Mit der Einführung des One-Stop-Shop-Verfahrens (OSS) im Juli 2021 wurde die Umsatzsteuerabwicklung für grenzüberschreitende B2C-Umsätze in der EU deutlich vereinfacht. Ein aktueller Beschluss des EU-Rats sieht vor, das Verfahren künftig weiter auszubauen. In diesem Artikel erfahren Sie, was das One-Stop-Shop-Verfahren ist, wie es funktioniert und wer es unter welchen Bedingungen nutzen darf. Zudem erläutern wir, welche neuen Regeln zukünftig gelten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das One-Stop-Shop-Verfahren?
  
• Welche Voraussetzungen müssen Händler/innen zur Teilnahme am OSS-Verfahren erfüllen?
  
• In welchen Fällen darf das OSS-Verfahren nicht genutzt werden?
  
• Wie funktioniert das One-Stop-Shop-Verfahren?
  
• Was ändert sich zukünftig beim OSS-Verfahren?
  
• Welche Vorteile hat OSS?
  

Was ist das One-Stop-Shop-Verfahren?

Das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) bezeichnet im Steuerrecht der EU ein System zur Abwicklung der Umsatzsteuer im grenzüberschreitenden E-Commerce. Es ermöglicht Unternehmen, unter bestimmten Voraussetzungen ihre Umsätze über ein zentrales Online-Portal zu melden, anstatt sich in jedem Land separat registrieren zu müssen. Damit erklärt sich auch der Name, der frei übersetzt werden kann mit „einzige Anlaufstelle“. Für Online-Händler/innen ist die Teilnahme am OSS freiwillig, aber empfehlenswert – vor allem für Händler/innen, die Waren oder Dienstleistungen in mehrere EU-Länder verkaufen.

Das OSS-Verfahren wurde am 1. April 2021 als Weiterentwicklung des Mini-One-Stop-Shop-Verfahrens (MOSS) als Teil des Mehrwertsteuer-Digitalpakets eingeführt. Die seither gültigen Regelungen werden im Rahmen der ViDA-Reformen ab 2027 erweitert.

Was ist ViDA?

„VAT in the Digital Age“ (kurz: ViDA) bezeichnet eine Initiative der EU-Kommission zur Modernisierung des bestehenden europäischen Umsatzsteuersystems. Das Maßnahmenpaket wurde im November 2024 vom EU-Rat beschlossen. Mit ViDA werden auf Basis der bestehenden Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL, Richtlinie 2006/112/EG) neue Bestimmungen bei den digitalen Meldepflichten und der Plattformwirtschaft eingeführt und das One-Stop-Shop-System erweitert.

Welche Voraussetzungen müssen Händler/innen zur Teilnahme am OSS-Verfahren erfüllen?

Europäische Händler/innen können freiwillig am OSS-Verfahren teilnehmen, wenn sie mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Sie tätigen innergemeinschaftliche Fernverkäufe, das heißt, sie liefern Waren an Privatpersonen in einem anderen EU-Mitgliedstaat.

• Sie erbringen Dienstleistungen an Privatpersonen in Mitgliedstaaten der Europäischen Union, in denen sie nicht ansässig sind.

• Sie stellen eine elektronische Schnittstelle zur Verfügung, durch deren Nutzung sie die Lieferung von Waren innerhalb eines Mitgliedstaats durch ein nicht in der EU ansässiges steuerpflichtiges Unternehmen unterstützen. In diesem Fall werden sie steuerlich behandelt, als ob sie die Ware selbst geliefert hätten.

Lieferschwelle

Seit 2021 müssen europäische Online-Händler/innen die seit Juli 2021 gültige Lieferschwelle beachten. Unter einem Umsatz von 10.000 € netto pro Kalenderjahr wird die Umsatzbesteuerung im Ursprungsland der Händler/innen vorgenommen. Wird die Lieferschwelle überschritten, sind die Unternehmen in den Zielländern ihrer Waren umsatzsteuerpflichtig. Sie müssen sich folglich jeweils umsatzsteuerlich registrieren und die geltende Umsatzsteuer in den Zielländern abführen. Alternativ können sie sich einmalig für das One-Stop-Shop-Verfahren registrieren.

Unternehmen, die nicht in der EU ansässig sind, können das OSS-Verfahren ebenfalls nutzen. Voraussetzung ist in diesem Fall jedoch ein Warenlager in der EU, von dem aus innergemeinschaftliche Lieferungen an Privatpersonen erfolgen.

In welchen Fällen darf das OSS-Verfahren nicht genutzt werden?

Händler/innen, die ihre Waren und Dienstleistungen ausschließlich an andere Unternehmen verkaufen, sind vom OSS-Verfahren ausgeschlossen. Der One-Stop-Shop ist nur für Verkäufe im B2C-Bereich gedacht, also für Lieferungen und Leistungen an private Endverbraucher/innen.

Auch Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG in Anspruch nehmen, sind vom OSS-Verfahren ausgenommen. Voraussetzung für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist ein Jahresumsatz im Vorjahr von unter 22.000 € sowie im laufenden Jahr voraussichtlich von unter 50.000 €. In der Folge ist das Unternehmen von der Umsatzsteuerpflicht befreit und muss keine Umsatzsteuer auf verkaufte Waren oder Dienstleistungen ausweisen.

Bei der sogenannten Differenzbesteuerung kommt das OSS-Verfahren ebenfalls nicht zur Anwendung. Wenn Online-Händler/innen beispielsweise Waren von Privatpersonen ankaufen, um die gebrauchten Produkte weiterzuverkaufen, fällt die Umsatzsteuer nicht auf den vollen Verkaufspreis an. Stattdessen wird die Umsatzsteuer aufgrund einer Sonderregelung nur auf den Differenzbetrag zwischen Ein- und Verkaufspreis erhoben. Diese Differenzbesteuerung ist vom OSS-Verfahren ausgenommen.

Gleiches gilt für Waren, die der Verbrauchsteuer unterliegen. Hierzu zählen unter anderem Kaffee, Alkohol und Tabak.

Das OSS-Verfahren ist ebenfalls nicht zulässig, wenn Händler/innen Waren in ein anderes EU-Land liefern, aber dort ein Warenlager besitzen. In diesem Fall liegt keine grenzüberschreitende, sondern eine lokale Lieferung vor.

Wie funktioniert das One-Stop-Shop-Verfahren?

Händler/innen, die das OSS-Verfahren nutzen möchten, können dies in wenigen Schritten tun.

Registrierung im OSS

Jedes EU-Land hat eine eigene Anlaufstelle für OSS. Wichtig ist daher, dass die Registrierung über ein elektronisches Portal des Heimatlandes erfolgt. Deutsche Unternehmen können sich beispielsweise über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) für OSS anmelden. Für die Anmeldung ist die Angabe der Umsatzsteueridentifikationsnummer verpflichtend. Die Registrierung muss vor dem ersten steuerpflichtigen Umsatz erfolgen, der über OSS abgewickelt werden soll, und spätestens zum Ende des vorherigen Quartals.

Erfassung der grenzüberschreitenden Umsätze

Sämtliche für das OSS-Verfahren relevanten Umsätze müssen präzise dokumentiert werden. Wichtig sind hierbei vor allem die einzelnen Umsatzbeträge, die jeweiligen Zielländer sowie der anzuwendende Steuersatz und die berechnete Umsatzsteuer.

Hilfestellung bei der Abwicklung der Umsatzsteuern bietet Stripe Tax. Mit Tax können Sie Ihre Steuern für weltweite Zahlungen erheben und melden. Der richtige Steuerbetrag wird automatisch ermittelt und es lässt sich beispielsweise schnell feststellen, ob Lieferschwellen überschritten werden. Zudem haben Sie mit Stripe Tax Zugriff auf sämtliche relevante Steuerunterlagen und können so schnell und einfach Steuererstattungen beantragen.

Erstellung der OSS-Steuererklärung

Unternehmen, die das OSS-Verfahren nutzen, sind verpflichtet, ihre erfassten grenzüberschreitenden Umsätze vierteljährlich in einer Steuererklärung zu melden. Sämtliche Angaben müssen in Euro gemacht werden – auf Grundlage des Umrechnungskurses der Europäischen Zentralbank des letzten Quartaltages.

Die Steuererklärung muss bis zum Ende des Monats eingereicht werden, der auf den Bemessungszeitraum folgt. Die Abgabefristen für die einzelnen Quartale sind der 30. April, der 31. Juli, der 31. Oktober sowie der 31. Januar des Folgejahres. Die OSS-Steuererklärung muss auch dann eingereicht werden, wenn im betreffenden Quartal keine grenzüberschreitenden Umsätze erzielt wurden. In diesem Fall wird eine sogenannte Nullmeldung abgegeben.

Für die im Heimatland erzielten Umsätze ist weiterhin eine eigene Steuererklärung anzufertigen.

Zahlung der Steuern

Der offene Umsatzsteuerbetrag wird schließlich von den Unternehmen einmalig an die Bundeskasse Trier überwiesen. Die deutsche Steuerbehörde leitet die einzelnen Umsatzsteuerbeträge an die jeweiligen Zielländer weiter.

Aufbewahrung der Umsätze

Unternehmen sind verpflichtet, sämtliche Umsätze für zehn Jahre aufzubewahren, die dem OSS-Verfahren zuzuordnen sind. Auf Nachfrage müssen die entsprechenden Dokumente den Steuerbehörden zur Verfügung gestellt werden können.

Was ändert sich zukünftig beim OSS-Verfahren?

Mit der Umsetzung von ViDA wird das OSS-Verfahren zukünftig erweitert. Ziel ist es, noch mehr Unternehmen zu ermöglichen, ihre Umsatzsteuern für grenzüberschreitende B2C-Lieferungen über ein einziges Online-Portal und in einer Sprache zu melden.

Dies gilt beispielsweise für Verkäufe von Gas und Strom, Waren, die an Bord von Schiffen, Flugzeugen oder Zügen verkauft werden, sowie Waren, die installiert oder montiert werden. Zudem dürfen auch Lagerbewegungen in andere EU-Mitgliedstaaten ab Juli 2028 per OSS gemeldet werden.

Darüber hinaus können mit ViDA auch Drittstaaten Transaktionen über das One-Stop-Shop-Verfahren abwickeln, wenn sie beispielsweise Waren aus einem deutschen Lager an deutsche Privatpersonen verkaufen. Ab Januar 2027 ist Unternehmen aus Drittstaaten ebenfalls erlaubt, ihre steuerpflichtigen Dienstleistungen innerhalb der EU per OSS zu melden. Dies gilt auch für Leistungen, die sie für Kundinnen und Kunden außerhalb der EU erbringen, solange diese in der EU besteuert werden müssen.

Korrekturen an OSS-Steuererklärungen können zukünftig sofort vorgenommen werden – solange dies vor Ablauf der Frist geschieht. Bislang mussten diese in einer zukünftigen Erklärung vorgenommen werden. Mit ViDA hat der EU-Rat beschlossen, dass OSS-Berichte bis zum Abgabetermin korrigiert werden dürfen.

Welche Vorteile hat OSS?

Das OSS-Verfahren bietet sowohl Händlerinnen und Händlern als auch den Steuerbehörden zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten finden Sie nachfolgend im Überblick.

Vorteile für Händler/innen

• Zentrale Registrierung: Anstatt sich in jedem Land mit steuerpflichtigen Umsätzen einzeln umsatzsteuerlich zu registrieren, müssen Online-Händler/innen sich nur einmalig beim OSS anmelden.

• Einheitliche Steuererklärung: Eine einzige quartalsweise Steuererklärung über das OSS-Portal deckt alle grenzüberschreitenden B2C-Umsätze in der EU ab. Die Umsatzsteuern müssen damit nicht mehr in jedem EU-Land einzeln gemeldet werden.

• Vereinfachte Steuerzahlung: Mit OSS leisten Händler/innen eine gebündelte Steuerzahlung an die Steuerbehörde ihres Heimatlandes, welche die Beträge an die Zielländer verteilt.

• Zeit- und Kostenersparnis: Durch die zentralisierte Abwicklung sparen Unternehmen Zeit und Geld, da die Buchhaltung einfacher wird. Zudem sinkt mit der Komplexität auch der Beratungsbedarf beispielsweise durch Steuerberater/innen.

• Compliance-Erleichterung: Klare Regeln und standardisierte Prozesse machen es den Unternehmen darüber hinaus einfacher, die steuerlichen Vorschriften in allen EU-Ländern einzuhalten. Dies reduziert auch das Risiko von Strafen oder Bußgeldern.

Vorteile für Steuerbehörden

• Effizientere Steuererhebung: Die nationalen Steuerbehörden erhalten die Steuern aus grenzüberschreitenden Umsätzen zentral über die Registrierungsbehörden des jeweiligen Händlerlandes. Dies verringert den Verwaltungsaufwand.

• Standardisierung und Transparenz: Das einheitliche Verfahren und die klaren Meldepflichten machen die Steuerabwicklung transparenter. Die Finanzbehörden können sämtliche Daten zentral erfassen und bei Bedarf schnell analysieren.

• Erhöhte Steuereinnahmen: OSS erleichtert nicht nur die Erfassung und das Abführen der Umsatzsteuer. Das Verfahren macht auch Steuerhinterziehung unwahrscheinlicher, da die Finanzbehörden einen besseren Überblick über Geldflüsse bekommen. Infolge der besseren Transparenz ist mit weniger Betrugsfällen und erhöhten Steuereinnahmen zu rechnen.

• Koordination zwischen Mitgliedstaaten: Durch den Austausch von Informationen zwischen den Steuerbehörden der EU-Mitgliedstaaten wird die internationale Zusammenarbeit verbessert. Bestenfalls verringert dies den Verwaltungsaufwand und vereinfacht Prüfungen für alle Behörden.