Sinds de oprichting van het éénloketsysteem (OSS) in juli 2021 is de verwerking van belasting toegevoegde waarde (btw) voor grensoverschrijdende B2C-verkopen in de EU veel eenvoudiger geworden. De Raad van de EU heeft onlangs besloten om het OSS-systeem in de toekomst uit te breiden. In dit artikel bespreken we het éénloketsysteem, inclusief hoe het werkt, welke ondernemingen het kunnen gebruiken en onder welke voorwaarden ze het kunnen gebruiken. We bespreken ook de nieuwe regels die in de toekomst van toepassing zullen zijn op het OSS.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het éénloketsysteem?
  
• Aan welke eisen moeten ondernemingen voldoen om deel te nemen aan het OSS?
  
• Wanneer kunnen ondernemingen het OSS niet gebruiken?
  
• Hoe werkt het éénloketsysteem?
  
• Hoe verandert het OSS in de toekomst?
  
• Wat zijn de voordelen van OSS?
  

Wat is het éénloketsysteem?

In het belastingrecht van de EU verwijst het éénloketsysteem (OSS) naar een systeem voor de verwerking van btw bij internationale e-commerce. Onder bepaalde voorwaarden stelt het ondernemingen in staat om hun verkopen te rapporteren via een centraal online portaal in plaats van zich in elk land afzonderlijk te moeten registreren. Deelname aan het OSS is vrijwillig voor onlineretailers, maar wordt wel aanbevolen, met name voor bedrijven die goederen of diensten verkopen aan meerdere EU-landen.

Het OSS werd voor het eerst geïntroduceerd op 1 april 2021 als een verbetering van de vorige mini One Stop Shop-regeling (MOSS). Het OSS maakte deel uit van een reeks maatregelen die gezamenlijk bekend staan als het ViDA-pakket ViDA, oftewel 'btw in het digitale tijdperk'. ViDA zal de huidige OSS-regelgeving in 2027 uitbreiden.

Wat is ViDA?

Btw in het digitale tijdperk (ViDA) is een initiatief van de Europese Commissie om het bestaande Europese btw-stelsel te moderniseren. De Europese Commissie heeft dit pakket maatregelen in november 2024 aangenomen. ViDA introduceerde nieuwe bepalingen met betrekking tot digitale rapportageverplichtingen en de platformeconomie op basis van de bestaande btw-richtlijn, en breidde het OSS-systeem uit.

Aan welke eisen moeten ondernemingen voldoen om deel te nemen aan het OSS?

Een onderneming in de EU kan vrijwillig deelnemen aan het OSS als het aan minstens een van de volgende vereisten voldoet:

• Het levert goederen of diensten aan klanten (d.w.z. particulieren) in andere EU-lidstaten. Houd er rekening mee dat de onderneming geen magazijn mag hebben in een lidstaat waaraan het verkoopt.
  
• Het biedt een elektronische interface waarmee het de levering van goederen binnen een lidstaat door een niet in de EU gevestigde belastingplichtige entiteit ondersteunt. In dit geval behandelen de belastingautoriteiten van de EU de EU-onderneming alsof het de goederen zelf heeft geleverd.
  

Leveringsdrempel

Sinds juli 2021 moeten online retailers in de EU voldoen aan een leveringsdrempel. Als een onderneming een omzet heeft van minder dan EUR 10.000 netto per kalenderjaar, wordt omzetbelasting geheven in het land van herkomst. Als een onderneming deze drempel overschrijdt, moet het omzetbelasting betalen in de landen waar het goederen of diensten levert. In het laatste geval kan een onderneming zich registreren en de toepasselijke btw betalen in elk afzonderlijk land waaraan het levert, of het kan zich één keer registreren voor het éénloketsysteem en op één plaats btw betalen.

Ook ondernemingen die niet in de EU zijn gevestigd, kunnen het OSS gebruiken. Hierbij geldt wel de voorwaarde dat ze een magazijn in de EU hebben van waaruit het bedrijf intracommunautaire leveringen aan particulieren verricht.

Wanneer kunnen ondernemingen het OSS niet gebruiken?

Wanneer ze verkopen aan andere ondernemingen
Ondernemingen die hun goederen en diensten exclusief aan andere ondernemingen verkopen, zijn uitgesloten van het OSS. Het OSS is alleen voor ondernemingen die aan particulieren (d.w.z. B2C) verkopen.

Wanneer ze de kleineondernemersregeling gebruiken

Ondernemingen die op grond van § 19 van de btw-wet (UStG) gebruik maken van de kleineondernemersregeling, zijn eveneens vrijgesteld van het OSS. Voorwaarde voor de toepassing van de kleinondernemersregeling is een jaaromzet van minder dan EUR 22.000 in het voorgaande jaar en een verwachte omzet van minder dan EUR 50.000 in het lopende jaar. Ondernemingen die hiervoor in aanmerking komen, zijn vrijgesteld van btw en hebben het OSS dus niet nodig.

Wanneer zij profiteren van gedifferentieerde belastingheffing

Het OSS kan niet worden gebruikt door ondernemingen die profiteren van gedifferentieerde belastingheffing. Webshops die goederen van particulieren kopen om bijvoorbeeld de gebruikte producten door te verkopen, worden door de belastingdienst geen btw in rekening gebracht over de volledige verkoopprijs. In plaats daarvan heft een EU-land op grond van een speciale regeling alleen btw over het verschil tussen de aankoopprijs en de verkoopprijs. Deze gedifferentieerde belasting kan niet via het OSS worden betaald.

Evenzo zijn accijnsgoederen vrijgesteld van het OSS. Deze omvatten koffie, alcohol en tabak.

Als ze magazijnen hebben in EU-landen waaraan ze verkopen

Het OSS kan ook niet worden gebruikt door ondernemingen die goederen leveren aan EU-landen waar ze magazijnen hebben. Wanneer een onderneming dit doet, vindt er geen internationale levering plaats, maar een lokale levering.

Hoe werkt het éénloketsysteem?

Ondernemingen die het OSS willen gebruiken, kunnen dit in slechts een paar stappen doen.

Registreren in het OSS

Elk EU-land heeft zijn eigen versie van het OSS. Het is daarom belangrijk dat de registratie plaatsvindt via een elektronisch portaal in het thuisland van een verkoper. Duitse ondernemingen kunnen zich bijvoorbeeld registreren voor het OSS via het online portaal van de federale centrale belastingdienst (BZSt). Een btw-identificatienummer is vereist om te registreren. Een onderneming moet de registratie voltooien vóór de eerste belastbare transactie en uiterlijk aan het einde van het voorgaande kwartaal.

Documenten over internationale verkoop

Ondernemingen moeten alle transacties die relevant zijn voor het OSS nauwkeurig documenteren. Onder andere de volgende informatie is zeer belangrijk: de afzonderlijke verkoopbedragen, de respectieve landen waaraan goederen of diensten zijn verkocht, de toepasselijke belastingtarieven en de berekende btw.

Stripe Tax kan helpen bij het verwerken van btw. Met Tax kunnen ondernemingen wereldwijd belastingen berekenen en aangeven. Stripe Tax berekent automatisch het juiste belastingbedrag. Zo kun je snel vaststellen of ondernemingen leveringsdrempels hebben overschreden. Stripe Tax biedt ook toegang tot alle relevante belastingdocumenten, zodat ondernemingen snel en eenvoudig belastingteruggave kunnen aanvragen.

De OSS-belastingaangifte voorbereiden

Ondernemingen die het OSS gebruiken, moeten elk kwartaal hun geregistreerde internationale verkopen aangeven in een belastingaangifte. De informatie moet worden verstrekt in euro's en gebaseerd zijn op de wisselkoers van de Europese Centrale Bank op de laatste dag van het kwartaal.

Ondernemingen moeten hun belastingaangifte indienen aan het einde van de maand die volgt op het belastingaanslagtijdvak. De indieningstermijnen voor elk kwartaal zijn 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari van het volgende jaar. Ondernemingen moeten de OSS-belastingaangifte indienen, ook als ze in het betreffende kwartaal geen internationale verkopen hebben gedaan. In dit geval moeten ze een zogenaamde "nulverklaring" indienen.

Ondernemingen moeten afzonderlijke belastingaangiften opstellen voor verkopen die in hun thuisland worden gegenereerd.

Belasting betalen

Ondernemingen moeten hun openstaande btw-bedragen overmaken naar de Duitse federale schatkist in Trier. De belastingdienst in Duitsland stuurt vervolgens de individuele btw-bedragen door naar de respectievelijke doellanden (d.w.z. de landen waaraan bedrijven verkopen).
Gegevens over winkelverkopen

Ondernemingen moeten alle verkoopgegevens die aan het OSS kunnen worden toegeschreven, tien jaar bewaren. Ook moeten zij op verzoek relevante documenten ter beschikking stellen aan de Duitse belastingdienst.

Hoe verandert het OSS in de toekomst?

In de toekomst zal de implementatie van ViDA het OSS uitbreiden. Het doel is om nog meer ondernemingen in staat te stellen hun btw voor internationale B2C-leveringen aan te geven via een centraal online portal in hun respectieve landen en nationale talen.

Deze uitbreiding omvat ondernemingen die goederen verkopen aan boord van schepen, vliegtuigen of treinen; goederen die moeten worden geïnstalleerd of gemonteerd; en gas en elektriciteit. Ondernemingen kunnen vanaf juli 2028 ook intracommunautaire magazijnverplaatsingen (d.w.z. overbrenging van goederen van een magazijn in de ene EU-lidstaat naar een magazijn in een andere lidstaat) via het OSS melden.

In de toekomst zal ViDA ondernemingen uit derde landen in staat stellen transacties te verwerken via het éénloketsysteem als ze een magazijn hebben in het land waaraan ze verkopen. Dus als een niet-EU-bedrijf bijvoorbeeld goederen vanuit een magazijn in Duitsland verkoopt aan particulieren in Duitsland, kan dat bedrijf het OSS gebruiken. Vanaf januari 2027 stelt ViDA ook ondernemingen uit derde landen in staat om hun belastbare diensten binnen de EU te rapporteren via het OSS. Dit geldt voor diensten die zij leveren aan klanten buiten de EU, zolang zij in de EU belastingplichtig zijn.

In de toekomst kunnen verkopers ook direct correcties aanbrengen in OSS-belastingaangiften, mits ze dit doen vóór de deadline voor de btw-aangifte. Op dit moment moeten ondernemingen correcties aanbrengen in toekomstige aangiften. Maar met ViDA heeft de Europese Commissie besloten dat gebruikers OSS-rapporten kunnen corrigeren tot de uiterste indieningsdatum.

Wat zijn de voordelen van het OSS?

Het OSS biedt tal van voordelen voor zowel ondernemingen als belastingdiensten. Hier is een overzicht van de belangrijkste.

Voordelen voor bedrijven

• Centrale registratie: In plaats van zich te registreren voor btw in elk land waar zij belastbare verkopen hebben, hoeven webshops zich maar één keer bij het OSS te registreren.

• Uniforme belastingaangiften: In plaats van meerdere aangiften te doen, kunnen ondernemingen met één driemaandelijkse belastingaangifte via het OSS-portal alle internationale B2C-verkopen in de EU aangeven. Dit betekent dat ondernemingen niet langer in elk EU-land afzonderlijk omzetbelasting hoeven aan te geven.

• Vereenvoudigde belastingbetalingen: In plaats van meerdere betalingen doet een onderneming een gebundelde belastingbetaling aan de belastingdienst in het thuisland, die de respectieve bedragen verdeelt over de doellanden.

• Tijd- en kostenbesparing: In plaats van meerdere platforms te gebruiken, maakt één gecentraliseerde website voor btw-verwerking de boekhouding eenvoudiger en kan het ondernemingen tijd besparen. Retailers kunnen ook geld besparen: doordat het indienen van btw-aangiften minder complex is, hoeven minder ondernemingen een belastingadviseur in te huren.

• Vereenvoudigde naleving: In plaats van ingewikkelde regelgeving en procedures, maken de duidelijke regels en gestandaardiseerde processen het voor ondernemingen gemakkelijker om te voldoen aan de belastingregels in alle EU-landen. Dit verkleint ook het risico op fiscale boetes en sancties.

Voordelen voor de belastingdienst

• Efficiëntere belastinginning: De nationale belastingautoriteiten ontvangen de belastingen van internationale verkopen centraal via de registratieautoriteiten van het land van de verkoper. Dit vermindert de administratieve lasten voor de nationale belastingautoriteiten.

• Standaardisatie en transparantie: De uniforme procedure en duidelijke rapportageverplichtingen van het OSS maken de belastingverwerking transparanter. De belastingdienst kan alle gegevens centraal vastleggen en snel analyseren.

• Hogere belastinginkomsten: Het OSS maakt belastingontduiking ook moeilijker, omdat de belastingautoriteiten een beter overzicht krijgen van de geldstromen van ondernemingen. Deze verbeterde transparantie kan helpen om het aantal gevallen van fraude te verminderen en de belastinginkomsten te verhogen.

• Coördinatie tussen de lidstaten: De uitwisseling van informatie tussen de belastingautoriteiten van de EU-lidstaten verbetert de internationale samenwerking. Dit kan helpen de administratieve lasten te verminderen en de controles voor alle betrokken autoriteiten te vereenvoudigen.