Desde la implementación de la ventanilla única (OSS) en julio de 2021, el procesamiento del impuesto al valor agregado (IVA) para las ventas transfronterizas B2C en la UE se ha simplificado considerablemente. Recientemente, el Consejo de la UE ha tomado la decisión de ampliar el sistema OSS en el futuro. En este artículo, hablaremos sobre la ventanilla única, incluyendo cómo funciona, qué empresas pueden utilizarla y bajo qué condiciones pueden hacerlo. También abordaremos las nuevas reglas que se aplicarán a la ventanilla única en el futuro.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la ventanilla única?
  
• ¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para participar en la ventanilla única (OSS)?
  
• ¿En qué casos las empresas no pueden utilizar la ventanilla única (OSS)?
  
• ¿Cómo funciona la ventanilla única?
  
• ¿Cómo cambiará la ventanilla única (OSS) en el futuro?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de la ventanilla única (OSS)?
  

¿Qué es la ventanilla única?

En la legislación fiscal de la UE, la ventanilla única (OSS) hace referencia a un sistema para gestionar el IVA en el comercio electrónico transfronterizo. Bajo ciertas condiciones, permite a las empresas informar sus ventas a través de un portal central en línea en lugar de tener que registrarse por separado en cada país. La participación en el sistema OSS es voluntaria para los comerciantes minoristas en línea, pero se recomienda especialmente para aquellos que venden bienes o servicios a varios países de la UE.

El sistema OSS se introdujo por primera vez el 1 de abril de 2021 como una mejora del sistema anterior denominado Mini Ventanilla Única (Mini One Stop Shop, MOSS). El sistema OSS formó parte de una serie de medidas conocidas colectivamente como el paquete «IVA en la era digital» o ViDA. Se espera que el paquete ViDA amplíe las normativas actuales del sistema OSS en 2027.

¿Qué es ViDA?

El IVA en la era digital (ViDA) es una iniciativa de la Comisión de la UE para modernizar el actual sistema europeo del IVA. La Comisión de la UE adoptó este paquete de medidas en noviembre de 2024. ViDA introdujo nuevas disposiciones relacionadas con las obligaciones de información digital y la economía de plataformas, basadas en la actual Directiva del impuesto al valor agregado y amplió el sistema OSS.

¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para participar en la ventanilla única (OSS)?

Una empresa en la UE puede participar voluntariamente en el sistema OSS si cumple al menos uno de los siguientes requisitos:

• Suministra bienes o servicios a clientes (es decir, particulares) en otros estados miembros de la UE. Ten en cuenta que la empresa no puede tener un almacén en ningún estado miembro al que venda.
  
• Ofrece una interfaz electrónica a través de la cual facilita el suministro de bienes dentro de un estado miembro por una entidad sujeta a impuestos que no está establecida en la UE. En este caso, las autoridades fiscales de la UE tratan a la empresa como si ella misma hubiera suministrado los bienes.
  

Umbral de entrega

Desde julio de 2021, los comerciantes minoristas en línea de la UE deben cumplir con un umbral de entrega. Si una empresa tiene ventas inferiores a EUR 10,000 netos por año calendario, su país de origen cobra el impuesto sobre las ventas. Si una empresa supera este umbral, debe pagar el impuesto sobre las ventas en los países en los que suministra bienes o servicios. En este último caso, una empresa puede registrarse y pagar el IVA aplicable en cada país al que realiza entregas, o puede registrarse una vez en la ventanilla única y pagar el IVA en un solo lugar.

Las empresas que no estén establecidas en la UE también pueden utilizar el sistema OSS. Sin embargo, el requisito previo es la existencia de un almacén en la UE desde el que la empresa realice entregas intracomunitarias a particulares.

¿En qué casos las empresas no pueden utilizar la ventanilla única (OSS)?

Cuando venden a otras empresas
Las empresas que venden sus bienes y servicios exclusivamente a otras empresas están excluidas del sistema OSS. El sistema OSS es solo para empresas que venden a particulares (es decir, B2C).

Cuando usan la norma para pequeños empresarios

Las empresas que hacen uso de la norma para pequeños empresarios de conformidad con el artículo 19 de la Ley del IVA (UStG) también están exentas de la ventanilla única. El requisito previo para aplicar la norma para pequeños empresarios es una facturación anual inferior a EUR 22,000 en el año anterior y una facturación prevista inferior a EUR 50,000 en el año en curso. Las empresas que califican están exentas del IVA y, por lo tanto, no necesitan el sistema OSS.

Cuando se benefician de la tributación diferencial

El sistema OSS no puede ser utilizado por empresas que se benefician de una tributación diferencial. Los comerciantes minoristas en línea que compran bienes a particulares para revender productos usados, por ejemplo, no tienen que pagar IVA a la autoridad fiscal sobre el precio total de venta. En cambio, debido a una regulación especial, un país de la UE recauda el IVA solo por la diferencia entre el precio de compra y el precio de venta. Esta tributación diferencial no se puede pagar a través del sistema OSS.

De manera similar, los bienes sujetos a impuestos especiales están exentos del sistema OSS. Entre ellos se encuentran el café, el alcohol y el tabaco.

Cuando tienen almacenes en países de la UE a los que venden

El sistema OSS tampoco puede ser utilizado por empresas que entregan bienes a países de la UE en los que tienen almacenes. Cuando una empresa hace esto, no se produce una entrega transfronteriza, sino una entrega local.

¿Cómo funciona la ventanilla única?

Las empresas que deseen utilizar el sistema OSS pueden hacerlo en unos pocos pasos.

Registrarse en el sistema OSS

Cada país de la UE tiene su propia versión del sistema OSS. Por lo tanto, es importante que el registro se realice a través de un portal electrónico en el país de origen del vendedor. Las empresas alemanas, por ejemplo, pueden registrarse en el sistema OSS a través del portal en línea de la Agencia Federal Central de Impuestos (BZSt). Se requiere un número de identificación a efectos del IVA para registrarse, y una empresa debe completar el registro antes de su primera transacción sujeta a impuestos y a más tardar al final del trimestre anterior.

Documentar las ventas transfronterizas

Las empresas deben documentar con precisión todas las transacciones relevantes para el sistema OSS. La información que es particularmente importante incluye: los importes individuales de las ventas, los países respectivos a los que se vendieron los bienes o servicios, las tasas impositivas aplicables y el IVA calculado.

Stripe Tax puede ayudar a la hora de procesar el IVA. Tax permite a las empresas recaudar y declarar sus impuestos para pagos globales. Stripe Tax calcula automáticamente el importe de impuestos correcto; es posible determinar rápidamente, por ejemplo, si las empresas han superado los umbrales de entrega. Stripe Tax también ofrece acceso a todos los documentos fiscales relevantes, lo que permite a las empresas solicitar reembolsos de impuestos de manera rápida y sencilla.

Preparar la declaración de impuestos del sistema OSS

Las empresas que utilizan el sistema OSS deben declarar sus ventas transfronterizas registradas en una declaración de impuestos trimestral. La información debe ser proporcionada en euros y basada en la tasa de cambio del Banco Central Europeo en el último día del trimestre.

Las empresas deben presentar sus declaraciones de impuestos antes de que finalice el mes siguiente al periodo de evaluación fiscal. Las fechas límite de presentación para cada trimestre son el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero del año siguiente. Las empresas deben presentar la declaración de impuestos del sistema OSS incluso si no realizaron ventas transfronterizas en el trimestre en cuestión. En este caso, deben presentar lo que se conoce como «declaración cero».

Las empresas deben preparar declaraciones de impuestos separadas para las ventas generadas en sus países de origen.

Pagar impuestos

Las empresas deben transferir sus importes de IVA pendientes a la Hacienda Federal en Tréveris. A continuación, las autoridades fiscales de Alemania enviarán los importes de IVA individuales a los respectivos países de destino (es decir, los países a los que las empresas vendieron).
Almacenar datos de ventas

Las empresas deben almacenar todos los datos de ventas atribuibles al sistema OSS durante diez años. También deben poner los documentos pertinentes a disposición de las autoridades fiscales que lo soliciten.

¿Cómo cambiará la ventanilla única (OSS) en el futuro?

En el futuro, se espera que la implementación de ViDA amplíe el sistema OSS. El objetivo es permitir que un número aún mayor de empresas declaren el IVA de las entregas transfronterizas B2C utilizando un único portal en línea en sus respectivos países e idiomas nacionales.

Esta expansión incluirá a las empresas que venden bienes a bordo de barcos, aviones o trenes; bienes que requieren instalación o ensamblaje; y gas y electricidad. Las empresas también podrán notificar los movimientos intracomunitarios de almacenes (es decir, transferencias de bienes desde almacenes en un estado miembro de la UE a almacenes en otros estados miembros) a través del sistema OSS a partir de julio de 2028.

En el futuro, ViDA permitirá que las empresas de terceros países procesen transacciones a través de la ventanilla única si tienen un almacén en el país al que venden. Entonces, por ejemplo, si una empresa fuera de la UE vende bienes desde un almacén en Alemania a particulares en Alemania, esa empresa podría usar la ventanilla única. A partir de enero de 2027, ViDA también permitirá a las empresas de terceros países declarar sus servicios sujetos a impuestos dentro de la UE a través de la ventanilla única. Esto se aplica a los servicios que prestan a clientes fuera de la UE, siempre y cuando estén sujetos a tributación en la UE.

En el futuro, los vendedores también podrán realizar correcciones a las declaraciones de impuestos del sistema OSS de inmediato, siempre y cuando lo hagan antes de la fecha límite de declaración del IVA. Actualmente, las empresas deben hacer correcciones en declaraciones futuras. Pero con ViDA, la Comisión de la UE ha decidido que los usuarios pueden corregir los informes del sistema OSS hasta la fecha límite de presentación.

¿Cuáles son las ventajas de la ventanilla única (OSS)?

El sistema OSS ofrece numerosas ventajas tanto a las empresas como a las autoridades fiscales. Aquí tienes un resumen de las más importantes.

Ventajas para las empresas

• Registro central: en lugar de registrarse para el IVA en cada país en el que tienen ventas sujetas a impuestos, los comerciantes minoristas en línea solo deben registrarse una vez en el sistema OSS.

• Declaraciones de impuestos uniformes: en lugar de múltiples declaraciones, una única declaración fiscal trimestral a través del portal OSS cubre todas las ventas B2C transfronterizas en la UE. Esto significa que las empresas ya no tienen que declarar el impuesto sobre las ventas individualmente en cada país de la UE.

• Pagos de impuestos simplificados: en lugar de realizar múltiples pagos, una empresa realiza un pago de impuestos agrupado a la autoridad fiscal en su país de origen, que distribuye los montos respectivos a los países de destino.

• Ahorro de tiempo y costos: en lugar de utilizar varias plataformas, un sitio web centralizado para procesar el IVA facilita la contabilidad y puede ahorrar tiempo a las empresas. Los comerciantes minoristas también pueden ahorrar dinero; por ejemplo, menos complejidad en la presentación del IVA reduce la necesidad de contratar asesores fiscales.

• Cumplimiento de la normativa simplificado: en lugar de normativas y procedimientos complicados, las reglas claras y los procesos estandarizados del sistema OSS facilitan a las empresas el cumplimiento de las normativas fiscales en todos los países de la UE. Esto también reduce el riesgo de sanciones fiscales y multas.

Ventajas para las autoridades fiscales

• Recaudación de impuestos más eficiente: las autoridades fiscales nacionales reciben los impuestos de las ventas transfronterizas de forma centralizada a través de las autoridades de registro del país del vendedor. Esto reduce la carga administrativa de las autoridades fiscales nacionales.

• Estandarización y transparencia: el procedimiento uniforme del sistema OSS y sus claras obligaciones de declaración hacen que el procesamiento de impuestos sea más transparente. Las autoridades fiscales pueden registrar todos los datos de forma centralizada y analizarlos rápidamente.

• Aumento de los ingresos fiscales: el sistema OSS también dificulta la evasión fiscal porque las autoridades fiscales obtienen una mejor visión general de los flujos de caja de las empresas. Esta mayor transparencia puede ayudar a reducir los casos de fraude y aumentar los ingresos fiscales.

• Coordinación entre los estados miembros: el intercambio de información entre las autoridades fiscales de los estados miembros de la UE mejora la cooperación internacional. Esto puede ayudar a reducir la carga administrativa y simplificar las auditorías para todas las autoridades involucradas.