ตั้งแต่เดือนมกราคมปี 2025 กฎหมายกำหนดให้ธุรกิจ B2B ทั้งหมดในเยอรมนีจะต้องรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ข้อกำหนดในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะทยอยเปิดตัวออกมาในช่วงปี 2025-2028 (โปรดดูมาตรา 27.38 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม [VAT] ในเยอรมนี [UStG]) ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีรูปแบบและเนื้อหาตามข้อกำหนดบางประการเพื่อให้ระบบอ่านได้และเป็นไปตามกฎหมาย โดยช่องข้อกำหนดทางธุรกิจ (Business Term หรือ BT) จะมีบทบาทสำคัญในเรื่องนี้

บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับช่อง BT ความสำคัญที่ช่องดังกล่าวมีต่อใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ และวิธีกรอกข้อมูลในช่องเหล่านี้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ เรายังพูดถึงช่อง BT ต่างๆ ที่คุณควรรู้ไว้และสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อกรอกข้อมูลลงไป

เนื้อหาหลักในบทความ

• ช่อง BT ในใบแจ้งหนี้ XRechnung คืออะไร
  
• ทำไมช่อง BT จึงสำคัญสำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• ช่อง BT มีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• ช่อง BT ที่สำคัญที่สุดมีอะไรบ้าง
  
• ฉันจะใช้ช่อง BT ให้ถูกต้องได้อย่างไร
  
• Stripe Billing จะช่วยคุณได้อย่างไรบ้าง
  

ช่อง BT ในใบแจ้งหนี้ XRechnung คืออะไร

ช่องข้อกำหนดทางธุรกิจ (Business Term หรือ BT) เป็นช่องป้อนข้อมูลที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ซึ่งใช้จัดโครงสร้างเนื้อหาของใบแจ้งหนี้ XRechnung (ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้มาตรฐานในเยอรมนี) ช่อง BT จะกำหนดข้อมูลที่ปรากฏอยู่บนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ช่อง BT แต่ละช่องบนใบแจ้งหนี้ XRechnung จะแสดงถึงข้อมูลหนึ่งส่วนที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับธุรกิจ ได้แก่ รายละเอียดของฝ่ายที่ออกใบแจ้งหนี้หรือผู้รับ ผลิตภัณฑ์หรือบริการ ราคา ภาษี และข้อกำหนดการชำระเงิน โดยแต่ละช่องจะมีรหัสเฉพาะ (เช่น BT-1, BT-2) และข้อกำหนดที่เข้มงวดเกี่ยวกับเนื้อหา

ช่อง BT ใช้กับใบแจ้งหนี้แบบอื่นๆ นอกจากใบแจ้งหนี้ XRechnung ด้วย โดยเป็นส่วนหนึ่งของมาตรฐานยุโรป EN 16931 ตัวอย่างเช่น Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany (ZUGFeRD) ก็เป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบไฮบริดอีกรูปแบบหนึ่งที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในเยอรมนี

เทคโนโลยีที่รองรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทั้งสองรูปแบบนี้ใช้เอกสารแบบ Extensible Markup Language (XML) โดยในเอกสารนี้ ระบบจะแมปช่อง BT และกรอกข้อมูลลงไปตามสกีมาพื้นฐาน ในการจัดทำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้สมบูรณ์ถูกต้อง คุณจะต้องกรอกช่อง BT ให้ถูกต้อง โดยเฉพาะช่องที่มีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามมาตราที่ 14 ของ UStG

ทำไมช่อง BT จึงสำคัญสำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ธุรกิจในเยอรมนีควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับช่อง BT อย่างครบถ้วนและเป็นปัจจุบันที่สุด และเข้าใจบทบาทที่ช่องเหล่านี้มีต่อใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบมีโครงสร้าง สาเหตุที่ช่อง BT มีความสำคัญมีอยู่หลายประการ ดังนี้

การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ

ข้อกำหนดในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามคำสั่ง 2014/55/EU ซึ่งกำกับดูแลการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ มาตรฐานยุโรป EN 16931 (ซึ่งในนั้นมีการกำหนดให้ใช้ช่อง BT) ก็ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อเป็นวิธีหนึ่งในการบังคับใช้บทบัญญัติต่างๆ ของคำสั่งนี้ ช่อง BT จึงสำคัญต่อการวางโครงสร้างข้อมูลใบแจ้งหนี้ เนื่องจากช่วยรับประกันว่าการส่งข้อมูลภาษีและข้อมูลอื่นที่จำเป็นทั้งหมดจะเป็นไปอย่างถูกต้องและครบถ้วน การใช้ช่อง BT เป็นเพียงวิธีเดียวในการปฏิบัติตามกฎหมายเมื่อออกใบแจ้งหนี้ XRechnung หรือ ZUGFeRD

ข้อบังคับเหล่านี้มีพื้นฐานทางกฎหมายมาจากมาตรการ VAT in the Digital Age (ViDA) ของสหภาพยุโรป โดยมาตรการนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อปรับปรุงระบบภาษีให้ทันสมัยและกำหนดการออกใบแจ้งหนี้ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วสหภาพยุโรป กฎหมายที่มีผลบังคับใช้ระดับชาติ เช่น กฎหมายว่าด้วยโอกาสในการเติบโต (Growth Opportunities Act หรือ Wachstumschancengesetz) ในเยอรมนี ก็ช่วยให้มาตรฐานที่ครอบคลุมทั่วสหภาพยุโรปเหล่านี้มีผลผูกพัน ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจในเยอรมนีจึงต้องตรวจสอบว่าระบบการทำบัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) รองรับข้อกำหนดเกี่ยวกับช่อง BT วิธีนี้เป็นเพียงทางเดียวที่ช่วยให้ปฏิบัติตามข้อบังคับทางกฎหมายได้

ประสิทธิภาพ

โครงสร้างที่ชัดเจนของช่อง BT ช่วยให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นไปโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การบันทึกและการตรวจสอบไปจนถึงการลงบัญชี วิธีนี้ช่วยลดการใช้กำลังคน ลดอัตราข้อผิดพลาด และประหยัดเวลาที่ใช้ในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ยังช่วยให้จัดทำใบแจ้งหนี้ได้ง่ายและเร็วขึ้นด้วย โดยช่องที่เป็นมาตรฐานเดียวกันช่วยลดความซับซ้อนของขั้นตอนลงไป ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อาจช่วยให้การทำบัญชีมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะธุรกิจที่มีใบแจ้งหนี้จำนวนมาก

ความโปร่งใส

การปรับวิธีนำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ (เช่น วันที่นำส่ง อัตราภาษี หรือวันครบกำหนดชำระเงิน) ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันจะช่วยเพิ่มความโปร่งใสให้กับทุกฝ่าย ทั้งผู้ออกใบแจ้งหนี้และผู้รับก็สามารถอ่านเนื้อหาได้โดยอัตโนมัติและไม่คลุมเครือ วิธีนี้จะช่วยลดข้อสงสัยและงานกระทบยอดที่ต้องทำเพิ่มได้

คุณภาพของข้อมูล

ช่อง BT จะกำหนดข้อมูลที่จำเป็นและโครงสร้างที่ควรใช้ วิธีนี้จะช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดการตีความผิดพลาด ชุดข้อมูลไม่สมบูรณ์ หรือข้อมูลภาษีไม่ถูกต้อง ดังนั้น ช่อง BT ในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จึงมีส่วนสำคัญต่อคุณภาพของข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การเชื่อมต่อ

ธุรกิจในเยอรมนีที่กำหนดค่าระบบการทำบัญชีหรือ ERP ให้รองรับตรรกะของช่อง BT ก็จะใช้งานร่วมกันได้ในระยะยาว ช่องที่เป็นมาตรฐานเดียวกันจะช่วยให้ผสานการทำงานเข้ากับขั้นตอนดิจิทัลได้เหมือนๆ กัน ช่วยในเรื่องข้อกำหนดในการรายงาน และวางรากฐานสำหรับขั้นตอนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่พร้อมรองรับการใช้งานในอนาคต

ช่อง BT มีข้อมูลอะไรบ้าง

ช่อง BT จะจัดโครงสร้างข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้ได้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่สมบูรณ์และเป็นไปตามข้อกำหนด โดยช่องดังกล่าวจะมีรายละเอียดในการจัดการและเนื้อหาของใบแจ้งหนี้ ด้านล่างนี้คือส่วนที่สำคัญที่สุดพร้อมตัวอย่างข้อมูลธุรกิจที่อยู่ในช่องเหล่านั้น

ข้อมูลใบแจ้งหนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้
  
• วันที่ออก
  
• รหัสสกุลเงิน
  
• ประเภท (เช่น ต้นฉบับหรือสำเนา)
  
• หมายเลขอ้างอิง
  

ข้อมูลของแต่ละฝ่าย

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ขาย
  
• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ซื้อ
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่สำนักงานภาษีออกให้กับผู้ขายหรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT ID) ที่ออกโดย Federal Central Tax Office (BZSt)
  
• บุคคลติดต่อหรือแผนก
  
• รายละเอียดการติดต่อ เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมล
  

ข้อมูลผู้ขาย

• วันที่หรือระยะเวลาการนำส่ง
  
• ที่อยู่สำหรับจัดส่งหรือสถานที่จัดเก็บ
  
• ข้อมูลเกี่ยวกับการนำส่งเป็นบางส่วน
  
• ข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาการนำส่งหรือข้อกำหนดการนำส่ง
  

ข้อมูลรายการสินค้าหรือบริการ

• ชื่อผลิตภัณฑ์หรือคำอธิบายของบริการ
  
• หมายเลขผลิตภัณฑ์หรือรหัสบริการ
  
• ปริมาณที่ส่งมอบหรือจำนวนชั่วโมงในการทำงาน
  
• ราคาสุทธิของสินค้าหรือบริการและปริมาณที่ออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมด
  
• อัตราภาษีที่ใช้
  
• ส่วนลดหรือเงื่อนไขพิเศษ
  

ข้อมูลการชำระเงิน

• วันครบกำหนดชำระของใบแจ้งหนี้
  
• คำแนะนำในการชำระเงินและวิธีการชำระเงินที่ใช้ได้
  
• รายละเอียดธนาคารของผู้ขาย
  
• ข้อมูลเกี่ยวกับส่วนลดเงินสด การผ่อนชำระ หรือค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้
  

ช่อง BT ที่สำคัญที่สุดมีอะไรบ้าง

ด้านล่างนี้ คุณจะพบภาพรวมเกี่ยวกับช่อง BT ที่สำคัญที่สุดและข้อมูลที่อยู่ในแต่ละช่องเหล่านั้น

ฉันจะใช้ช่อง BT ให้ถูกต้องได้อย่างไร

ในการประมวลผลใบแจ้งหนี้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามกฎหมาย คุณจะต้องใช้ช่อง BT ในใบแจ้งหนี้ XRechnung อย่างถูกต้อง คุณควรใส่ใจกับประเด็นต่อไปนี้เป็นพิเศษ

โซลูชันเทคโนโลยี

หากต้องการใช้ช่อง BT อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะต้องกำหนดค่าระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ให้ประมวลผลช่องที่ได้มาตรฐานโดยอัตโนมัติ ระบบ ERP และซอฟต์แวร์การทำบัญชีแบบใหม่ๆ สามารถใช้ช่อง BT เพื่อวางโครงสร้างวิธีประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้

ข้อมูลที่สอดคล้องกัน

เมื่อกรอกข้อมูลลงในช่อง BT บนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คุณควรตรวจสอบว่าข้อมูลนั้นถูกต้องตรงกัน ซึ่งรวมถึงการใช้โครงสร้างทางกฎหมาย หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และรายละเอียดการติดต่อที่ถูกต้อง เมื่อข้อมูลเป็นไปในทิศทางเดียวกัน ก็จะช่วยให้ระบบประมวลผลได้อย่างราบรื่นและลดความเสี่ยงที่จะเกิดของการสอบถามข้อมูลหรือข้อผิดพลาดลงได้

ช่องที่ต้องระบุ

คุณต้องกรอกข้อมูลในช่องต่างๆ ที่มาตรา 14 ของ UStG กำหนดว่าต้องระบุเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย หากมีข้อมูลขาดหายไปหรือไม่สมบูรณ์ ก็อาจทำให้การประมวลผลล่าช้าหรือใบแจ้งหนี้ถูกปฏิเสธได้ ข้อมูลต่อไปนี้เป็นข้อมูลที่ต้องระบุ

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ขาย
  
• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ซื้อ
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ โดยเรียงตามลำดับและไม่ซ้ำกัน
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• วันที่นำส่งหรือบริการอื่นๆ
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่สำนักงานภาษีออกให้กับผู้ขายหรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มที่ออกโดย BZSt
  
• ปริมาณและประเภทของผลิตภัณฑ์ที่จัดหาให้ หรือขอบเขตและประเภทของบริการที่มอบให้
  
• จำนวนเงินที่เป็นยอดสุทธิและยอดรวม
  
• อัตราภาษีที่มีผลบังคับใช้และจำนวนภาษีที่เกี่ยวข้อง หรือระบุการอ้างอิงว่ามีการยกเว้นภาษีในกรณีที่ได้รับการยกเว้นภาษี
  

คำอธิบายรายการสินค้าหรือบริการโดยละเอียด

ช่องสินค้า (เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์ (BT-153) ปริมาณที่ออกใบแจ้งหนี้ (BT-129) หรือราคาต่อหน่วยต่อรายการ (BT-146)) ควรมีข้อมูลที่แม่นยำ ตัวอย่างเช่น คำอธิบายโดยละเอียดก็จะช่วยให้ผู้รับใบแจ้งหนี้เข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าการนำส่งครอบคลุมสินค้าหรือบริการใดบ้าง

ข้อกำหนดการชำระเงินที่ชัดเจน

วันครบกำหนดชำระเงิน (BT-9) รายละเอียดธนาคาร และข้อกำหนดการชำระเงินเป็นข้อมูลสำคัญที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะจัดสรรเงินที่มีการชำระเข้ามาได้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ คุณควรระบุข้อมูลเกี่ยวกับส่วนลดเงินสด การผ่อนชำระ หรือค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้ตามที่เกี่ยวข้องด้วย

ข้อมูลเพิ่มเติม

นอกจากช่องที่ต้องระบุแล้ว ใบแจ้งหนี้ XRechnung ยังมีช่อง BT ที่จะระบุหรือไม่ก็ได้อีกด้วย ซึ่งช่วยให้คุณให้ข้อมูลต่างๆ เพิ่มเติมได้ เช่น การอ้างอิงแบบฟอร์มคำสั่งซื้อ (BT-13) บุคคลติดต่อ หรือข้อมูลการนำส่งโดยละเอียด ข้อมูลเสริมนี้จะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจได้ดียิ่งขึ้นและช่วยให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นไปอย่างราบรื่น

Stripe Billing จะช่วยคุณได้อย่างไรบ้าง

Stripe Billing ช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินและบริหารจัดการลูกค้าได้ตามที่คุณต้องการ ตั้งแต่การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าง่ายๆ ไปจนถึงการเรียกเก็บเงินตามการใช้งานและสัญญาที่ตกลงกันทางการขาย เริ่มรับชำระเงินแบบตามแผนล่วงหน้าจากทั่วโลกได้ภายในไม่กี่นาที โดยไม่ต้องเขียนโค้ด หรือใช้วิธีสร้างการผสานการทำงานแบบกำหนดเองโดยใช้ API

Stripe Billing ช่วยคุณในเรื่องต่างๆ ได้ดังนี้

• เสนอราคาที่ยืดหยุ่น: ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้เร็วขึ้นด้วยโมเดลการตั้งราคาที่ยืดหยุ่น เช่น การคิดค่าบริการตามการใช้งาน แบ่งระดับ ค่าธรรมเนียมคงที่บวกการใช้งานเกิน และอีกมากมาย ระบบยังมาพร้อมการรองรับคูปอง การทดลองใช้ฟรี การแบ่งชำระตามสัดส่วน และส่วนเสริมต่างๆ ในตัวอีกด้วย
  
• ขยายไปทั่วโลก: เพิ่มอัตราการเปลี่ยนเป็นลูกค้าด้วยการเสนอวิธีการชำระเงินที่ลูกค้าต้องการ นอกจากนี้ Stripe ยังรองรับวิธีการชำระเงินในแต่ละประเทศมากกว่า 125 วิธีและกว่า 130 สกุลเงิน
  
• เพิ่มรายรับและลดอัตราการเลิกใช้บริการ: เพิ่มการเก็บรายรับและลดอัตราการเลิกใช้บริการโดยไม่ได้ตั้งใจด้วย Smart Retries และระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการกู้คืน เครื่องมือการกู้คืนของ Stripe ช่วยให้ผู้ใช้งานกู้คืนรายรับได้กว่า 6.5 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2024
  
• เพิ่มประสิทธิภาพ: ใช้เครื่องมือภาษีแบบโมดูลาร์ การรายงานรายรับ และเครื่องมือข้อมูลของ Stripe เพื่อรวมระบบรายรับหลายระบบให้เป็นหนึ่งเดียว พร้อมผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นได้อย่างง่ายดาย
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Billing หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้