplets

L’absence de justificatifs ou la transmission de documents incomplets peut compliquer la phase d’examen du dossier. Cela concerne notamment les dossiers d’information sur l’entreprise, les justificatifs d’identité, les factures et les documents d’importation. L’administration fiscale peut refuser ces pièces et demander l’envoi de documents complémentaires. Elle peut également suspendre l’instruction du dossier, ce qui entraîne des délais supplémentaires et des coûts additionnels.

Défaut de preuve des seuils de vente à distance

Les entreprises européennes qui vendent des biens à des clients situés dans d’autres États membres de l’Union européenne peuvent s’acquitter de la TVA dans leur pays d’établissement, à condition de ne pas dépasser le seuil annuel de 10 000 €. Au-delà de ce plafond, elles sont tenues de reverser la TVA dans l’État membre de consommation concerné. Les ventes à distance intracommunautaires doivent faire l’objet d’une documentation complète, en plus du dépôt du formulaire de l’annexe UN. Cette documentation est indispensable pour démontrer que le seuil n’a pas été dépassé.

Déclaration tardive

Les entreprises étrangères doivent déposer leur déclaration de TVA au plus tard le 31 juillet, au même titre que les entreprises établies en Allemagne. En cas de non-dépôt dans les délais, l’administration fiscale peut procéder à une estimation du montant de TVA dû, souvent plus élevée que le montant réel. Des amendes, des intérêts de retard et d’autres sanctions peuvent également s’appliquer.

Conseils pratiques pour déclarer un formulaire Annexe UN

La déclaration du formulaire Annexe UN peut s’avérer complexe. Une approche structurée permet toutefois de simplifier sensiblement la procédure. Voici quelques conseils pratiques pour vous accompagner :

Planifier en amont

Commencez à vous organiser suffisamment tôt afin d’éviter toute pression lors du dépôt du formulaire Annexe UN ou de votre déclaration de TVA. La meilleure approche consiste à collecter et classer les documents pertinents tout au long de l’année, afin de pouvoir y accéder facilement le moment venu. Cela inclut notamment les factures, les justificatifs et les preuves de livraisons intracommunautaires de biens ou de prestations de services. Il est également recommandé de prévoir un délai suffisant pour remplir la déclaration ou, le cas échéant, de faire appel à un professionnel, tel qu’un conseiller fiscal.

Fournir des données cohérentes

Veillez à ce que les informations renseignées dans le formulaire de l’annexe UN soient exactes et complètes. Vérifiez leur cohérence avec les données déclarées dans vos autres déclarations fiscales et dans les différents systèmes utilisés. Par exemple, si vous effectuez vos déclarations via ELSTER, le portail allemand de dépôt des déclarations fiscales, et que vous utilisez également le système OSS, les informations figurant dans ces deux systèmes doivent être parfaitement concordantes.

Automatisation

De nombreux processus administratifs peuvent être automatisés afin de vous aider à remplir votre déclaration de TVA rapidement et avec exactitude. Stripe Tax accompagne les entreprises étrangères dans le respect de leurs obligations en matière de TVA en Allemagne de plusieurs façons.

Par exemple, Tax identifie automatiquement les revenus imposables, ce qui vous permet d’utiliser les montants exacts dans votre déclaration. Le système applique le taux de TVA approprié en fonction du type de transaction et du pays de destination. L’identification automatique des revenus éligibles à l’autoliquidation de la TVA est particulièrement utile. L’outil valide également les numéros de TVA de vos clients via le VAT Information Exchange System (VIES) de l’Union européenne, afin de s’assurer que seules des transactions légitimes sont prises en compte.

En outre, il n’est pas nécessaire de transférer manuellement les données générées par Tax vers le formulaire de l’annexe UN. Tax compile les données requises pour le formulaire de l’annexe UN dans un format exportable, ce qui vous fait gagner du temps et réduit le risque d’erreurs.