Desde el establecimiento de la ventanilla única en julio de 2021, el tratamiento del impuesto sobre el valor añadido (IVA) para las ventas B2C transfronterizas en la UE se ha simplificado mucho. El Consejo de la UE ha tomado recientemente la decisión de ampliar el sistema de ventanilla única en el futuro. En este artículo hablaremos de la ventanilla única, incluido su funcionamiento, qué empresas pueden utilizarla y en qué condiciones pueden utilizarla. También hablaremos de las nuevas normas que se aplicarán a la ventanilla única en el futuro.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la ventanilla única?
  
• ¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para participar en la ventanilla única?
  
• ¿Cuándo las empresas no pueden utilizar la ventanilla única?
  
• ¿Cómo funciona la ventanilla única?
  
• ¿Cómo cambiará la ventanilla única en el futuro?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de la ventanilla única?
  

¿Qué es la ventanilla única?

En el Derecho fiscal de la UE, la ventanilla única se refiere a un sistema de procesamiento del IVA en el comercio electrónico transfronterizo. Bajo ciertas condiciones, permite a las empresas informar sus ventas a través de un portal central en línea en lugar de tener que registrarse por separado en cada país. La participación en la ventanilla única es voluntaria para los minoristas que operan en línea, pero es recomendable, especialmente para aquellos que venden bienes o servicios a varios países de la UE.

La ventanilla única (OSS) se introdujo por primera vez el 1 de abril de 2021 como una mejora del anterior sistema Mini One Stop Shop (MOSS). La ventanilla única formaba parte de una serie de medidas conocidas en conjunto como el paquete «El IVA en la era digital» o ViDA. ViDA está en condiciones de ampliar las regulaciones actuales de OSS en 2027.

¿Qué es ViDA?

El IVA en la era digital (ViDA) es una iniciativa de la Comisión Europea para modernizar el actual sistema europeo de IVA. La Comisión Europea adoptó este paquete de medidas en noviembre de 2024. ViDA introdujo nuevas disposiciones relativas a las obligaciones de información digital y a la economía de plataformas, sobre la base de la Directiva sobre el impuesto sobre el valor añadido, y amplió el sistema de ventanilla única.

¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para participar en la ventanilla única?

Una empresa de la UE puede participar voluntariamente en la ventanilla única si cumple al menos uno de los siguientes requisitos:

• Suministra bienes o presta servicios a clientes (es decir, particulares) de otros Estados miembros de la UE. Ten en cuenta que la empresa no puede tener un almacén en ninguno de los Estados miembros a los que vende.
  
• Proporciona una interfaz electrónica a través de la cual apoya la entrega de bienes dentro de un Estado miembro por parte de una entidad sujeta a impuestos no establecida en la UE. En este caso, las autoridades fiscales de la UE tratan a la empresa de la UE como si hubiera suministrado los bienes por sí misma.
  

Umbral de entrega

Desde julio de 2021, los minoristas en línea de la UE deben cumplir un umbral de entrega. Si una empresa tiene ventas inferiores a 10.000 € netos por año natural, su país de origen aplica el impuesto sobre ventas. Si una empresa supera este umbral, debe pagar el impuesto sobre las ventas en los países en los que entrega bienes o servicios. En este último caso, una empresa puede registrarse y pagar el IVA aplicable en cada país al que realiza envíos, o puede registrarse una vez en la ventanilla única y pagar el IVA en un solo lugar.

Las empresas que no tengan su sede en la UE también pueden utilizar la ventanilla única. Sin embargo, el requisito previo es tener un almacén en la UE desde el que la empresa realice entregas intracomunitarias a particulares.

¿Cuándo las empresas no pueden usar la ventanilla única?

Cuando venden a otras empresas
Las empresas que venden sus bienes y servicios exclusivamente a otras empresas están excluidas de la ventanilla única. La ventanilla única es para empresas que venden a particulares (es decir, B2C).

Cuando utilizan la regla del empresario a pequeña escala

Las empresas que se acogen a la regla del empresario a pequeña escala de conformidad con el artículo 19 de la Ley del IVA (UStG) también están exentas de la ventanilla única. El requisito previo para aplicar la norma del empresario a pequeña escala (o pequeño empresario) es una facturación anual inferior a 22.000 € en el año anterior y una facturación prevista inferior a 50.000 € en el año en curso. Las empresas que cumplen los requisitos están exentas del IVA y, por lo tanto, no necesitan la ventanilla única.

Cuando se benefician de una tributación diferenciada

Las empresas que se benefician de una tributación diferenciada no pueden utilizar la ventanilla única. Los minoristas en línea que compran bienes a particulares para revender los productos usados, por ejemplo, no están sujetos a IVA por la autoridad fiscal sobre el precio total de la venta. En cambio, debido a una regulación especial, un país de la UE cobra el IVA solo por la diferencia entre el precio de compra y el precio de venta. Esta tributación diferencial no se puede pagar a través de la ventanilla única.

De la misma forma, los productos sujetos a impuestos especiales están exentos de la ventanilla única. Entre ellos se encuentran el café, el alcohol y el tabaco.

Cuando tienen almacenes en países de la UE a los que venden

Tampoco pueden usar la OSS las empresas que entregan mercancías a países de la UE en los que tienen almacenes. Cuando una empresa hace esto, no se produce una entrega transfronteriza, sino una entrega local.

¿Cómo funciona la ventanilla única?

Las empresas que deseen utilizar la ventanilla única pueden hacerlo en unos pocos pasos.

Registrarse en la ventanilla única

Cada país de la UE tiene su propia versión de la ventanilla única. Por lo tanto, es importante que el registro se realice a través de un portal electrónico en el país de origen del vendedor. Las empresas alemanas, por ejemplo, pueden registrarse en la ventanilla única a través del portal en línea de la Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt). Se requiere un número de identificación de IVA para registrarse, y una empresa debe completar el registro antes de su primera transacción sujeta a impuestos y, a más tardar, al final del trimestre anterior.

Documentar las ventas transfronterizas

Las empresas deben documentar con precisión todas las transacciones relacionadas con la ventanilla única. La información que es particularmente importante incluye: los importes de las ventas individuales, los respectivos países a los que se vendieron los bienes o servicios, los tipos impositivos aplicables y el IVA calculado.

Stripe Tax puede ayudar a la hora de procesar el IVA. Tax permite a las empresas recaudar y declarar sus impuestos para los pagos internacionales. Stripe Tax calcula automáticamente el importe correcto de los impuestos; es posible determinar rápidamente, por ejemplo, si las empresas han superado los umbrales de entrega. Stripe Tax también ofrece acceso a todos los documentos fiscales relevantes, lo que permite a las empresas solicitar devoluciones de impuestos de forma rápida y sencilla.

Preparar la declaración de impuestos de ventanilla única

Las empresas que utilizan la ventanilla única deben declarar sus ventas transfronterizas registradas en una declaración de impuestos trimestral. La información debe facilitarse en euros y en función del tipo de cambio del Banco Central Europeo del último día del trimestre.

Las empresas deben presentar sus declaraciones de impuestos antes de que finalice el mes siguiente al período de evaluación de impuestos. Los plazos de presentación para cada trimestre son el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero del año siguiente. Las empresas deben presentar la declaración de impuestos de ventanilla única aunque no hayan realizado ninguna venta transfronteriza en el trimestre en cuestión. En este caso, deben presentar lo que se conoce como una «declaración cero».

Las empresas deben preparar declaraciones de impuestos separadas para las ventas generadas en sus países de origen.

Pagar impuestos

Las empresas deben transferir sus importes de IVA pendientes al Tesoro Federal en Tréveris. A continuación, las autoridades fiscales de Alemania remitirán los importes individuales del IVA a los respectivos países de destino (es decir, los países a los que vendieron las empresas).
Almacenar datos de ventas

Las empresas deben almacenar todos los datos de ventas atribuibles a la ventanilla única durante diez años. También deben poner los documentos pertinentes a disposición de las autoridades tributarias que así lo soliciten.

¿Cómo cambiará la ventanilla única en el futuro?

En el futuro, la implementación de ViDA ampliará la ventanilla única. El objetivo es permitir que un número aún mayor de empresas declaren su IVA para las entregas B2C transfronterizas utilizando un solo portal en línea en sus respectivos países e idiomas nacionales.

Esta expansión incluirá empresas que venden bienes a bordo de barcos, aviones o trenes; mercancías que requieran instalación o montaje; y gas y electricidad. A partir de julio de 2028, las empresas también podrán notificar los movimientos de almacenes intracomunitarios (es decir, los traslados de mercancías desde los almacenes de un Estado miembro de la UE a los almacenes de otros Estados miembros) a través de la ventanilla única.

En el futuro, ViDA permitirá a las empresas de terceros países procesar transacciones a través de la ventanilla única si tienen un almacén en el país al que venden. Así, por ejemplo, si una empresa de fuera de la UE vende productos de un almacén en Alemania a particulares en Alemania, esa empresa podría utilizar la ventanilla única. A partir de enero de 2027, ViDA también permitirá a las empresas de terceros países declarar sus servicios imponibles dentro de la UE a través de la ventanilla única. Esto se aplica a los servicios que presten a clientes fuera de la UE, siempre y cuando estén sujetos a tributación en la UE.

En el futuro, los vendedores también podrán corregir inmediatamente las declaraciones de impuestos del ventanilla única, siempre y cuando lo hagan antes de la fecha límite de la declaración del IVA. Actualmente, las empresas tienen que hacer correcciones en futuras declaraciones. Pero con ViDA, la Comisión Europea ha decidido que los usuarios pueden corregir los informes de ventanilla única hasta la fecha límite de presentación.

¿Cuáles son las ventajas de la ventanilla única?

La ventanilla única ofrece numerosas ventajas tanto a las empresas como a las autoridades fiscales. Aquí hay una descripción general de los más importantes.

Ventajas para las empresas

• Registro central: En lugar de registrarse a efectos del IVA en cada país en el que tienen ventas sujetas a impuestos, los minoristas en línea solo tienen que registrarse una vez en la ventanilla única.

• Declaraciones de impuestos uniformes: En lugar de varias declaraciones, una única declaración de impuestos trimestral a través del portal de ventanilla única cubre todas las ventas B2C transfronterizas en la UE. Esto significa que las empresas ya no tienen que declarar el impuesto sobre ventas de forma individual en cada país de la UE.

• Pago simplificado de impuestos: En lugar de realizar varios pagos, una empresa realiza un pago de impuestos combinado a la autoridad fiscal de su país de origen, que distribuye los importes respectivos a los países de destino.

• Ahorro de tiempo y costes: En lugar de usar varias plataformas, un sitio web centralizado para procesar el IVA facilita la contabilidad y puede ahorrar tiempo a las empresas. Los minoristas también pueden ahorrar dinero; por ejemplo, una menor complejidad en la presentación del IVA reduce la necesidad de contratar asesores fiscales.

• Cumplimiento simplificado: En lugar de reglamentos y procedimientos complicados, las reglas claras y los procesos estandarizados de la ventanilla única facilitan a las empresas el cumplimiento de la normativa fiscal en todos los países de la UE. Esto también reduce el riesgo de sanciones fiscales y multas.

Ventajas para las autoridades fiscales

• Recaudación más eficiente de impuestos: Las autoridades fiscales nacionales reciben los impuestos de las ventas transfronterizas de forma centralizada a través de las autoridades de registro del país del vendedor. Esto reduce la carga administrativa de las autoridades fiscales nacionales.

• Estandarización y transparencia: El procedimiento uniforme de la ventanilla única y las claras obligaciones de información hacen que el procesamiento fiscal sea más transparente. Las autoridades fiscales pueden registrar todos los datos de forma centralizada y analizarlos rápidamente.

• Aumento de los ingresos fiscales: La ventanilla única también dificulta la evasión fiscal, ya que las autoridades fiscales tienen una mejor visión general de los flujos de caja de las empresas. Esta mejora de la transparencia puede ayudar a reducir los casos de fraude y aumentar los ingresos fiscales.

• Coordinación entre los Estados miembros: El intercambio de información entre las autoridades tributarias de los Estados miembros de la UE mejora la cooperación internacional. Esto puede ayudar a reducir la carga administrativa y simplificar las auditorías para todas las autoridades involucradas.