Empresas tributáveis e pessoas autônomas na Alemanha são obrigadas a apresentar uma declaração de imposto sobre valor agregado (IVA) ao órgão tributário uma vez por ano. Essa declaração inclui um formulário principal chamado “USt 2A” e um formulário adicional chamado “Anexo UN” (“Anlage UN” em alemão). O formulário principal é obrigatório, mas o formulário Anexo UN não é exigido para todas as empresas.

Neste artigo, explicamos o formulário Anexo UN, incluindo quando preenchê-lo e quais informações fornecer. Também explicamos os riscos de auditoria associados e incluímos dicas úteis para apresentar um formulário Anexo UN.

O que tem neste artigo?

• O que é o formulário Anexo UN e quando ele é exigido?
  
• Como empresas no exterior se cadastram para IVA na Alemanha?
  
• Quais informações precisam ser fornecidas no formulário Anexo UN?
  
• Quais documentos as empresas precisam apresentar com o formulário Anexo UN?
  
• Riscos de auditoria associados ao formulário Anexo UN
  
• Dicas práticas para preencher um formulário Anexo UN
  

O que é o formulário Anexo UN e quando ele é exigido?

O Anexo UN é um formulário especial que faz parte da declaração anual de IVA. Proprietários de empresas no exterior que não tenham residência, instalações comerciais ou gestão na Alemanha, mas gerem receita sujeita a IVA na Alemanha, precisam apresentar este formulário. Por exemplo, isso inclui fornecimentos de mercadorias a partir de armazéns alemães ou serviços prestados domesticamente. Um formulário Anexo UN devidamente preenchido precisa ser enviado para satisfazer corretamente as normas da Lei Alemã do IVA (UStG).

Na Alemanha, empresas no exterior, em princípio, também são obrigadas a apresentar declarações preliminares de IVA e declarações fiscais se gerarem receita tributável na Alemanha ou mantiverem instalações comerciais no país. De acordo com a Seção 18, Parágrafo 4a da UStG, isso também se aplica a empresários e pessoas jurídicas que geram receita exclusivamente a partir de fornecimento de veículos, operações triangulares intracomunitárias, fornecimentos com autoliquidação ou aquisições intracomunitárias na Alemanha.

Como empresas no exterior se cadastram para IVA na Alemanha?

Empresas no exterior que geram receita tributável na Alemanha precisam solicitar um número de identificação de IVA (VAT ID) alemão ao Federal Central Tax Office (BZSt). O BZSt emite VAT IDs com base nos dados mantidos pelo órgão tributário relevante. Portanto, empresas no exterior primeiro precisam se cadastrar para IVA no órgão tributário local.

De acordo com a Seção 21, Parágrafo 1 do Código Fiscal Alemão (AO), estados individuais são atribuídos a órgãos tributários específicos. Por exemplo, solicitações de empresas na Estônia são processadas pelo Órgão Tributário de Rostock, enquanto o Órgão Tributário de Munique lida com solicitações da Itália. Uma visão geral detalhada de qual órgão tributário é responsável por quais estados pode ser encontrada na Ordinance on VAT Jurisdiction (UStZustV). Se a empresa no exterior tiver uma agência na Alemanha, o órgão tributário responsável é o órgão tributário localizado no mesmo distrito da agência.

Solicitar um VAT ID

Você pode solicitar um VAT ID ao BZSt por escrito ou online. Aqui está um passo a passo do processo:

• Preencher o formulário de solicitação
  O formulário de solicitação captura informações sobre sua empresa, atividade comercial e receita estimada. É importante fornecer informações completas e corretas porque falhas nisso podem atrasar o processo de solicitação.
  
• Enviar seus documentos
  O BZSt vai solicitar certos documentos para verificar a identidade da sua empresa. Isso inclui uma cópia autenticada do seu registro de informações da empresa ou outras formas de ID oficial.
  
• Aguardar a revisão
  Depois de receber sua solicitação, o BZSt vai revisar as informações e a documentação que você forneceu. Esse processo pode levar várias semanas, dependendo da quantidade de documentos enviados e da complexidade da solicitação. Em alguns casos, o BZSt pode solicitar informações ou documentação adicionais durante a revisão.
  
• Receber seu VAT ID
  Empresas que passam pela revisão recebem um VAT ID do BZSt por correio. A partir desse momento, a empresa precisa informar seu número de IVA em faturas e outros documentos comerciais se prestar serviços sujeitos a IVA na Alemanha. Ela também é obrigada a apresentar declarações de IVA e pagar imposto.
  

Opções de One Stop Shop (OSS) e Import One Stop Shop (IOSS)

Algumas empresas também podem optar pelo OSS ao se cadastrar para IVA. O OSS é um sistema da UE para processar IVA em e-commerce transfronteiriço. Ele é voltado a empresas que entregam mercadorias a clientes pessoa física em outros estados-membros da UE ou prestam serviços a clientes em estados-membros em que não são domiciliadas. Empresas que usam OSS podem relatar sua receita por um portal online central, em vez de se cadastrar em cada país individualmente. O OSS é um programa voluntário, mas vale a pena se cadastrar, especialmente se você for um varejista online vendendo produtos ou serviços em vários países da UE.

Empresas que vendem mercadorias importadas de países terceiros a clientes na UE podem usar o programa IOSS. O IOSS é outro sistema eletrônico destinado a simplificar comércio transfronteiriço. Ele foi introduzido em 2021 como parte das reformas de IVA da UE e, assim como o OSS, oferece cadastro único em uma plataforma digital. No entanto, o IOSS é restrito a vendas à distância de mercadorias a clientes com valor máximo de €150.

Quais informações precisam ser fornecidas no formulário Anexo UN?

O formulário Anexo UN na declaração de IVA é um formulário de uma página que contém vinte campos. Use este formulário para fornecer os seguintes dados da empresa.

Informações gerais

• Campo 1: ID fiscal
  
• Campo 2: International Bank Account Number (IBAN)
  
• Campo 3: Bank Identifier Code (BIC)
  
• Campo 4: Nome da instituição financeira e cidade
  
• Campo 5: Número da conta, para contas bancárias fora da Single Euro Payments Area (SEPA)
  
• Campo 6: Nome do titular da conta
  

Empresas têm a opção de nomear um representante autorizado para observar seus direitos e obrigações fiscais. Elas também podem designar um destinatário autorizado para receber correspondências. No entanto, esses procuradores não podem ser usados para reembolsos e restituições fiscais. Empresas fornecem as seguintes informações sobre procuradores nos campos 7–15 do formulário Anexo UN:

• Campo 7: Procuradores autorizados (duas opções para marcar)
  
• Campo 8: Nome
  
• Campo 9: Rua
  
• Campo 10: Número e informações adicionais de endereço
  
• Campo 11: CEP e cidade
  
• Campo 12: CEP e caixa postal
  
• Campo 13: Número de telefone
  
• Campo 14: Endereço de e-mail
  
• Campo 15: Confirmação de que a declaração de IVA foi assinada pelo procurador autorizado (marcar conforme aplicável)
  

Procedimento de reembolso de IVA de entrada

O campo 16 do formulário Anexo UN na declaração de IVA pergunta se uma empresa realizou algum procedimento de reembolso de IVA de entrada com o BZSt no ano-calendário correspondente. Se tiver, então a empresa precisa anexar faturas e recibos de importação como evidência de seu imposto de entrada dedutível. Além disso, no formulário principal da declaração de IVA, empresas só podem indicar imposto de entrada que o BZSt ainda não reembolsou como parte do procedimento de reembolso de IVA.

Créditos de IVA

No campo 17, empresas indicam se o IVA pago sob o procedimento individual de tributação de transporte deve ser creditado. O IVA pago é inserido como valor em euros e precisa ser comprovado por documentos de suporte relevantes. O mesmo se aplica ao campo 18 para depósitos de garantia pagos de acordo com a Seção 18, Parágrafo 12, Frase 5 da UStG. Os dois valores são somados no campo 19.

Informações adicionais

Por fim, o campo 20 do formulário Anexo UN é usado para especificar o valor gerado a partir de venda à distância intracomunitária com outros estados da Comunidade Europeia (CE). Novamente, empresas inserem um valor em euros.

Quais documentos as empresas precisam apresentar com o formulário Anexo UN?

A seguir, você encontra uma visão geral dos documentos mais importantes que empresas no exterior precisam enviar com o formulário Anexo UN na declaração de IVA:

• Registro de informações da empresa: inclui evidência de que a empresa existe e sua estrutura jurídica.
  
• Comprovante de identidade: é a confirmação da identidade da empresa, como uma cópia do cadastro no estado de domicílio.
  
• Instrução (quando aplicável): se a declaração estiver sendo apresentada por um procurador autorizado, inclui evidência de autoridade legal.
  
• Faturas e recibos de importação para imposto de entrada: é a base para solicitar imposto de entrada como parte de um procedimento de reembolso de imposto de entrada junto ao BZSt.
  
• Recibos de IVA no procedimento individual de tributação de transporte (quando aplicável): inclui documentação do IVA incorrido sob esse procedimento.
  
• Rendimentos de garantias (quando aplicável): inclua evidência das garantias fornecidas aos órgãos tributários.
  
• Faturas que mostram vendas à distância intracomunitárias (quando aplicável): é a documentação de suporte para declarar vendas à distância tributáveis dentro da UE.
  

Riscos de auditoria associados ao formulário Anexo UN

Enviar um formulário Anexo UN completo e correto é importante para empresas no exterior ao apresentar sua declaração de IVA na Alemanha. Erros ou omissões podem levar a atrasos, esforço administrativo extra, atrasos de pagamento, juros de mora e multas. A maioria dos riscos de auditoria é resultado de informações e documentação imprecisas ou incompletas.

Relato incorreto de receita

Quando empresas geram receita a partir do fornecimento de bens ou serviços na Alemanha, mas não relatam isso corretamente no formulário Anexo UN, seus impostos são calculados de forma incorreta. É especialmente problemático quando empresas deixam de relatar receita gerada domesticamente como receitas tributáveis ou fornecem informações incompletas sobre os serviços ou bens fornecidos. O órgão tributário pode considerar isso como não conformidade com a lei tributária e agir de acordo.

Documentação ausente ou incompleta

Evidências ausentes ou incompletas podem criar problemas durante a etapa de revisão. Isso inclui documentos como registros de informações da empresa, documentos de identidade, faturas e recibos de importação. O órgão tributário pode rejeitar documentos e solicitar o envio de nova documentação. Ele também pode suspender a revisão, levando a atrasos e custos adicionais.

Falha em fornecer evidência de limites de venda à distância

Empresas europeias que vendem mercadorias internacionalmente para clientes dentro da UE podem pagar IVA no seu país, desde que não excedam um limite anual de €10.000. Acima desse limite, elas precisam repassar IVA no respectivo estado-membro. Vendas à distância intracomunitárias precisam ser documentadas de forma abrangente, além do envio do formulário Anexo UN. Essa é a única forma de essas empresas provarem que não excederam o limite.

Apresentação fora do prazo

Empresas no exterior precisam apresentar sua declaração de IVA até 31 de julho, assim como suas equivalentes alemãs. Não enviar uma declaração até a data-limite pode levar o órgão tributário a estimar o valor de imposto a pagar, o que muitas vezes sai mais alto do que o necessário. Também há a possibilidade de receber multas, juros de mora e outras sanções.

Dicas práticas para preencher um formulário Anexo UN

Preencher o formulário Anexo UN pode ser desafiador. Abordar isso de forma estruturada pode tornar o processo muito mais fácil. Aqui vão algumas dicas práticas:

Planeje cedo

Comece a se preparar cedo para não ficar sob pressão para concluir o formulário Anexo UN ou sua declaração de IVA. A melhor forma de fazer isso é coletar e organizar documentos relevantes ao longo do ano. Assim, você acessa facilmente os documentos de que precisa. Isso inclui faturas, recibos e comprovantes de fornecimentos intracomunitários de bens ou serviços. Você também deve se dar tempo suficiente para preencher sua declaração ou contratar um profissional, como um assessor fiscal.

Forneça dados consistentes

Garanta que as informações que você fornece no formulário Anexo UN estejam corretas e completas. Verifique se os dados estão alinhados às informações que você forneceu em outras declarações fiscais e em outros sistemas. Por exemplo, se você apresentar suas declarações fiscais via ELSTER, o site da Alemanha para envio de declarações fiscais, e também usar o sistema OSS, os dados em ambos os sistemas precisam ser consistentes.

Use automação

Muitos processos administrativos podem ser automatizados para ajudar você a preencher sua declaração de IVA de forma rápida e correta. Stripe Tax ajuda empresas no exterior a cumprir suas obrigações de IVA na Alemanha de várias formas.

Por exemplo, o Tax reconhece automaticamente quando receita tributável é obtida, fornecendo os números corretos para sua declaração. O sistema aplica a alíquota correta de IVA de acordo com cada tipo de transação e país de destino. A identificação automática de receita elegível a autoliquidação é particularmente útil. A ferramenta também valida os IDs de IVA dos clientes usando o VAT Information Exchange System (VIES) da UE para garantir que ela só esteja contabilizando transações legítimas.

Além disso, não é necessário transferir manualmente os dados gerados no Tax para o formulário Anexo UN. O Tax compila os dados do formulário Anexo UN em um formato exportável, economizando tempo e reduzindo o risco de erros.